Schule Hedingen Geschäftsordnung (Gescho)

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1 Schule Hedingen Geschäftsordnung (Gescho) Genehmigt an der Schulpflegesitzung vom 26. Juni 2012 In Kraft gesetzt mit Beginn Schuljahr 2012/2013 am 1. August 2012 Version Revision 26. Mai 2014

2 Inhalt 1. Einleitung Allgemeines & Organisation Kollegialitätsprinzip Stimmzwang Amtsgeheimnis Öffentlichkeit Information Rollende Entwicklungsplanung Aufgabenteilung Organisationshandbuch Protokolle, Aktennotizen, Berichte, Schülerdokumente Unterschriftenregelung Finanzkompetenzen Stellvertretung Aufbauorganisation Schulpflege Zusammensetzung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Schulpflegesitzungen Zirkular- und Präsidialbeschluss Ressorts Zusammensetzung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Koordinationsstelle Zusammensetzung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Sitzungen Schulen Zusammensetzung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Sitzungen Revidiert am Schule Hedingen Seite 2

3 3.5. Schulverwaltung Mitarbeiterbeurteilung Beurteilung von Lehr- und Fachpersonen Beurteilung der Schulleitenden Beurteilung von Hauswarten und Reinigungspersonal Jährliche Mitarbeiterbeurteilung der Schulverwaltungsleitung und Mitarbeitenden der Schulverwaltung Schulergänzende Angebote (Hort) Bibliothek Arbeitsgruppen und Beauftragte Baukommissionen Vertretung in Zweckverbänden, Wahrnehmung von Zusammenarbeits- bzw. Anschlussverträgen sowie Mitarbeit im Redaktionsteam Ablauforganisation Prozesse Rekursinstanzen Rechtsmittelbelehrung Legende, Abkürzungen Mitarbeitende & Vorgesetzte Erläuterungen Nummerierung Sitzungsplanung Sitzungen der Schulpflege Ressortsitzungen (RES und REP) Ressortsitzungen (REPÖ, REF, REL) Abteilungs- und Personalplanung, Ferien und öffentliche Besuchstage Stellenplanung innerhalb der Vollzeiteinheiten (VZE) Personalplanung Zusätzliche VZE aus dem Stellenpool VSA beantragen Ferienplan, öffentliche Schulbesuchstage, Weiterbildungstage Anstellung und Entlassung von Mitarbeitenden, Arbeitszeugnisse Anstellung von Schulleitenden Anstellung von kantonal und kommunal besoldeten Lehr- und Fachpersonen Anstellung Bibliotheksleitung und Mitarbeitende der Bibliothek Anstellung der Schulverwaltungsleitung Anstellung von Mitarbeitenden Schulverwaltung Anstellung von Hauswarten Anstellung von Reinigungspersonal Kündigung und Teilkündigung von Lehr- und Fachperson aufgrund eines Stellenabbaus38 Revidiert am Schule Hedingen Seite 3

4 Arbeits- und Zwischenzeugnis Förderung und Beurteilung von Mitarbeitenden MAG Schulleitung (jährliches Mitarbeitergespräch, ausser MAB-Jahr) MAB Schulleitende (vierjährliche Mitarbeiterbeurteilung) MAG aller Lehr- und Fachpersonen (jährliches Mitarbeitergespräch, ausser MAB-Jahr) MAB aller Lehr- und Fachpersonen (vierjährliche, lohnwirksame Mitarbeiterbeurteilung) Jährliche Mitarbeiterbeurteilung (MAB) der Schulverwaltungsleitung Jährliche Mitarbeiterbeurteilung (MAB) Mitarbeitende Schulverwaltung Jährliche Mitarbeiterbeurteilung (MAB) der Bibliotheksleitung und der Mitarbeitenden der Bibliothek Jährliche Mitarbeiterbeurteilung (MAB) der Hauswarte Jährliche Mitarbeiterbeurteilung (MAB) des Reinigungspersonals Vikariate, Stellvertretungen, Weiterbildungen und Urlaube, Abtausch von Unterrichtslektionen Vikariat / Spetten / Ausfall der Unterrichtslektionen: Unvorhersehbare Absenz einer Lehrperson: Vikariat: Vorhersehbare Absenz einer Lehrperson Berufliche Weiterbildung Bezahlter Urlaub, Dienstaltersgeschenk Klassenlagerbegleitung: Bezahlter Urlaub für Lehr- und Fachpersonen Unbezahlter Urlaub Abtausch von Unterrichtslektionen Konflikte und Disziplinarverfahren gegenüber Mitarbeitenden Konfliktbehandlung Disziplinarmassnahmen gegenüber Mitarbeitenden Schulentwicklung Schulbesuche durch die Schulpflegemitglieder Entwicklungsplanung Projekte in Schulen Jährliche Evaluations- und Planungstage Schülerbelange: Diverse Aufgaben Jährliche, öffentliche Informationsveranstaltungen Elternarbeit auf Klassenebene Stundenpläne und Versand von Elterninformationen Anlässe auf Ebenen Gesamtschule, Stufe oder Schulhaus Schulreisen, Exkursionen, Projekte, Klassenlager, sportive und kulturelle Anlässe etc. (Klassenebene) Einmalige Verschiebung der Unterrichtszeit Übersetzer Revidiert am Schule Hedingen Seite 4

5 5.9. Schülerbelange: Aufnahme, Zuteilung und Umteilung von Schülern Schülerzuteilung auf Beginn des Schuljahres Schülerzuteilung während dem Schuljahr (Zuzug und externe Schüler) Aufnahme eines Schülers aus einer anderen Wohngemeinde Versetzung einer Schülerinnen oder eines Schülers in eine andere Gemeinde Umteilung eines Schülers in eine Parallelklasse Schülerbelange: Schullaufbahnentscheide / Übertritte Vorzeitige Einschulung (Kiga) Verzögerte Einschulung / Rückstellung (Kiga) Übertritt in die Sekundarstufe Primarstufe: Schullaufbahnentscheide (Wiederholung/Überspringen einer Klasse (inkl. Kiga), provisorische Beförderung) Sekundarstufe: Schullaufbahnentscheid (Stufenwechsel innerhalb der Sekundarstufe) Schülerbelange: Angebote für Schüler mit besonderen pädagogischen Bedürfnissen Zuteilung von IF- und Therapiestunden an pädagogische Teams/Stufen, Jahrgangsteams (Teamteaching) Zuteilung von Therapien und Hausaufgabenhilfe an einzelne Schüler Individuelle Lernziele, Verzicht auf Benotung Veranlassen von Deutsch als Zweitsprache (DaZ) Zuteilung externe Sonderschule, integrierte Sonderschulung (ISR / ISS) oder befristeter Einzelunterricht Schülerbelange: Disziplinarverfahren gegenüber Schülern und Erziehungsberechtigten Disziplinarmassnahmen gegenüber Schülern Soziale Probleme (Verwahrlosung, Gewalt, Sucht, Ausgrenzung/Mobbing, Migration u.a.) Gefährdungsmeldung Massnahmen gegenüber Erziehungsberechtigten bei Verletzung der Elternpflichten Schülerbelange: Dispensationen von Schülern Nutzung der Jokertage (2 Tage/Schuljahr) und Schnuppertage bzw. -wochen in der Sekundarschule Dispensationen von Schülern (ohne Jokertage) Schülerbelange: Berufsvorbereitungsjahr (BVJ), Zweckverbände, Zusammenarbeitsund Anschlussverträge Anmeldung Berufsvorbereitungsjahr (BVJ) Schulergänzende Angebote (Hort), Bibliothek, Musikschule, SPD, SSA etc Gesundheit und Sicherheit, Öffentlichkeitsarbeit Gesundheit und Sicherheit : Verschiedene Aufgaben Institutionalisierte Elternmitwirkung Krisensituationen: Ausserordentlicher öffentlicher Auftritt Anlaufstelle Presse Halbjährliche Kommunikationsplanung Hediger Dorfzitig Homepage Revidiert am Schule Hedingen Seite 5

