Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W 1

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1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W 1 I. Rechtsgrundlagen 1. Das Rechtsverhältnis der wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte ist in 57 des Gesetzes über die Hochschulen und Berufsakademien in Baden-Württemberg (Landeshochschulgesetz-LHG) sowie in ergänzenden Erlassen des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg geregelt. Die Befristung regelt sich nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG). Darüber hinaus finden die dienstvertraglichen Bestimmungen Anwendung. Die Regelungen für die wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte werden auch auf Tutoren angewendet. 2. Die wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte werden im außertariflichen Angestelltenverhältnis beschäftigt. Sie sind nach 1 III b) TV-L von dessen Geltungsbereich ausgenommen. 3. Die Befristung des Dienstvertrages richtet sich nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) in der jeweils geltenden Fassung. II. Erläuterungen 1. Dienstaufgaben 1.1 Wissenschaftliche sowie studentische Hilfskräfte üben Hilfstätigkeiten für Forschung und Lehre aus und unterstützen Studierende in Tutorien. 1.2 Die Dienstobliegenheiten ergeben sich aus den für den Institutsbetrieb bestehenden Notwendigkeiten. 1.3 Im Übrigen bestimmt der/die Institutsleiter/in den Umfang der Dienstobliegenheiten. 1.4 Zur Dienstaufgabe gehört es nicht, sich auf eine Prüfung vorzubereiten. 2. Voraussetzungen für die Beschäftigung als wissenschaftliche/studentische Hilfskraft 2.1 Das LHG unterscheidet zwischen wissenschaftlichen (mit einem ersten Hochschulabschluss) und studentischen Hilfskräften. Handbuch Universität Karlsruhe (TH) 92. Ergänzung - Mai 2009 Seite 1

2 Teil I - W 1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte a) Als wissenschaftliche Hilfskräfte dürfen nur Personen mit einem ersten Hochschulabschluss (z. B. Universitätsdiplom, 1. Staatsprüfung, Magister, Bachelor, Master) eingestellt werden. Das Hochschulstudium ist mit der Erbringung der letzten Prüfungsleistung abgeschlossen. Der Umfang der Diplomhauptprüfung ist in der für den jeweiligen Studiengang geltenden Prüfungsordnung festgelegt. Bei der Neueinstellung einer wissenschaftlichen Hilfskraft ist daher immer eine Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses bzw. eine sogenannte vorläufige Bescheinigung beizufügen. b) Als studentische Hilfskräfte dürfen nur Personen eingestellt werden, die in einem Studiengang immatrikuliert sind, der zu einem ersten Hochschulabschluss führt. 2.2 Die Beschäftigung von wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräften ist nur im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel möglich. 3. Einstellung von wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräften 3.1 Die Entscheidung über Auswahl und Einstellung von wissenschaftlichen/ studentischen Hilfskräften ist den Universitätseinrichtungen übertragen, welche die erforderlichen finanziellen Mittel bewirtschaften. 3.2 Die Beschäftigung erfolgt in befristeten (außertariflichen) Beschäftigungsverhältnissen mit weniger als der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit der Angestellten im öffentlichen Dienst (= max. 85 Stunden/Monat). 3.3 Die Leiterin/Der Leiter der jeweiligen Universitätseinrichtung schließt mit der wissenschaftlichen/studentischen Hilfskraft einen Dienstvertrag (siehe Anlage 1). Die Dienstverträge sind zweifach auszufertigen (je ein Exemplar für die wissenschaftliche/studentische Hilfskraft und für die Abteilung Personal und Soziales). 4. Beschäftigungsdauer Mit wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräften dürfen nur befristete Arbeitsverträge geschlossen werden. Die Laufzeit der einzelnen Verträge Seite 2

