Buchführung mit Zukunft

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1 Franz Ruß/Reinhard Fukerider Buchführung mit Zukunft Tipps und Hinweise zur Einführung der digitalen Buchführung in der Steuerberatungskanzlei Kompaktwissen für Berater 2. Auflage

2 DATEV eg, Nürnberg Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist die Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Redaktion und Herstellung: DATEV eg Printed in Germany Angaben ohne Gewähr Stand: Mai 2010 DATEV-Artikelnummer:

3 Editorial Das Kerngeschäftsfeld in den Kanzleien ist nach wie vor die Buchführung, viele umsatzsteuerpflichtige Unternehmen lassen diese durch einen Steuerberater erstellen. Die Anforderungen der Unternehmen an die Kanzleien steigen jedoch. Die Buchführung mit Zukunft basiert auf dem digitalen Belegaustausch: Der Mandant übermittelt der Kanzlei seine Belege elektronisch, so dass die Kanzlei die Belege tagesaktuell buchen und dem Mandanten aktuelle Auswertungen zur Verfügung stellen kann. Sie benötigen beispielsweise neben Auswertungen zur Unternehmenssteuerung und zur Vorlage bei Banken eine fundierte steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung. Diese Leistungen können Sie Ihren Mandanten bieten einfach auf Basis der Finanzbuchführung. Eine tagaktuelle Buchführung ist die Grundlage für neue Beratungsleistungen, die vom Kunden- bzw. Forderungsmanagement über die Liquiditätsvorschau bis zum Controlling reichen. Ihre Mandanten müssen Belege nicht mehr sammeln, sortieren und in die Kanzlei bringen, sondern nur noch einscannen oder aufs Fax legen. So haben Sie die Belege über das Rechenzentrum für Ihre tagaktuelle Buchführung digital zur Verfügung. Einfach und zukunftsweisend ist es auch, Rechnungen elektronisch auszutauschen. Fazit: Buchführung mit Zukunft ist einfach, tagaktuell und bietet mehr Leistung für Ihre Mandanten. Steuerberater Franz Ruß, Geschäftsführer der RWS Steuerberatungsgesellschaft mgh Treuhandgesellschaft für Industrie und Verkehr, gibt in dieser Ausgabe seine Erfahrungen sowie Tipps und Hinweise zur Einführung der digitalen Buchführung in Mandantenunternehmen sowie in Steuerberatungskanzleien weiter. 1

4 Co-Autor Reinhard Fukerider bringt dabei seine langjährige Erfahrung bei der Analyse und Steuerung komplexer gruppen- und organisationsdynamischer Prozesse ein. Nürnberg, im Mai 2010 Die Redaktion 2

5 Der Inhalt im Überblick 1 Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? Die Eckpunkte der BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT Gegenwärtige Praxis der Buchführung Effizienzsteigerung durch Buchführung mit digitalen Belegen Voraussetzung für die Einführung der BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT Szenarien der Arbeitsabläufe zwischen Kanzlei und Mandant Mehrwert für die Kanzlei Nutzen für die Unternehmen Notwendige Investitionen in der Kanzlei 27 2 Vermarktung neuer berechenbarer Dienstleistungen Gestaltung von Dienstleistungsangeboten Leistungsgerechte Honorargestaltung bei BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT Vermarktung des Kanzleiangebots (Planung, Durchführung, Kontrolle) 41 3 Veränderungsprozesse aktiv gestalten Praktische Tipps Veränderungsmanagement als komplexe Führungsaufgabe 44 3

6 3.1.1 Veränderung von Einstellungen bei sich selbst Veränderung von Einstellungen bei Anderen Handeln auf drei Ebenen Veränderungsprozesse und Widerstand Phasen von Veränderungsprozessen Umgang mit Widerstand Anforderungen an Veränderungsmanager Konkreter Veränderungsbedarf in der Kanzlei bei der Einführung von BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT Veränderung im Mandantenunternehmen und in der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant 56 4 Erfahrungsbericht zur Einführung der Buchführung mit Zukunft in der Kanzlei RSW Wie haben wir begonnen? Wesentliche Herausforderungen Wo stehen wir heute? Die Kanzleisituation heute Was kommt morgen? Die nächsten Schritte 61 5 Fazit 62 6 Unterstützung durch DATEV 64 7 Literatur 65 4

