Leitfaden zur Angebotserstellung

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1 Inhaltsübersicht 1 Allgemeine Erläuterungen Einführung Form des Angebots Nebenangebote Übersendung des Angebots Zustelladressen Angebotserstellungskosten Fristen Fragefrist Angebotsfrist Zuschlagsfrist Inhalt und Gestaltung des Angebots Nachweis der Eignung Angebotsöffnung & Angebotswertung Verhandlung zur Öffnung der Angebote Aufklärungsgespräche mit Bieter Mitteilungen und Bekanntmachungen Nicht berücksichtigte Angebote Bekanntmachungen über vergebene Aufträge Behandlung von Proben und Mustern Hinweis auf einschlägige Vorschriften Gesetze und Verordnungen Geschäftsbedingungen Bewerber / Bieter Arbeitsgemeinschaften Unterauftragnehmer / Subunternehmer...8

2 1 Allgemeine Erläuterungen 1.1 EINFÜHRUNG Erfahrungsgemäß entsprechen eine Vielzahl von interessanten Angeboten nicht den rechtlich zwingenden formalen Regelungen einer Vergabe und müssen bereits aus formalen Gründen ausgeschlossen werden. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, Fehler bei der Angebotserstellung zu vermeiden. Ihr Angebot ist in schriftlicher Form unter Verwendung des Angebotskennzettels abzugeben. Folgende Unterlagen haben Sie mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und der Leistungsbeschreibung erhalten: das Angebotsformular die Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit und zum SchwArbG / AEntG eine Auflistung der erforderlichen Nachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Formular Bietergemeinschaften/Unterauftragnehmer die Besonderen Vertragsbedingungen die Bewerbungs- und Vergabebedingungen die Vertragsbedingungen des Ruhrverbands die Hinweise zur Sicherung gegen Unfall- und Gesundheitsgefahren Bitte lesen Sie diese Unterlagen sorgfältig durch. Zusätzlich zu Ihrem Angebot sind von Ihnen Erklärungen und Nachweise abzugeben, die der Beurteilung Ihrer Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit dienen. Daher sind alle in dem Angebotsformular aufgeführten Anlagen ausgefüllt mit dem Angebot zurückzusenden. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Korrespondenz mit dem Ruhrverband ist in deutscher Sprache zu führen. 1.2 FORM DES ANGEBOTS Ein Angebot ist auf Basis der bereitgestellten Angebotsformulare zu erstellen. Das Angebot und die mit ihm einzusendenden Formulare müssen eindeutige Angaben über Sie als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Person). Das Angebot und die Erklärungen sind an den gekennzeichneten Stellen sind zu unterschreiben. Eine weitere Ausfertigung des Angebotsvordrucks ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Soweit dem Bieter weitergehende Erklärungen zur Beurteilung des Angebots erforderlich scheinen, können sie auf besonderer Anlage dem Angebot beigefügt werden. 2 von 8

3 1.3 NEBENANGEBOTE Nebenangebote sind Angebote, die zunächst nicht den Ausschreibungsbedingungen entsprechen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen. Wenn Nebenangebote ausgeschlossen worden sind, kann der Ruhrverband sie nicht berücksichtigen. Andernfalls sind Nebenangebote auf einer gesonderten Anlage zu erstellen, als solche deutlich zu kennzeichnen und aussagekräftig zu formulieren. Auf dem Angebotsformular ist auf Nebenangebote hinzuweisen (ankreuzen) und unter Anmerkungen die Anzahl der Nebenangebote anzugeben. Das Angebotsformular ist in jedem Fall zu unterschreiben. 1.4 ÜBERSENDUNG DES ANGEBOTS Bei Offenen Verfahren, Öffentlichen Ausschreibungen, Nichtoffenen Verfahren und Beschränkten Ausschreibungen ist das Angebot in einem fensterlosen Umschlag zu verschließen. Dieser Umschlag ist mit dem gelben Angebotskennzettel, der mit den Ausschreibungsunterlagen übersandt wurde, zu versehen. Bei Fehlen des gelben Kennzettels sind auf der Vorderseite des Umschlags deutlich erkennbar die Hinweise anzugeben: Angebot : (Bezeichnung des Gegenstands) Angebot weiterleiten an: (Adresse des RV einschließlich Abteilung & Raumnummer) Ablauf der Angebotsfrist:... Dieser so gekennzeichnete Umschlag ist in einem weiteren (äußeren) Umschlag, der ebenfalls zu verschließen ist, dem Ruhrverband zuzustellen. Die Übermittlung per Fax ist keine ordnungsgemäße Übersendung von Angeboten. Bei freihändigen Vergaben bestehen keine besonderen Vorgaben für die Übersendung der Angebote. 1.5 ZUSTELLADRESSEN Für Angebote ist die folgende Adresse zu verwenden: Ruhrverband Abteilung Zentrale Dienste, Einkauf Raum 426 Kronprinzenstr Essen Angebotsmuster und Proben können getrennt vom Angebot zugestellt werden und müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. 3 von 8

