Dokumenten Management

Transkript

1 Scannen. Ablegen. Suchen. Finden.... und die Suche hat ein Ende

2 Dokumenten Management Die tägliche Informationsflut Die Ausgangslage Digitale Dokumente werden meist an verschiedenen Stellen gespeichert. Doch nicht immer geschieht dies in strukturierter Weise. Spätestens, wenn die Urlaubsvertretung eine Dokument benötigt, beginnt das zeitaufwendige Suchprozedere. Eventuell fehlen Zugriffsberechtigungen und ein weiterer Kollege, der helfen könnte, ist letzten Monat in Rente gegangen. Als letzter Ausweg bleibt oft nur die Windows-Suche, die eine aufwendige Vorauswahl der gewünschten Ordner erfordert. Um dieser Zeit- und Kostenverschwendung ein Ende zu machen, hat FEHA für die Multifunktionalen Systeme von Toshiba die Dokumentenlösung EDS entwickelt. Getreu Friedrich Schillers Motto: Einfachheit ist das Resultat der Reife

3 Dokumente ablegen und suchen kostet Zeit und Nerven. EDS reduziert diesen Aufwand auf ein Minimum. Funktionsweise»» Scannen an der gewohnten Oberfläche des Kopiersystems. EDS macht gescannte Dokumente automatisch lesbar und legt sie ab. Gefundene Dokumente bearbeiten/ weiterleiten. Vorteile zentrale Ablage und Suche schnelles und einfaches Finden abgelegter Dokumente durchsuchbare Dokumente nach Inhalt ressourcenschonend (Suchprozess findet extern statt) keine Client-Installation notwendig (webbasierter Zugriff) Benutzerrechtevergabe selbsterklärende Bedienung individuelle Anpassung Abb. EDS-Appliance kann abweichen

4 Funktionsweise EDS ist eine kombinierte Hard- und Software-Lösung, die sowohl gescannte, als auch bereits digitale Dokumente an einem zentralen Punkt im Unternehmen ablegt. Dokumente in Papierform werden nach Auswahl einer Vorlagentaste am Kopiersystem gescannt, durch die Toshiba-Lösung Re-Rite automatisch lesbar gemacht und im gewünschten Zielordner abgelegt. Bei Dokumenten, die bereits digital vorliegen, reicht die Auswahl des gewünschten Zielordners. EDS legt diese nach einer automatischen Umwandlung als lesbare PDF-Dokumente ab. EDS erfordert keine Client-Installation. Um auf EDS zuzugreifen, benötigen Sie lediglich einen PC mit Netzwerkzugang und Internet-Browser. Per Stichwortsuche können Sie die gewünschten Informationen schnell und einfach wiederfinden. Scanvorgang Zielordner schnell und einfach per Vorlagentaste auswählen. gewohnt Umwandlung & Ablage Gescannte Dokumente werden automatisch durchsuchbar gemacht und im Zielordner abgelegt.»» automatisch

5 Anmeldung Der benutzterbasierte Zugang schützt Dokumente vor unbefugtem Zugriff. sicher Zugriffsberechtigung & Ordnerauswahl Kaufm. Leiterin Sekretärin IT-Leiter Sachbearbeiter Geschäftsführerin 4 Ordner 3 Ordner 4 Ordner 2 Ordner 5 Ordner Stichwortsuche & XXL-Vorschau Das große Vorschaufenster neben der Stichwortsuche garantiert ein schnelles Finden gesuchter Dokumente. schnell

6 Individuelle Erweiterung durch Module Die neu entwickelte Version EDS 3.0 bietet neben einer modernen Benutzeroberfläche und zahlreichen Standardfunktionen auch optionale Modulbausteine. Erweiterte Funktionalität Modul Bei häufigem Gebrauch von EDS erleichtert dieses Modul die Bedienung für Benutzer und Administratoren gleichermaßen: - Ordnerübergreifende Suche - Mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben oder löschen - Ereignis-Protokoll (protokolliert Scanvorgang, Verschieben - und Löschen von Dokumenten) PDF-Import Modul Digitale Dokumente unterschiedlicher Ausgangsformate (z.b. PDF, MS Word, MS-Excel, s, usw.) können als PDF-Dokument direkt im gewünschten EDS-Ordner abgelegt werden. Office-Export Modul Gefundene Dokumente lassen sich entsprechend den Re-Rite- Optionen nach Word, Excel oder per (als PDF-Anhang) exportieren.

7 Workflow Modul Dokumente können zur späteren Bearbeitung im Dokumentenkorb eines Benutzers zwischengespeichert werden. Nach Eingabe der Schlagworte erfolgt die Ablage im Zielordner oder das Weiterleiten mit Bearbeitungshinweis an andere Benutzer. Archiv Modul Die Benutzeroberfläche ändert sich beim Einsatz der revisionssicheren Archivierungslösung von EASY nicht. Lediglich im Administrator-Bereich gibt es zusätzliche Funktionalitäten. Software-Anforderungen Die Nutzung von EDS erfordert auf den Client-PC s einen Internet Browser. Wir empfehlen den Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox.

8 Sie finden uns in... BÜROTECHNIK BEDI HOROZ GmbH Siedlerstraße 10 / Gäufelden eds@buerotechnik-horoz.de Telefon / Telefax / und die Suche hat ein Ende