Neue Wege für die öffentliche Verwaltung durch Prozessmanagement

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1 Neue Wege für die öffentliche Verwaltung durch Prozessmanagement Initiative BPM4eGov 7. Netzwerktreffen 15. Juni 2012 in Bern Georg Gelhausen

2 Agenda 1. Motivation 2. Auftrag 3. Reifegradanalyse 4. Projektstrategie BMI 5. Ergebnisse und Nutzen 6. Ausblick: Nationale Prozessbibliothek

3 Motivation 1. Konsolidierungsdruck (Schuldenbremse) 2. Demografischer Wandel 3. Technologischer Wandel 4. Grenzenlose Kommunikationsmöglichkeiten 5. Gesteigerte Erwartungen an die Servicequalität 6. Gesteigerte Erwartungen an Transparenz und Informationszugang 7. Verlagerung von Kompetenzen im europäischen Mehrebenensystem

4 Auftrag Regierungsprogramm 17.LP Für die Erhebung und Analyse von Prozessen sollen für die Bundesverwaltung Grundlagen geschaffen und Prozesse grundsätzlich nach einer besser vergleichbaren Methode dokumentiert werden. Basis für transparente Praxislösungen Aufbau Prozessmanagement Verbindung zwischen Prozess und IT Portaltechnik als Kollaborationsplattform Ressort- und ebenenübergreifende Lösungen, wo sinnvoll

5 Auftrag Bundesrechnungshof (Bericht vom 15. Juni 2010) Der Bundesrechnungshof empfiehlt der Bundesregierung, Geschäftsprozessmanagement in allen Behörden effektiv zu etablieren, ganzheitlich umzusetzen und dabei die wesentlichen Erfolgsfaktoren zu beachten, Ressortübergreifend zu fördern und zu koordinieren und als eigenständigen Schwerpunkt der Verwaltungsmodernisierung zu verankern

6 Handlungsempfehlungen der Reifegradanalyse (durchgeführt vom CC E-Government der Uni Münster mit der Picture GmbH) Prozessdenken in den Köpfen der Führungsköpfe verankern Integriere Prozessmanagement in die Strategie Beziehe Mitarbeiter mit ein Analysiere und optimiere Prozesse mithilfe IT Dokumentiere Prozesse und miss ihre Leistung Kooperative Prozessvergleiche für Prozesse einsetzen Stelle geeignete Schulungen zum Prozessmanagement bereit Stelle ein ganzheitliches, kontinuierliches und nachhaltiges Prozessmanagement sicher

7 Projektansatz des BMI: Alles unter einem Dach Aufbau eines zentralen SSC für GPM im BVA Führungsprozesse Kernprozesse BMI Zentrales Portal für alle Unterstützungsprozesse Alles unter einem Dach!

8 Das Prozessmodell als Leitplanke für relevante Steuerungsinformationen Service Level Agreement Relevanter Kunde Anzahl der Nutzer Verfügbare Dienste IT-System/ Dienst Prozess- Management Prozess/ Aufgabe/ Aktivität Checklisten Rolle/ Org.-Einheit Dienstgrad Kapazität Bindung Jahresarbeitszeit Kennza hl Bearbeitungszeit Durchlaufzeit Schwachstelle Attribute Zweckkritik Attribute Aufgabenkritik Dokument/ Geschäftsobjekt

9 Rahmenwerk als verbindliche Grundlage Prozess- Management- Methoden + Werkzeuge Level-Konzept Konventionenhandbuch Modellierungsleitfaden Implementierungshilfe Auswertungen Verfahren zur Prozessaufnahme, Review, Feedback etc. Prozess- und IT-Modell Prozess- Management- Organisation Definierte Rollen des Prozessmanagements Klare Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen Gesteuerte Verbesserungsprojekte koordiniert durch den Lenkungskreis

10 Das Wesentliche in den Blick nehmen ohne den Überblick zu verlieren! 1. Prozessuntersuchungsebene (Wertschöpfungskettendiagramm - WKD) 80/20-Regel 2. Prozessuntersuchungsebene (Ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK) 80/20-Regel bei Bedarf 3. Personalbedarfsermittlung bei Bedarf

11 Roll-out und Vernetzung Pilotphase Erweiterte, modifizierte Referenzmodelle Referenzmodelle Version 1 Referenzprozesshaus Referenzmethode Referenzprozesse Weitere GB- Behörden Referenzprozesshaus Referenzmethode Referenzprozesse Methoden- und Kompetenzzentrum

12 Ergebnisse und Nutzen Der prozessorientierte Ansatz fördert die Verwaltungsoptimierung Standardisierte Methoden und Templates für alle Behörden schaffen hohe Qualität, Vergleichbarkeit, Transparenz Zusammenführung von IT und Prozessen bringt sehr gute Optimierungsergebnisse Durch die Prozessbibliothek wird der Best-Practice Gedanke nachhaltig gefördert Vergleichbarkeit zwischen Behörden VERWALTUNG I N N O V A T I V

13 Prioritätenempfehlung Herausforderung 2 1 Governance 1 2 Change-Management: 3 3 Content Generierung Methoden und Werkzeuge Know how Transfer Prioritäten

14 Identifikation relevanter Notationen für die öffentliche Verwaltung Bereitstellung von (Referenz-)Prozessen für die verschiedenen Sichten auf Verwaltungsleistungen Zuordnung verfügbarer Services und Software zu den Prozessen Aktive Communities, die Prozesse kontinuierlich optimieren und die durch die EU-DLR angestoßene Neuordnung von Back- / Frontoffice- Prozessen weiterführen

15 NPB-Lösungsansatz

16 NPB im föderalen Kontext politisch Regierungsprogramm EGovG (Entwurf) Maßnahme im IT-Planungsrat Schnittstellen / Schnittmengen Qualtitätsmanagement strategisch GDI-DE FIM Open data Plattform Communitiy- Plattform Rechtsrahmen xprozess Leistungsvergleiche operativ P23R Technik, Betrieb (managen!)

17 Kontaktdaten Georg Gelhausen Bundesministerium des Innern Referat O 5 Modernisierungsinstrumente Graurheindorfer Straße Bonn T +49 (0)

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