3 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W 1 soll die Dauer eines Semesters (in Ausnahmefällen von 2 Semestern) nicht überschreiten. Die Verlängerung von Dienstverträgen ist möglich. Die Beschäftigung als studentische Hilfskraft sowie als wissenschaftliche Hilfskraft ist jeweils bis zur Dauer von insgesamt 72 Monaten zulässig. Unterbrechungszeiten zwischen einzelnen Verträgen werden nicht angerechnet. Auf die Befristungsdauer der wissenschaftlichen Hilfskräfte werden alle befristeten Arbeitsverhältnisse mit mehr als einem Viertel der regelmäßigen Arbeitszeit, die mit einer deutschen Hochschule oder einer staatlichen Forschungseinrichtung abgeschlossen wurden, sowie entsprechende Beamtenverhältnisse angerechnet. Besonders bei wissenschaftlichen Hilfskräften ist darauf zu achten, dass die Tätigkeit auch tatsächlich der Aus- bzw. Weiterbildung dient. 5. Verfassungstreue Die Regelungen hierzu sind in Teil I - V 1 erläutert. 6. Beschäftigung von ausländischen Studierenden 6.1 Eine Arbeitsaufnahme als wissenschaftliche/studentische Hilfskraft ist durch ausländische Studierende erst und nur dann zulässig, nachdem die zum Zwecke des Studiums erteilte Aufenthaltsgenehmigung um die Befugnis zur Aufnahme der genannten Tätigkeit ausgedehnt worden ist (Teil I - A 2, A 3). Von dieser Regelung sind die Angehörigen der Staaten der Europäischen Union ausgenommen. 6.2 Die beschäftigende Stelle hat vor der Einstellung der wissenschaftlichen/studentischen Hilfskraft darauf zu achten, dass diese Befugnis erteilt ist. Die Erweiterung der Aufenthaltsgenehmigung (zum Zwecke des Studiums) um die Berechtigung zur Aufnahme einer Tätigkeit wird über das Akademische Auslandsamt eingeholt. Dazu ist der Dienstvertrag (bei der Ausländerbehörde oder beim Akademischen Auslandsamt) vorzulegen. Das Akademische Auslandsamt gibt dann die erforderliche Stellungnahme ab; die Genehmigung ist bei der für den Wohnort zuständigen Ausländerbehörde einzuholen. Handbuch Universität Karlsruhe (TH) 92. Ergänzung - Mai 2009 Seite 3

4 Teil I - W 1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte 7. Vergütung Die Vergütung (siehe auch Teil I G 2) beträgt bei studentischen Hilfskräften 8,05 /Stunde (brutto), wissenschaftlichen Hilfskräften (Diplom) 12,73 /Stunde (brutto). Hilfskräfte mit einem Master-Abschluss in einem Fachhochschulstudiengang vor dem , der akkreditiert ist, und für den der Akkreditierungsbescheid den Zusatz Der Masterabschluss eröffnet den Zugang zum höheren Dienst enthält, können mit einem Stundensatz bis zur Höhe von 12,73 vergütet werden. Bei neu akkreditierten Studiengängen ab dem ist der o.g. Zusatz nicht mehr notwendig. wissenschaftlichen Hilfskräften (Bachelor) 8,05 bis 9,37 Hilfskräfte mit einem Bachelor-Abschluss sowie Hilfskräfte mit einem Master-Abschluss in einem Fachhochschulstudiengang, der nicht akkreditiert ist oder der zwar akkreditiert ist, für den der Akkreditierungsbescheid aber nicht den o. g. Zusatz enthält (Dies gilt jedoch nicht für neu akkreditierte Studiengänge ab dem , siehe Absatz Hilfskräfte mit Master-Abschluss.), können mit einem Stundensatz bis zur Höhe von 9,37 vergütet werden. 8. Arbeitszeit 8.1 Die Arbeitszeit der wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräfte beträgt seit maximal 85 Std./Monat. Eine Beschäftigung darüber hinaus (z. B. Überstunden, Teilzeitbeschäftigung als wissenschaftliche/r Beschäftigte/r) ist nicht zulässig. 8.2 Bei der sog. 85-Stunden-Grenze werden alle Beschäftigungsverhältnisse innerhalb der Universität Karlsruhe zusammengerechnet. 9. Urlaub 9.1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte haben Anspruch auf (bezahlten) Erholungsurlaub. Er bemisst sich nach dem Bundesurlaubsgesetz und beträgt bei vollbeschäftigten Hilfskräften (vgl. Ziffer 8) 20 Arbeitstage pro Jahr. Seit dem entspricht ein Urlaubstag 3,95 Arbeitsstunden; d. h., der Jahresurlaub beträgt insgesamt 85 Arbeitsstunden. Ist eine wissenschaftliche/studentische Hilfskraft mit weniger als der maximalen Stundenzahl beschäftigt, ist der Jahresurlaubsanspruch wie folgt zu berechnen: Seite 4

