KAUFMÄNNISCHE BRANCHENLÖSUNG FÜR DRUCKEREIEN & WERBETECHNIK

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1 KAUFMÄNNISCHE BRANCHENLÖSUNG FÜR DRUCKEREIEN & WERBETECHNIK System Marketing Vertrieb Kalkulation Marktpreisfindung Materialverwaltung Internetanbindungen Web-Shop Web 2 Print div. Portale APL SYSTEM verbindet koordiniert optimiert Terminplanung BetriebsDatenErfassung BDE Lager und Versand Kapazitätsdisposition Autragsverwaltung Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung PersonalZeitErfassung PZE SOFTWARE MIT SYSTEM CRM PPS ERP MIS APL-SYSTEM im Überblick der Grundbaustein die ergänzenden Module

2 Koch APL-SYSTEMS GmbH das Unternehmen Die Koch APL-SYSTEMS GmbH aus Diedorf bei Augsburg entwickelt seit 1994 kaufmännische Softwarelösungen für das grafische Gewerbe. Das Unternehmen hat sich als eines der wenigen am Markt auf die besonderen Anforderungen des Digitaldrucks eingestellt. Koch APL-SYSTEMS ist inzwischen kompetenter Partner zahlreicher grafischer Betriebe in Deutschland. APL-System ist auf die Anforderungen von klassischen und digitalen Drucktechniken abgestimmt. Auch Lösungen für Web-to-Print und ein Online-Shop gehören zum Portfolio von Koch APL-SYSTEMS. Das Programm kann durch seinen modularen Aufbau individuell an den Bedarf und die unterschiedlichen Anforderungen von kleinen oder großen Unternehmen angepasst werden. Als integriertes System verarbeitet die Software die gesamte kaufmännische Abwicklung eines Betriebes von der Warenwirtschaft, leistungsbezogenen Kalkulation und Auftragsplanung bis hin zur Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Funktionalität und Branchenkompetenz stehen im Mittelpunt der Softwareentwicklung, deshalb findet ein ständiger Austausch mit Anwendern aus der Praxis statt. APL-SYSTEM die Lösung für administrative Prozesse von Offsetdruckern, Digitaldruckern, Siebdruckern und Werbetechnikern APL-SYSTEM die Kalkulation Offsetdruck Digitaldruck Letter Shop Large Format Print Schneideplot Siebdruck Werbetechnik Textildruck Sticken v Etikettendruck Endlosdruck Web to Print Web Shop APL-SYSTEM das Besondere Sind für spezielle Produkte unterschiedliche Drucktechniken nötig, kann APL-SYSTEM unter einer Kalkulationsnummer beliebig viele einzelne Kalkulationen zusammenführen. Die Ergebnisse werden als Teil- oder Gesamtkosten dargestellt. APL-SYSTEM ist ausgereift und an Standardanwendungen angepasst, Lösungen für spezielle Anforderungen können aber gerne berücksichtigt werden. Die Software kann auch mit Fremdanwendungen kommunizieren und spielt dank Internet-Anbindungen ihre Stärken voll aus. Fordern sie uns, wir bieten individuelle Lösungen. APL SYSTEM der Service Beratung und Verkauf erfolgt nur durch eigene Branchenfachleute. Die Software wird im eigenen Hause entwickelt - unabhängig von Partnern oder Fremdleistungen in zweiter Reihe. APL-SYSTEM baut auf keinerlei Fremdprodukten auf. Die Software bietet jedoch Schnittstellen zu gängigen Office-Paketen und Büro-Anwendungen. APL SYSTEM das Consulting Einführung und Organisation von APL SYSTEM erfolgen durch unser eigenes Consulting-Unternehmen. Kompetente Consultants und die Implementierung von APL-SYSTEM im Unternehmen exakt nach Anforderungen des Kunden sorgen für den Erfolg. Besonders in der Einführungsphase bieten wir Unterstützung nach Maß. Auch langjährige Kunden schätzen die Erfahrung unserer Mitarbeiter in der Beratung und Umsetzung von Maßnahmen zur laufenden Optimierung der Geschäftsstrategie. APL SYSTEM der Support Für den Support für APL-SYSTEM sind die Entwickler die Ansprechpartner, Kunden werden nicht mit einem Callcenter verbunden. Kompetenter Service ist unser Standard. Ein onlinebasiertes Ticket-System garantiert schnelle und kompetente Hilfestellung APL-SYSTEM der Grundbaustein Der Grundbaustein von APL-SYSTEM enthält alle Funktionen, die erforderlich sind, um Druckprodukte exakt zu kalkulieren und alle wesentlichen Abläufe im Betrieb zu steuern. Gerne erläutern wir im 2

