Ein exklusiver Marktforschungsbericht von Coleman Parkes Research

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1 Ricoh Document Governance Index Oktober 2009 Durchführung der Befragung in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien sowie Großbritannien und Nordirland. Ein exklusiver Marktforschungsbericht von Coleman Parkes Research

2 Inhalt 1.0 Einführung: Der Ricoh Document Governance Index Zusammenfassung Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick Keine Strategie trotz Geschäftsrelevanz Kostenkontrolle nur sporadisch und unsystematisch Verantwortlichkeiten sind nicht einheitlich geregelt Kurzfristiges Denken trübt Blick auf langfristige Einsparpotenziale Überblick Fazit Effektives Dokumentenmanagement mit Lösungen von Ricoh 18

3 1.0 Einführung: Der Ricoh Document Governance Index Diese Studie wurde vom unabhängigen Marktforschungsinstitut Coleman Parkes Research durchgeführt. Sie soll neue Einblicke in das Dokumentenmanagement liefern und dessen Handhabung in Europa näher beleuchten sowie aufzeigen, wie es sich in die heutige wirtschaftliche und technologische Situation einfügt. Der in dieser Studie verwendete Begriff Document Governance definiert die Art und Weise, wie Organisationen ihr unternehmensweites Dokumentenmanagement organisieren. Dazu gehören unter anderem effizientes Kostenmanagement, der Einsatz von Technologien, Nachhaltigkeit und Dokumentensicherheit in allen Prozessen rund um das digitale und gedruckte Dokument über den gesamten Betriebsablauf hinweg. Der Ricoh Governance Index wurde im Rahmen von 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften (C-Level oder vergleichbar) mittlerer und großer Unternehmen sowie Organisationen in den Bereichen Finanzen, Dienstleistung, öffentlicher Sektor, Telekommunikation, Versorgungsunternehmen und Medien in allen Teilen Europas ermittelt. Die Interviews fanden zwischen Juli und August 2009 in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien und Nordirland statt. Die Befragten sind in ihren jeweiligen Organisationen für das Dokumentenmanagement (mit)verantwortlich. Die Befragung wurde unter kontrollierten Bedingungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass sie europaweit und innerhalb jedes untersuchten vertikalen Marktsegments repräsentative Informationen liefert. 2.0 Zusammenfassung Die Untersuchung zeigt, dass 77 Prozent der europäischen Führungskräfte sich zwar des Nutzens einer Strategie für das Dokumentenmanagement bewusst sind, jedoch drei Viertel von ihnen bislang keine solche Strategie im Unternehmen eingeführt hat. Durch das fehlende Kostenmanagement wird das Geschäftsergebnis beeinflusst. Dieser Bereich wird nur sporadisch und unsystematisch kontrolliert. Die Gesamtverantwortung für den Bereich Dokumentenmanagement ist oft nicht zentralisiert. In vielen Fällen sind mehrere Personen einer Organisation für diesen Bereich zuständig, gleichzeitig mangelt es an einer eindeutigen Definition der Prozessverantwortung. Das Fehlen eines strategischen Ansatzes bedeutet, dass Unternehmen die Vorteile eines effizienteren, nachhaltigeren und sichereren Arbeitsumfelds auf Basis eines unternehmensweiten Dokumentenmanagements nicht ausschöpfen. Sie riskieren somit eine Überschneidung von Tätigkeitsbereichen, wie etwa durch die mehrfache Erledigung gleicher Aufgaben. Solche Ineffizienzen wirken sich negativ auf die Kosten und die Gesamtleistung des Unternehmens aus. Eine Strategie für das unternehmensweite Dokumentenmanagement lässt sich jedoch leicht umsetzen. Der erste Schritt für Führungskräfte besteht darin, von der gängigen und eher kurzfristigen Sichtweise in Sachen Dokumentenmanagement abzurücken und ein langfristiges Governance-Modell einzuführen, das die Unternehmensbedürfnisse umfassend erfüllt. Eine Strategie zur Document Governance, dem unternehmensweiten Dokumentenmanagement, kann nahtlos in die vorhandene Infrastruktur einer Organisation integriert werden. Sie vereinfacht die Geschäftsprozesse und bietet häufig sowohl kurz- als auch langfristige Vorteile, wie beispielsweise Kostensenkungen, geringere Umweltbelastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine bessere Ressourcenverteilung. Somit können sich Führungskräfte besser auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäftes konzentrieren. 3

