Kennzahlenvergleiche im Dialog Chancen und Risiken

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1 1 Kennzahlenvergleiche im Dialog Chancen und Risiken - IKO Vergleichsring Großstädte HZE- 05. Oktober 2006

2 2 Inhalt 1. IKO-Netz 2. Rahmenbedingungen 3. Zielsetzungen 4. Inhalte Grundlagen Leistungsbereiche/Definitionen Kennzahlen 5. Berichte Analysen Interpretationen 6. Grenzen des Vergleichsrings 7. Benchmarkprozess

3 3 IKO-Netz KGSt: Fachverband für kommunales Management (1.600 Kommunen in der BRD und Österreich [9]) KGST-Forum Oktober Gründung des IKO-Netz Seit 1996 wurden 151 Vergleichsringe zu mehr als 30 kommunalen Produktbereichen betreut 524 Städte/Gemeinden sowie 138 Landkreise 6 Vergleichsringe (34 Städte und 27 Landkreise) zum Thema Jugendhilfe bisher Aktuell arbeiten 5 Vergleichsringe Jugendhilfe Im Rahmen der Vergleichsarbeit konnten die teilnehmenden Kommunen u. a. Einsparpotenziale identifizieren, Arbeitsabläufe optimieren und Verbesserungen vornehmen.

4 4 Rahmenbedingungen Beteiligte Städte Stadt Bremen (seit 1997) Projektleitung Manfred Leitner-Achtstätter (KGST) Stadt Dortmund (seit 1997) Stadt Dresden (seit 1997) Stadt Düsseldorf (seit 1997) Stadt Essen (seit 1997) Stadt Frankfurt (seit 1997) Stadt Hamburg (seit 2005) Stadt Köln (seit 1997) Stadt Leipzig (seit 2005) Stadt München (bis 2002; ab 2005) Stadt Nürnberg (seit 1997) Stadt Stuttgart (bis 1999; ab 2006) Projektbeauftragung / wissenschaftl. Begleitung Prof.Dr. Christian Schrapper (Universität Koblenz-Landau) Beginn: August 1997 Projektphasen:

5 5 Zielsetzungen Vergleich auf der Basis von Kennzahlen als Instrument der outputorientierten Steuerung gemeinsame, arbeitsteilige Entwicklung von Kennzahlen und operationalen Zielen Hinweise zu Optimierungspotentialen erhalten ( Verdachtsmomente ) aus Unterschieden lernen / Findung (und Umsetzung) von Best Practice Lösungen Interkommunale Vergleiche sollen die eigene Organisation provozieren, motivieren und aktivieren

6 6 Inhalte [1] Inhalt des Vergleichsrings Bereich Hilfen zur Erziehung gem. SGB VIII Thema ist ausschließlich das Produkt Individuelle Hilfen zur Erziehung nach 27 ff. und 41 SGB VIII mit folgenden Aspekten: Quantität (Art und Umfang) und Qualität (Grad der Zielerreichung) der Leistungen der Hilfen zur Erziehung für junge Menschen und ihre Familien in Belastungs-, Krisen- und Notsituationen Ausgaben im Bereich Hilfe zur Erziehung einschließlich der Ausgaben für Leistungen Freier Träger Planung und Steuerung des Ressourcenverbrauchs Kennzeichnung und Bewertung von Sozialräumen sowie der zugehörigen Nutzergruppen Kein Vergleich der Organisationseinheit Jugendamt

7 7 Inhalte [2] Leistungsbereiche Flexible Hilfen ( 27;2) Erziehungsberatung Soziale Gruppenarbeit Erziehungsbeistandschaft Sozialpädagogische Familienhilfe Intensive sozialpädagog. Einzelbetreuung Tagesgruppen/ Tagespflege Vollzeitpflege Heimerziehung Betreutes Wohnen Falldefinitionen Fall: jedes betreute Kind (bei familienorientierten Hilfen jede Familie) der Hilfeart ist ein Fall Laufender Fall: Bestand des Vorjahres zuzüglich Neufälle des laufenden Jahres Problematik bei der Quotientenbildung durch ggfs. hohe Fluktuationen Diskussion in 2006 zu durchschnittlichen Fällen (Belegtage im Jahr) Neufall: Zugänge im laufenden Jahr in der Hilfeart

