HINWEISE ZUM SELBSTBEWERTUNGSFRAGEBOGEN. (Anlage zum Antrag auf Bewilligung eines vereinfachten Verfahrens)

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1 MERKBLATT International HINWEISE ZUM SELBSTBEWERTUNGSFRAGEBOGEN (Anlage zum Antrag auf Bewilligung eines vereinfachten Verfahrens) 1. Allgemeines 1.1. Sachlicher Anwendungsbereich Der Fragebogen findet bei der Beantragung vereinfachter Verfahren ein- und ausfuhrseitig Anwendung (u.a. beim Antrag Zugelassener Ausführer.) Für die Bewilligung des Ermächtigen Ausführers (vereinfachte Ausstellung präferenzieller Warenverkehrsbescheinigungen) wird der Fragebogen (noch) nicht benötigt Themenumfang Die im Fragebogen angesprochenen Themenbereiche decken ausgehend vom unter 1.1. erläuterten sachlichen Anwendungsbereich sowohl einfuhr- als auch ausfuhrseitige Thematiken ab Herkunft Der Fragebogen wurde von der nationalen Kontaktstelle AEO (AEO = Authorized Economic Operator / Zugelassener Wirtschaftbeteiligter) in Nürnberg entwickelt. Es existieren zwei Selbstbewertungsfragebögen, einer bildet die Anlage für die AEO-Beantragung (Link 1 - siehe letzte Seite dieses Merkblattes), der andere bildet die Anlage für die Beantragung vereinfachter Zollverfahren (Link 2). Inhaltlich sind die Fragenbogen in großen Teilbereichen identisch, die Durchnummerierung der Fragen ist gleichlaufend. Ansprechpartner: Hedy Kling Bearbeitet am: } Durchwahl: 089 / IHK-Service: Tel. 089 / Fax: 089 / Anschrift: Balanstraße Homepage:

2 Seite 2 von 14 Gegenüberstellung: Themenkomplex 1. Informationen über das Unternehmen 2. Bisherige Einhaltung der Zollvorschriften 3. Buchführungs- und Logistiksystem Inhalt des Fragebogen für vereinfachte Verfahren im Verhältnis zum AEO-Fragebogen Frage ist im Unterschied zum AEO- Fragebogen nicht Teil des Fragebogens Vollständig identisch Fragenabschnitt 3.4. ist nicht Teil des Fragebogens. Die Frage ist im Unterschied zum AEO Fragebogen um einen Themenkomplex zur Exportkontrolle ergänzt! Fragen und sind nicht Teil der Fragebogens 4. Zahlungsfähigkeit Vollständig identisch 5. Sicherheitsanforderungen Gesamter Fragenkomplex fehlt Der Fragebogen zur Selbstbewertung für vereinfachte Verfahren ist nahezu identisch mit den Fragen, die bei der Beantragung des AEO C (zollrechtliche Vereinfachungen) beantwortet werden müssen Hinweis zum Zugelassenen Ausführer Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen wurden die Kriterien für die Erteilung der Bewilligung Zugelassener Ausführer (und der anderen vereinfachten Verfahren, vgl. 1.1.) angehoben. Vor diesem Hintergrund mussten die Bewilligungen Zugelassener Ausführer von den Hauptzollämtern bis zum vollständig auf den neuen Standard umgestellt werden. Die neuen Kriterien müssen selbstverständlich auch von Firmen, die den Zugelassenen Ausführer (oder andere vereinfachte Verfahren) neu beantragen, erfüllt werden. Grundsätzlich wird eine persönliche Absprache mit den Bewilligungsstellen der Hauptzollämter vor Abgabe des Fragebogens empfohlen. Die Abgabe des Fragebogens ist zwar grundsätzlich freiwillig. Es sei aber an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass sich diese Freiwilligkeit lediglich auf die Form des Fragebogens und nicht auf den Inhalt bezieht Nachträgliche Änderungen von Angaben des Fragebogens Sollte sich nach Abgabe des Fragebogens in der Firma eine Änderung ergeben, die zu einer abweichenden Antwort zu einzelnen Fragen des Fragebogens führt, so sind diese Än-

