ELO KUNDENREFERENZ Schwarzwald-Augenklinik

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1 ELO KUNDENREFERENZ Schwarzwald-Augenklinik Fortschritt mit Tradition Mit ELOprofessional setzt die renommierte Schwarzwald-Augenklinik hohe organisatorische Maßstäbe im administrativen Bereich. Die standortübergreifende Digitalisierung des Posteingangs schafft transparente und schnell nachvollziehbare Abläufe. Das Unternehmen spart nicht nur Zeit durch Informationen on demand sondern auch Archivraum durch den überwiegenden Wegfall von Papier. Alle berechtigten Mitarbeiter haben zentralen Zugriff auf den aktuellen Dokumentenstand. Wenn wir gewusst hätten, welche Vorteile ein ECM bringt, hätten wir uns schon viel früher für ELO entschieden. Seit ELO haben wir keine langen Suchzeiten mehr in vielen verschiedenen Ordnern und die Abläufe sind übersichtlich und einfach nachvollziehbar. Mandy Langheinrich, Praxismanagerin und Assistentin der Geschäftsleitung der Schwarzwald-Augenklinik Die renommierte Schwarzwald-Augenklinik liegt im Mittleren Schwarzwald in der Stadt Schramberg. Die Augenklinik ist bekannt für die Umsetzung der neuesten Erkenntnisse der Augenheilkunde und individueller Behandlungskonzepte. Dafür sorgen die erstklassige Ausbildung des Teams, Erfahrung und Routine, modernste Ausstattung der Operationssäle sowie Behandlungsräume. Ein angenehmes, stilvolles Ambiente und vor allem das ganz persönliche Engagement eines jeden Mitarbeiters führen dazu, dass sich die Patienten rundum wohl fühlen. Den Erhalt des sehr hohen Qualitätsstandards sieht die Schwarzwald-Augenklinik als ihre grundlegende Pfl icht an. Heute arbeiten rund 80 Mitarbeiter an 7 Betriebsstätten für die Schwarzwald-Augenklinik. Enterprise-Content-Management I Dokumenten-Management I Archivierung I Workfl ow I

2 DIE LÖSUNG ein praktischer Mehrwert Shortcuts Land: Branche: Deutschland Gesundheitswesen Das Unternehmen Die renommierte Schwarzwald-Augenklinik liegt im Mittleren Schwarzwald in der Stadt Schramberg. Die Augenklinik ist bekannt für die Umsetzung der neuesten Erkenntnisse der Augenheilkunde und individueller Behandlungskonzepte. Die Herausforderung Der komplette Posteingang aller Klinikstandorte soll digitalisiert werden. Der interne Bestellprozess soll einfach nachvollziehbar sein. Papier soll, wo immer möglich, eingespart werden. Die Verwaltung des Qualitätsmanagement-Handbuchs soll elektronisch erfolgen ebenfalls wie der Rechnungsfreigabe- Prozess. Lösung ELOprofessional. Über Canon-Scanner wird von jeder Betriebsstätte aus der Posteingang zur Praxismanagerin geschickt und von ihr weiterverarbeitet; Sie verwaltet in ELO die Personalakten, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. ELO Workfl ows steuern die Rechnungsfreigabeprozesse sowie die Verwaltung des Qualitätsmanagement- Handbuchs. Herausforderungen des täglichen Praxisalltags Qualitätsmanagement ist ein wichtiges Stichwort, wenn es um den Arbeitsalltag in der Schwarzwald-Augenklinik geht. Die Einhaltung der vorgegeben Richtlinien wird allerdings ohne technische Hilfen immer schwieriger. Die Dokumentenfl ut nimmt täglich zu, und die Bürokratie nimmt nicht ab. Gerade im administrativen Bereich verbirgt sich daher ein enormes Optimierungspotenzial. Die Schwarzwald-Augenklinik beschloss dieses Potenzial, mit der Unterstützung ihres betreuenden ELO Business- Partners, für sich zu nutzen und das Enterprise-Content-Management (ECM) ELOprofessional einzuführen. Das ECM-Wohlfühl-Paket für fitte Prozesse Vor der Einführung des ECM-Systems hat die Schwarzwald-Augenklinik im Verwaltungsbereich weitgehend mit Papier, Ordnern und Aktenschränken gearbeitet. Die Suche nach Dokumenten gestaltete sich dementsprechend langwierig, die Transparenz innerhalb der Abläufe war nicht gegeben und die Archivräume wuchsen stetig an; dies sollte sich mit ELOprofessional grundlegend ändern, wie Frau Mandy Langheinrich, Praxismanagerin und Assistentin der Geschäftsleitung der Schwarzwald-Augenklinik, bestätigt: Zielvorgabe war es durch die Dokumenten-Digitalisierung, die Ablauforganisation zu verbessern und zu beschleunigen. Wir wollten die Papierablage, wo möglich, drastisch reduzieren. Bereits heute kann ich sagen, dass uns das mit ELO gelungen ist. Wir werden die Möglichkeiten des ECM-Systems auch zukünftig ausbauen und konsequent zu unserem Vorteil nutzen. Nutzen Informationen stehen den Mitarbeitern schnell zur Verfügung. Abläufe sind transparent und einfach nachzuvollziehen. Mitarbeiter haben den aktuellen Dokumentenstand. Archivraum wird gespart, da in der Regel die eingescannten Belege entsorgt werden. ELO Enterprise-Content-Management