6 Anzeiger aus dem Bezirk Affoltern, weitere Printmedien Kurse Schulische Zusatzangebote und Freifächer, Angebotsplanung (halbjährlich) Schulische Zusatzangebote und Freifächer, Kursadministration Finanzen Staatsbeiträge Sitzungsgeld für Schulleitende und Lehrpersonenvertretungen an ordentlichen Schulpflegesitzungen Sitzungsgeld für Schulleitende, Lehrpersonenvertretungen und weitere Mitarbeitende in behördlichen Gremien (Baukommission, Projektgruppen auf Behördenebene etc.) Besoldung und Entschädigung von Schulpflegemitgliedern Abrechnung (Material, Exkursionen, Lager, Weiterbildungen, Kurse, Spesen etc) Budgetierung Finanzplan und Investitionsbudget Budgetüberwachung Rechnungsabschluss Sammelbeschaffung Einzelbeschaffung Vorschuss und Auslagenvergütung Inkasso Liegenschaften Zusammenarbeit im Führungsgremium 1) Raumzuteilung Reinigung, Instandhaltung, Instandstellung und kleinere Bauvorhaben Behebung von Mängeln, Beanstandungen Schulraum-, Unterhalts-, Bau- und Investitionsplanung (Planungshorizont 4 Jahre) Mobile Infrastruktur- (inkl. Informatik) und Investitionsplanung (Planungshorizont 4 Jahre) Bauvorhaben Schulische Grundbelegung von Räumen und Aussenanlagen Ausserschulische Grundbelegungen und Einmalbelegung von Räumen und Aussenanlagen (Schulliegenschaften) Ausserordentliche Belegung von Räumen und Aussenanlagen durch die Schule Notfallkonzept: Übungen, periodische Überprüfung und Weiterentwicklung Revidiert am Schule Hedingen Seite 6

7 1. Einleitung Die vorliegende Geschäftsordnung beschreibt die Aufbau- und Ablauforganisation der Schule Hedingen. Sie ergänzt die Gemeindeordnung der Einheitsgemeinde Hedingen vom 30. Nov sowie kantonale Gesetze und Verordnungen, namentlich das Gemeinde- und das Volksschulgesetz. Bei der vorliegenden Geschäftsordnung handelt es sich nicht um ein enges Regelwerk, sondern um einen offenen Handlungsrahmen, der den einzelnen Gremien einen angemessenen Handlungsspielraum lässt. Es wurde darauf verzichtet, jedes denkbare Vorkommnis zu reglementieren. Die vorliegende Geschäftsordnung wurde am 26. Juni 2012 von der Schulpflege verabschiedet und auf Beginn des Schuljahres 2012/13 in Kraft gesetzt. Für deren laufende Anpassung ist die Schulpflege zuständig. Anpassungsanträge werden von der Koordinationsstelle gesammelt und der Schulpflege zur Entscheidung vorgelegt. In der vorliegenden Geschäftsordnung, den Reglementen, Richtlinien und den Organisationsbeschrieben wird wo immer möglich die neutrale Personalform wie Schulleitung, Lehrperson etc. gewählt. Ansonsten wird der Lesbarkeit zuliebe ausschliesslich die männliche Personalform verwendet, die aber gleichberechtigt für die weibliche Personalform steht. 2. Allgemeines & Organisation 2.1. Kollegialitätsprinzip Alle Personen, die der Schulpflege oder einem Ressort der Schule Hedingen angehören, sind dem Kollegialitätsprinzip verpflichtet und dürfen gegenüber Aussenstehenden keine offizielle Meinung vertreten, die der Auffassung des jeweiligen Gremiums widerspricht Stimmzwang Stimmberechtigte Schulpflegemitglieder, Schulleitende sowie Lehr- und Fachpersonen sind in allen Gremien verpflichtet, sich mit ihrer Stimme zu den einzelnen Geschäften zu äussern, sofern sie nicht durch Befangenheit daran gehindert werden und deshalb im Ausstand sind Amtsgeheimnis Die Sitzungen aller Gremien der Schule Hedingen finden unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt. Alle Personen, die einem Gremium der Schule Hedingen angehören, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es sich um Kenntnisse handelt, deren Bekanntwerden einzelnen Personen oder den Interessen der Schule schaden könnte Öffentlichkeit Öffentliche Aussagen zur Schule Hedingen im Allgemeinen obliegen alleine dem Schulpflegepräsidenten. In einzelnen Fällen kann er diese Aufgabe delegieren. Die Ressortvorstände, die Koordinationsstelle sowie die Schulleitenden vertreten ihr jeweiliges Gremium nach aussen, jedoch nur in Bezug auf dessen eigene Belange und unter Einhaltung des Kollegialitätsprinzips. Sie unterlassen Aussagen, die als solche der Schule Hedingen missverstanden werden können oder ein anderes Gremium mit einschliessen. Han- Revidiert am Schule Hedingen Seite 7