5 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W 1 Beispiel: Tatsächliche Monatsstunden x 20 x 3,95 85-Stunden-Grenze 30 Monatsstunden x 20 x 3,95 = 27,88 Stunden 85 Aufgerundet ergibt sich somit ein Urlaubsanspruch von 28 Stunden pro Jahr (ab 5 hinter dem Komma wird aufgerundet). Ändert sich die Stundenzahl monatlich, ist der Urlaubsanspruch für jeden Monat getrennt nach der obigen Formel zu berechnen. Arbeitet eine wissenschaftliche/studentische Hilfskraft weniger als 12 Monate im Urlaubsjahr, wird der Jahresurlaub um die Anzahl der vollen Monate gekürzt, für die keine Vergütung bezahlt und keine Arbeitsleistung erbracht wird. 9.2 Der Erholungsurlaub ist in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen. 9.3 Die Urlaubsfreistunden sind auf den Stundenzetteln zu vermerken. Für die Führung der Urlaubskartei siehe nähere Hinweise unter Teil I - U Die Übertragung des Urlaubs in ein anderes Beschäftigungsverhältnis (wissenschaftliche/r Beschäftigte/r) ist nicht möglich. 10. Arbeitsunfähigkeit 10.1 Für wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte findet das Entgeltfortzahlungsgesetz Anwendung; d. h., bei ärztlich bescheinigter Arbeitsunfähigkeit wegen Unfalls oder Erkrankung oder bei einem amtsärztlich verordneten Kur- oder Heilverfahren wird die Vergütung grundsätzlich für die Dauer von 6 Wochen weitergezahlt, sofern das Beschäftigungsverhältnis nicht vorher endet Die Arbeitsunfähigkeit ist unverzüglich dem/der Institutsleiter/in bzw. Lehrstuhlinhaber/in mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, so ist dies durch ärztliche Bescheinigungen nachzuweisen (Näheres siehe Teil I - K 2). Handbuch Universität Karlsruhe (TH) 92. Ergänzung - Mai 2009 Seite 5

6 Teil I - W 1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte 11. Mutterschutz Mutterschutzgesetz und Bundeselterngeldgesetz finden für wissenschaftliche/studentische Hilfskräfte Anwendung (Näheres siehe Teil I - M 1). 12. Kindergeld Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte erhalten - sofern die Voraussetzungen nach dem Bundeskindergeldgesetz gegeben sind - Kindergeld. Dieses ist bei dem für den Wohnort zuständigen Arbeitsamt zu beantragen. 13. Sonderzuwendung Mit Rundschreiben vom wurden alle Universitätseinrichtungen über die Streichung der Sonderzuwendung ab informiert. Dieses ist als Anlage 2 abgedruckt. 14. Versicherungspflicht 14.1 Sozialversicherung / Lohnsteuer Durch die Übertragung der Lohn- und Gehaltszahlung auf das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) ist dieses für alle Fragen der Sozialversicherungspflicht (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht) zuständig. Die dortigen Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner wurden mit Rundschreiben vom bekannt gegeben. Dieses ist in der Anlage 5 abgedruckt. Als Anlage 6 ist das Rundschreiben mit Datum vom verfügbar. Das Rundschreiben informiert über die Anhebung der Pauschalbeitragssätze für geringfügig entlohnte Beschäftigte Zusatzversorgung (VBL) Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte sind bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) nicht zu versichern, da sie nicht unter den Geltungsbereich des TV-L fallen. Seite 6

7 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W Dienstreisen Die Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes gelten für die wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräfte entsprechend (Näheres siehe Teil II - R 4). 16. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses 16.1 Mit Ablauf der vereinbarten Zeit endet das Dienstverhältnis, ohne dass es einer Kündigung bedarf Im gegenseitigen Einvernehmen ist eine Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses jederzeit möglich Darüber hinaus ist die ordentliche Kündigung zulässig (siehe 621 BGB). Sie ist spätestens am 15. eines Monats zum Schluss des Kalendermonats schriftlich vorzunehmen Die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund (siehe 626 BGB) bleibt hiervon unberührt In den Fällen der Kündigung durch den Arbeitgeber ist diese von dem/der Leiter/in der jeweiligen Institutseinrichtung auszusprechen. 17. Auskünfte Weitere Auskünfte erteilt die Abteilung Personal und Soziales: Tel (Grundsätzliche Angelegenheiten) Tel Tel Handbuch Universität Karlsruhe (TH) 92. Ergänzung - Mai 2009 Seite 7

