Effekte nach der Outlook- Umstellung

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1 Effekte nach der Outlook- Umstellung (im Rahmen der Exchange-Server-Umstellung am ) Inhalt Effekte nach der Outlook-Umstellung...1 Inhalt...1 Änderungen an diesem Dokument...1 Einleitung...2 Hilfe...2 Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver...2 Unzustellbare Mails durch Benutzung zwischengespeicherter, alter Mailadressen...2 Alte Verteiler- / Mailinglisten...3 Aktualisierung alter Verteilerlisten...4 Lösung 1: Nur wenige Einträge in der Verteilerliste...4 Lösung 2: Viele Einträge in der Verteilerliste...4 Unzustellbare Mails durch Benutzung von alten Verteiler-/Mailinglisten...5 Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl...6 Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden...6 Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht...7 Kontakte-Ordner beim Schreiben einer nicht verfügbar...7 Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte...7 Es fehlen Adresseinträge in der globalen Adressliste...8 Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten...9 Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs...9 Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl...9 Änderungen an diesem Dokument Version Datum Grund Erste Version des Dokumentes Neu: Unzustellbare Mails durch Benutzung von früheren Mailinglisten 1.02 Neu: Behandlung fehlerhafter Mailinglisten unter Lösung Neu: Fehlende Adresseinträge; überarbeitet: Doppelte Einträge Kontakte/Contacts, Posteingang/Inbox, etc.

2 Einleitung Die Umstellung des Microsoft Mailserver-Systems ntmail (Exchange) erforderte die Umkonfiguration von Outlook auf den neuen Mailserver daraus resultierten Effekte, die in diesem Dokument zusammengefasst werden sollen. Gleichzeitig soll das Dokument dazu dienen, bei Bedarf Anleitung zur Behebung zu geben. Zielgruppe dieses Dokumentes sind insbesondere erfahrene Outlook-Benutzer, insofern werden teilweise Detailkenntnisse vorausgesetzt, die nicht extra noch Erwähnung hier finden. Ein Wort vorweg: Dass diese Effekte auftreten, hängt wesentlich von der Weise ab, mit der mit Outlook gearbeitet worden ist. Hilfe Weitere Hilfe erhalten Sie bei Bedarf beim User Consulting Office (UCO) unter Tel oder per an Beachten Sie bitte ggf. auch noch die folgende Webseite mit allgemeinen Informationen zur Mailserver- Umstellung: Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver Kurz gesagt: Outlook merkt sich zur einfacheren Benutzung durch den Benutzer viele Einstellungen leider bedeutet dies bei einer solchen Umstellung, wie sie bei DESY durchgeführt wurde, auch, dass viele alte Verweise wie Verknüpfungen, Mailadressen, Kontakteordner etc. noch direkt auf den alten Mailserver zeigen. Da dieser aber nicht mehr zur Verfügung steht, führt das zu unterschiedlichen Effekten. Unzustellbare Mails durch Benutzung zwischengespeicherter, alter Mailadressen Es kann vorkommen, dass Sie Mail als unzustellbar markiert mit Absender Systemadministrator zurück erhalten außer dass es natürlich möglich ist, dass der Empfänger tatsächlich nicht existiert, kann das daran liegen, dass sich Outlook eine nun falsche Adresse gemerkt hat. Abhilfe schafft dann das Löschen der NK2-Datei(en) in H:\Application Data\Microsoft\Outlook beziehungsweise in H:\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook: 1. Öffnen Sie den Explorer. 2. Wechseln Sie zum o.a. Verzeichnis. 3. Markieren Sie die Dateien mit der Endung NK2 (oder Office Data File ). 4. Benennen Sie diese Dateien um. 5. Damit ist der so genannte Nickname-Cache von Outlook gelöscht. Anm.: Wenn die automatische Outlook-Umstellung durch NetInstall erfolgreich war, sollte dies alles nicht notwendig sein, da NetInstall genau dies macht das NetInstall-Verfahren schlägt allerdings fehl, wenn: 1. Outlook zum Zeitpunkt des NetInstall-Ablaufes entweder auf dem Rechner, auf dem der Ablauf gerade stattfand oder auf einem anderen Rechner des gleichen Benutzers gerade geöffnet gewesen ist oder Seite 2