3 Prozesse auf dem Prüfstand: Voruntersuchung, Diagnose und Behandlung Seit Juli 2009 ist ELO im Einsatz. Vorab wurde gemeinsam mit einem ELO Business-Partner und ausgewählten Key- Usern ein Projektplan aufgestellt. Die Vorgabe war, dass alle Informationen rund um den Patienten weiterhin in der Praxissoftware verwaltet werden und alle Prozesse aus dem administrativen Bereich zukünftig in ELO stattfi nden. Nach der Festlegung des Aktenplans fi el der Startschuss mit der Konzeption des Workfl ows für die Digitalisierung des Posteingangs und der damit nachgelagerten Eingangsrechnungsbearbeitung. Die Zuordnung einer Rechnung oder eines Lieferscheines über die Bestellung sollte einfach nachvollziehbar und standortübergreifend, ohne Papier auf dem Schreibtisch, möglich sein. Elektronischer Posteingang und Freigabeprozess Der interne Bedarf der Schwarzwaldaugen-Klinik an Büromaterial, Kontaktlinsen oder OP-Materialien wie Handschuhen, Medikamenten und Verbandszeug ist hoch, dementsprechend umfangreich ist auch die Bestellmenge der Betriebsstätten. Der Bedarf wird direkt an Schramberg gemeldet, von dort aus werden dann zentral für alle die Bestellungen durchgeführt. An allen Betriebsstätten stehen multifunktionale Canon Scanfront 220-Scanner. Die Geräte brauchen keinen PC und sind autonom im Netzwerk eingebunden. Anwenderfreundliche Touchscreens ermöglichen es, den Mitarbeitern einfach auszuwählen, an welche Stelle ein Dokument gescannt werden soll, ob z.b. in die Praxissoftware oder eben ins ELO-Archiv. Der Scanner schickt die Belege per FTP-Verbindung nach Schramberg. Dokumenten-Management I Archivierung I Workfl ow

4 Die Belege landen daraufhin im ELO-Posteingang und werden von dort anhand auswählbarer Kriterien automatisch an die richtige Stelle ins ECM archiviert und indexiert. Rechnungen werden nach dem Scannen automatisch über das Dokumentendatum abgelegt und in den Volltextindex aufgenommen. Daraufhin übernimmt der Workflow die Steuerung der Rechnungsfreigabe. Der jeweilige Bearbeiter prüft im Archiv den aktuellen Bestell- und Wareneingang gegen die Rechnung. Die Praxismanagerin Frau Langheinrich gibt abschließend die Rechnung im positiven Fall frei und weist die Zahlung durch die Finanzbuchhaltung an. Alle Dokumente innerhalb eines Prozesses sind auf diese Weise transparent auf einen Blick nachvollziehbar. Ein großer Fortschritt wie Mandy Langheinrich berichtet: Wenn wir gewusst hätten, welche Vorteile ein ECM bringt, hätten wir uns schon viel früher für ELO entschieden. Seit ELO haben wir keine langen Suchzeiten mehr in vielen verschiedenen Ordnern und die Abläufe sind übersichtlich und einfach nachvollziehbar. Zielvorgabe war es durch die Dokumenten-Digitalisierung, die Ablauforganisation zu verbessern und zu beschleunigen. Wir wollten die Papierablage, wo möglich, drastisch reduzieren. Bereits heute kann ich sagen, dass uns das mit ELO gelungen ist. Wir werden die Möglichkeiten des ECM- Systems auch zukünftig ausbauen und konsequent zu unserem Vorteil nutzen. Mandy Langheinrich, Praxismanagerin und Assistentin der Geschäftsleitung der Schwarzwald-Augenklinik Das Workflow-Monitoring erlaubt zudem alle aktiven Workflows einzusehen. Bei Engpässen ist sofort ersichtlich, an welcher Stelle der Prozess stockt. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine liegen ebenfalls vorgangsbezogen im ELO- Archiv und können von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. s werden von den Mitarbeitern manuell über die ELO-Outlook-Verbindung (ELO Outlook Plug-in) dem richtigen Vorgang/Lieferanten im Archiv zugeordnet.