3 Seite 3 von 14 derungen dem zuständigen Hauptzollamt formlos anzuzeigen (z.b. neuer Geschäftsführer, neuer Zollbeauftragter, neues EDV-System etc.) Verweis auf Antragsformular Bei Fragen, die auf Inhalte abzielen, die bereits durch das Antragsformular der Bewilligung abgedeckt sind, besteht die Möglichkeit, auf den Antrag zu verweisen. Die in der nachfolgenden Hinweistabelle aufgeführten Verweise beziehen sich auf den Antrag Zugelassener Ausführer. Zu beachten ist dabei, dass das Antragsformular innerhalb der letzten zwei Jahre mehrfachen Änderungen unterzogen wurde, das aktuelle Formular finden Sie unter Link Hinweise zu den einzelnen Fragen des Fragebogens In den nachfolgenden Tabellen erscheinen aus pragmatischen Gründen vornehmlich die Fragen komplexerer Natur. Die Hinweise beziehen sich in der Regel auf die Beantragung des Zugelassenen Ausführers. Fragenkomplex 1 Nr. Frage Hinweise Benennen Sie bitte Name, Sitz und Rechtsform des antragstellenden Unternehmens Benennen Sie, soweit für die Gesellschaftsform Ihres Unternehmens zutreffend, a) die Haupteigentümer / -anteilseigner mit Vorname, Name, Anschrift, Geburtsdatum und Beteiligungsanteil, b) die Vorstandsmitglieder oder geschäftsführende Personen mit Vorname, Name und Geburtsdatum und c) die Mitglieder von Beiräten und Aufsichtsräten mit Vorname, Name und Geburtsdatum Beschreiben Sie kurz Ihre wirtschaftliche Tätigkeit / Benennen Sie (mit Anschrift) und geben Sie eine kurze Beschreibung der dort ausgeübten Tätigkeiten: a) die einzelnen Standorte Ihres Unternehmens sowie die Anzahl der Beschäftigten in jeder Abteilung (ggf. eine Circa-Angabe) und, Verweis auf Antrag (Bezug hier: Antragsformular Zugelassener Ausführer ) möglich. Verweis auf Handelsregister-Eintrag (A und B) möglich. Verweis auf Antrag (Felder 14b und 14c) möglich. Detaillierungsgrad abhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens. Z.B. Abgabe eines Organigramms unter Ergänzung der Anzahl der jeweils beschäftigten Personen.

4 Seite 4 von 14 b) die Standorte, an denen ein Dritter ausgelagerte Tätigkeiten für Ihr Unternehmen ausführt. / Beschreiben Sie die interne Organisationsstruktur Ihres Unternehmens sowie die Aufgaben/Zuständigkeiten jeder Abteilung Benennen Sie die wichtigsten Führungskräfte (Geschäftsführende Direktoren/innen, Abteilungsleiter/innen, Leiter/in der Buchhaltung, Leiter/in der Zollabteilung usw.) des Unternehmens und beschreiben Sie die diesbezüglichen Vertretungsregelungen Benennen Sie den jährlichen a) Umsatz b) Gewinn/Verlust Ihres Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren Geben Sie für das letzte abgelaufene Geschäftsjahr das a) Einfuhrvolumen (Menge und Wert in ) aus Drittländern, b) Ausfuhrvolumen (Menge und Wert in ) in Drittländer. c) Volumen (Menge und Wert in ) der Einlagerungen in und Auslagerungen aus einem Zoll- oder Steuerlager (soweit vorhanden). Schätzen Sie für die nächsten beiden Geschäftsjahre das jeweilige, voraussichtliche Volumen (sofern diesbezügliche Erkenntnisse vorliegen). (Angabe in den Felder 8.b, d des Antrags, Zusatzblatt Einfuhr/Ausfuhr) Kaufen Sie Waren von bzw. liefern Sie Waren an Unternehmen, die mit Ihnen verbunden sind (vgl. Artikel 143 ZK-DVO)? Wenn ja, an welche bzw. von welchen Unternehmen? Benennen Sie die in Ihrer Organisation für Zollangelegenheiten verantwortlichen Personen oder die Personen, die Zollangelegenheiten bearbeiten (z.b. Zollsachbearbeiter/innen, Leiter/in der Zollabteilung) mit Angabe des Vornamens, Namens, Geburtsdatums, der Stellung in der Organisation sowie des Kenntnisstands in Bezug auf Zollfachwissen (z.b. Art und Umfang der Ausbildung, Berufserfahrung; Teilnahme an Schulungsveranstaltungen, usw.) und/oder in allgemeinen Geschäftsangelegenheiten (z.b. kaufmännische Ausbildung). Teilweise Verweis auf Antrag möglich (Feld 13b). Die Angaben werden von den Hauptzollämtern vertraulich behandelt. Möglich ist die Einreichung eines Wirtschaftsprüfungsberichts oder eines Briefs mit entsprechenden Angaben vom Steuerberater. Teilweise Verweis auf Antrag möglich (Felder 8b, 8c und 8d). Sollten hinsichtlich der Volumina der kommenden Geschäftsjahre keine geschätzten Erkenntnisse vorliegen, ist die Angabe keine Erkenntnisse möglich. Informationen zur Verbundenheit finden Sie unter Link 4; die Verbundenheit ist von Interesse, da sie Einfluss auf die Preisgestaltung bei Lieferungen zwischen Verbundpartnern haben kann. Es muss unbedingt jemand in der Firma für das Thema Zoll zuständig sein (bei kleinen Firmen möglicherweise in Personalunion mit anderen Themen). Detaillierte Angaben (Vorname, Geburtsdatum) sind wegen der eindeutigen Identifizierung der entsprechenden Personen von Bedeutung. Länge der Tätigkeit einer Person im Zollbereich ist nicht ausschlaggebend, wichtig ist vielmehr die Qualifikation (z.b. durch entsprechende Ausbildung oder Schulungen) Das Seminarprogramm der IHK München zu außenwirtschaftlichen Themen finden Sie unter