4 1.6 ANGEBOTSERSTELLUNGSKOSTEN Für die Erstellung des Angebots und der ggf. geforderten Angebotsmuster wird grundsätzlich keine Vergütung gewährt. Angebotsunterlagen und Angebotsmuster sind auf Ihre Kosten zuzustellen. 2 Fristen 2.1 FRAGEFRIST Fragen zur Ausschreibung und zu den Angebotsunterlagen sind in schriftlicher Form, per oder per Fax unter Beachtung der angegebenen Frist bei der Vergabestelle einzureichen. Eine Beantwortung der Fragen durch den Auftraggeber erfolgt ebenfalls schriftlich. Fernmündliche Fragen werden nicht beantwortet. 2.2 ANGEBOTSFRIST Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist beim Ruhrverband eingegangen sein. Die Annahme von Angeboten erfolgt montags bis freitags in der Zeit von 7:00 Uhr bis 17:00 Uhr. (ausgenommen Feiertage sowie den 24. und 31. Dezember). Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot schriftlich, per oder per Telefax zurückgezogen werden. 2.3 ZUSCHLAGSFRIST Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Sollte keine gesonderte Bindefrist angegeben sein, so ist der Bieter bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden. 3 Inhalt und Gestaltung des Angebots Das Angebot muss den Leistungsgegenstand, die Preise (in Euro) und die sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. An den vorgegebenen Texten in den Verdingungsunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Soweit Sie weitergehende Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage dem Angebot beizufügen. 4 von 8

5 Die Änderungen an den Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Fehler beim Angebotsinhalt führen teils zwingend, teils fakultativ zum Ausschluss des Angebotes. Die Wertung des Angebots wird erleichtert, wenn Korrekturen des Bieters als solche kenntlich macht werden und durch Datum und Unterschriftskürzel neben der Korrektur dokumentiert werden. Durch eine ausgefallene, aufwändige Gestaltung des Angebots entsteht dem Bieter kein Vorteil. Bei allen Angeboten sind die Angebotsvordrucke des Ruhrverbands zu verwenden. Dies dient der leichteren Vergleichbarkeit der Angebote. 3.1 NACHWEIS DER EIGNUNG Welche Eignungsnachweise (z.b. Eintragung in Berufs- oder Handelsregister, Umsatzsteuererklärungen) im jeweiligen Vergabeverfahren nach 7 Nr. 4, 7a Nr. 2 VOL/A vorzulegen sind, ergibt sich aus der Verdingungsunterlage. Die Nachweise dürfen nicht älter als sechs Monate sein. Das Fehlen von als zwingend gekennzeichnete Nachweise führt zur Nichtberücksichtigung im weiteren Ausschreibungsverfahren. 4 Angebotsöffnung & Angebotswertung 4.1 VERHANDLUNG ZUR ÖFFNUNG DER ANGEBOTE Bei der Verhandlung zur Öffnung der Angebote ist neben dem Verhandlungsleiter ein weiterer Vertreter des Ruhrverbands anwesend. Bieter sind nicht zugelassen. 4.2 AUFKLÄRUNGSGESPRÄCHE MIT BIETER Sollten nach Prüfung der Angebote Zweifel über die Bieter oder Angebote der Bieter entstehen, so werden bei Bedarf Aufklärungsgespräche gemäß 24 VOL/A vor der Zuschlagserteilung geführt. Der Ruhrverband kann Aufklärungen und Angaben von den Bietern auch schriftlich unter Angabe einer Einreichungsfrist fordern. 5 von 8