8 delt es sich um sensible Informationen oder um solche mit einer grösseren Tragweite, wird das Schulpräsidium im Voraus informiert Information Wer eine Aufgabe zu erfüllen hat, beschafft sich die hierzu benötigten Informationen selbst. Umgekehrt ist jede mit einer Aufgabe betraute Person dafür verantwortlich, dass sämtliche Betroffenen ausreichend informiert sind Rollende Entwicklungsplanung Der Begriff rollend bedeutet, dass eine Planung für eine bestimmte Anzahl Jahre den Planungshorizont aufgesetzt und alsdann Jahr für Jahr den veränderten Gegebenheiten angepasst wird. Rollende Planungen sind die Legislaturziele der Schulpflege, die Schulprogramme, die Personal- und die Schulraumplanung und die Investitions- und Finanzplanung. Der allgemeine Planungshorizont beträgt vier Jahre. Aus den rollenden Planungen werden die Jahresplanungen abgeleitet, namentlich die Jahresprogramme der Schulen und das Budget Legislaturziele Die Schulpflege fasst ihre behördlichen Entwicklungsziele unter Einbezug der Meinungen der Schulleitenden und evtl. weiteren Mitarbeitenden in Form von Legislaturzielen zusammen. Die Erarbeitung der Legislaturziele findet üblicherweise im ersten Jahr einer neuen Legislaturperiode statt. Ziele, die die Entwicklung der Schulen direkt beeinflussen, werden den betroffenen Mitarbeitenden präsentiert, begründet und als Vorgaben für die nächsten Schulprogramme formuliert. Vorgaben können inhaltlicher, formaler oder finanzieller Natur sein Schulprogramme Jede Schule fasst ihre Entwicklungsziele in einem Schulprogramm zusammen, die einen Planungshorizont von vier Jahren haben. Die Schulen berücksichtigen dabei die gesetzlichen Vorgaben, die Legislaturziele und weiteren Vorgaben der Schulpflege sowie die Rückmeldungen der Mitarbeitenden und der externen Schulaufsicht. Im Schulprogramm werden die geplanten Entwicklungsbereiche, der Ist-Zustand, die Ziele, die damit verbundenen Massnahmen und der Zeitraum der Umsetzung beschrieben. Die Schulprogramme müssen der Schulpflege zur Genehmigung vorgelegt werden Projektaufträge Die im Schulprogramm aufgeführten Entwicklungsziele der Schulen werden mittels Projektaufträgen verbindlich geplant. In einem Projektplan wird die Zusammensetzung der Projektgruppe, Hintergrund, Zielsetzungen, Risiken des Projekts sowie die wichtigsten Meilensteine und die dazu notwendigen zeitlichen und finanziellen Ressourcen beschrieben Jährlicher Evaluations- und Planungstag Die Entwicklungsprojekte eines laufenden Schuljahres werden bis spätestens im Juni am jährlichen Evaluations- und Planungstag beurteilt oder zwischenevaluiert. Aufgrund dieser neusten Erkenntnisse wird das Schulprogramm bereinigt und das kommende Schuljahr mittels Jahresplan und Projektaufträgen geplant. Über die Entwicklungsergebnisse und die Schlussfolgerungen des vergangenen Schuljahres erteilen die Schulleitungen der Schulpflege jeweils bis zu den darauf folgenden Herbstferien Auskunft in Form eines kurzen Jahresberichts, den sie an einer ordentlichen Schulpflegesitzung präsentieren. Bei dieser Gelegenheit Revidiert am Schule Hedingen Seite 8

9 stellen die Schulleitenden auch gleichzeitig die neue Jahresplanung und die Projektaufträge vor Aufgabenteilung Die Ressorts, die Koordinationsstelle und die Schulen verteilen die ihnen obliegenden Aufgaben selbst unter ihren Mitgliedern bzw. Lehr- und Fachpersonen oder Mitarbeitenden. Der Schulpflegepräsident, die Ressortvorstände, die Mitglieder der Koordinationsstelle sowie die Schulleitenden sind für die Führung ihrer Gremien und die reibungslose Zusammenarbeit mit anderen Gremien verantwortlich. Sie können einzelne, mit dieser Aufgabe verbundene Kompetenzen an Mitglieder bzw. Lehr- und Fachpersonen oder Mitarbeitende delegieren, nicht aber die Verantwortung Organisationshandbuch Die Ressorts halten ihre Aufgaben in einem Aufgabenbeschrieb fest. Die Koordinationsstelle und die Schulen verfassen je einen Organisationsbeschrieb. Dieser gibt darüber Auskunft, welche Aufgaben die Leitung und die Mitglieder bzw. die Lehr- und Fachpersonen oder Mitarbeitenden wahrnehmen müssen und über welche Kompetenzen diese verfügen. Ferner enthält er den Auftrag und das Angebot des betreffenden Gremiums sowie die Führungsgrundsätze und die Regeln der Zusammenarbeit. Die Organisationsbeschriebe werden von der Schulpflege abgenommen. Reglemente, die über die vorliegende Geschäftsordnung hinausgehen, erlässt die Schulpflege auf Antrag der Ressorts. Alle Organisationsbeschriebe und Reglemente werden zusammen mit der Gemeindeordnung und der vorliegenden Geschäftsordnung in einem Organisationshandbuch gesammelt. Dieses entspricht dem im Schulgesetz erwähnten Organisationsstatut. Das Organisationshandbuch ist via Intranet allen zugriffsberechtigten Personen zugänglich. Zudem liegt in der Schulverwaltung und in den Schulhäusern je ein Exemplar auf. Die laufende Anpassung des Organisationshandbuchs obliegt der Schulverwaltung Protokolle, Aktennotizen, Berichte, Schülerdokumente Protokolle der Schulpflege Die Sitzungen der Schulpflege werden von der Schulverwaltungsleitung protokolliert. Es werden nur Beschlussprotokolle geführt. Wo sinnvoll können diese auch Erwägungen enthalten. Persönliche Aussagen werden nur auf ausdrücklichen Wunsch ins Protokoll aufgenommen. Beschlüsse der Ressorts und der Koordinationsstelle Die formellen Beschlüsse der Ressorts und der Koordinationsstelle werden von der Leitung der Schulverwaltung bzw. vom zuständigen Sachbearbeiter der Schulverwaltung verfasst und in den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegt bzw. im Intranet publiziert. Die zugriffsberechtigten Schulpflegemitglieder und Mitarbeitenden haben das Recht, Protokollauszüge zu kopieren, sofern sie diese für die Weiterarbeit eines Geschäfts benötigen. Auf die Kopie ganzer Protokolle ist grundsätzlich zu verzichten. Die Protokolle der Schulpflege sowie die Beschlüsse der Ressorts und der Koordinationsstelle werden von der Schulverwaltung administrativ verarbeitet. Die Betroffenen werden jeweils mit den entsprechenden Aktenauszügen informiert. Die Originale der Protokolle und Beschlüsse werden von der Schulverwaltung archiviert. Revidiert am Schule Hedingen Seite 9

