Xpert.EPM Enterprise Performance Management

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1 Xpert.EPM Enterprise Performance Management Beschrieb und Funktionsweise der Applikation Die Funktionsweise von Xpert.EPM lässt sich in 4 Hauptprozesse aufteilen: Stellenbeschreibung Leistungsvereinbarung Zielmessung Beurteilung Abbildung 1: Übersicht Funktionsweise Xpert.EPM Xpert.EPM beginnt bereits bei der Jahresplanung und entwickelt aus den darin definierten Zielen die Leistungsvorgaben für die einzelnen Stellen. Beim Nachführen der Stelleninformationen wird geprüft, ob die Kompetenzanforderungen der Stelle noch mit den Anforderungen der neuen Ziele übereinstimmen. Das System unterstützt den Prozess der Leistungsvereinbarung, in dem es die oben erwähnten Stellenvorgaben in die Leistungsvereinbarung der Stelleninhabenden übernimmt. Der Vorgesetzte muss lediglich die Vorgaben an die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten des Mitarbeitenden anpassen. Unterjährig liest das System automatisiert über Schnittstellen die erreichten Ist-Werte ein. Somit steht Ihren Vorgesetzten ein Führungsinstrument zur Verfügung und Ihre Mitarbeitenden können sich jederzeit online ein Bild über die eigene Zielerreichung machen. Gibt es keine automatisierten Schnittstellen, können die Ist-Werte jederzeit manuell nachgeführt werden. Zusätzlich zur Messung der Ziele können periodisch auch die Kompetenzen und die zur Zielerreichung notwendigen Rahmenbedingungen beurteilt werden. Soreco AG Xpert.EPM Seite 1 von 7

2 Abbildung 2: Übersicht Funktionsweise Xpert.EPM In Xpert.EPM werden keine Mitarbeitenden erfasst. Der Mitarbeiterstamm liefert das führende Personalinformationssystem und werden über eine Schnittstelle ins Xpert.EPM importiert. Zusätzliche Mitarbeiterattribute, welche speziell in Xpert.EPM verwendet werden, können nachträglich noch hinzugefügt werden. Die Benutzerführung wurde zusammen mit einem Spezialisten für ergonomisches Arbeiten entwickelt. Dies reduziert den Schulungsaufwand, da sichergestellt ist, dass die Benutzerführung intuitiv bedienbar ist. Zusätzlich sind weitere Funktionalitäten verfügbar, welches schnelle Anpassungen der einzelnen Bereiche erlaubt. Beispielsweise können Mitarbeiter via Drag&Drop- Funktion einer Stelle zugeordnet werden. Der Vorgesetzte findet in einem Überblick seine direkt unterstellten Mitarbeitenden und erkennt sofort allfällige Pendenzen. Xpert.EPM ist ein Führungsinstrument und reduziert administrative Tätigkeiten. Soreco AG Xpert.EPM Seite 2 von 7

3 Abbildung 3: Teilprozess Stellenbeschreibung Die Abbildung 3 zeigt den Teilprozess Stellenbeschreibung. Anhand einer zentralen Vorlagenverwaltung können Aufgaben, Kompetenzen und Ziele pro jeweilige Stelle erfasst und gewichtet werden. Der Inhaber der Stelle erbt diese Informationen und ergänzt diese mit individuellen Vorgaben für die Leistungsbeurteilung. Abbildung 4: Teilprozess Leistungsvereinbarung In Xpert.EPM können kundenspezifisch im Rahmen der Leistungsvereinbarung Validierungsschlüssel definiert werden. Über eine Prüffunktion werden diese Werte kontrolliert. Erst nach einer erfolgreichen Prüfung können die Zielvereinbarungen vollzogen werden. Allfällige Änderungen in der Zielvereinbarung haben automatisch eine Rücksetzung und erneute Prüfung der Ziele zur Folge. Alle Änderungen werden in einer History gespeichert und können jederzeit zurückverfolgt werden. Dies maximiert die Transparenz sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte. Soreco AG Xpert.EPM Seite 3 von 7

4 Abbildung 5: Teilprozess Zielmessung Ziele werden entweder manuell oder automatisch aus Drittsystemen in Xpert.EPM übernommen. Je nach Messintervall (monatlich, halbjährlich etc) kann pro Messperiode der Zielerreichungsgrad ausgewiesen werden. Eine Skalierung bildet alle Zielkurven transparent ab und veranschaulicht diese graphisch. Abbildung 5 zeigt die Erfassung eines Ziels mit den Plan-, Ist- und vermuteten Werten für die entsprechende Messperiode. Abbildung 6: Teilprozess Beurteilung Im Rahmen der Leistungsbeurteilung und des Mitarbeitergesprächs können in Xpert.EPM nicht nur die Ziele, sondern auch die Kompetenzen und das Potenzial bewertet werden. Über graphische Hilfsmittel können in Auswertungen diese Werte schematisch für die Unternehmung oder für Teile davon dargestellt und interpretiert werden. Soreco AG Xpert.EPM Seite 4 von 7