5 ISO9001:2008 Zertifizierung + Qualitätsmanagement-Handbuch Qualität steht bei der Schwarzwald-Augenklinik nicht nur auf dem Papier, sondern wird tagtäglich gelebt. Die Augenklinik ist ISO9001: 2008 zertifi - ziert. Das Qualitätsmanagement-Handbuch (QM-Handbuch) umschreibt entsprechend die kompletten Prozesse und Tätigkeiten aller Abteilungen innerhalb der Schwarzwaldaugenklinik. Das Werk umfasst mittlerweile rund 700 Dokumente. Ändert sich auch nur minimal etwas an einem Ablauf, so muss das im QM-Handbuch erfasst, bzw. angepasst werden. Jede Modifi kation muss von der Geschäftsleitung genehmigt werden. Früher bedeutete das für Frau Katharina Doll, die QM-Beauftragte der Schwarzwald-Augenklinik, täglich eine Menge Papieraufwand und Rennerei. Zudem war bei hunderten von Word-Dokumenten oft nicht mehr ersichtlich, welcher Stand der aktuellste war. [...] Dank der ELO-Versionierung kann ich die Dokumentenhistorie transparent nachvollziehen. Über den Adhoc-Workflow lasse ich mir die Änderungen von der Geschäftsleitung freigeben und fertig. Was sich früher sehr aufwendig gestaltete, geschieht heute mit ELO innerhalb kürzester Zeit. Katharina Doll, QM-Beauftragte der Schwarzwald-Augenklinik Mit ELO hat sich dieser Prozess grundlegend vereinfacht und beschleunigt, wie Katharina Doll erzählt: Wir haben das Inhaltsverzeichnis des QM-Handbuchs eins zu eins ins ELO-Archiv übertragen. Wird etwas geändert, dann bearbeite ich das Dokument mit der Check-in und Check-Out-Funktion. Dank der ELO-Versionierung kann ich die Dokumentenhistorie transparent nachvollziehen. Über den Adhoc-Workfl ow lasse ich mir die Änderungen von der Geschäftsleitung freigeben und fertig. Was sich früher sehr aufwendig gestaltete, geschieht heute mit ELO innerhalb kürzester Zeit. Darüber hinaus spart die Schwarzwald-Augenklinik viel Papier, das 700-Seiten schwere QM-Handbuch wird nicht mehr für jede Abteilung ausgedruckt, denn alle Mitarbeiter haben lesenden Zugriff auf den aktuellsten Stand des Dokuments im ELO-Archiv. Dokumenten-Management I Archivierung I Workfl ow I

6 Ausblick Mittlerweile ist fast der komplette administrative Bereich in ELO abgebildet. Dokumente wie z.b. Urlaubspläne, technische Anleitungen sowie Personalunterlagen fi nden sich im ECM-Archiv. Die Möglichkeiten von ELO sind allerdings noch lange nicht ausgeschöpft, gemeinsam mit dem ELO Business-Partner überlegt die Schwarzwald-Augenklinik weiterhin, an welchen Stellen durch weitere Automatisierung noch mehr Zeit eingespart und Effi zienz gewonnen werden kann. Enterprise-Content-Management I Dokumenten-Management I Archivierung I Workfl ow I

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