5 Seite 5 von Beantworten Sie bitte folgende Fragen: a) Nehmen Sie Ihre Zollangelegenheiten im eigenen Namen und auf eigene Rechnung wahr? b) Lassen Sie sich in Zollangelegenheiten vertreten, wenn ja, durch wen und wie (direkt oder indirekt)? c) Vertreten Sie andere Personen in Zollangelegenheiten? Wenn ja, wen und wie (direkt oder indirekt)? (Geben Sie hier die wesentlichen Firmen an) (Angabe in Feld 1.d. des Antrags) Beantworten Sie bitte folgende Fragen: a) Beschreiben Sie Ihr Vorgehen zur Anlage, Änderung und Aufbewahrung von zollrelevanten Stammdaten (z.b. Codenummern, Zollsätze, Umsatzsteuersätze, Verbrauchsteuersätze, Artikelnummern, Lieferanten- und Kundenstamm) und Bemessungsgrundlagen (z.b. Zollwert). b) Welche Hilfsmittel (z.b. EDV, Schulungsunterlagen, verbindliche Zolltarifauskünfte) gibt es hierzu? Geben Sie einen Überblick über den präferenziellen und nichtpräferenziellen Ursprung der eingeführten Waren. Welche internen Maßnahmen haben Sie getroffen, um sich zu vergewissern, dass das Ursprungsland der von Ihnen eingeführten Waren zutreffend angegeben ist? Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise bei der Ausstellung von Präferenz- und Ursprungsnachweisen bei der Ausfuhr. Link 5. Verweis auf Feld 1d und gegebenenfalls Angabe der entsprechenden vertretenden Firmen. Bei direkter Vertretung sind Zustimmungserklärungen notwendig und dem Fragebogen beizulegen. Beschreibung der Vorgehensweise z.b. in Form einer Arbeitsanweisung zu der Thematik. Bei einer kleinen Firma könnte die Grundlage der Stammdatenverwaltung z.b. auch in Form einer Excel-Tabelle geführt werden. Erster Absatz: Die Frage bezieht sich auf die Wareneinfuhr. Der Aspekt der nicht-präferenziellen Ursprungsermittlung ist insbesondere in den Fällen relevant, wenn eine Firma Textilien und Stahlerzeugnisse einführt, da diese teilweise noch unter Einfuhrüberwachung stehen (z.b. Notwendigkeit der Vorlage von Ursprungszeugnissen bei der Einfuhr von Baumwoll-T-Shirts). Sofern zutreffend sollte beschrieben werden, wie Lieferantenerklärungen und Warenverkehrsbescheinigungen (EUR.1., EUR.Med) eingeholt, geprüft und archiviert werden. Der Überblick über den jeweiligen Ursprung der Waren kann beispielsweise in Form einer Excel- Tabelle gegeben werden. Zweiter Absatz: An dieser Stelle könnte beispielsweise eine Arbeitsanweisung angereicht werden, welche die Ausstellung und Archivierung von Präferenzund Ursprungsnachweisen (z.b. Ursprungszeugnissen) beschreibt. Eine Firma, die Produkte herstellt, sollte hier den Prozess der Präferenzkalkulation darstellen; eine Firma, welche Handel mit präferenziellen Ursprungserzeugnissen