7 1 Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? Die Finanzbuchführung gehört für viele Kanzleien noch immer zu den wesentlichen Umsatzfaktoren. Sie stellt das Kerngeschäft vieler Steuerberater dar. Die Buchführung als Dienstleistung einer Kanzlei sollte möglichst kostengünstig und effizient sein. Sie muss den Anforderungen der Gesetzgebung, des Mandanten, des Wettbewerbs und denen der Banken genügen. Doch die Anforderungen an die Erstellung einer Buchführung, denen sich Kanzleien gegenüber sehen, steigen in letzter Zeit immer mehr an. Der bisherige wesentliche Umsatzfaktor ist in Gefahr. Die Anforderungen kommen aus verschiedenen Richtungen, denn nicht nur Steuerberater allein stehen im kollegialen Mitbewerb. Auch Buchführungsbüros sind eine wachsende Konkurrenz. Zudem fordern Unternehmen eine höhere Qualität der erstellten Buchführung. Unternehmen benötigen beispielsweise neben Auswertungen zur Unternehmenssteuerung eine fundierte steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung. Ein weiterer Bedarf von Unternehmen ist durch die verschärften Ratingkriterien der Banken entstanden. Eine überzeugende Präsentation der Unternehmenslage ist Voraussetzung, um gute Bankkonditionen zu erhalten. Parallel zu den gestiegenen Anforderungen von Unternehmen und Banken erschweren auch immer mehr gesetzliche Änderungen den Erstellungsprozess der Buchführung (bspw. 18 KWG; 8. StBÄndG). Gesetzgeber und Finanzbehörden verlegen sich mehr und mehr auf die elektronische Abwicklung der steuerlichen Prozesse (z. B. bereits heute bei Steueranmeldungen und -erklärungen, Steuerprüfungen, Belegarchivierung, etc.). Auch auf diese Anforderungen müssen sich die Kanzleien rechtzeitig einstellen. 5

8 1. Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? Herausforderungen an die Buchführung Angesichts dieser Ausgangslage wäre zu erwarten, dass sich Kanzleien weniger an der Buchführung und mehr am Angebot von Beratungsleistungen orientieren. Damit würden sie auf den Druck des Marktes reagieren und den Umsatz in vermeintlich weniger umkämpften Marktsegmenten generieren. In der Praxis lässt sich dies allerdings nicht beobachten. Der Anteil von Buchführungen und Beratungen am Umsatz von Kanzleien ist seit Jahren konstant. Folgt man der These, dass sich Kanzleien weniger an der Buchführung und mehr am Angebot von Beratungsleistungen orientieren sollten, dann sollte der Ausbau der Beratungsleistungen aber trotzdem Hand in Hand mit der qualitativen Erweiterung der Finanzbuchführung erfolgen. Das intensive Auseinandersetzen mit der Finanzbuchführung ist ein Vorteil von Steuerberatern gegenüber reinen Unternehmensberatungen und Buchführungsbüros. Denn Steuerberater sehen sich in der Regel nicht dem Vorwurf zu allgemeiner und praxisferner Empfehlungen ausgesetzt. Die Verbindung von Finanzbuchführung und Beratung bietet Ihnen die Chance, sich gegenüber Unternehmensberatern und Buchführungsbüros einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. 6