3 Stammdatenverwaltung Adressverwaltung Kunden- und Lieferantenstammdaten Datensätze gruppieren nach Kundenart / Kundengruppen Kreditlimit für Kunden festlegen Ansprechpartner mit Zusatzinformationen Zuordnung von Außendienstmitarbeitern zu definierten Kundengruppen oder Bezirken Beliebig viele Versand- oder Rechnungsadressen Produktstamm (Fertig-/Handelsware) Artikelstamm (Fertigungsmaterial) Produkt- und Artikeltexte in bis zu zwölf Sprachen hinterlegen Fremdwährungsfähig, Wechselkurse werden zentral verwaltet Manuelle Lagerort- und Bestandsverwaltung Kunden- und lieferantenspezifische Preise festlegen Waren- und Preisgruppen (kunden- und/oder artikelbezogen) Rabattstaffeln (kunden und/oder artikelbezogen) Textbausteine für Grußformeln und Zusatztexte Kostenstellenverwaltung Staffeln für alle betrieblichen Leistungen (Tätigkeiten + Maschinen) Auftragserfassung Dynamische Erfassungsmaske für die Objektbeschreibung Objektbeschreibung bewirkt automatisiertes Erstellen der Kalkulation Auftragsdaten können auf einer Lauftasche/-Zettel und an Terminals dargestellt werden Arbeitsschritte werden mit Zeit- und Terminvorgaben an die optionale Auftrags- und Kapazitätsplanung weitergegeben Reklamationsverwaltung mit Auswertungen Anlage von Betriebsaufträgen (z.b. Sammelbogen für Visitenkarten) Angebots- und Auftragsverwaltung Automatische Übernahme der Objektbeschreibung als Kurz- oder Langtext Freie Textbearbeitung im Formular möglich Hinzufügen weiter Artikel aus Artikelverwaltung (z.b. Handelsware) Alle Angebots- und Auftragsdokumente, die Briefkorrespondenz, s und Faxe werden in der Dokumentenverwaltung des entsprechenden Auftrags zusammen geführt Rechnungswesen Erstellen von Lieferschein, Rechnung und Gutschrift OP Listen für das Mahnwesen Optional Einbindung von APL FiBu oder FiBu Schnittstellen (z.b. DATEV) Sammelrechnungen und Sammellieferscheine können auftragsübergreifend automatisch erstellt werden Automatische Vorsortierung der Sammelrechnungen und Sammellieferscheine (z.b. KST) Materialbeschaffung und Einkauf Lieferantenanfrage und Bestellung werden mit einer ID-Nummer versehen und können von der Anfrage bis zur Auslieferung der Produktes verfolgt werden Fremdleistungen werden bei der Auftragserfassung mit terminlicher Zuordnung in die Auftragsplanung einbezogen und mit ihren Kosten dem Auftrag zugeordnet Zahlungsverkehr Rechnungseingangsbuch mit Fälligkeitsvermerk und Freigabevermerk Automatischer Zahlungsverkehr mit Übergabe an das Onlinebanking OP Liste für Lieferanten und Kundenrechnungen Automatisches Mahnwesen 3