4 3.0 Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick Keine Strategie im Dokumentenmanagement trotz Geschäftsrelevanz Die Gesamtausgaben für das Dokumentenmanagement in Europa übertreffen derzeit rund 14 Milliarden Euro pro Jahr 1, wobei Unternehmen bis zu fünf Prozent ihres jährlichen Umsatzes dafür ausgeben. Gut ein Drittel (39 Prozent) der Unternehmen hat eine Strategie für Dokumentenmanagement eingeführt, um diesen wichtigen Bereich für das Unternehmen zu verwalten. Die Kostenkontrolle im Dokumentenmanagement erfolgt nur sporadisch und unsystematisch Der Hinweis auf Defizite im Bereich der Kontrolle der Kosten für das Dokumentenmanagement untermauert einige interessante Ergebnisse der Studie. Da nur 45 Prozent der Unternehmen in Europa die Kosten regelmäßig überwachen, riskieren sie negative Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis. Die Verantwortlichkeiten für das Dokumentenmanagement sind nicht einheitlich geregelt In dieser Untersuchung wurde auch festgestellt, dass die Verantwortung für das Dokumentenmanagement nicht einheitlich geregelt ist. In vielen Unternehmen gibt es keinen zentralen Ansprechpartner für diesen Bereich. In vielen Fällen sind mehrere Personen für die oftmals wenigen bestehenden Dokumentenmanagement-Richtlinien verantwortlich. Meistens jedoch sind es Abteilungsleiter oder einzelne Mitarbeiter 2. Kurzfristiges Denken trübt Blick auf langfristige Einsparpotenziale im Dokumentenmanagement Der Bericht ergab, dass mit 77 Prozent die Mehrzahl der Führungskräfte die Einsparmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement sehr wohl erkennen. Die Untersuchungsergebnisse machen aber auch das geringere Bewusstsein für den langfristigen Nutzen deutlich. Während niedrigere Druckkosten von 81 Prozent der Befragten als ein wichtiger Mehrwert bestätigt wurden, waren den Führungskräften die Vorteile des Dokumentenmanagements, die sich aus der verbesserten Dokumentensicherheit, Effizienz des Workflows und der gesteigerten Produktivität ergeben, weniger bewusst. 1 Basierend auf geschätzten Ausgaben für das Dokumentenmanagement als Prozentsatz des monatlichen Umsatzes 2 Aufgrund der Lesbarkeit umfasst der Begriff Mitarbeiter in diesem Dokument Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. 4

5 4.0 Keine Strategie trotz Geschäftsrelevanz Nur gut ein Drittel der europäischen Unternehmen verfügt über eine vollständig ausgearbeitete Strategie für Dokumentenmanagement. Der Bericht zeigt, dass Führungskräfte die Ausgaben für Dokumentenmanagement auf 14 Milliarden Euro pro Jahr und auf bis zu fünf Prozent ihres Jahresumsatzes schätzen. Obwohl es sich um einen wichtigen und wesentlichen Bestandteil des Tagesgeschäfts handelt, haben nur wenige Unternehmen strukturierte Prozesse zur Verwaltung und Kontrolle dieser Aktivitäten eingeführt. In Europa haben derzeit etwa vier von zehn Unternehmen eine ausgereifte Strategie für den Bereich Dokumentenmanagement implementiert. Weitere 14 Prozent planen eine entsprechende Umsetzung in naher Zukunft. Bei der näheren Betrachtung der Ergebnisse wird jedoch deutlich, dass etwa die Hälfte der befragten Unternehmen derzeit keine Dokumentenmanagement-Strategie einsetzt. Ein Drittel erstellt lediglich eine Reihe von Richtlinien bzw. setzt auf individuelle Vorgehensweisen der Abteilungen. Abb. 1 Strategieumsetzung im Dokumentenmanagement 5