10 Aktennotizen: Gespräche und Ereignisse, die für einen Vorgang wichtig sein können, werden in Form einer Aktennotiz kurz dokumentiert. Es liegt im Ermessen eines Gesprächsleiters, ob Abmachungen zwischen einzelnen Personen in Form von Aktennotizen festgehalten werden oder nicht. Abmachungen, zu denen im Zweifelsfalle keine Gesprächsnotiz vorgelegt werden kann, gelten als nicht getroffen. Wer Abmachungen trifft, tut dies ausschliesslich im Rahmen seiner eigenen Kompetenzen. Abklärungsberichte und andere individuelle Schülerdokumente: Abklärungsberichte und andere Dokumente, die einzelne Schüler betreffen, werden nach Abschluss des Falles in dessen Verlauf sie entstanden sind, durch die Schulverwaltung archiviert, sofern sie aufgrund der vorliegenden Geschäftsordnung oder übergeordnetem Recht nicht anderenorts aufbewahrt bzw. vernichtet werden müssen. Die Schulverwaltung erlässt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und in Absprache mit dem Archivar Regeln darüber, welche Korrespondenz und Dokumente wie lange und an welchem Ort aufzubewahren sind Unterschriftenregelung Sämtliche rechtsverbindlichen Mitteilungen aufgrund von Entscheiden der Schulpflege, der Ressorts, der Koordinationsstelle oder der Schulleitungen erfolgen zusammen mit der entsprechenden Rechtsmittelbelehrung durch die Schulverwaltung. Der Schulpflegepräsident führt gemeinsam mit dem Leiter der Schulverwaltung die rechtsverbindliche Unterschrift der Schule Hedingen. Bei Abwesenheit des Präsidenten unterzeichnet an seiner Stelle der Vizepräsident, bei Abwesenheit des Leiters der Schulverwaltung dessen Stellvertreter. Die Ressortvorstände unterzeichnen zusammen mit dem fachlich zuständigen Mitarbeiter der Schulverwaltung. Für die Koordinationsstelle unterschreibt ein Schulleiter zusammen mit dem Leiter der Schulverwaltung. Die Schulleitungen unterzeichnen im Rahmen ihrer Kompetenzen mit ihrer Einzelunterschrift. Revidiert am Schule Hedingen Seite 10

11 2.11. Finanzkompetenzen Auf Antrag des Ressorts Finanzen genehmigt die Schulpflege eine Liste, in der jedes Konto ihres Zuständigkeitsbereichs einer verantwortlichen Person zugewiesen ist. Die Kontoverantwortlichen sind für die korrekte Budgetierung, den Ausgabenvollzug, die Zahlungsfreigabe und die Budgetüberwachung zuständig. Urne Gemeinderat Schulpflege Die Schulpflege überträgt den Vollzug budgetierter Ausgaben ohne Einschränkungen den Kontoverantwortlichen. Es gilt folgende Kompetenzregelung: Gemeindeversammlung Kontoverantwortliche bis Fr. bis Fr. bis Fr. bis Fr. Ausgabenvollzug einschliesslich gebundener Ausgaben gemäss Voranschlag unbegrenzt Neue Ausgaben und Zusatzkredite für neue Ausgaben innerhalb Voranschlag einmalig 1 Mio. und mehr bis 1 Mio. 0 bis bis jährlich wiederkehrend und mehr bis bis bis Neue Ausgaben und Zusatzkredite für neue Ausgaben ausserhalb Voranschlag einmalig 1 Mio. und mehr bis 1 Mio. 0 bis bis bis ) höchstens pro Jahr unbegrenzt max / Jahr max / Jahr max / Jahr 1) jährlich wiederkehrend und mehr bis bis bis ) höchstens pro Jahr unbegrenzt max / Jahr max / Jahr 0 2) 1) Schulpräsident ausserhalb Voranschlag einmalig Fr. 0 bis / max. Fr pro Jahr Finanzvorstand: ausserhalb Voranschlag, einmalig Fr. 0 bis / max. Fr pro Jahr 2) Schulpräsident ausserhalb Voranschlag jährlich wiederkehrend Fr. 0 bis / max. Fr pro Jahr Finanzvorstand: ausserhalb Voranschlag, jährlich wiederkehrend Fr. 0 bis / max. Fr pro Jahr Revidiert am Schule Hedingen Seite 11

12 Die Kontoverantwortlichen können die Auslösung von Aufträgen und Bestellungen und die Überprüfung der eintreffenden Rechnungen nicht aber die Zahlungsfreigabe an ihnen unterstellte Personen übertragen. Sie bleiben somit für sämtliche Belange ihres finanziellen Zuständigkeitsbereiches voll verantwortlich. Jede Rechnung bedarf zur Zahlungsfreigabe die Unterschrift des Beschaffenden sowie jene des Kontoverantwortlichen und der Schulverwaltung. Die Schulpflege bezeichnet jene Güter und Dienstleistungen, über deren Beschaffung sie unabhängig der Kontoverantwortung - selbst entscheiden will. Antrag stellt bei solchen Beschaffungen der zuständige Kontoverantwortliche Stellvertretung Grundsätzlich regeln die Ressorts und die Schulen die Stellvertretung für jene Stellen, die ununterbrochen verfügbar sein müssen, selbst und zwar so, dass die Fortführung eines Geschäfts auch dann gewährleistet ist, wenn die damit betraute Person für kürzere Zeit unvorhergesehen ausfällt. Die gegenseitige Vertretung der Schulpflegemitglieder legt die Schulpflege im Rahmen der Konstituierung fest. Die Stellvertretung der Schulleitenden erfolgt gemäss Volksschulverordnung. Sie wird entweder von der anderen Schulleitung oder von einer Lehrperson der betroffenen Schule wahrgenommen. Für die Stellvertretung der Schulverwaltungsleitung ist der Gemeindeschreiber zuständig. Revidiert am Schule Hedingen Seite 12

13 Operative Führungsebene Strategische Führungsebene 3. Aufbauorganisation Schulpflege Hedingen Liegenschaftenverwaltung Ressort Präsidiales & Öffentlichkeit Ressort Personal- & Schulentwicklung Ressort Schülerbelange Ressort Finanzen Ressort Liegenschaften Hauswarte, Reinigungspersonal Schulverwaltung Bibliothek Koordinationsstelle Primarschule Hedingen Sekundarschule Hedingen Revidiert am Schule Hedingen Seite 13