6 Seite 6 von 14 betreibt, sollte die Verknüpfung zwischen den eingeholten und ausgestellten Präferenznachweisen erläutern. Fragenkomplex Beantworten Sie bitte folgende Fragen a) Wie viele Zollanmeldungen, getrennt nach Ein- und Ausfuhr wurden in den vergangenen drei Geschäfts- oder Kalenderjahren jährlich eingereicht? b) Sind in den kommenden Jahren wesentliche Änderungen der Fallzahlen zu erwarten? c) Bei welchen Zollstellen haben Sie überwiegend abfertigen lassen? d) Welche Vertreter in Zollangelegenheiten waren hierbei beteiligt? (vgl ) (Angabe in Feld 8.c. des Antrags, Zusatzblatt Einfuhr/Ausfuhr) Punkt b.) Sollten hierzu keine Erkenntnisse vorliegen, ist evtl. die Angabe keine Erkenntnisse möglich. Punkt c.) Hier sind sowohl Ausfuhr- als auch Ausgangszollstellen anzugeben. Diese Angabe soll den Hauptzollämtern ermöglichen, gegebenenfalls zu den entsprechenden Zollämtern Kontakt aufnehmen zu können. Es ist in der Regel nicht notwendig, Zollstellen anzugeben, über die nur in Einzelfällen abgewickelt wird. Fragenkomplex Verfügt Ihre Buchhaltung über einen Prüfpfad, der es den Zollbehörden ermöglicht, jede Eintragung bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen, um deren Richtigkeit zu überprüfen? Beschreiben Sie, durch welche Referenzmerkmale diese Verbindungen ermöglicht werden. Der Prüfpfad stellt die vollständige und kurzfristige Nachvollziehbarkeit von zollrelevanten Vorgängen im Buchführungssystem anhand von Verbindungen zwischen Warenbewegungen, Datenerfassung und Buchungsbelegen dar. Diese Verbindungen werden durch Referenzmerkmale ermöglicht. Sie können sowohl elektronisch als auch manuell sein. Sofern Ihr Unternehmen bisher nicht über einen derartigen Prüfpfad verfügt, beschreiben Sie, wie Sie sicherstellen, dass Zollkontrollen im Buchführungssystem erleichtert werden. An dieser Stelle muss die Verknüpfung der MRN (Movement Reference Number = Nr. auf dem Ausfuhrbegleitdokument oben rechts) mit der internen Referenznummer dargestellt werden. Die interne Referenznummer kann z.b. eine Rechnungs- oder Lieferscheinnummer sein. Der Typ der Referenznummer sollte für alle Sendungen der gleiche sein (nicht z.b. für Sammellieferungen die Rechnungsnummer und für Ersatzteillieferungen die Lieferscheinnummer). Durch die Sicherstellung dieses Prüfpfades bzw. dieser Referenzierung soll sichergestellt werden, dass sich ein potenzieller Zoll- oder Außenwirtschaftsprüfer gezielt und ohne große Recherchen ganz bestimmte Ausfuhrvorgänge anschauen kann Benennen Sie die in den nachfolgend aufgeführten Bereichen verwendeten Buchführungssysteme. Geben Sie jeweils mit an, ob es sich dabei um eine Standardsoftware, eine speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anwendungssoftware oder um eine manuelle Buchführung handelt: Empfohlen wird auch die Angabe des jeweiligen Release der verwendeten Software.