6 In einzelnen Ländern sind die Ergebnisse konsistent. Sogar in Belgien, dem Land mit der europaweit höchsten Wahrscheinlichkeit einer implementierten Dokumentenmanagement-Strategie, setzt nur die Hälfte der Organisationen derzeit eine ausgereifte Strategie ein. Dem gegenüber befinden sich Großbritannien und Nordirland. Dort hat nur gut ein Drittel (34 Prozent) der Unternehmen eine solche Strategie umgesetzt. In Frankreich wiederum beträgt dieser Anteil sogar nur ein Viertel (26 Prozent). Interessanterweise überträgt ein beträchtlicher Teil der Unternehmen die Verantwortung für das Dokumentenmanagement an seine einzelnen Abteilungen. In Spanien verfolgt fast ein Viertel der Firmen (24 Prozent) diesen Ansatz, und in den Niederlanden ist es jedes fünfte Unternehmen. In Abschnitt 3 werden wir die Schwierigkeiten einer nicht zentralisierten Herangehensweise noch genauer betrachten. Es lässt sich jedoch auf den ersten Blick bereits sagen, dass sich Unternehmen so in der Nutzung ihrer unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Lösungen einschränken. Sie verursachen dabei höhere Kosten und riskieren eine Senkung der Dokumentensicherheit. Ebenso erhöhen sich die Belastungen für die Umwelt. Abb. 2 Implementierung einer vollständig ausgearbeiteten Strategie für das Dokumentenmanagement auf Länderebene Wurde kein Dokumentenmanagement eingeführt, war der am häufigsten genannte Grund in nahezu jedem dritten Fall das fehlende Bewusstsein für die Notwendigkeit einer solchen Maßnahme. Andere Befragte meinten, dass die internen Ressourcen für die Verwaltung einer solchen Richtlinie nicht abgestellt werden könnten (24 Prozent) bzw., dass eine solche Strategie keine Unterstützung (20 Prozent) seitens der Unternehmensleitung fände. Diese Angaben verdeutlichen, dass unternehmensintern Nachholbedarf in Sachen Dokumentenmanagement besteht und zeigen die Notwendigkeit eines strategischen Ansatzes für diesen Bereich. 6

7 5.0 Kostenkontrolle nur sporadisch und unsystematisch Nur 38 Prozent überprüfen die Kosten für das Dokumentenmanagement gelegentlich, 17 Prozent überhaupt nicht. Dokumente werden auf jeder Ebene einer Organisation produziert, doch bleibt die Verwaltung der verursachten Kosten sporadisch und unsystematisch. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen gibt an, dass ihre Investitionen im Bereich Dokumentenmanagement jährlich zunehmen. Die Überwachung dieser Kosten erfolgt jedoch unstrukturiert und so können die entsprechenden Ausgaben nicht vollständig erfasst werden. Weniger als die Hälfte der Befragten (43 Prozent) kontrolliert die Dokumentenkosten aktiv und regelmäßig. Eine signifikante Minderheit, fast jeder fünfte Befragte (17 Prozent), überwacht diese Kosten gar nicht. Abb. 3 Kostenkontrolle im Dokumentenmanagement 7