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9 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte Teil I - W 1 III. Was ist zu tun, wie wird es gemacht? 1. Eine wissenschaftliche/studentische Hilfskraft soll eingestellt werden 1.1 Die Auswahl und Einstellung der wissenschaftlichen/studentischen Hilfskräfte nehmen die mittelbewirtschaftenden Stellen vor (Institute, wissenschaftliche Einrichtungen). 1.2 Zur Zahlbarmachung der Vergütung legen Sie der Abteilung Personal und Soziales bitte folgende Unterlagen vollständig vor: Anweisung (Vordruck Nr. U.KA 0018, siehe Anlage 3) Dienstvertrag (Vordruck Nr. U.KA 0069) 1fach Belehrung und Erklärung wegen der Verfassungstreue (Vordruck Nr. U.KA 0032) Lohnsteuerkarte Kopie Versicherungsausweis Immatrikulationsbescheinigung 2fach (vorzulegen für den gesamten Vertragszeitraum!) Erklärung zur Auszahlung der Bezüge 2fach (LBV 42101) Erklärung zur Sozialversicherungspflicht 1fach (LBV 42101s) Vereinfachte Erklärung zur Sozialversicherungspflicht 1fach (LBV 42101sv) Zur vereinfachten Handhabung finden Sie in der Anlage 7 eine Checkliste mit genauen Angaben der vorzulegenden Unterlagen. Zusätzlich bei Ausländerinnen und Ausländern (gilt nicht für Personen, die unter die Ziffer II.2. des Handbuchbeitrags Teil I - A 3 fallen) Aufenthaltserlaubnis bzw. Befugnis zur Aufnahme der Tätigkeit (Kopie aus dem Reisepass) Zusätzlich bei wissenschaftlichen Hilfskräften Bescheinigung gemäß 517 RVO, wenn Mitgliedschaft in einer Ersatzkasse besteht Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses bzw. vorläufige Bescheinigung Akkreditierungsbescheid für Fachhochschul-Studiengänge mit Abschlussdatum vor dem Die Arbeitszeit ändert sich - die studentische Hilfskraft besteht die Hochschulabschlussprüfung 2.1 Schließen Sie einen neuen Dienstvertrag. Handbuch Universität Karlsruhe (TH) 92. Ergänzung - Mai 2009 Seite 9

10 Teil I - W 1 Wissenschaftliche/Studentische Hilfskräfte 2.2 Fertigen Sie eine neue Anweisung mit Anlage des Vordrucks LBV 42101sv, insofern sich nichts in den persönlichen Daten der Hilfskraft im Vordruck LBV 42101s geändert hat. 2.3 Legen Sie die Unterlagen der Abteilung Personal und Soziales vor. 2.4 Besteht eine studentische Hilfskraft während der Beschäftigungszeit die Hochschulabschlussprüfung, so sind die entsprechenden Hinweise bei 2.1 zu beachten, da der/die Betroffene ab dem Folgetag als wissenschaftliche Hilfskraft zu bezahlen ist. 3. Das Dienstverhältnis endet 3.1 Soll ein befristetes Dienstverhältnis mit Ablauf der vereinbarten Zeit enden, so ist nichts zu veranlassen. 3.2 In den Fällen von Abschnitt II, Ziffer 16.5 (Kündigung durch den Arbeitgeber) ist die Abteilung Personal und Soziales unverzüglich schriftlich anzuweisen, ab welchem Tag die Vergütungszahlung einzustellen ist, damit Überzahlungen möglichst vermieden werden können (siehe Anlage 4). 3.3 Achten Sie darauf, dass am Ende des Beschäftigungsverhältnisses kein Resturlaub vorhanden ist. Eine Übertragung in ein anderes Beschäftigungsverhältnis ist nicht möglich. Seite 10