6 5 Mitteilungen und Bekanntmachungen 5.1 NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE Mit der Abgabe eines Angebots unterliegt jeder Bewerber den Bestimmungen gemäß 27, 27a VOL/A. Bei Vergabeverfahren oberhalb des jeweiligen Schwellenwerts der EU, die keine Verfahren nach 100 Abs. 2 GWB sind und bei denen mehrere Bieter vorhanden sind, informiert das der Ruhrverband unaufgefordert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, gemäß 101a GWB. Die Information enthält die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung der Angebote, den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Ein Vertragsschluss ( Auftragserteilung ) erfolgt gemäß 101a GWB frühestens 15 Tage nach Absenden dieser Information durch den Ruhrverband. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich diese Frist auf 10 Tage. Nachträgliche Mitteilungen über Ergebnisse der Vergabeverfahren erfolgen gemäß 27a VOL/A nur auf Antrag. Bei Verfahren unterhalb der Schwellenwerte oder Verfahren nach 100 Abs. 2 GWB erfolgt eine Mitteilung über die Ablehnung des Angebotes gemäß 27 VOL/A, wenn ein adressierter Freiumschlag dem Antrag beigefügt wurde. 5.2 BEKANNTMACHUNGEN ÜBER VERGEBENE AUFTRÄGE Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter grundsätzlich damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot gemäß 28 a VOL/A, 17 VOF sein Name und der zu zahlende Auftragspreis nach den in den Anhängen zur VOL/A bzw. VOF vorgegebenen Mustern bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet der Ruhrverband nach pflichtgemäßem Ermessen. 6 von 8

7 6 Behandlung von Proben und Mustern Proben und Muster zu Angeboten sind einzureichen, sofern dies in der Ausschreibung gefordert wird. Der Ruhrverband haftet nicht für Wertminderungen oder Verlust der Proben und Muster, die als Folge notwendiger Prüfungen entstehen. Im übrigen haftet es nur in Fällen von grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Die Rücksendung von Proben und Mustern erfolgt auf Antrag des Bieters, welcher innerhalb von 24 Werktagen nach Ablehnung des Angebotes bzw. Ablauf der Bindefrist zu stellen ist. Gefahr und Kosten der Rücksendung trägt der Bieter. Sollte der Bieter auf eine Rücksendung verzichten, so werden die Proben und Muster nach einer dem Bieter angegebenen Frist entsorgt. 7 Hinweis auf einschlägige Vorschriften 7.1 GESETZE UND VERORDNUNGEN Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Die genannten Vorschriften gelten in der bei Versendung der Verdingungsunterlagen aktuellen Fassung. 7.2 GESCHÄFTSBEDINGUNGEN Besondere und gegebenenfalls ergänzende Vertragsbedingungen Die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Ruhrverbands Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Es wird darauf hingewiesen, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters grundsätzlich ausgeschlossen sind. 7 von 8

8 8 Bewerber / Bieter 8.1 ARBEITSGEMEINSCHAFTEN Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Das entsprechende Formular Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmer ist auszufüllen. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 8.2 UNTERAUFTRAGNEHMER / SUBUNTERNEHMER Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen auf dem beigefügten Formular Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmer anzugeben, die an Unterauftragnehmer übertragen werden ( 10 VOL/A). 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Der Bieter ist verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen der 2, 8 bis 15, 20 sowie 23 bis 25 VOL/A zu verfahren. Den Verträgen mit Unterauftragnehmern müssen die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) zugrunde gelegt werden. Den Unterauftragnehmern ist auf Verlangen der Auftraggeber zu benennen. Dem Unterauftragnehmer dürfen keine ungünstigeren Bedingungen - insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen gestellt werden, als zwischen dem Auftragnehmer und dem Ruhrverband vereinbart sind. 8 von 8

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