9 1. Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? Durch das Angebot zusätzlicher Dienstleistungen inklusive betriebswirtschaftlicher Beratung aus der Finanzbuchführung heraus wird ein Mehrwert für den Mandanten geschaffen. Gerade aus diesen Gründen ist es für Kanzleien sehr wichtig, sich den neuen Anforderungen schnell und flexibel zu stellen und neue Wege zur Sicherung des Ertrags in der Auftragsbuchführung einzuschlagen. Hier greift das von DATEV entwickelte Konzept BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT als Angebot für eine komfortable, zeitnahe Zusammenarbeit zwischen den Kanzleien und deren Mandanten! 1.1 Die Eckpunkte der BUCHFÜHRUNG MIT ZUKUNFT Gegenwärtige Praxis der Buchführung Der gegenwärtige Prozess der Buchführungserstellung ist hinlänglich bekannt. Das Unternehmen sammelt jeden Monat die Papierbelege, die in einem Unternehmen anfallen (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, usw.), und ordnet sie im besten Fall der Kanzleisystematik entsprechend in den so genannten Pendelordner. Dann geht der Pendelordner zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt in die Kanzlei. In der Kanzlei wird anhand der Belege gebucht, für den Jahresabschluss relevante Belege werden eventuell kopiert und die gewünschten monatlichen Auswertungen, wie bspw. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Offene-Posten-Listen etc. werden erstellt. Der Ablauf ist meist zeitkritisch. Da dringend benötigte Unterlagen während der Buchführungserstellung im Unternehmen des Mandanten nicht verfügbar sind, werden die Belege erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn sie für das Unternehmen entbehrlich sind, also nicht mehr benötigt werden. Dies hat zur Folge, dass die Buchführung von der Steuerberatungskanzlei erst über einen Monat zeitversetzt erstellt werden kann, was den Nutzen 7

10 1. Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? erheblich einschränkt. So kann man beispielsweise die bereits veralteten Auswertungen (BWA, Controllingreport, Offene-Posten-Listen, etc.) nur noch begrenzt als Indikatoren für die aktive Unternehmenssteuerung, für Planungen oder die Erkenntnis für gegenwärtig dringend anstehenden Handlungsbedarf einsetzen. Aus diesem Grund besteht auch die Option der Fristverlängerung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach Beendigung der Buchführung werden die Belege vom Mandanten abgeholt und anschließend nach den Erfordernissen im Mandantenbetrieb neu geordnet und archiviert. Der Buchführungsprozess heute Dieser Ablauf ist in der Praxis sehr typisch, weil er in der Vergangenheit durchaus seine Effizienz bewiesen hat und deshalb von vielen Kanzleien übernommen wurde. Durch die eingangs beschriebenen gestiegenen Anforderungen an die Buchführung muss dieser Prozess dringend optimiert werden. Auch aus Sicht der Unternehmen birgt diese herkömmliche Arbeitsweise viele Nachteile: 8

11 1. Was bedeutet Buchführung mit Zukunft? Zum einen ist der Transport der Belege vom Unternehmen in die Kanzlei mit einem logistischen Aufwand verbunden. Deshalb wird von Unternehmen versucht, die Belege erst zu einem möglichst späten Zeitpunkt an die Kanzlei zu geben, wenn sie im Unternehmen nicht mehr benötigt werden. Dies führt zu einem Zeitverzug zwischen dem eigentlichen Geschäftsvorfall und dessen Verbuchung. Zudem entsteht zusätzlicher Aufwand, weil für Kanzlei und Unternehmen eine jeweils andere Ordnungssystematik optimal ist und so im Unternehmen für die Belegaufbereitung nach den Anforderungen der Kanzlei Kapazitäten gebunden werden. Im Unternehmen kann während der Bearbeitung in der Kanzlei nicht auf die Belege zugegriffen werden. Folge sind Rückfragen in der Kanzlei. Außerdem besteht für den Mandanten ein Anreiz, im Unternehmen aktuell benötigte Belege, wie unbezahlte Rechnungen zurückzuhalten. Das steigert die Diskrepanz zwischen dem Stand der Buchführung und der tatsächlichen Unternehmenssituation. Fazit Diese hier beschriebenen Umstände verhindern eine aktuelle Buchführung und dementsprechend auch aktuelle Auswertungen. Somit vermindert sich der Informationswert für das Unternehmen und damit die Eignung der Buchführung für die Steuerung des Mandantenbetriebs. Auch bei den Arbeitsprozessen der Kanzlei bleibt Optimierungspotenzial ungenutzt Effizienzsteigerung durch Buchführung mit digitalen Belegen In der Praxis wird das Angebot zusätzlicher Beratungsleistungen durch die Kanzlei wie bereits erwähnt häufig durch die mangelnde Aktualität der Werte in der Buchführung verhindert. Ohne aktuellen Bezug haben die Leistungen nur einen eingeschränkten Nutzen für den Unternehmer. 9

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