3 2. nicht mit dem Standard-Outlook-Profil von NetInstall gearbeitet wurde/wird dieses Profil heißt Default Outlook Profile. Anm.: Es werden so viele NK2-Dateien angelegt, wie Outlook-Profile des Benutzers vorhanden sind. Alte Verteiler- / Mailinglisten Über den zentralen unterstützten Mailinglisten-Server hinaus zur Beschreibung siehe im Web unter war es in Outlook beziehungsweise auf Exchange auch möglich, selbst eigene Verteilerlisten ( distribution lists ) anzulegen oder diese in öffentlichen Ordnern abzulegen. Sofern noch nicht versucht wurde, diese Verteilerlisten per Schaltfläche Jetzt aktualisieren in der Bearbeitungsoberfläche einer solchen Verteilerliste zu aktualisieren, sollten diese Mailinglisten wie gewohnt funktionieren sofern es allerdings bereits versucht wurde, sei auf den Abschnitt weiter unten verwiesen. Grundsätzlich sollten allerdings alle alten von Anwendern über Outlook angelegten Verteilerlisten einmal aktualisiert werden, weil alte darin existierende Einträge vielfach auf den alten Mailserver zeigen dürften; dass dies gegeben ist, lässt sich wie folgt kontrollieren. 1. Öffnen Sie die Verteilerliste, so dass die rechts exemplarisch gezeigte Oberfläche erscheint. Ein erstes Indiz, dass es in der Verteilerliste alte Einträge gibt ist, dass in der Spalte E- mail-adressen auftauchen, die die folgende Form haben: vorname.nachame@desy.de 2. Eine genauere Kontrolle ist möglich, indem einzelne Einträge per Doppelklick geöffnet werden sehen diese aus wie unten links gezeigt, ist eine Aktualisierung wie weiter unten beschrieben angezeigt drücken Sie nicht die Schaltfläche Jetzt aktualisieren! Einträge wie unten rechts gezeigt sind dagegen unkritisch der Unterschied ist, dass wie unten links aussehende Einträge über die Funktion Mitglieder auswählen aus dem alten Mailserver- Adressbuch hinzugefügt wurden und damit von der Mailsystemumstellung betroffen sind, während Einträge der Form unten rechts manuell über Neu hinzufügen vorgenommen wurden. Seite 3

4 Aktualisierung alter Verteilerlisten Zur Aktualisierung alter Verteilerlisten gibt es zwei Möglichkeiten, die nun beschrieben werden. Lösung 1: Nur wenige Einträge in der Verteilerliste Entfernen Sie alle Einträge, deren -Adresse mit desy.de endet aus der Verteilerliste und fügen Sie die gewünschten Empfänger anschließend wieder über die Funktion Mitglieder auswählen hinzu. Lösung 2: Viele Einträge in der Verteilerliste Wenn Lösung 1 bei umfangreichen Verteilerlisten droht, zu lange zu dauern, gehen Sie wie folgt vor Achtung dieses Verfahren ist ohne Änderung so nur anwendbar, wenn Sie nur desy.de- -adressen haben, die vormals per Mitglieder auswählen hinzugefügt wurden: 1. Kopieren Sie die zu bearbeitende Verteilerliste aus Sicherheitsgründen. (Einfachstes Kopier-Vorgehen: Bevor Sie die Verteilerliste öffnen, markieren Sie die Verteilerliste zunächst per einfachem Mausklick, drücken einmal Strg-C und dann Strg-V dies fügt eine Verteilerliste gleichen Namens in den Kontakteordner ein, die dann umbenannt werden sollte etwa in Name der Verteilerliste Orginal.) 2. Öffnen Sie nun die entsprechende Mailingliste. 3. Klicken Sie im Menü des Fensters der Verteilerliste auf Datei. 4. Klicken Sie auf Speichern unter. 5. Es öffnet sich der nebenstehende Dialog speichern Sie die Liste zum Beispiel auf dem Desktop und achten Sie beim Speichern darauf, dass dies im Format Nur Text (*.txt) erfolgt (siehe rechts). 6. Löschen Sie nun aus der Verteilerliste in Outlook alle alten Einträge. 7. Öffnen Sie per Klick auf Mitglieder auswählen den entsprechenden Dialog. 8. Öffnen Sie die auf dem Desktop abgelegte Textdatei mit den Daten der alten Verteilerliste per Doppelklick. 9. Markieren Sie beispielsweise per Maus nur die -Adressdaten wie rechts im Beispiel gezeigt und kopieren Sie diese Daten per Bearbeiten Kopieren (oder Strg-c); markieren Sie nicht den oberen Bereich! Seite 4