8 Insgesamt überwachen verhältnismäßig wenige europäische Unternehmen ihre Kosten für das unternehmensweite Dokumentenmanagement. Belgische und spanische Unternehmen überprüfen diese Kosten am seltensten (32 bzw. 36 Prozent). In Italien gaben nur zehn Prozent der Organisationen an, die Dokumentenkosten nicht zu überwachen; nahezu die Hälfte (44 Prozent) der italienischen Unternehmen überwacht hier die Kosten gelegentlich und hat deshalb keinen ständigen Überblick über die Aktivitäten im Bereich Dokumentenmanagement und deren Einfluss auf das Unternehmen. Auf die Frage nach den monatlichen Durchschnittsausgaben ihres Unternehmens für Dokumentenmanagement konnte ein Fünftel derjenigen, die behaupteten, ihre Kosten zu überwachen, keine Zahlen nennen. Die unternehmensweiten Zahlen sind in vielen europäischen Organisationen kaum oder nur lückenhaft bekannt. So bleibt die Höhe entsprechender Kosten unklar. Unternehmen, die über entsprechende Daten verfügen, gaben an, dass der größte Anteil der Kosten für den Bereich Dokumentenmanagement einer einzelnen Person oder Abteilung zurechenbar sei, sie konnten aber keine Zahlen liefern, die Aussagen zum gesamten Unternehmen machen können. Es ist deshalb sehr wahrscheinlich, dass die von den Befragten geschätzte Höhe der Gesamtinvestition nur ein grober Anhaltspunkt für den echten Wert darstellt. Dies mag damit zusammen hängen, dass die Verantwortung für das Dokumentenmanagement häufig bei Abteilungsleitern, wie etwa Personalmanagern oder Büroleitern, liegt. Ein Drittel der Führungskräfte, in Belgien sind es 42 Prozent, gibt zu, dass sie die durchschnittlichen monatlichen Kosten für das Dokumentenmanagement ihres Unternehmens oder die entsprechenden Informationsquelle nicht kennen. Effektives Management erfordert jedoch Transparenz und uneingeschränkten Zugang zu Informationen. 8

9 Abb. 4 Informationslücke Druckkostenaufwand Den Unternehmen ist durchaus bewusst, wie wichtig es ist, den Druckkostenaufwand zu überwachen, doch rund 57 Prozent der befragten Unternehmen kümmern sich nicht regelmäßig darum. So bleiben Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, Produktivitätserhöhung, Senkung der Umweltbelastungen und Verbesserung der Dokumentensicherheit ungenutzt. 9

10 6.0 Verantwortlichkeiten sind nicht einheitlich geregelt Es gibt meist mehrere Verantwortliche für das Dokumentenmanagement. Eine einzelne Person mit der Gesamtverantwortung für diesen Bereich gibt es in Unternehmen nicht. Die Verantwortung für die Überwachung und Verwaltung der Document Governance ist bei europäischen Unternehmen sehr unterschiedlich geregelt. In sechs von zehn Organisationen tragen Abteilungsleiter wie Personalmanager, Büroleiter, Vertriebs- und Marketingleiter zumindest einen Teil der Verantwortung. Eine einzelne Person, welche die Gesamtverantwortung für diesen Bereich inne hat, gibt es in den meisten Unternehmen nicht. Abb. 5 Funktionen und Verantwortung im Dokumentenmanagement 10