14 3.1. Schulpflege Zusammensetzung Der Schulpflege gehören sieben Mitglieder einschliesslich des Schulpflegepräsidenten an, die vom Souverän gewählt werden. Die Schulpflege konstituiert sich auf Vorschlag des Schulpflegepräsidenten selbst Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Die Schulpflege ist für alle Belange des Schulwesens verantwortlich. Sie entscheidet aufgrund der Anträge ihrer Mitglieder, der Ressorts, der Koordinationsstelle, der Schulen und des Gesamtkonvents sowie einzelner Lehr- und Fachpersonen oder Mitarbeitenden. Alle diese Gremien und Personen verfügen über das Recht, Anträge direkt an die Schulpflege zu richten, sofern damit nicht die Kompetenzordnung umgangen wird. Die Schulpflege fällt Grundsatzentscheide (strategische Entscheide) und delegiert die für deren Erfüllung erforderlichen Folgeentscheide (operative Entscheide) an die Koordinationsstelle und die Schulleitungen. Diese werden von der Schulpflege bzw. ihren Ressorts beaufsichtigt. Die Schulpflege kann Folgeentscheide in begründeten Fällen aufheben. Der Schulpflege obliegt die Genehmigung der Geschäftsordnung und sämtlicher Organisationsbeschriebe. Ferner erlässt sie Reglemente und Richtlinien, welche die Geschäftsordnung wo erforderlich und sinnvoll ergänzen. Praktisch alle pädagogischen und betrieblichen Entscheide werden alsdann im Rahmen der bestehenden Gesetze, der Geschäftsordnung, der Organisationsbeschriebe, Reglemente und Richtlinien von der Koordinationsstelle und den Schulleitenden gefällt. Die Ausnahme bilden Entscheide, die von Gesetz wegen der Schulpflege vorbehalten sind. Doch auch diese werden soweit als möglich delegiert, und zwar an die Ressorts. Allfällige Einsprachen gegen Entscheide der Ressorts, der Koordinationsstelle sowie der Schulleitenden werden von der Schulpflege entschieden. Die Schulpflege entscheidet über die Ziele sowohl der Schule als Ganzes als auch der einzelnen Schulen. Sie genehmigt sowohl die konsolidierten Planungen (Personal- und Schulraumplanung, Investitions- und Finanzplan, Budget) als auch die Entwicklungspläne der Schulen (Schulprogramme). Die Kontrolle über die Zielerreichung und die regelkonforme Wahrnehmung der Aufgaben und Kompetenzen aller der Schulpflege unterstellten Gremien wird von den Ressorts im Auftrag der Schulpflege wahrgenommen. Die Schulbesuche und die summative Mitarbeiterbeurteilung zählen nach wie vor zu den Pflichten der Schulpflege. Die Mitarbeiterbeurteilung wird gemäss den gesetzlichen Bestimmungen vollzogen. Jede Lehr- und Fachperson, die mindestens während 10 Wochenlektionen, bzw. 8 Wochenstunden (Kiga) oder 35 Stellenprozent (Therapie) an der Schule Hedingen tätig ist, wird in der Regel während mindestens zwei Lektionen pro Jahr von einem Mitglied der Schulpflege besucht. Lehr- und Fachpersonen mit kleineren Pensen werden jährlich während mindestens einer Lektion pro Jahr besucht. In Anbetracht der politischen Führung, welche die Schulpflege wahrzunehmen hat, steht bei solchen Schulbesuchen hauptsächlich die Schule in ihrer Gesamtheit und nicht die einzelne Lehrperson im Vordergrund des behördlichen Interessens. Zu Beginn jedes Schuljahres legt deshalb die Schulpflege jährliche Beobachtungsschwerpunkte fest. Diese nehmen Bezug auf die Schulprogramme, die Legislaturziele, die Berichte der externen Schulaufsicht oder auf sonstige Begebenheiten. Ende Schuljahr werden die Eindrücke der Schulpflegemitglieder gesammelt und ausgewertet. Anschliessend werden die Schulen über die Ergebnisse informiert. Sollte ein Schulpflegemitglied bei einem Besuch auf aussergewöhnliche Vorkommnissen treffen, wird unverzüglich die zuständige Schulleitung informiert., Revision Version 12. Juni Schule Hedingen Seite 14 von 105

15 Die einzelnen Aufgaben der Schulpflege sind den Prozessbeschreibungen im Kapitel 5 (Ablauforganisation) der vorliegenden Geschäftsordnung zu entnehmen Schulpflegesitzungen An den ordentlichen Schulpflegesitzungen nehmen alle Mitglieder der Schulpflege, alle Schulleitungspersonen und eine für jeweils mindestens ein Semester feste Lehrervertretung bestehend aus 4 Personen teil. Die Schulverwaltungsleitung führt das Protokoll und verfügt über eine beratende Stimme. Zu Geschäften, die eine bestimmte Schule, eine bestimmte Stufe, Person oder eine bestimmte Sachaufgabe betreffen, können weitere involvierte Personen an die Sitzung eingeladen werden. Jeweils im April legt die Schulpflege ihre Sitzungstermine für das kommende Schuljahr fest. Der Sitzungskalender wird von der Schulverwaltungsleitung vorgeschlagen und nach dessen Abnahme durch die Schulpflege im Intranet publiziert. Ordentliche Sitzungen können durch den Schulpflegepräsidenten abgesagt werden, sofern nicht genügend und keine dringlichen Geschäfte vorliegen. Diese Absage hat mindestens sechs Tage vor der Sitzung zu erfolgen. Eine ausserordentliche Sitzung findet auf Anordnung des Schulpflegepräsidenten oder auf Verlangen von mindestens drei Schulpflegemitgliedern statt. Die Einberufung hat in der Regel eine Woche vor der Sitzung zu erfolgen. Zur Verfassung eines Antrages müssen die vollständigen Entscheidungsgrundlagen bis spätestens 10 Arbeitstage vor der Sitzung der Schulverwaltung eingereicht werden. Anträge, die der Antragsteller selbst verfasst hat, müssen der Schulverwaltung spätestens 6 Arbeitstage vor der Sitzung vorliegen. Anschliessend erstellt die Schulverwaltungsleitung die Traktandenliste. Die Unterlagen werden am Sitzungsort im Aktenschrank aufgelegt und im Intranet aufgeschaltet. Die Auflage bzw. Aufschaltung erfolgt spätestens drei Arbeitstage vor der Sitzung. Alle Teilnehmenden sind verpflichtet, sich anhand der aufgelegten bzw. aufgeschalteten Akten auf die Sitzung vorzubereiten. Auf Akten, die nicht aufgeschaltet werden können, wird im Intranet hingewiesen. Auf Anträge ohne vorhergehende Aktenauflage wird nur eingetreten, wenn die Mehrheit der Stimmberechtigten deren Dringlichkeit anerkennt. Die Sitzungen der Schulpflege werden vom Schulpflegepräsidenten, bei dessen Abwesenheit von seinem Stellvertreter, geleitet. Stimmberechtigt sind nur die Mitglieder der Schulpflege. Alle anderen Teilnehmenden verfügen über eine beratende Stimme Zirkular- und Präsidialbeschluss Beschlüsse von hoher Dringlichkeit können vom Schulpflegepräsidenten, bei dessen Abwesenheit vom Vizepräsidenten gefällt oder auf dem Zirkularweg eingeholt werden. Den versandten Anträgen werden alle erforderlichen Entscheidungsgrundlagen beigelegt. Jeder Zirkular- oder Präsidialbeschluss wird in den Akten der nächsten Schulpflegesitzung aufgelegt bzw. aufgeschaltet und im betreffenden Protokoll erwähnt. Revidiert am Schule Hedingen Seite 15