5 10. Wechseln Sie nun in den Mitglieder auswählen - Dialog von Outlook. 11. Klicken Sie in das weiße Feld unter Zur Verteilerliste hinzufügen. 12. Fügen Sie die aus der Textdatei kopierten Daten dort über die Tastenkombination Strg-V ein. 13. Stören Sie sich nicht an dem unformatierten Aussehen und bestätigen Sie Ihre Eingaben per Klick auf OK. 14. Wenn Sie nun auf einen der so erzeugten Einträge doppelklicken, sollten die Felder des Bildes auf Seite 3 ganz unten links nicht mehr leer, sondern mit Informationen gefüllt sein. 15. Speichern und schließen Sie Ihre so aktualisierte Verteilerliste. 16. Löschen Sie dann noch die auf dem Desktop abgelegte Datei. Unzustellbare Mails durch Benutzung von alten Verteiler-/Mailinglisten Sollten Sie bei der Verwendung alter Ver- teilerlisten als unzustellbare gekennzeich- nete Rückläufer erhalten, ist eventuell eine Mailingliste verwendet worden, bei der durch betätigen der Jetzt aktualisieren - Schaltfläche versucht wurde, die Einträge zu aktualisieren. Dies ist in einer Verteilerliste dadurch ersichtlich, dass die Einträge der Verteilerlis- te nicht mehr wohl formatiert aussehen, sondern von der Form sind, wie im Bild rechts zu sehen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall zum Vorgehen bitte an das UCO. Seite 5

6 Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl In Outlook hat man unter der Voraussetzung, die entsprechenden Zugriffsberechtigungen zu haben, die Möglichkeit, auf anderer Personen Posteingänge, Kalender, etc. Zugriff zu nehmen. Dies richtet man wie rechts stehend gezeigt ein, indem man Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers wählt. Dadurch wird einerseits der Ordner geöffnet, andererseits auch wie rechts gezeigt eine dauerhafte Verknüpfung in diesem Menü angelegt. Derartige existierende alte Verknüpfungen schlagen nun fehl und sollten vor dem Anlegen neuer Zugriffe gelöscht werden. Leider macht Microsoft dies nicht einfach es ist nur über einen Registry-Eingriff möglich und sollte nur von damit vertrauten (!) Personen durchgeführt werden. Vorgehen: 1. Schließen Sie ggf. Outlook noch und starten Sie Regedit. 2. Ggf. einen Sicherheitsexport des folgenden Registry-Zweiges vornehmen 3. Wert 101e0390 in HKEY_Current_User\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\<ProfileName>\0a0d c löschen. (siehe auch Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden Dies kann zwei Ursachen haben: 1. Sie besitzen nicht die Berechtigungen, darauf zuzugreifen bitte überprüfen Sie die Berechtigungen auf Seiten desjenigen, der / die Ihnen Zugriff gewähren möchte: Rechter Mausklick auf den Ordner, auf den zugegriffen werden soll (also etwa Kalender) Eigenschaften Karteikarte Berechtigungen. 2. Beim o.g. Vorgehen schlägt Outlook verschiedene Kategorien vor, auf die man Zugriff bekommen soll: Posteingang, Kalender, Kontakte - wurden die Berechtigungen überprüft und es ist beispielsweise doch kein Zugriff auf den Kalender möglich, so liegt das mit hoher Wahrscheinlichkeit daran, dass es ein Ordnerkollisionsproblem beim Zugriff-Gebenden gibt derart, dass dort beispielsweise nicht nur der Ordner Kalender existiert, sondern auch der Ordner Calendar, der dann in diesem Fall tatsächlich von Outlook angesprochen wird (ebenso für Posteingang Inbox, Kontakte Contacts, etc. ). Seite 6