7 Seite 7 von 14 a) Finanzbuchhaltung b) Einkauf / Verkauf c) Material- oder Warenwirtschaft d) Logistik e) Zollabwicklung (z.b. Anschreibungen zum Zolllager, Abrechnung der aktiven Veredelung, Abwicklung des Ausfuhrverfahrens) Wie stellen Sie sicher, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer DV- Gestützter Buchführungssysteme bzw. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden? Gibt es in den EDV-Systemen eine Trennung der Funktionen Entwicklung, Test und Betrieb? Durch die Trennung wird sichergestellt, dass keine Entwicklungs- und Testdaten in die Betriebsdaten einfließen Wurden Anwendungen an externe Unternehmen ausgelagert? Wenn ja, a) benennen Sie jeweils die ausgelagerten Anwendungen des Buchführungssystems. b) wie ist sichergestellt, dass hinsichtlich der ausgelagerten Anwendungen die Ordnungsvorschriften und Aufbewahrungsregelungen eingehalten werden? c) an welches Unternehmen wurden die Anwendungen übertragen? d) haben Dritte den Status eines AEO und wenn ja, welches AEO-Zertifikat? Beschreiben Sie, wie in den Bereichen Material- oder Warenwirtschaft und Logistik Nichtgemeinschaftswaren bzw. Waren, die der zollamtlichen Überwachung unterliegen, von Gemeinschaftswaren bzw. nicht überwachungspflichtigen Waren unterschieden werden. Hier bietet sich möglicherweise ein Verweis auf die Frage an, verschiedene SW- Systeme sind hinsichtlich der Buchführungsgrundsätze zertifiziert (z.b. SAP). Einige EDV-System erlauben die parallele Benutzung von Produktiv- und Testsystemen. Dabei bildet das Produktivsystem die reale Geschäftsabwicklung ab, während das Testsystem lediglich eine Kopie des Produktivsystems darstellt, in dem u. a. EDV- Anpassungen getestet werden. Sollte dies in Ihrem Unternehmen der Fall sein, muss sichergestellt werden, dass keine Verwechslung/Vermischung der Systeme stattfindet. Dies kann beispielsweise durch entsprechende Zugriffsrechte geregelt werden. Als Antwort auf diese Frage kann unter Umständen ein einfaches Ja oder Nein genügen. Zu Punkt a.) z.b. bei Auslagerung an Steuerberater. Zu Punkt b.) z.b. vertragliche Festlegung. Diese Frage bezieht sich auf den Einfuhrbereich und zielt auf marktordnungsrechtliche oder verbrauchssteuerpflichtige Waren sowie Waren, die sich im Verfahren der aktiven Veredelung befinden. Mögliche Antworten: Kennzeichnung der Waren in der Buchführung, an der Ware und im Lager. Hilfreich zur Sicherstellung dieses Prozesses sind auch farbige, auffällige Aufkleber (z.b. mit der Aufschrift AV-Ware ), die an der Ware angebracht werden.

