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1 Was Sie heute interessiert Was bedeutet PPM/MPM und Werkzeuge für das Die bessere PM-Software? Welches ist wann sinnvoll? GPM Hamburg September 2014 Mey Mark Meyer Übersicht: und PPM-Tools Und Sie? Mey Mark Meyer, Bau-Ingenieur auf der schiefen Ebene parameta Systeme & Lösungen, Bremen Auf Projektwirtschaft spezialisierte Beratung Optimierung PM, strategisches Portfolio-Management, Agiles Projektmanagement, Programm-Management, Multi-Projektmanagement, inhärentes Projektmanagement PPM-ToolGuides, Projekt-Organisationsberatung, Projektagentur Wir betrachten Methode, Mensch(en) und Technologie zusammenhängend Sitz in Bremen, Projektbüro Köln, Projekte bundesweit Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem aktuellen? Routineaufgaben I. Was bedeutet? Routine-Aufgaben brauchen kein Management. Wir erledigen sie einfach. istockphoto.com Patrick Heagney 1

2 Diverse Kleinaufgaben Getting Things Done Planung ist nötig. Schritt für Schritt mit Terminen, Prioritäten oder Getting Things Done. istockphoto.com andresimaging Paul Allen: Getting Things Done, 2001, p. 36 Nicht jeder plant mit Fällig, Prio individuelle Strategien möglich Arbeit im Team Einfache Teile eines Ganzen Aufgabenabstimmung: Zuständigkeit, Fälligkeit, Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten klar istockphoto.com Robert Churchill Die Logik ist sofort klar, Reihenfolge, Aufgabenübersichten und Gesamtstatus sind deutlich istockphoto.com NUMAX3D Komplexe, geplante Abläufe II. Logik muss geplant werden, Team kennt nur Ausschnitte, es gibt mehrere Planungsebenen istockphoto.com kemaltaner Wie passen Projektportfolio-Management und zusammen? 2

3 Strategische Visionen? Das Wissen über den konkreten Weg istock.com, onfilm Visionen sind unscharf, anspruchsvoll, realistisch umsetzbar und sichtbar! istock.com, Sisoje Der Reiter auf dem Elefanten, verloren bei ill-structured problems. Andere Einbinden Die Vision gemeinsam erstellen Verständigung muss sein, Konsens kann passieren. Am Ende entscheidet EINER. Fotolia, L C Joreks Das Ringen um die Gesamt-Vision ist Teil der Umsetzung. Offenheit bewahren Portfoliomanagement & Kleinaufgaben Strategie PPM Welche Projekte wann? PM Welche Arbeitspakete, wer, in welcher Reihenfolge / wann? Arbeitspakete (Vorgänge) Welche Aufgaben, durch wen, in welcher Reihenfolge / wann? istock.com, Mari Die Richtung ist genau Nord-West bis Ost-Nord-Ost oder so. Teilaufgaben Status der Aufgaben, Selbstorganisation 3

4 Vortrag "Aufgaben- und Projektmanagement", , Mey Mark Meyer Komplexe Aufgaben, komplexe Tools Alles in einem Tool? Routine Einzel Team Struktur MPM Freihand Zettelkasten Aufgaben-DB Taskboards PM-Software Alltagstauglichkeit bringt Akzeptanz, Nutzer verbringen mehr Zeit im Tool, ein Platz für alle Aufgaben III. III. Software für das : Software für das : Kompakte Lösungen? Was bietet PPM-Software? Wofür entscheiden? Kompakte Lösungen? Was bietet PPM-Software? Wofür entscheiden? Aufgaben-Datenbanken Agiles Trello.com PM / Taskboards Remember the Milk JIRA Toodledo Leankit.com Appigo ToDo Doit.IM Bitrix24.de Microsoft Outlook Mind Manager OmniFocus SharePoint-Listen / Gantt Boards für SharePoint, CS Task Board, Kanban Task Manager 4

5 Trello.com (Ein Beispiel) JIRA Agile (Ein Beispiel) JIRA Agile (Ein Beispiel) Projectplace (Ein Beispiel) Mind Manager (Ein Beispiel) Mind Manager (Ein Beispiel) 5

6 III. Software für das : Die Datenquelle 8. Auflage, (+2) Produkte für Multi-PM und PPM Kompakte Lösungen? Was bietet PPM-Software? Wofür entscheiden? Assessments mit Anbietern ca. 2 Tage >300 Merkmale sowie technische Aspekte Am Projekt-Lebensweg orientiertes Referenzmodell (M-Modell) istockphoto.com macroworld; GPM Notizen als Nothilfe (Ein Beispiel) Taskboard als Zusatz (Ein Beispiel) (Ein Beispiel) Unterteilung von Vorgängen (Ein Beispiel) 6

7 Komplexe Workflows (Ein Beispiel) Tickets (Ein Beispiel) Taskboards im PPM-Tool (Ein Beispiel) Fortschritt nach Burndown (Ein Beispiel) Und der ganze Rest III. Software für das : Kompakte Lösungen? Was bietet PPM-Software? Wofür entscheiden? 7

8 PPM-Software punktet Kompakte Software punktet Kosten, Kapazitäten, Risiken, Einheitliche Projekte PPM Projekte unterschiedlicher Komplexität Geringe bis mittlere Komplexität MPM ISSUES Multiprojekt-Auswertungen Portfolio-Management-Funktionen Projektanträge, Änderungsmanagement PPM MPM Vorwiegend Einzelprojektmanagement Vereinzelte MPM-Auswertungen Bedienbarkeit, Einfachheit EPM EPM ISSUES Interdisziplinäre Umgebung Einstieg in die Planung Als integrierte Sonderlösung im PPM PPM oder AM? PM Arbeitspakete (Vorgänge) PPM Strategie passend zur Komplexität Routine, Einzeln, Team, Struktur, MPM/PPM Projekte lassen sich nicht bis ins Detail planen Es gilt, den richtigen Punkt zu finden, um vom strategischen Planen zum operativen zu wechseln. Integration von der Strategie bis zur Kleinaufgabe Anbieter integrieren operatives PM,, Sollbruchstellen erforderlich oder Schnittstellen Eine Umgebung für alle Aufgaben Eine Umgebung pro Anwender mehrere Umgebungen möglich. Teilaufgaben ifotolia.com Für die Entscheidung wichtig: Wohin geht die Reise? Welche Ausbaustufe ist auf mittlere Sicht gewollt? Ihre Fragen? 8

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