Dokumenten-Management in Hochschulen Rechnungsbelegarchivierung im Bereich Haushalt und Beschaffung mit Anbindung an HIS

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1 Dezernat für Organisations- und Personalentwicklung Dokumenten-Management in Hochschulen Rechnungsbelegarchivierung im Bereich Haushalt und Beschaffung mit Anbindung an HIS Dr. Hans-Peter Kasüschke 8. März 2008

2 TU in Zahlen (rd.) Studierende: Beschäftigte: 3000 davon Hochschullehrer: 310 Haushaltsmittel: 160 Mio Drittmittel: 50 Mio Sonderforschungsbereiche: 8 (plus 2 TR 1 Grad.) Fachbereiche: 16 Gegründet 1968 als Universität Jüngste TU in Deutschland: seit

3 Wenn sie einen Saftladen elektrifizieren, dann bekommen sie eine Saftpresse oder einen Entsafter oder. 3

4 These Geschäftsprozesse bilden nicht die Verwaltungswirklichkeit ab 4

5 Definition: Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bezeichnet die Gesamtheit aller Aktivitäten und Entscheidungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Wikipedia 5

6 Geschäft und Hochschule? Geschäft bezeichnet: Laden (Geschäft), ein Lokal im Einzelhandel im süddeutschen Raum auch Betrieb, Unternehmen jede Art von gewinnorientierter Tätigkeit Transaktion (Wirtschaft), eine gegenseitige Übertragung von Gütern und Dienstleistungen Wikipedia 6

7 These Geschäftsprozesse und Verwaltung haben eine andere Zielrichtung 7

8 Definition - Verwaltung Luhmann (Jb. für Sozialwissenschaften; S. 67; 1966) Verwaltung (einschl. der Gesetzgebung und der Rechtsprechung) ist danach ein Handlungssystem, in welchem in geregeltem Verfahren nach Information über die Vorzüge und Nachteile verschiedener Möglichkeiten der Zielerreichung im Sinne gegebener Zwecke als Entscheidungsprämissen für ein Maximum an Vorteilen bei einem Minimum von Nachteilen entschieden und das Ergebnis bindend geäußert und zur Geltung gebracht wird. Auch Entscheidungskompetenzen sind abgestuft von der Entscheidung über die maßgebenden Zwecksetzungen und den Mitteleinsatz bis zu lediglich sachgerechter Zuordnung von speziellen Sachverhalten des Soziallebens zu diesbezüglichen Rechtssätzen und deren Anwendung. Wer entscheidet und wer die Entscheidung vorzubereiten hat, ist die wesentliche politische Frage des Organisationsrechts. s.a. (Informationsverarbeitung: Herbert Kraus, Grundriss einer Theorie der Verwaltung, 1969) 8

9 Definition: Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Geschäftsprozessoptimierung (GPO) bezeichnet die Gesamtheit aller Aktivitäten und Entscheidungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Beispielhafte Auslöser der Geschäftsprozessoptimierung sind: hohe Durchlaufzeiten hohe Prozesskosten geringe Produktivität <hohe Unproduktivität> hohe Fehlerquoten Ziel von GPO ist Effizienz Wikipedia 9

10 Definition: Verwaltungsprozessoptimierung (VPO) Verwaltungsprozessoptimierung (VPO) bezeichnet die Gesamtheit aller Aktivitäten und Entscheidungen zur Verbesserung von Verwaltungsprozessen in einer Hochschule. Beispielhafte Auslöser der Verwaltungsprozessoptimierung sind: Durchsetzung von Gesetzen und Vorschriften Rechtssicherheit des Einzelnen Fehlerquoten nachrangig Durchlaufzeiten Prozesskosten Produktivität Ziel von VPO wäre Gesetz und Ordnung 10

11 Zurück zum Thema Dokumenten-Management in Hochschulen im Projekt KeVA 11

12 Kurzbeschreibung Notwendigkeit zur Reorganisation bestehender Verwaltungsprozesse Aufbau neuer Verfahren Optimierung der Verfahren unter den Gesichtspunkten von Servicequalität und Wirtschaftlichkeit. Als eine Folge davon: Dokumentengesteuerte Verwaltungssprozesse und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Errichtung eines Kompetenzzentrums für elektronisch gestützte Vorgangs-Bearbeitung und Archivierung (KeVA) an der TU-Dortmund Das Gesamtprojekt gliedert sich in aufeinander aufbauende und miteinander verzahnte Bereiche: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems / Aufbau eines Kompetenzzentrums Elektronische Studentenakte - Kundenorientierte Studierendenverwaltung unter Einbeziehung der Fakultäten Elektronisch gestützte Vorgangsbearbeitung - Vereinfachung und Verbesserung des Verwaltungshandelns Schnelle Informationsbereitstellung für die Leitungsebene 12