8 Seite 8 von Beschreiben Sie kurz die betriebsinternen Richtlinien zum internen Kontrollsystem (Maßnahmen wie: Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterschulungen, Kontrollvorgaben zur Aufdeckung von Arbeitsfehlern, Vier- Augen-Prinzip), die in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Produktion, Material- oder Warenwirtschaft und Logistik beachtet werden müssen. Wie erfolgt jeweils die Aktualisierung? Ist der Produktionsbereich klar vom Einkaufs-, Verkaufs- und Verwaltungsbereich in den Abläufen und Verantwortlichkeiten getrennt? Wer erstellt Kalkulationen bzw. Neukalkulationen? Beschreiben Sie das Verfahren zur Erstellung der Zollanmeldungen / Begleitdokumente und der zollrechtlichen Anschreibungen bzw. Aufzeichnungen. Welche internen Kontrollmaßnahmen sind hierbei vorgesehen? Welche Kontrollmaßnahmen erfolgen im Falle der Vertretung durch Dritte? Hier hängt der Detaillierungsgrad der Antwort wieder stark von Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Bei diesen betriebsinternen Richtlinien ist von besonderer Bedeutung, sie auf einem aktuellen Stand zu halten. Dies kann durch Hinweise innerhalb des Textes geschehen (z.b. aktualisiert am durch ). Inhaltlich kann hier beispielsweise die regelmäßige Durchführung von Stichprobenkontrollen angeführt werden (z.b. einmal pro Monat Durchsicht einer Ausfuhranmeldung durch Qualitätsverantwortlichen oder Zollbeauftragten). Auf den ersten Teilbereich der Frage kann möglicherweise als Antwort ein Ja oder Nein ausreichend sein. Im Rahmen des ATLAS-Ausfuhrverfahrens gilt als Anschreibung das Speichern des Vorgangs in der EDV/Buchführung. Zu Punkt a.) Zu beschreiben ist das Tool, über welches die Ausfuhranmeldung erstellt wird (z.b. Internetausfuhranmeldung Plus). Erläutern Sie den genauen Prozess der Erstellung der Ausfuhranmeldung Benennen Sie die für die Erstellung verantwortlichen Personen. Beschreiben Sie den Prozess der Informationsgewinnung für die Angaben in der Ausfuhranmeldung. Zu Punkt b.) Z.B. Stichproben. Möglich ist auch der Verweis auf die Frage Zu Punkt c.) Z.B. Stichproben Handeln Sie mit Waren, die handelspolitischen Maßnahmen oder Verboten und Beschränkungen unterliegen? Wenn ja, beschreiben Sie die Verfahren bzw. Förmlichkeiten für den Umgang mit Lizenzen und Genehmigungen. Handelspolitische Maßnahmen gem. Artikel 1 Nr. 7 ZK- Diese Frage ist aus Sicht des Zolls zentral für die Erteilung / Bestätigung der Bewilligung Zugelassener Ausführer. Es empfiehlt sich die Abgabe einer detaillierten Arbeitsanweisung zum Themenkomplex Exportkontrolle. Nähere Hinweise dazu, fin-

9 Seite 9 von 14 DVO sind z.b. Ein- und Ausfuhrbeschränkungen, Embargomaßnahmen oder mengenmäßige Beschränkungen. Nur für das vereinfachte Ausfuhrverfahren: [...] Wie lange werden die Daten im Produktivsystem vorrätig gehalten und wie lange werden diese Daten archiviert? Nach welchen Verfahren werden Zugriffsrechte vergeben? Wer ist verantwortlich für den Schutz des Computersystems? Verfügt Ihr Unternehmen über einen Notfallplan/Sicherheitsplan für den Fall von Systemstörungen oder Systemausfall? Beschreiben Sie diesen kurz Welche Maßnahmen wurden getroffen, um den unbefugten Zugriff, den Missbrauch, die absichtliche Zerstörung und den Verlust von Informationen/Unterlagen zu erkennen bzw. die Informationen/Unterlagen davor zu schützen (z.b. beschränkte Zugriffsrechte, Erstellung von elektronischen Sicherungskopien)? 4.2. Begründen Sie, dass Ihr Unternehmen in einer gesicherten finanziellen Lage i.s.v. Artikel 14j ZK-DVO ist. Gehen Sie dabei auf die Vermögens-, Ertrags-, Finanzlage der letzten drei Jahre ein und belegen Sie dies durch geeignete, aktuelle Unterlagen (z.b. Jahresabschluss, Finanzplanung, Wirtschaftsprüfungsbericht, Kreditzusageschreiben der Hausbanken). den Sie unten im Punkt 3. Hinweise zum Thema Exportkontrolle. Die Archivierungsdauer sollte (mindestens) zehn Jahre betragen. Im Produktivsystem sollten die Daten (mindestens) drei Jahre lang direkt abrufbar sein. Zugriffsrechte können z.b. nur über den Systemadministrator vergeben werden. Empfehlenswert ist auch eine Zuteilung der Zugriffsrechte je nach Arbeitsbereich (Buchhaltung, Vertrieb, Technik etc.) Z.B. Verweis auf Notfallverfahren in ATLAS. Wichtig ist das Vermeiden von Lücken; es muss sichergestellt werden, dass bei Systemausfällen Anschreibungen im Nachhinein abgespeichert werden. Beispielhafte Maßnahmen: Vergabe von Zugriffsrechten Arbeit über abgesicherten Zentralrechner Wöchentliche Sicherungsdateien Beispielhafte Beweisdokumente : Entsprechendes Schreiben vom Steuerberater Wirtschaftsprüfungsbericht 3. Hinweise zum Thema Exportkontrolle Das Thema Exportkontrolle insbesondere die Frage sollte nach Möglichkeit durch die Vorlage einer ausführlichen Arbeitsanweisung abgedeckt werden. In dieser Anweisung sollten mindestens die folgenden vier Themenbereiche abgedeckt sein: a.) Güterspezifische Ausfuhrbeschränkungen, b.) Prüfung des Empfängers,