5 Zudem besteht die Möglichkeit, weitere Informationen, welche während des Qualifikationsgespräches gesammelt werden zu notieren und später auszuwerten. Abbildung 7: Übersicht Webclient für alle Mitarbeitende Die Mitarbeitenden haben jederzeit über eine Weboberfläche die Möglichkeit, den aktuellen Stand ihrer Zielerreichung übersichtlich abzufragen. Zusätzlich können Vorgesetzte die Zielerreichung der untergeordneten Mitarbeitenden einsehen und rechtzeitig entsprechende Massnahmen einleiten. Somit ist Xpert.EPM ein Führungs- und Controllinginstrument. Schnittstellen In Xpert.EPM können zahlreiche Schnittstellen (meistens als CSV Flatfile) einfach konfiguriert und verwaltet werden. Abbildung 8: Systemadministration Mitarbeiterimport Schnittstelle Da keine Mitarbeitenden in Xpert.EPM erfasst und demnach vom führenden System vorgegeben werden, müssen alle Mitarbeitenden nach einer vom Kunden definierter Ausführungsperiodizität in Soreco AG Xpert.EPM Seite 5 von 7

6 Xpert.EPM importiert werden. Dies vermeidet eine erneute Erfassung der Mitarbeiterstammdaten und reduziert den administrativen Aufwand wesentlich. Abbildung 8 zeigt die einfache Verwaltung einer solchen Schnittstelle über das Webportal.Die neu importierten Mitarbeitenden können in Xpert.EPM über Drag & Drop Funktionalität den jeweiligen Stellen zugeordnet werden. Es existiert jederzeit die Übersicht auf noch nicht zugeteilte Mitarbeitende. Für die Messung der Ziele können pro Ziel unterschiedliche Schnittstellen definiert und konfiguriert werden. Somit müssen die erreichen Ziele nicht manuell nachgeführt werden und sind durch die automatisierte Schnittstelle stets aktuell Ziele und Nutzen mit Xpert.EPM Xpert.EPM ist eine Standardsoftware Xpert.EPM baut auf Standardkomponenten auf. Somit ist gewährleistet, dass es sich um ein stabiles, im Markt anerkanntes System handelt. Eine weitere wichtige Eigenschaft von Xpert.EPM sind die vielen Anpassungsmöglichkeiten (Customizing). Diese Programmänderungen sind intelligent aufgebaut, damit nicht der Systemcode, sondern nur die Parameter der Software verändert werden müssen. Dies garantiert die Releasefähigkeit der Anpassungen bei einer Softwareaktualisierung. Diese Individualität versichert, dass die Sie mit dem System Xpert.EPM ihre Prozesse standardisiert und systemunterstützend abbilden kann. Elektronische Auswertungsmöglichkeiten Reports nach Mass Das intelligente Reportingsystem in Xpert.EPM reduziert den administrativen Aufwand Ihrer Auswertungen wesentlich. Es werden im Standard bereits zahlreiche Auswertungen angeboten, welche zusätzlich für Sie individualisiert werden können. Nebst der textuellen Aufbereitung der statistischen Kennzahlen können Werte auch graphisch untermauert werden. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel dazu: Abbildung 9: Beispiel Auswertung Human Capital Portfolio Schnittstellen zu anderen Systemen Xpert.EPM bietet die Möglichkeit, über Schnittstellen unterschiedliche Systeme für die Kennzahlenerhebung anzubinden. Somit bestimmen Sie den Automatisierungsgrad der einzelnen Schnittstellen. Erkenntnisse aus Xpert.EPM können über definierte Exportschnittstellen in andere Systeme (beispielsweise: Personalentwicklungsinstrument) überführt werden. Soreco AG Xpert.EPM Seite 6 von 7

7 Die Linie wird in den Performance Prozess miteinbezogen Administrationsaufgaben können in die Linie verlagert werden. Somit fallen in den Bereichen HRM und Controlling nur die Grundaufgaben und Systempflege an. Alle Vorgesetzten haben über eine Clientinstallation die Möglichkeit, selber in den Performanceprozess einzugreifen und mitzuarbeiten. Dies fördert die Transparenz und Akzeptanz innerhalb der Linie und Mitarbeitenden. Mitarbeitende haben über einen Webclient jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Zielerreichung zu sehen und gegebenenfalls Massnahmen, auch zusammen mit den Vorgesetzten einzuleiten. Dies fördert die Kommunikation untereinander. Protokollierung der Eingaben Alle Eingaben, welche in Xpert.EPM getätigt werden sind jederzeit nachvollziehbar. Es werden keine Daten (auch nicht beim Jahreswechsel) gelöscht. Das Logging funktioniert auf allen Attributen und Parameter. Somit ist bei einer Anpassung der Ziele während des Jahres sowohl für den Vorgesetzten als auch für den Mitarbeitenden stets gewährleistet, auf welcher Basis der Zielvereinbarung die Beurteilung stattfindet. Pendenzenübersicht Ein Vorgesetzter erhält über das Administrationstool einen schnellen Überblick auf die offenen Aufgaben und Pendenzen. Ein Ampelsystem (rot/gelb/grün) unterstützt die Administration graphisch. Der Vorgesetzte hat jederzeit die Kontrolle über die anstehenden Pendenzen und wird direkt im Administrationstool auf allfällige Aufgaben aufmerksam gemacht. Absolut medienbruchfrei Das erklärte Ziel von Xpert.EPM ist, von der Personalverwaltung zu einem Wertschöpfungscenter zu gelangen. Dabei sollen Altlasten, wie das Beurteilen und Messen der Performance der Mitarbeitenden mit Papier und Bleistift eliminiert werden. Alle Werte (Stellenbeschreibung, Kompetenzerfassung, Beurteilung inkl. Feedback und Förderungsmassnahmen) werden direkt im System gepflegt und können entweder über Reports oder im Webclient den einzelnen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Soreco AG Xpert.EPM Seite 7 von 7

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