4 Persönlicher Terminplaner Terminplanung kann nach Personen und Terminart sortiert werden Termine werden nach Aufgabenstellungen geplant (Kennzeichnung im Haus oder außer Haus) Benutzerdefinierte Selektionsmöglichkeit Notizblockfunktion, Informationen werden ausgewählten Usern zugestellt Schriftverkehr APL-Reports und APL-Dokumente sind Datenbankreports Keine Abhängigkeit von Versionsständen bei Office-Paketen Dokumente aus Office-Anwendungen können mit APL SYSTEM verknüpft und dem betreffenden Vorgang zugeordnet werden für benutzerdefinierte Vorlagen und Serienbriefe erfolgt eine Datenübernahme aus APL-System Import- und Export-Schnittstellen zu Fremdsoftware Management-Informationssystem (MIS) Aussagekräftige Auswertungen und Statistiken sind bereits im Standard enthalten Benutzerdefinierte Auswertungen und Statistiken können auf Wunsch entwickelt werden APL-SYSTEM die Individualisierung APL-SYSTEM passt sich Ihrem Unternehmen an Gründliche Einweisung und angepasste Software-Organisation optimieren den Nutzen von APL- SYSTEM Durch Einstellungsmöglichkeiten Anpassung an Ansprüche eines Unternehmen möglich Zusatz- und Sonderprogrammierungen werden nach schriftl. Leistungsvorgaben des Kunden ausgeführt und nach Angebot oder Aufwand berechnet Ergänzungsmodule stehen zur Erweiterung zur Verfügung Masken- und Reportgenerator INFO-MAKER zur Bearbeitung von Masken und Reports in APL-SYSTEM lieferbar Ermöglicht Anpassungen durch einen versierten Anwender nach Einweisung APL-SYSTEM die Ergänzungsmodule Die Zusatzmodule bieten zahlreiche Funktionen. Weiterführende Fragen zu diesen Modulen beantworten wir gerne im persönlichen Gespräch bei einer Präsentation vor Ort oder online. Planung Auftragsplantafel Übersichtliche Darstellung aller Aufträge Planung einzelner Leistungsträger oder Leistungsgruppen wird aus den Terminen der Auftragserfassung automatisch übernommen, manuelles Disponieren möglich Angebote können als Platzhalter in der Terminverwaltung eingesetzt werden Durch Aufruf einer Abteilung oder Leistung können userbezogene Zeiten (BDE) und Materialien gebucht werden Arbeitsanweisungen können an Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden Fremdleistungen können in den Auftragsfluss mit Termin eingeplant werden Grafische Statusanzeige für Materialbeschaffung, Druckvorbereitung und Produktionsfortschritt (Ampelsystem) Freigabe des Erstellens von Lieferschein und Rechnung erfolgt automatisch durch die Fertigmeldung der Aufträge aus der Produktion Erstellen aller Papiere per Mausklick 4

5 Kapazitätsdisposition (setzt Auftragsplan voraus) Planung einzelner Leistungsträger und Leistungsgruppen Vorgabe von Tagesleistungsprofilen durch freidefinierbare Arbeitszeitschemata Übernahme von Laufzeiten und Tätigkeiten aus der Kalkulation Umplanung von Maschinen durch Laufzeitkorrektur jederzeit möglich Kapazitätsauslastung nach Leistungsträgern detailliert erkennbar Grafische Darstellung der Maschinenauslastung Materialwirtschaft Lagerverwaltung (Bestell- und Lieferbuch) Lagerverwaltung nach Mengen und Warenwert Material kann in zwei unterschiedliche Maßeinheiten umgerechnet werden (z.b.: EK in kg/vk in qm) Schon bei einer Anfrage beim Vorlieferanten kann eine ID-Nummer vergeben werden Buchungen des Wareneingangs gem. ID-Nummer (Barcode wird unterstützt) Durchgängige Dokumentation für ISO-Norm Bestellungen und Zubuchungen sind sowohl für das Lager als auch für einen Auftrag möglich Anzeige von frei verfügbaren Mengen unter Berücksichtigung von Bestellungen, Reservierungen und Lagerbestand Warnung bei Unterschreiten von Meldebeständen und Mindestmengen sowie automatisches Erstellen eines Bestellvorschlags möglich Mengen und Preise werden gesammelt oder gemäß Teil- und Einzellieferungen bewertet; maßgeblich für Nachkalkulation und Inventur mit realen Werten Festhalten von Bestandswerten für Stichtagsinventuren möglich, ohne das Tagesgeschäft zu beeinflussen (Parallelperioden), Inventurlisten sind individuell erstellbar Lieferantenbewertung (z.b.: Lieferzeiten, Pünktlichkeit, Preise, Sortiment) Lieferanten-Reklamationsbearbeitung Stellplatzverwaltung Chaotisches Lagersystem unter Vergabe freier Stellplätze EDV gesteuertes Ein und Auslagern der Waren (Barcode wird unterstützt) Einzelversand über Packstücke (Definition über Inhalt und Gewicht) Druck von Versandetiketten Kosten der Verpackung erfassen (Material und Leistung) Versandkostenermittlung Schnittstellen zu Versandsoftware UPS WorldShip UPS Internet Shipping DHL ESYLOG DPD Paketschein Software GLS Gepart Weitere auf Anfrage Sendungsdaten werden von APL-SYSTEM automatisch an die Versandsoftware übergeben und die entsprechende Anzahl der Paketscheine bzw. Etiketten erstellt Verwaltung der Trackingnummer in APL-System und Weitergabe an den Lieferschein Betriebsdatenerfassung (BDE und Nachkalkulation) Kompakte Schnellübersicht, Gegenüberstellung von Vor- und Nachkalkulation sowie der Erlöse lt. Rechnung Detailgenaue Übersicht aller Positionen Manuelle und automatische Zubuchung möglich Erfassung von Leistungen und Materialien in einer Eingabemaske Zentrale BDE Datenerfassung manuell oder über Auftragsplan (Barcode wird unterstützt) Kosten von Fremdleistungen werden über Rechnungseingang dem Auftrag zugebucht 5

