SAP Records Management

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1 Joachim Becker, Norbert Schroeder, Ulrich Spinola SAP Records Management Galileo Press Bonn Boston

2 \ Inhalt Vorwort zur zweiten Auflage 17 Vorwort zur ersten Auflage 19 Einleitung Einsatzpotenziale von SAP Records Management Dokumenten-und Aktenverwaltung Von Trends und Hype-Begriffen Records Management Produkte und Lösungen der SAP Vorteile einer elektronischen Dokumentenverwaltung Verwaltet SAP ERP Dokumente? Die Dokumentenmanagement-Infrastruktur von SAP NetWeaver Mehr als nur Dokumentenmanagement Grundprinzipien von SAP Records Management Vollständige, aufbereitete Sicht auf den Geschäftsprozess Serviceorientierte Architektur und offene Integrationsplattform Wiederverwendung bestehender Dienste Vermeidung redundanter Datenhaltung Automatisierung und Arbeiten im Team Operative und administrative Nutzung SAP Records Management als Produkt Releasezyklus von SAP Records Management Auslieferungsumfang IT-Compliance Anforderungen an IT-Systeme durch gesetzliche oder vertragliche Vorgaben Was trägt SAP Records Management zur IT-Compliance bei? SAP-Geschäftsprozesstechnologie im Rückblick 59 7

3 1.6.1 Standards mit dem Business Object Repository Funktionsprinzip von Business Workflow ArchiveLink zur Integration von Dokumenten Knowledge Provider und Dokumentinfosätze DaslnternetundmySAP.com Geschäftsprozesstechnologie im Wandel Die serviceorientierte Architektur 70 Funktionen Zugriff auf allgemeine Informationsobjekte Traditionelle und elektronische Akten Das Aktenmodell Business-Objekte Elektronische Dokumente Einbindung von Websites Einbindung von Reports Einbindung von SAP-Transaktionen Einbindung von HR-Infotypen Einbindung von SAP Business Workflow Einbindung von Workitems Prozesssteuerung SAP Business Workflow Laufweg Umlaufmappe Case Management Statusmanagement (Interaktive) Formulare Eingangs-und Ausgangsverarbeitung Verwaltung elektronischer Dokumente Knowledge Provider Content Management Knowledge Management Records Organizer Service Provider 123 8

4 2.5.1 Service Provider Framework Framework Registry Weitere Funktionen Einheitliche Darstellung von Attributen Übergreifende Suche Standardattributspeicher Protokollierung Akten- und Dokumentzeichengenerator Schlagwortkatalog Benutzeroberflächen Personalisierung von Informationen Berechtigungskonzept Sperrkonzept Isolation von Anwendungskomponenten Vollständige Isolation Gegenüberstellung Service Provider Framework Komponentensicht im Überblick Integrationsmodell Weitere Framework-Services und -Features Klassen und Interfaces Klassenhierarchie Service-Provider-Klassenrollen Property Unification Ziele Property-Unification-Default- Implementierung und Standard- Attributspeicher Teilnahme der Service Provider an der Property Unification Die Klassenrollen der Property Unification Übergreifende Suche 189 9

5 4.1 Modellierung einer Aktenlösung Definition von Akten Redundanz versus Referenz Attribute von Akten Aktenmodell Hierarchische Gliederung des Akteninhalts Mögliche Inhaltsobjekte der Akte (Modellknoten) Konkrete Inhaltsobjekte (Instanzknoten) Sichtbarkeit von Aktenknoten Kardinalität von Gliederungs- und Instanzknoten Knotenattribute Änderung von Aktenmodellen Integration von Anwendungen Integration über einen spezifischen Service Provider Integration als BOR-Objekt Integration über Transaktionsaufruf Integration über Reportaufruf Integration von Anwendungsobjekten als Dokument Integration als URL Schneller Zugriff auf Akten Suche über Anwendungsdaten Integration von Anwendungsobjekt und Akte Navigation zwischen Akten Einbindung von Dokumenten Anlegen und Fortschreiben von Akten Automatisches Anlegen von Akten Automatisches Ändern von Akten Mischform bei der Verwendung von Workflows Prozessunterstützung durch Workflow Akten und Fälle Aufbau Fall/Akte