13 Auswahl des DMS Erstellung eines Kriterienkatalogs durch das Fraunhofer ISST (Institut für Software und Systemtechnik) Direkter Kontakt mit verschiedenen Herstellern Teststellungen mit unterschiedlichen Systemen Nach erfolgreicher Teststellung: Einführung des d.3 System der Firma d.velop AG, zusammen mit Partnerunternehmen Codia GmbH Meppen 13

14 KeVA Partner Vorteile d.velop d.3 und Codia GmbH: Erfahrung im öffentlichen Bereich Modul Aktenplan (nach KGSt) Modul Adhoc Workflow für Umlaufmappen DOMEA Zertifizierung (in Planung) Flexibler Serverbetrieb Unterstützung von Windows & Unix/Linux Unterstützung vieler Datenbanken u.a. auch Informix, Oracle. Hohe Skalierbarkeit durch Applikation-Management-Modul Mehrmandantenfähig ggf. Hosting von kleineren HS Concurrent Modell: Lizenz wird nach 6 Min. Inaktivität wieder freigegeben (Fast) ausschließlich Eigenmodule Keine hohen/versteckten Zusatzkosten durch Fremd-Lizenzierungen (außer OCR) Schnittstellen und Connectoren zu über 100 Standardanwendungen Schnittstellen zu HIS in Vorbereitung 14

15 Ziele von/ in KeVA Der Leitgedanke des Projektes KeVA - die Geschäftsprozesse an der TU Dortmund zu verbessern - konkretisiert sich in den Zielvorgaben: Geschäftsprozesse zeitlich gestrafft und effektiver zu gestalten. Auf elektronischem Weg Papier zu archivieren. Medienbrüche zu vermeiden. 15

16 Elektronischer Aktenplan Eckdaten Umstellung des Aktenplans der Universitätsverwaltung von einer strukturorientierten auf eine prozessorientierte Version Aktenplan vereinheitlicht und gemäß den Vorgaben der KGSt modifiziert. Das Dokumenten-Management-System wird um ein Aktenplanmodul erweitert Revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem langzeitstabilen, digitalen Format wird ermöglicht Vergabe von Zugriffsrechten und die parallele Bearbeitung durch mehrere Organisationseinheiten mit unterschiedlichen Zuständigkeiten 16

17 Archivieren von Leistungsnachweisen Eckdaten Umstellung der Studiengänge auf Bachelor-/Master-Abschlüsse Aufkommen von Klausuren steigt stark an Künftig soll Lagerplatz eingespart werden Im Bedarfsfall ist das Auffinden einzelner Leistungsnachweise zu optimieren Nach der Beurteilung der Klausuren werden diese zentral gescannt Archivierung in digitaler Form Studierenden und Lehrenden wird schnellerer, zielgerichteter Zugriff ermöglicht. Klausuren aller Fakultäten der TU Dortmund sollen ab dem Sommersemester 2008 elektronisch archiviert werden. 17

18 Reisekostenabrechnung Eckdaten Teil-Umstellung der Reisekostenabrechnung auf eine elektronische Version ist geplant Ein digitalisiertes Formular das nach Eingabe aller relevanten Daten bereits im Vorfeld der Bearbeitung eine Plausibilisierung der Angaben ermöglicht Unvollständige, fehlerhafte, rechnerisch oder sachlich inkorrekte Anträge werden von vornherein verhindert. Reisekostenstelle bearbeitet lediglich vollständig und korrekt ausgefüllte Anträge Parallel weiterhin der Papierweg für die notwendigen Anlagen Der Sachbearbeiter ist von der zeitaufwändigen Eingabe der Daten befreit. 18

19 Reisekostenabrechnung Prozessdiagramm 19

20 Rechnungsbelegarchivierung Eckdaten Elektronische Erfassung und revisionssichere Archivierung von Rechnungsbelegen Buchen in der Applikation HIS-FSV Direkter Zugriff auf die Datenbank von HIS-FSV, die Rechnungsbelege mit eindeutigen Kriterien zu indizieren Ergänzung um einen funktionellen Button in HIS-FSV für direkten Aufruf der Dokumente im DMS In Kürze sollen weitere Geschäftsprozesse aus den Bereichen Buchhaltung und Beschaffung sowie der Drittmittelprojektverwaltung angebunden werden. 20