10 Seite 10 von 14 c.) Prüfung des Verwendungszwecks, d.) Berücksichtigung landesspezifischer außenwirtschaftsrechtlicher Besonderheiten. Nachfolgend werden zu diesen Themenbereichen einige grundsätzliche Hinweise gegeben (keinesfalls mit dem Anspruch auf Vollständigkeit!). Weitere Erläuterungen finden Sie in verschiedenen Merkblättern des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, zu empfehlen sind besonders folgende Merkblätter: Einstieg in die Exportkontrolle: Link 6 Kurzdarstellung Exportkontrolle: Link 7 Merkblatt zum Außenwirtschaftsverkehr mit Embargoländern: Link 8 Merkblatt zu den Embargomaßnahmen zur Terrorismusbekämpfung: Link 9 a.) Güterspezifische Ausfuhrbeschränkungen Hintergrunderläuterung: Die Ausfuhr von Gütern in Drittländer unterliegt Beschränkungen, wenn es sich dabei um militärische Güter oder Güter mit doppeltem Verwendungszweck (sogenannte Dual-Use-Güter) handelt. Diese Güter können in der Ausfuhrliste aufgeführt, ihnen wird eine Ausfuhrlistennummer zugeordnet. Die Ausfuhrliste kann unter Link 10 abgerufen werden. Als Arbeitshilfe zur Feststellung, ob ein konkretes Produkt in der Ausfuhrliste enthalten ist, kann das Umschlüsselungsverzeichnis herangezogen werden, darin sind die Warennummern möglichen Entsprechungen zu den Ausfuhrlistennummern gegenübergestellt (Link 11 - Umschlüsselungsverzeichnis). Der Ausdruck Gut umfasst nicht nur Waren sondern auch Software und Technologie, letztere selbstverständlich nur in Verbindung mit einem gelisteten (= in der Ausfuhrliste aufgeführten) Produkt. Zu berücksichtigen ist außerdem, dass als Ausfuhr nicht nur die körperliche Versendung eines Gutes in ein Drittland gilt, sondern auch jede andere auch nicht körperliche Versendung unter den Begriff der Ausfuhr fällt. So ist beispielsweise die Versendung einer mit einer technischen Zeichnung zu einem gelisteten Produkt ausfuhrgenehmigungspflichtig. Empfohlene Inhalte der Arbeitsanweisung: - Beschreibung des Prozesses der Identifizierung von Dual-Use-Gütern (z.b. mit Hilfe des Umschlüsselungsverzeichnisses und/oder Stichwortverzeichnisses).

11 Seite 11 von 14 - Beschreibung des Prozesses der Hinterlegung der Ausfuhrlistennummern im firmeninternen EDV-System. - Beschreibung des Prozesses bei der Aufnahme neuer Güter in das Sortiment. - Beschreibung der Kontrollmaßnahmen / Kontrollstufen zur Verhinderung der ungenehmigten Ausfuhr ausfuhrgenehmigungspflichtiger Güter. - Beschreibung der Vorgehensweise bei der Notwendigkeit der Beantragung von Ausfuhrgenehmigungen. b.) Prüfung des Empfängers Hintergrunderläuterung: Durch zwei EG-Verordnungen (VO Nr. 2580/2001 und VO Nr. 881/2002), die regelmäßigen Aktualisierungen unterliegen, werden Listen von Terroristen (Personen, Organisationen und Gruppen) bekannt gegeben, denen keine wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden dürfen. Dies betrifft sowohl Güter als auch finanzielle Mittel. Empfohlene Inhalte der Arbeitsanweisung: - Beschreibung des Prozesses der Prüfung des gesamten Kunden- und Lieferantenbestandes gegen die Terroristenlisten (z.b. über entsprechende Software oder über die EU- Sanktionslisten-Datenbank, Link: Link 12). - Beschreibung des Prozesses der Prüfung bei neu hinzukommenden Kunden oder Lieferanten - Beschreibung des Prozesses bei Anfragen von Personen auf den Terroristenlisten bzw. Firmen, Institutionen oder Organisationen auf der Frühwarnliste (a.) Stopp der entsprechenden Aktivitäten und b.) Information an zuständiges Hauptzollamt und/oder BAFA) c.) Prüfung des Verwendungszwecks Hintergrunderläuterung: Unabhängig vom konkreten Produkt oder vorliegenden Empfänger kann sich eine Ausfuhrgenehmigungspflicht aufgrund eines kritischen Verwendungszwecks im Bestimmungsland ergeben. Kritische Verwendungszwecke sind vor allem: der kerntechnische Bereich, der militärische Bereich und der Bereich der ABC-Waffen. Genauere diesbezügliche Informationen und vor allem die von diesen Regelungen betroffenen Ländern entnehmen Sie bitte dem Merkblatt Einstieg in die Exportkontrolle, Abschnitt 2. Genehmigungspflicht für nicht von der AL / Anhang I EG-VO erfasste Güter, S. 11 (Link 13).