6 Personenzeiterfassung (PZE) Datenerfassung an zentralen oder dezentralen Erfassungseinheiten Eingabe manuell, mit Barcode, Magnetkarte oder Chipsystem möglich Arbeitszeitmodelle sowie Kommt- und Geht-Zeiten für einzelne Mitarbeiter und für Gruppen frei definierbar Übertragung der ausgewerteten Stempelkarte manuell oder per Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Projekt- und Kontraktverwaltung Darstellung des gesamten Projekts mit allen Arbeitsnummern und Dokumenten Beliebige Anzahl von Teilprojekten Aufgabenzuteilung für Einzelpersonen und Teams Freidefinierbare Zeiträume und Termine Darstellung des gesamten Projektpreises Budgetüberwachung durch Verrechnung der Fakturawerte Kundenkontrakt: Überwachung vereinbarter und erfüllter Mengen Aktueller Stand jederzeit abrufbar Lieferantenkontrakt: Überwachung vereinbarter und erfüllter Mengen Aktueller Stand jederzeit abrufbar Automatische Vorgabe vereinbarter Preise in Bestellung Durchgehende Kontrakt- oder Bezeichnungsnummern werden automatisch in die Bestellung übernommen Kommunikation Customer-Relationship-Management (CRM) Einfaches Kundenbeziehungsmanagement und Kundenpflege CRM ist eingebunden in alle von APL SYSTEM gespeicherten Daten und Informationen Aufschluss über die Kontaktentwicklung in einer History Informationen über Firmen und einzelne Gesprächspartner abrufbar Sämtliche auftragsrelevanten Daten stehen zur Einsicht bereit Auch buchhalterische Fakten wie Umsätze, offene Posten und Auftragsentwicklung stehen als Input bei laufenden Gesprächen und Kontakten zur Verfügung Ein Kontakteintrag besteht aus User / Tag / Uhrzeit / Kontaktart / Gesprächspartner/ Kennzeichnung als in- /oder outbound Kontakt / Wiedervorlage und Kurzbemerkung Umfangreiche Gesprächsnotizen können einem Kontaktzeile zusätzlich zugeordnet werden Wiedervorlagen werden nach Tag und Zeitangabe in der To Do Liste angezeigt und durch Doppelklick aufgerufen Kontakte können zur Wiedervorlage an Kollegen weitergeleitet werden Telefon- und -Verbindungen werden per Mausklick aktiviert Listen und Übersichten frei definierbar Terminvergabe in Verbindung mit dem integrierten Kalender Optional zur Weitergabe an Handy und Smartphone mit Outlook synchronisierbar Exporte in MS-Excel können definiert und immer wieder aufgerufen werden Werbeaktionen können definiert und für Kunden hinterlegt werden Umfangreiche Verteilerfunktionalitäten (Newsletter, Faxmailing, ) sind bereits im Standard enthalten Benutzerspezifische Filter und Ansichten APL Call Computerunterstützte Telefonwahl (CTI/TAPI) Anzeige von ankommenden Gespräche mit Name und Nummer Stellvertretende Gesprächsannahme möglich, Sicherstellen des Rückrufs per Kurzinfo an den zuständigen Mitarbeiter Mit Suchfunktion direkter Zugriff auf alle Telefonnummern aus allen Adressdaten Auch an nicht in APL System eingebundenen Arbeitsplätzen einsetzbar In APL-CRM enthalten 6