16 3.2. Ressorts Zusammensetzung Bei den Ressorts handelt es sich um Ausschüsse gemäss Gemeindegesetz. Die einzelnen Ressorts sind wie folgt zusammengesetzt: Ressort Präsidiales und Öffentlichkeit der Präsident der Schulpflege, der den Vorsitz führt Ressort Personal- und Schulentwicklung zwei Mitglieder der Schulpflege, wovon eines den Vorsitz führt ein Sachbearbeiter der Schulverwaltung, der das Protokoll führt Ressort Schülerbelange Zwei Mitglieder der Schulpflege, wovon eines den Vorsitz führt ein Sachbearbeiter der Schulverwaltung, der das Protokoll führt Ressort Finanzen Der Finanzvorstand (Mitglied der Schulpflege) Ressort Liegenschaften Der Liegenschaftenvorstand (Mitglied der Schulpflege) Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Die Ressorts erledigen einerseits ihre Aufgaben, die ihnen gemäss vorliegender Geschäftsordnung zugewiesen wurden, andererseits übernehmen sie stellvertretend für die Schulpflege die Aufsicht über das Arbeitsgebiet, auf das ihr jeweiliger Name verweist. Sie beaufsichtigen die Tätigkeit der Koordinationsstelle und Schulen anhand von persönlichen Kontakten und dem Studium von Akten. Die Mitglieder der Ressorts haben das Recht, sämtliche Akten einzusehen, die zu ihrem jeweiligen Arbeitsgebiet gehören. Stellen die Ressorts Verbesserungsmöglichkeiten fest, informieren sie die zuständigen Stellen und fordern diese auf, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und diese gegebenenfalls umzusetzen. Bei Bedarf wirken die Ressorts beratend oder unterstützend mit. Die Ressorts unterbreiten der Schulpflege Vorschläge für die Anpassung der bestehenden und den Erlass von neuen Reglementen und Richtlinien, die ihr jeweiliges Arbeitsgebiet betreffen. Entscheide fällen die Ressorts aufgrund von Anträgen aus dem Schulbetrieb. Die Ressorts verfügen anstelle der Schulpflege und unter Einhaltung ihrer Kompetenzen gemäss Geschäftsordnung über alle Kompetenzen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle Beschlüsse des Ressorts werden vom Ressortvorstand oder dem zuständigen Mitarbeiter der Schulverwaltung schriftlich festgehalten und zur Information in den Akten der darauffolgenden Schulpflegesitzung aufgelegt bzw. im Intranet publiziert. Für die administrative Verarbeitung (Verschicken von Anordnungen und Protokollauszügen etc.) sowie für die Archivierung der Ressortprotokolle ist der zuständige Mitarbeiter der Schulverwaltung zuständig. Revidiert am Schule Hedingen Seite 16

17 Gegen eine Anordnung eines Ressorts kann innert 10 Tagen nach Erhalt der Mitteilung eine Einsprache gemacht werden. Hierfür ist ein begründeter Antrag bei der Gesamtschulpflege einzureichen. Die einzelnen Aufgaben der Ressorts sind den Prozessbeschreibungen im Kapitel 5 Ablauforganisation der vorliegenden Geschäftsordnung zu entnehmen. Der Übersichtlichkeit zuliebe wurden die wichtigsten Ressortaufgaben noch zusätzlich in den Ressortbeschrieben zusammengestellt Koordinationsstelle Zusammensetzung Die Koordinationsstelle setzt sich wie folgt zusammen: Alle Schulleitende, wobei eine Schulleitungsperson die Leitung innehat Die Schulverwaltungsleitung, die das Protokoll führt Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Die Koordinationsstelle koordiniert die Schule Hedingen im Auftrag der Schulpflege. Sie stellt sicher, dass deren Beschlüsse umgesetzt werden, überwacht Projekte, in der beide Schulen eingebunden sind, fordert die Planungen der Schulen ein und verdichtet diese zu einer Gesamtplanung. Im Rahmen der ihr obliegenden Aufgaben und Kompetenzen ist die Koordinationsstelle gegenüber den Schulen weisungsbefugt. Die Koordinationsstelle verfügt über alle Kompetenzen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. In finanzieller Hinsicht beschränken sich diese auf den Vollzug budgetierter Ausgaben. Als Beschlüsse der Koordinationsstelle gelten nur solche, die einstimmig gefällt wurden. Sind sich die Mitglieder der Koordinationsstelle uneins, entscheidet entweder der Präsident der Schulpflege mittels Präsidialentscheid oder die Schulpflege auf Antrag des Präsidenten der Schulpflege. Die einzelnen Aufgaben der Koordinationsstelle sind den Prozessbeschreibungen im Kapitel 5 Ablauforganisation der vorliegenden Geschäftsordnung zu entnehmen Sitzungen Die Koordinationsstelle legt ihre Sitzungen auf einen fixen Zeitpunkt, den sie den Mitgliedern der Schulpflege und den Mitarbeitenden der Schule Hedingen bekannt gibt. Diese können ihre Anliegen nach Anmeldung direkt an den Sitzungen der Koordinationsstelle vertreten. Die Traktandenlisten und Protokolle werden jeweils dem Schulpräsidenten zugestellt. Dieser hat das Recht, an sämtlichen Sitzungen der Koordinationsstelle mit beratender Stimme teilzunehmen. Revidiert am Schule Hedingen Seite 17

18 3.4. Schulen Zusammensetzung Schulen werden aufgrund funktionaler Überlegungen von der Schulpflege gebildet. Zurzeit bestehen in Hedingen eine Primarschule, der auch die Kindergärten angehören und eine Sekundarschule. Die Klassenlehrpersonen, die Hauswirtschafts-, Handarbeits- und weiteren Fachlehrpersonen, die DaZ-Lehrpersonen (Deutsch als Zweitsprache) sowie die schulischen Heilpädagogen (integrativer Förderunterricht IF) werden zusammenfassend als Lehr- und Fachpersonen bezeichnet. Sie alle sind direkt der Schulleitung unterstellt. Für die pädagogische Entwicklung der einzelnen Schule ist die Schulleitung zusammen mit der Schulkonferenz verantwortlich. Dieser gehören alle Lehr- und Fachpersonen an, die ein Gesamtpensum von mindestens 10 Wochenlektionen, bzw. 8 Wochenstunden (Kiga) oder 35 Stellenprozent (Therapien) erfüllen. Die Schulleitung kann weiteren Personen die Teilnahme an den Sitzungen der Schulkonferenz gestatten oder einzelnen Personen für einzelne Sitzungen der Schulkonferenz einen Dispens erteilen. Der Schulkonferenz ist es freigestellt, Mitarbeitende mit einem kleineren Pensum in die Schulkonferenz gleichberechtigt aufzunehmen. Die Primar- und Sekundarschule verfügen über je einen Hauswart, der personell direkt der zuständigen Schulleitung unterstellt ist. Fachlich werden die Hauswarte von der Liegenschaftenverwaltung der Einheitsgemeinde geführt. Das Reinigungspersonal ist dem Hauswart der entsprechenden Schulanlage personell und fachlich unterstellt. Die Finanzkompetenzen der Hauswarte sind dem Schnittstellenpapier mit der Einheitsgemeinde zu entnehmen. Jede Schule wird von einer Schulleitungsperson geführt. Die Schulleitenden werden von der Schulpflege unter Einbezug der Meinung der Schulkonferenz gewählt. Die personelle Führung der Schulleitungen ist Aufgabe des Schulpräsidenten unter Mitwirkung des Ressortvorstandes Personal- und Schulentwicklung. Die Lehr- und Fachpersonen werden auf Antrag der Schulleitung vom Ressort Personal- und Schulentwicklung eingestellt. Bei der Auswahl wirkt eine Delegation der Schulkonferenz mit. Die institutionalisierte Elternmitwirkung wird an der Primar- und Sekundarschule Hedingen in Form von Elternräten bzw. einem Elternparlament wahrgenommen. Diese verfügen über eigene Reglemente, in denen die Ziele der Elternmitwirkung sowie Organisation, Rechte, Pflichten und Finanzkompetenzen festgelegt sind. Das Ressort Schülerbelange begleitet, unterstützt und beaufsichtigt die Aktivitäten der institutionalisierten Elternmitwirkung. Die über die Festlegungen der vorliegenden Geschäftsordnung hinausgehende innere Organisation der Schulen ist deren Sache. Näheres hierzu findet sich im Kapitel (Organisationsbeschriebe, Organisationshandbuch) der vorliegenden Geschäftsordnung. Revidiert am Schule Hedingen Seite 18