21 Rechnungsbelegarchivierung Prozessdiagramm 21

22 Archivieren nach Buchen mit FSV 22

23 Projektbeziehung zur Fa. HIS Button in FSV Parameterübergabe an das DMS 23

24 Informations-Portal Möglichkeit sich über den jeweils aktuellen Projektstand der TU Dortmund zu informieren, allgemein um den Erfahrungsaustausch zwischen den Hochschulen zu diesem Thema 24

25 Ansprechpartner Leitung: Dr. Hans-Peter Kasüschke Dezernent für Organisations- und Personalentwicklung Tel.: +49 (0) Projektleitung (Rechnungswesen, DMS-Portal): Michael Koschinski Abteilungsteiter: Informationstechnische Prozessentwicklung Tel.: +49 (0) Projektleitung (Umsetzung Aktenplan, Archivieren von Leistungsnachweisen): Dr. Alexander Nolle Organisations- und Personalentwicklung Tel.: +49 (0) Anschrift: Technische Universität Dortmund Dezernat für Organisations- und Personalentwicklung August-Schmidt-Str Dortmund 25

26 These Prozessoptimierung dient auch der Verbesserung von Prozessen 26

27 Zielvorgabe Ziel der Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung unter heutigen Rahmenbedingungen mehr Arbeit (bessere) mit dem gleichen Personal und/ oder mit weniger Personal die gleiche Arbeit zu erledigen. 27

28 These Verwaltungsprozesse sind nicht komplexer sondern geregelter 28

29 Beispiel: Lehrangebotserhebung Lehrende HISLSF SOS/POS DV Auswertung Bewertung 29

30 Zu beachtende Vorschriften a) Prüfbericht des Landesrechnungshofes vom b) Erlass des MlWFT NRW vom c) Hochschulfreiheitsgesetz HFG/Hochschulgesetz HG d) Lehrverpflichtungsverordnung LVV vom (SGV NRW 20302) e) Zweite Verordnung zur Änderung der LW von Mai 2007 Die Rechtslage ergibt sich aus c) - e) sowie ggf. Einzelregelungen i. Z. m. Ermäßigung der Lehrverpflichtung (z. B. SB, Forschungsfreisemester, Sonderfunktionen). 30

31 Vorschriften im Einzelnen Lehrender Lehrverpflichtung - HG 33,5 u. 35, 41ff.; LVV 1 Anzeige an den Rektor - LVV 4,1 Präsenzpflicht - LVV 5,1 Beleg der erbrachten Lehrleistungen LVV 5.2 Rektor Leitungs- u. Kontrollfunktion, Entscheidungsbefugnis - HG 16; LVV 12 Dekan Vollständigkeit des Lehrangebotes, Einhaltung der Lehrverpflichtung HG 27,1 Entgegennahme der Belege LVV 5,2 Ermäßigung der Lehrverpflichtung zugunsten anderer Lehraufgaben LVV 5,3 31

32 Vorschriften im Einzelnen 2 Verwaltung Generelle Zuständigkeit, Unterstützung des Dekans HG 58,2 Hochschule Sicherstellung des Lehrangebotes zur Einhaltung von Prüfungsordnungen HG 58,2 Bericht ans Ministerium LVV 5,2 32

33 Weiter zu berücksichtigende Probleme Gleichwohl sind vielschichtige Probleme im Zusammenhang mit der Lehrangebotserhebung festzustellen, wie der LRH in seinem Prüfbericht nachdrücklich bestätigt. Im Einzelnen sind dies insbesondere: Akzeptanz- Definitions- Dienstrechts- Anrechnungs- bzw. Gewichtungs- Präsenz- Zuständigkeits- Kontroll- und Sanktionsprobleme 33

34 Zuständigkeit Inhalt, Art und Umfang der Erhebung/ Abfrage sowie deren Auswertung können nur innerhalb der Hochschulverwaltung ressortieren und entschieden werden, da es sich um Personaldaten Dienst-Vertragspflichten und ggf. um Nichterfüllung von Lehrverpflichtung, also um Pflicht-/Vertragsverletzung mit entspr. Folgen (z. B. Kürzung der Vergütung, Abmahnung etc., ggf. Disziplinarverfahren) handelt. 34

35 Vorgabe an die VPO Nunmehr soll nach den Vorstellungen des MlWFT - möglichst ohne Mitwirkung des Lehrpersonals ein effizientes Erhebungsverfahren entwickelt werden, um gesicherte Daten über die Erfüllung der Lehrverpflichtung zu gewinnen/ bereitzustellen 35

36 Vom Vorgang zum Prozess 36