7 Schnelle Lösung in diesem Fall: Kopieren aller Daten aus dem einen in den anderen Ordner, wobei es Tricks gibt, dies sehr schnell zu tun - Anleitung an dieser Stelle aus Zeitgründen wohl später, derzeit fragen Sie bitte im UCO um Hilfe dazu nach. Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht Dies kann passieren, wenn Verknüpfungen auf der Outlook-Startleiste links im Bild von Outlook nicht neu erstellt wurden oder aber früher von Hand angelegt wurden löschen Sie in diesem Fall einfach die alte, nicht funktionierende Verknüpfung und erstellen Sie eine neue (rechter Mausklick z.b. auf den Kalender-Ordner Zur Outlook-Leiste hinzufügen. Kontakte-Ordner beim Schreiben einer nicht verfügbar Wenn Sie beim Adressieren einer neuen Mail in der Mail die An / To -Schaltfläche verwenden und versuchen, den Kontakte / Contacts -Eintrag Ihres persönlichen Adressbuches zu verwenden, kann das fehl schlagen, wenn dies noch der alte Eintrag ist, der auf den alten Ordner vom alten Mailsystem zeigt. Um das Problem zu beheben und Ihr Adressbuch wieder auf diese Weise verwenden zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Starten Sie Outlook 2. Wählen Sie Extras Konten (Englisches Outlook: Tools Accounts) 3. Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten / View or change existing directories or address books 4. Klicken Sie auf die Weiter -Schaltfläche 5. Markieren Sie den Eintrag Outlook Adressbuch / Outlook Address Book per Mausklick links 6. Klicken Sie die Ändern - / Change -Schaltfläche 7. Markieren Sie das Adressbuch: Kontakte: Mailbox Name / Contacts: Mailbox Name 8. Klicken Sie auf Adressbuch entfernen / Remove Address Book 9. Bestätigen Sie Ihre Aktion mit Schließen / Close und danach mit Fertigstellen / Finish 10. Das alte Adressbuch ist nun entfernt. 11. Schließen Sie Outlook komplett. 12. Starten Sie Outlook erneut. 13. Klicken Sie auf den Ordner Kontakte / Contacts in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste 14. Wählen Sie im Menü nun aus: Eigenschaften / Properties 15. Unter dem Punkt Outlook Adressbuch / Outlook Address Book aktivieren Sie die Option Diesen Ordner als Adressbuch anzeigen / Show this folder as an address book 16. Bestätigen Sie Ihre Eingaben per OK Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte Teilweise sehen Sie bei der Umstellung doppelte Einträge in Ihrer Mailbox auftauchen wie etwa Calendar / Kalender, Contacts / Kontakte, Inbox / Posteingang, etc.. Dies ist technisch bedingt und in vielen Fällen vorerst eher kosmetischer Natur. Probleme treten dann auf, wenn man etwa noch eine Verknüpfung auf der Outlook-Startleiste hat, die etwa auf Kalendar zeigte und nun nicht mehr funktioniert alte Verknüpfung löschen und neu für den aktuellen Kalender-Eintrag anlegen (s.o.). Seite 7