19 Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Die Schulen sind in pädagogischen und betrieblichen Belangen weitgehend selbstständige und eigenverantwortliche Gremien, die im Rahmen des staatlichen und kommunalen Bildungsauftrags handeln. Schulleitungen und durch sie die Schulen können alle Kompetenzen in Anspruch nehmen, die sie zur selbstständigen Wahrnehmung ihres Auftrages im Rahmen der vorliegenden Geschäftsordnung benötigen. Die Überprüfung von Anordnungen einer Schulleitung kann innert 10 Tagen nach Erhalt der Mitteilung schriftlich, mit Antrag und Begründung versehen, bei der Schulpflege verlangt werden (Einsprache). Die einzelnen Aufgaben der Schulen und Schulleitungen sind den Prozessbeschreibungen im Kapitel 5 Ablauforganisation der vorliegenden Geschäftsordnung zu entnehmen Sitzungen Sitzungsplan, Sitzungsformen (Schulkonferenz, Jahrgangs-, Stufen-, Fachkonvent, pädagogische Sitzungen etc.), Terminierung, Organisation und Durchführung der Sitzungen obliegen der Schulleitung Schulverwaltung Die Schulverwaltung ist das Kompetenzzentrum für die Administration der Schule Hedingen und führt im Auftrag der Schulpflege weitere Aufgaben gemäss vorliegender Geschäftsordnung aus. Sie sorgt für einen verwaltungstechnisch und organisatorisch professionellen Betrieb. In diesem Sinne ist sie Dienstleistungspartner für die Schulpflege, die Primar- und Sekundarschulen, die Koordinationsstelle, das Personal, die Erziehungsberechtigten und Schüler. Bei der Ausgestaltung ihres Angebotes berücksichtigt sie die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Abnehmer. Die punktuelle Zusammenarbeit mit der Gemeindeverwaltung sowie der Informationsfluss werden im Schnittstellenpapier der Gemeinde geregelt. Das Schulpräsidium ist für die Führung der Schulverwaltungsleitung zuständig. Die personelle und fachliche Führung der Mitarbeitenden der Schulverwaltung obliegt der Schulverwaltungsleitung. Die einzelnen Aufgaben der Schulverwaltung sind den Prozessbeschreibungen im Kapitel 5 (Ablauforganisation) der vorliegenden Geschäftsordnung zu entnehmen Mitarbeiterbeurteilung Beurteilung von Lehr- und Fachpersonen Lehr- und Fachpersonen mit einem Pensum von mindestens 10 Wochenlektionen, bzw. 8 Wochenstunden (Kiga) bzw. 35 Stellenprozent (Therapie) werden alle vier Jahre nach dem kantonalem Verfahren summativ beurteilt (MAB). Für die summative Beurteilung werden MAB-Teams gebildet, die sich wie folgt zusammensetzen: der Beurteilungsverantwortliche, bei dem es sich um den Schulleiter handelt, dem die zu beurteilende Person zugeteilt ist ein Schulpflegemitglied Revidiert am Schule Hedingen Seite 19

20 Bei Bedarf: Eine externe Personalfachperson oder Fachperson des betreffenden Berufes, sofern ein entsprechender Beschluss des Ressorts Personal- und Schulentwicklung vorliegt Bei Lehr- und Fachpersonen mit einem Pensum von weniger als 10 Wochenlektionen, bzw. 8 Wochenstunden (Kiga) oder 35 Stellenprozent (Therapie) erfolgt die vierjährliche, summative Beurteilung (MAB) alleine durch die zuständige Schulleitung nach einem vereinfachten, kommunalen Verfahren. Die Beurteilungsverantwortlichen sorgen dafür, dass über alle Beurteilungen ein einheitlicher Massstab zur Anwendung gelangt. Für die jährliche formative Förderung aller Lehr- und Fachpersonen (MAG) ist alleine die Schulleitung zuständig Beurteilung der Schulleitenden Die summative Beurteilung der Schulleitenden erfolgt alle vier Jahre durch den Schulpräsidenten und den Vorsitzenden des Ressorts Personal- und Schulentwicklung. Für die formative Förderung der Schulleitenden ist der Schulpräsident zuständig Beurteilung von Hauswarten und Reinigungspersonal Die Beurteilung (MAB) der Hauswarte erfolgt jährlich durch den zuständigen Schulleiter (personelle Führung) in Zusammenarbeit mit dem Liegenschaftenverwalter der Einheitsgemeinde (fachliche Führung) anlässlich eines Mitarbeitergespräches mit Zielvereinbarung. Die Beurteilung (MAB) des Reinigungspersonals erfolgt jährlich durch den zuständigen Hauswart anlässlich eines Mitarbeitergespräches mit Zielvereinbarung. Beurteilungen und Zielvereinbarungen werden schriftlich festgehalten Jährliche Mitarbeiterbeurteilung der Schulverwaltungsleitung und Mitarbeitenden der Schulverwaltung Der Gemeindeschreiber ist in Zusammenarbeit mit dem Schulpräsidenten für die personelle und fachliche Führung der Schulverwaltungsleitung zuständig. Die Mitarbeitenden der Schulverwaltung sind direkt der Schulverwaltungsleitung unterstellt und werden durch sie betreut und beurteilt. Da die Schulverwaltung Teil der Gemeindeverwaltung ist, liegt die federführende Verantwortung der Personalführung innerhalb der Schulverwaltung beim Gemeindeschreiber. Er legt in Zusammenarbeit mit dem Schulpräsidenten alle weiteren Verfahren, Arbeitsabläufe und Regeln fest Schulergänzende Angebote (Hort) Die Schule Hedingen ist gesetzlich verpflichtet, Angebote im Bereich Tagesstrukturen am Morgen, Mittag und Nachmittag anzubieten. Der Verein Chinderhuus Hedingen ist als eigene Trägerschaft für die selbstständige Organisation, Durchführung und Administration des Mittagstisches und der schulergänzenden Angebote gemäss Leistungsvereinbarung mit der Schule Hedingen zuständig. Die Aufsicht wird vom Ressort Schülerbelange wahrgenommen, das gleichzeitig auch Ansprechpartner des Vereins Chinderhuus Hedingen ist. Revidiert am Schule Hedingen Seite 20