8 8 Inhalte [3] Leistungs-Kennzahlen Leistungsdichte: Betreute Kinder der Hilfeart pro 1000 Jugendeinwohner HZE-Quotient: Verhältnis ambulant/teilstationär zu stationär HZE-Quotient: Verhältnis ambulant zu 34 HZE-Quotient: Verhältnis Vollzeitpflege zu 34 Anteil der Hilfen an allen Fällen HzE Finanz-Kennzahlen Kosten der Hilfeart pro 1000 Jugendeinwohner Kosten der Hilfeart pro Fall

9 9 Berichte [1] Analysen Jährlicher Bericht der Universität Koblenz mit Bewertung der Leistungskennzahlen je Kommune gesamtstädtisch der Leistungskennzahlen je Kommune nach zwei Organisationsbezirken (stark/schwach belastete Organisationsbezirke) Ranking der Kommunen und Abweichung vom Durchschnitt (ohne Bewertung der Rankingpositionen) Vorjahresvergleiche der Leistungskennzahlen /Zeitreihen je Kommune eigene Analyse und Bewertung in gesondertem Kapitel Jährliche Sonderauswertungen der Universität Koblenz mit Bewertung zu festgelegten Themen/Sonderdatenerhebungen, z.b. Hilfeplanverfahren Organisation der Vollzeitpflege Alterstruktur in den einzelnen Hilfearten...

10 10 Berichte [2] Beispiele aus Bericht 2004

11 11 Berichte [3] Interpretationen 1999 Bedeutung der Ziele für die Bewertung der Kennzahlen Frage nach den Steuerungsbereichen "Sozialraum", "Angebotssteuerung" und "Prozesssteuerung" Möglichkeit der Steuerung in den Bereichen Sozialraum, Angebotsstruktur und Definition/Gestaltung des Hilfeprozesses Analyse möglicher Bezüge zwischen Sozialstrukturdaten, Angebotsstruktur und Leistungsdaten Analyse der Auswirkungen der Verfahren auf den Zugang in die Hilfen zur Erziehung Rückschlüsse auf die Wirkungen der jeweiligen Verfahrensschritte wurden nicht weitergehend bearbeitet, da nicht ausreichend Daten zu Prozessen vorliegen Verabschiedung von Grund- und Kennzahlen zur Ermittlung der Kosten im Bereich der Hilfen zur Erziehung Hilfeplanung als Steuerungsinstrument; die Verfahrensregeln werden zu wenig kontrolliert und evaluiert; Einhaltung nicht immer sicher gestellt; Wirkungen der Regeln werden wenig überprüft; operatonalisierbare Ziele fehlen Organisationsform und Personalausstattung der Pflegekinderdienste Angebotsstruktur der Hilfen gem. 35a Steuerungsmaßnahmen der einzelnen Kommunen

12 12 Grenzen des Vergleichsrings inhaltlich-konzeptionell: wie werden komplexe Ziele in beobachtbare und messbare Phänomene zerlegt, ohne die Komplexität der Wirkungszusammenhänge zu verfälschen? Nutzen für die Steuerung messtheoretisch: wie können Messungen zuverlässig und nachprüfbar erfolgen, wenn die Grundlage subjektive Bewertungen sind? erhebungspraktisch: Pflege- und Aufbereitungsaufwand? Nutzen aus dem Kennzahlensystem soll höher als der Aufwand sein Kennzahlen sollen unabhängig von interkommunalen Vergleichen für die eigene Kommune steuerungsrelevant sein kein Kennzahlensystem kann die kommunale Landschaft vollständig abbilden Kennzahlen sind kein objektiver Maßstab für gute Arbeit

13 13 Benchmarkprozess Kontrolle Umsetzungsprozeß laufendes Controlling Problembereich identifizieren Prozesse analysieren Daten erheben Best in Class identifizieren Maßnahmen umsetzen Maßnahmen ableiten Lernen vor Ort (Best in Class Analyse) Aus: Präsentation Arbeiten mit Kennzahlen Mai 2001; M. Leitner-Achtstätter

14 14 Ende Wenn der Wind des Wandels weht, bauen einige Mauern, andere Windmühlen chinesisches Sprichwort Vielen Dank!

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