7 -Verwaltung Dokumente können direkt aus APL-SYSTEM als Fax oder versendet werden Archivordner für s und Faxe frei definierbar Alternativ Zuordnung zu einem oder mehreren Aufträgen und Vorgängen möglich Versand und Export aller Dokumente im PDF-Format Optional können die Funktionen von MS-Outlook eingebunden werden Finanzwesen Finanzbuchhaltung Beliebig mandantenfähig DATEV- und SEPA-Export inbegriffen Zahlungsverkehr im DATEV-Format Verbuchen der Bankkonten Ermitteln von offenen Posten Mahnwesen Übersicht der Zahlungshistorie Kostenrechnung (setzt Finanzbuchhaltung voraus) Soll- und Istwerte der letzten zwölf Monate werden je Kostenstelle gegenübergestellt Stundensätze werden zeitnah ermittelt und im Vergleich angezeigt Die Aktualisierung der Stundensätze kann jederzeit pro Kostenstelle erfolgen Spezifische Anpassungen sind möglich und werden nach Aufwand berechnet Barverkauf Kasse Integrierte Ladenkasse Lieferscheinerstellung und Rechnungsdruck Einbinden von Staffel- und kundenspezifischen Preisen Automatisches Durchbuchen in die FiBu und in ein Kassenjournal Löschen offener Kundenrechnungen aus OP-Liste bei Barzahlung Buchen von Vorauszahlungen und Barentnahmen möglich Produktionsaufträge sind auch über die Barverkaufs-Kasse möglich Provisionsabrechnung Umsatzprovision in Prozent je Vertreter als Standard Nach Absprache sind kundenspezifische Modelle lieferbar und werden nach Angebot oder Aufwand berechnet E-Commerce Kunden- und Außendienstportale und alle E-Commerce-Anwendungen münden in APL-System Aufträge werden automatisch angelegt und durch die Produktion bis hin zur Fakturierung und Auslieferung geführt Zahlreiche Schnittstelle zu Webshops und Webportalen von Drittanbietern sind bereits im Standard enthalten WEB-Lösungen APL-Mobil Einbindung externer oder mobiler Arbeitsplätze Ermöglicht das Arbeiten von weiteren, vollwertigen Usern Zugriff auf alle Arbeitsbereiche in Echtzeit Anbindung über VPN/CITRIX Beispiel aus der Praxis Zeiterfassung durch Werbetechnik-Monteure auf Baustellen per Smartphone möglich 7

8 APL-WEB Kundenplattform für direkten Auftragsdialog Für wiederkehrende Kundenanfragen und Aufträge entwickelt Wichtiges Instrument der Kundenbindung- und pflege Kundenspezifische Drucksachen und Produkte werden in APL-SYSTEM vordefiniert und für APL- WEB bereitgestellt Kunden erhalten ein Login und können ihre Drucksachen und Produkte via Internet in Auftrag geben Produktvariablen werden abgefragt und beim Preis und bei der Fertigung berücksichtigt Der Kunde erhält Rückmeldung über spezifische Preise pro Stück oder Verpackungseinheiten mit evtl. Lagermenge Jeder APL-WEB-Auftrag wird automatisch in APL-SYSTEM angelegt und durch die Fertigung und die Verwaltung geführt APL-WEB ist die konsequente Umsetzung von Print on Demand, damit lohnen sich auch viele Kleinaufträge Nutzung durch Kunden auch ohne Login möglich Kundenanfragen für frei definierte Druckerzeugnisse werden automatisch in APL-SYSTEM als Arbeitsnummer angelegt und für die Kalkulation bereitgestellt Das besondere Highlight: APL-WEB ist auch als Inhouse-Lösung für besonders schnelle Auftragsbearbeitung einsetzbar Wiederkehrende (kundenspezifische) Produkte werden von den Sachbearbeitern mit APL-WEB direkt in das System eingelesen und automatisch durch den gesamten Betrieb bis zur Erstellung des Lieferscheines geführt Diese WEB-User benötigen keine zusätzliche APL-Lizenz Lettershop Mehrere individuelle Jobs aus Druckaufträgen, Beistellungen und Lettershop- Konfektionierungen können unter einer Kalkulationsnummer zusammengeführt, kalkuliert, bestellt und fakturiert werden Rechnungsstellung nach Anforderung des Auftraggebers als Einzelposition mit Beschreibung in einer Gesamtrechnung oder als Einzelrechnung pro Job aufgeschlüsselt Die Portoabrechnung berücksichtigt div. Steuersätze und Rabatte und bucht direkt in die optionale FiBu Verauslagte Fremdleistungen und Portokosten sowie Beistellungen werden über den Wareneingang auftragsbezogen erfasst und die Kosten über die Eingangs-Rechnungskontrolle zugewiesen Koch APL-Systems GmbH Benzstraße 6A D Diedorf bei Augsburg +49 (0)

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