21 3.8. Bibliothek Die Schul- und Gemeindebibliothek Hedingen ermöglicht Schülern, allen Mitarbeitenden der Primar- und Sekundarschule und der Bevölkerung den Zugang zu Büchern und weiteren Medien zur Information, Bildung, Kulturpflege, Freizeitgestaltung und Unterhaltung. Die Bibliothek setzt sich aus der Bibliotheksleitung und den Mitarbeitenden zusammen. Die Verantwortungsbereiche der Bibliotheksleitung erstrecken sich auf die organisatorische, personelle, finanzielle und administrative Führung der Bibliothek, sowie auf die laufende Qualitätsentwicklung des Angebots. Die behördliche Aufsicht wird vom Ressort Personal- und Schulentwicklung wahrgenommen, die auch jährlich die Leistungsvereinbarung mit der Bibliothek überprüft und mittels Schulpflegeentscheid bestätigt. Die Bibliotheksleitung wird auf Antrag des Ressorts Personal- und Schulentwicklung von der Schulpflege eingestellt. Die personelle Führung obliegt der Ressortleitung Personal- und Schulentwicklung. Die Mitarbeitenden der Bibliothek werden auf Antrag der Bibliotheksleitung vom Ressort Personal- und Schulentwicklung eingestellt Arbeitsgruppen und Beauftragte Die Schulpflege, die Ressorts, die Koordinationsstelle sowie die Schulen können für zeitweilige Aufgaben im Rahmen ihrer Zuständigkeit Arbeitsgruppen beordern. Für Sachaufgaben, die ein besonderes Wissen erfordern, kann die Schulpflege Beauftragte ernennen und entschädigen. Dabei handelt es sich um Mitarbeitende der Schule Hedingen oder externe Personen mit besonderen Fachkenntnissen. Die Entschädigung und Unterstellung werden im Projektauftrag geregelt Baukommissionen Soll für die Planung und Ausführung eines Schulbauvorhabens eine Baukommission eingesetzt werden, wird diese vom Ressort Liegenschaften als Vorschlag zuhanden der Schulpflege zusammengestellt. In der Regel sind darin die Schulpflegemitglieder des Ressorts Liegenschaften und Finanzen, ein betroffener Schulleiter und eine Vertretung der zukünftigen Benutzer vertreten Vertretung in Zweckverbänden, Wahrnehmung von Zusammenarbeits- bzw. Anschlussverträgen sowie Mitarbeit im Redaktionsteam Im Rahmen der Konstituierung der Schulpflege werden die Delegierten der Schulpflege bestimmt, welche Einsitz in Kommissionen nehmen, die als Folge von Zweckverbänden oder Zusammenarbeits- bzw. Anschlussverträgen gebildet worden sind (z.b. regionales Angebots des schulpsychologischen Dienstes, Musikschule, Berufswahlschule, Verein Chinderhuus Hedingen, Schul- und Gemeindebibliothek etc.). Die Schulverwaltung führt eine Liste, in der alle diese Kommissionen aufgeführt sind. Diese Kommissionen verfügen über eigene Reglemente. Die zuständigen Delegierten der Schulpflege überprüfen regelmässig diese Reglemente, informieren die Schulpflege über die laufenden Geschäfte, deren Entwicklung und stellen Anträge. Im Rahmen der Konstituierung wird ein Mitglied der Schulpflege bestimmt, welches aktiv im Redaktionsteam (Öffentlichkeitsarbeit) mitarbeitet. Revidiert am Schule Hedingen Seite 21

22 4. Ablauforganisation Prozesse Im Kapitel 5. Ablauforganisation werden die wichtigsten wiederkehrenden Prozesse beschrieben. Unter einem Prozess wird in der vorliegenden Geschäftsordnung ein Vorgang verstanden, der immer wieder gleich abzulaufen hat. Die in den einzelnen Prozessschritten beschriebenen Aufgaben sind von den Gremien die in den Spalten Ausführung und Genehmigung aufgeführt werden, in eigener Kompetenz zu erledigen. Bei den aufgeführten Gremien handelt es sich um die Minimalbesetzung, weitere Personen und Stellen können bei Bedarf zugezogen werden. In der Spalte Termin wird der späteste Zeitpunkt angegeben, bis wann eine Aufgabe vollumfänglich erledigt sein muss. Die Reihenfolge der Prozessschritte ist einzuhalten Rekursinstanzen Der ordentliche Instanzenweg sieht vor, dass gegenüber einer Anordnung der Schulleitung ein rekursfähiger Entscheid der Gesamtschulpflege verlangt werden darf. Dieser Entscheid wird durch das fachlich zuständige Ressort erarbeitet, von der Schulpflege genehmigt und in Form einer Verfügung den Parteien zugestellt. Dieser Entscheid kann wiederum mit Rekurs an den Bezirksrat Affoltern am Albis weitergezogen werden. Schliesslich kann der Rekursentscheid des Bezirksrats mit Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Zürich angefochten werden. Bevor ein Entscheidungsgremium über ein Begehren verfügt, ist den Parteien grundsätzlich das rechtliche Gehör zu gewähren. Über solche Gespräche ist in jedem Fall ein Gesprächsprotokoll (Aktennotiz) zu erstellen. Auf das rechtliche Gehör kann nur dann verzichtet werden, wenn dem Begehren der Parteien vollumfänglich entsprochen wird Rechtsmittelbelehrung Anordnungen von Schulleitungen müssen nicht schriftlich begründet werden. Sie tragen den Hinweis, dass sie in Rechtskraft erwachsen, wenn nicht innert zehn Tagen bei der Schulpflege ein begründeter und mit Rechtsmittelbelehrung versehener Entscheid verlangt wird. Anordnungen von Ressorts tragen den Hinweis, dass sie in Rechtskraft erwachsen, wenn nicht innert zehn Tagen bei der Schulpflege ein begründeter und mit Rechtsmittelbelehrung versehener Entscheid verlangt wird. Verfügungen der Schulpflege tragen den Hinweis, dass gegen diesen Entscheid innert 30 Tagen beim Bezirksrat Affoltern am Albis Rekurs eingelegt werden kann. Anordnungen der Schulpflege, welche das Arbeitsverhältnis von Mitarbeitenden betreffen, tragen den Hinweis, dass gegen diesen Entscheid innert 30 Tagen Rekurs eingelegt werden kann. Die Rekursstelle für kantonal besoldete Lehrpersonen ist das Generalsekretariat der Bildungsdirektion, für kommunal besoldete Mitarbeitende der Bezirksrat Affoltern am Albis. Revidiert am Schule Hedingen Seite 22