6 4.9.2 Visualisierung Fall/Akte Konfiguration Fall/Akte Berechtigungskonzept Erste Schritte Konfiguration der Service Provider Klassifikationsparameter Allgemeine Einstellungen Generierungsregeln Schlagwortkatalog Content-Modelle Indizierung Konfiguration eines Content ^ Repositorys Attributmodelle und Übergreifende Suche Statusmanagement Aktivierung der Webanzeige über Business Server Pages Akte Akten drucken Aktenmodelle Dokumente Office-Dokumente Archivierte Dokumente Business-Objekte Business Object Repository HR-Infotypen Reports URL Transaktionen Case Management Fälle Fallsuche Fallnotizen Fallakten Customizing für das Case Management

7 5.10 Workflow Workflows Workitems Laufweg Umlaufmappe Rollen und Berechtigungen Rollenpflege Berechtigungen Protokollierung Hardware Sizing 314 Erweiterungen 6.1 Entwicklung eines neuen Service Providers Publikation der SP-Parameter in der Systemklasse Kommunikation mit dem Repository in der Connection-Klasse Implementierung einer Frontend-Klasse für die Suche und Anzeige von Flügen Registrieren des Service Providers Implementierungeines Inplace-Service- Providers Einbindung visualisierter Objekte über HTML Anpassung von Standard-Service-Providern Property Unification und Übergreifende Suche Verwendung der Customizing-Tabellen zur Anwendungsintegration Automatisches Anlegen und Ändern von Akten BAPIs für Akten Arbeiten mit BAPIs für Akten API für Akten Arbeiten mit dem Akten-API Sperrproblematik Anwendungen mit SAP Records Management koppeln Zugriff auf Akten und andere RM-Elemente Einbindung von Akten über Generische Objektdienste

8 6.6.2 Aufrufen einer Aktivität Suche mit anderen Suchkriterien Dynamische Service Provider Erweiterungsmöglichkeiten im Case Management BAPIs für Fälle Case-API Business Add-ins für Fälle Kundenspezifische Attribute Kundenspezifische Benutzerfunktionen BAPIs für Dokumente Suche nach ArchiveLink-Dokumenten verändern Anwendungsmöglichkeiten und Einsatzszenarien Personalwesen Integration digitaler Formulare in die elektronische Personalakte als durchgängiger Prozess Elektronische Personalakte Personalaktenprojekt bei einem Versicherungsunternehmen Integrierte Personalaktenlösung und Personalprozesse Personalprozesse neu gestalten Personalprozesse bei einem Unternehmen aus dem Bereich Energie- und Automationstechnik Logistik Purchase to Pay (P2P) Anfrage-/Angebotsprozess bei einem vielseitigen Fertigungsunternehmen für Dichtungen Einkaufscockpit unter SAP MM Optimierung der Integration von Verkauf und Beschaffung von Sonderteilen Digitale Akte für die Abwicklung der Leistungsabrechnung von Bauvorhaben Product Lifecycle Management 436 ^ 13

9 7.3.1 Die Abbildung der Bemusterungsdokumentation mit SAP Records Management Abweichungsmanagement bei einem Pharmaunternehmen Komplexe Anlagen- und Projektakte als zentrale Informationsplattform für den gesamten PLM-Prozess Zulassungsdossiers bei einem Pharmaunternehmen Maschinenakten als Basis für RM-gestützte PLM-Prozesse Unterstützung des Änderungswesens in PLM mit SAP Records Management Finanzwesen Dispute Management Compliance-Akte/Jahresabschluss Schnellere Klärung von Dispute Cases durch Erweiterung des SAP Dispute Managements mit Dokumenten Mahnverfahren und Inkasso Energieversorgung Vertragsverwaltung 481 у 7.7 Immobilienwirtschaft Versicherungen Banken Public Sector Öffentlicher Bereich - zertifizierte Records-Management-Standards dominieren Dokumentenmanagement mit SAP PSRM - transparente und effiziente Arbeitsprozesse in einem papierarmen Büro Arbeitsmarktservice Österreich: SAP Records Management - Prozesse optimieren vom Ende zum Anfang v

10 N Inhalt Nutzung einer bestehenden SAP- Landschaft zum Aufbau eines integrierten, digitalen Sozialleistungssystems Anwendungsübergreifende Szenarien Konzeption von bereichsübergreifenden Akten zur Abbildung integrativer Prozesse Legal Case Management (LCM) Unternehmensweite Posteingangsverarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Dokumenten Ausbau der Integrationsplattform Weiterentwicklung der Akten- und Vorgangsverwaltung y 536 A Quellen und weiterführende Literatur 537 В Gastautoren 539 С Die Autoren 544 Index

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