8 Probleme gibt es auch dann, wenn andere Personen versuchen, z.b. auf den Kalender zuzugreifen diese Zugriffe gehen dann immer auf den Calendar -Ordner (auch wenn Kalender angezeigt wird). Hintergrund: Es gibt so genannte vordefinierte Systemordner in jeder Mailbox sowie vom Benutzer selbst angelegte Ordner zu unterscheiden sind diese Systemordner von anderen dadurch, dass diese nicht vom Benutzer gelöscht oder umbenannt werden können. Sollten Sie diese doppelten Ordner loswerden wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Identifizieren Sie den so genannten Systemordner des Ordnerpaares, indem Sie per rechtem Mausklick auf die Ordner des interessierenden Ordner-Paars kontrollieren, welcher der beiden Ordner sich nicht löschen lässt dies ist der Systemordner, also etwa Contacts aus dem Paar Contacts/Kontakte. 2. Übertragen Sie alle Daten aus dem löschbaren Ordner in den Systemordner, also etwa von Kontakte in Contacts Anm.: Dies geht am einfachsten, indem Sie in Outlook ggf. eine Tabellenansicht anlegen, sich in dieser Ansicht die zu übertragenden Daten anzeigen lassen, per Strg-a alle Daten en bloc markieren (klicken Sie vorher auf irgendeinen Eintrag in diesen Daten), dann in den Systemordner wechseln, in das rechts in der Ansicht sichtbare Fenster klicken und per Strg-V die alten Daten dort einfügen. 3. Benennen Sie dann den alten Ordner um, also etwa Kontakte Kontakte alt 4. Verfahren Sie so mit allen eventuell existierenden Ordnerpaaren ( Aufgaben/Tasks, Kontakte/Contacts, Posteingang/Inbox, Postausgang/Outbox, Gesendete Objekte/Sent Items, Gelöschte Objekte/Deleted Items, Kalender/Calendar, Entwürfe/Drafts ). 5. Um nun die Bezeichnung der Systemordner der Sprache Ihres Outlooks anzupassen - also etwa Calendar in Kalender umzubenennen - schließen Sie zuerst Outlook. 6. Starten Sie Outlook nun neu mit der Kommandozeilenoption /resetfoldernames - Vorgehen: a) Öffnen Sie das Startmenü ( Start ) b) Klicken Sie auf Ausführen / Run c) Geben Sie in dem neu geöffneten Fenster ein: C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\outlook.exe /resetfoldernames Achtung: Inklusive der Anführungszeichen! d) Anm.: Diese Befehlszeile wirkt nur, wenn Outlook unter diesem Pfad installiert wurde. 7. Löschen Sie ggf. die nun überflüssigen alten Ordner Es fehlen Adresseinträge in der globalen Adressliste Derzeit kann es noch vorkommen, dass Outlook Adressen / Personen nicht kennt, die es früher noch kannte. Dies liegt daran, dass die so genannte globale Adressliste ( Global Address List ) noch nicht alle bei DESY existierenden Einträge enthält eine zentrale Lösung dieses Problems ist für diese Woche ( ) angestrebt. Bis dahin bieten sich zwei Alternativen an, um das Problem zu umschiffen: 1. Geben Sie im -Programm den Empfänger direkt ein: vorname.nachname@desy.de. 2. Benutzung des DESY-Telefonbuches im Web: a) aufrufen. b) Gewünschte Person suchen. c) In dem Suchergebnis auf die gewünschten Person klicken. d) Damit sollte sich Ihr -Programm mit einem Fenster zur Erstellung einer neuen Mail öffnen, in dem die richtige Empfängeradresse bereits eingetragen sein sollte. Seite 8

9 Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten Beim Schreiben einer Mail erhält man mehrere Einträge für die Person, an die man schreiben möchte dies passiert derzeit noch, weil es viele Personen bei DESY gibt, die zu unterschiedlichsten Zwecken mehrere Mailadressen alle unter dem gleichen Namen haben. Lösungsmöglichkeiten: 1. Schreiben Sie explizit an 2. Versuchen Sie, über die Eigenschaften des Empfängers (rechter Mausklick auf den Namen) anhand der zugehörigen Account-Namen herauszufinden, welches der richtige Empfänger ist. 3. Wenn Sie sich unsicher sind, schreiben Sie an alle möglichen Empfänger des gleichen Namens. Künftig sollen die Extra-Adressen auch dementsprechend in Outlook gekennzeichnet werden das Verfahren ist in Arbeit und soll diese Woche ( ) noch zur Verfügung stehen. Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs Es ist möglich, Web-basiert Mail auf dem neuen Server bearbeiten zu können dabei hängen die Bearbeitungsmöglichkeiten wesentlich vom verwendeten Browser ab: Mit dem Internet Explorer ist annähernd die gleiche Funktionalität gegeben wie mit Outlook. Zu erreichen ist der Mailserver über und die weiterleitende Verknüpfung hinter dem Verweis Zugang zu Exchange 2003 ( Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl Die Anmeldung am Mailserver über das Web-Interace kann aus zwei Gründen fehlschlagen: 1. Es ist nun einzugeben Domäne\Benutzername also etwa win\tmeyer. 2. Sie haben kein oder ein ungültiges Passwort für die neue Windows-Umgebung Bitte wenden Sie sich an das UCO oder Ihren Administrator. Seite 9