12 Seite 12 von 14 Empfohlene Inhalte der Arbeitsanweisung: - Beschreibung des Prozesses der Prüfung des Verwendungszwecks (hier sehr wichtig: Schulung und Einbindung des Vertriebs). - Z.B. systematische Prüfung des Verwendungszwecks durch eine Checkliste zu jedem Ausfuhrvorgang. d.) Berücksichtigung landesspezifischer außenwirtschaftsrechtlicher Besonderheiten Hintergrunderläuterung: Für manche Länder gelten bestimmte Embargomaßnahmen oder sonstige Beschränkungen. Einen Überblick über die betroffenen Länder finden Sie unter Link 14. Die Beschränkungen werden oft individuell für die entsprechenden Länder festgelegt. Die umfangreichsten Maßnahmen beziehen sich derzeit auf den Iran, hier existieren beispielsweise Beschränkungen hinsichtlich zahlreicher iranischer Banken und Speditionen und eine zusätzliche iranspezifische Ausfuhrliste. Empfohlene Inhalte der Arbeitsanweisung: - Beschreibung des Prozesses der Prüfung von Ausfuhrvorgängen in Embargoländer. - Z.B. systematische Freigabe von Ausfuhren in Embargoländer ausschließlich durch den Exportkontrollverantwortlichen der Firma. Zu berücksichtigen ist die vollständige Unabhängigkeit der vier erläuterten Teilbereiche. So * * * kann etwa eine Ausfuhr genehmigungspflichtig oder verboten sein, - weil es sich um ein Dual-Use-Gut handelt (z. B. Lieferung bestimmter Hochleistungscomputer nach Brasilien), ODER - weil der Empfänger ein Terrorist ist (z. B. Lieferung eines Holztisches an Osama Bin Laden), ODER - weil der Verwendungszweck kritisch ist (z. B. Lieferung einer Heizung an ein Atomkraftwerk in Pakistan), ODER - weil eine länderspezifische außenwirtschaftsrechtliche Sondermaßnahme greift (z. B. Bezahlung einer Lieferung in den Iran über eine verbotene Bank).

13 Seite 13 von 14 * * * Kontakt bei der IHK München Bei Fragen zu dem Fragebogen oder zoll- bzw. präferenzrechtlichen Fragen sowie zum Themenkomplex Exportkontrolle wenden Sie sich bitte gerne an das Zollreferat der IHK München: Herr Pelz Tel. 089 / Frau Kling Tel. 089 /

14 Seite 14 von 14 LINKLISTE: Da es immer wieder Probleme beim Öffnen der Links im Text gibt, hier alle Links des Merkblattes: Link 1: blob=publicationfile Link 2: blob=publicationfile Link 3: https://www.formulare-bfinv.de/ffw/action/invoke.do?id=0850it Link 4: Ware/Verbundenheit/verbundenheit.html Link 5: sistyp=&stort=&beginn=&search=nocache Link 6: Link 7: Link 8: Link 9: Link 10: Link 11: Link 12: Link 13 Link 14:

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