11 Durch die Streuung der Verantwortlichkeiten bleiben die wichtigsten Vorteile eines zentralisierten, strategischen Ansatzes für das unternehmensweite Dokumentenmanagement ungenutzt. Wenn einzelne Abteilungen ihre Anforderungen an das Dokumentenmanagement selbst verwalten, erhöht sich die Gefahr, dass die gleichen Aufgaben doppelt bearbeitet werden. Unternehmen versäumen so die Möglichkeit, ihren Workflow zu optimieren. Dieses Silodenken mag zwar die Bedürfnisse einzelner Abteilungen befriedigen, einen Gesamtüberblick über das unternehmensweite Dokumentenmanagement liefert es jedoch nicht. Ohne eine zentrale Verantwortlichkeit und konkrete Richtlinien fehlen also genaue Erkenntnisse darüber, wo Verbesserungen eingeführt werden können, um die Dokumentensicherheit und die Produktivität zu erhöhen, die Umweltbelastungen zu senken und die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Ein zentralisierter, kontrollierter Ansatz mit neu gestalteten Dokumentenmanagement-Prozessen, welche direkt auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen. Lenkt eine Führungskraft den Bereich Dokumentenmanagement, werden diese Prozesse in der Gesamtstrategie des Unternehmens verankert und der Nutzen erstreckt sich über alle Bereiche der Organisation. So können sich Führungskräfte besser auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäfts konzentrieren. 57 Prozent der Führungskräfte meinen, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Druck- und Dokumentenanforderungen verwalten sollte. Zusätzlich zur Übertragung der Verantwortung für Document Governance auf Abteilungsleiter meinen 57 Prozent der Führungskräfte in Europa, dass sich jeder Mitarbeiter hier selbst verwalten sollte. Während die Mehrheit der Führungskräfte der Auffassung ist, ihre Mitarbeiter sollten ihre eigenen Entscheidungen in Sachen Dokumentendruck treffen, glauben viele, dass die Mitarbeiter beim Drucken nicht immer auf Effizienz oder Nachhaltigkeit achten. Die Unternehmen wurden aufgefordert, das Verhalten ihrer Mitarbeiter hinsichtlich Fehler beim Drucken sowie unbeabsichtigten Mehrfachdrucken von Dokumenten mittels einer Skala von einem bis zehn Punkten zu bewerten. Dabei bedeuteten zehn Punkte ist mir sehr wichtig, und ein Punkt ist mir überhaupt nicht wichtig. 11

12 Abb. 6 Wie Führungskräfte die Einstellung ihrer Mitarbeiter einschätzen Hinsichtlich der Fehlerquote beim Drucken von Dokumenten bewerteten Führungskräfte ihre Mitarbeiter mit 5,3 von zehn Punkten und mit 5,4 Punkten bei unbeabsichtigten Mehrfachdrucken. Diese Bewertungen sind recht niedrig und zeigen, dass die Führungskräfte in den meisten europäischen Unternehmen wenig Vertrauen in ihre Prozesse im Bereich des unternehmensinternen Dokumentenmanagements haben. Liegt die Verantwortung für Dokumentenmanagement bei den Mitarbeitern selbst, erhöhen sich Mehrfachdruck und Dokumentensicherheitsrisiken. Mangels zentraler Richtlinien sind zudem Nachhaltigkeitsziele schwerer zu erreichen. Positiv ist daher, dass die Hälfte der Befragten angibt, ihre Vorstandskollegen würden eine umfassende Schulung der Mitarbeiter in diesem Bereich anstreben. Diese Ergebnisse deuten jedoch auch darauf hin, dass diese Mitarbeiter nicht unbedingt die Anleitung bekommen, die für ein optimales Arbeiten erforderlich wäre. Zwar ist es sehr wichtig, dass Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Dokumente ein bestimmtes Maß an Verantwortung tragen, jedoch übersehen Firmen oft die Möglichkeit, diese Rolle zentral zu vergeben, damit die Mitarbeiter ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. 12

13 7.0 Kurzfristiges Denken trübt Blick auf langfristige Einsparpotenziale Wahrgenommene Vorteile durch optimiertes Dokumentenmanagement: Niedrigere Kosten (81 Prozent), geringere Umweltbelastungen (73 Prozent), verbesserte Produktivität (74 Prozent) und erhöhte Dokumentensicherheit (68 Prozent). Die Betrachtung des wahrgenommenen Nutzens durch ein optimiertes Dokumentenmanagement führt zu interessanten Ergebnissen. Für die meisten Unternehmen liegen viele Vorteile im verbesserten oder optimierten Dokumentenmanagement. Der am deutlichsten wahrgenommene Nutzen eines optimierten Dokumentenmanagements ist die Senkung der Druckkosten. 81 Prozent der Unternehmen finden dies vorteilhaft ; fast die Hälfte der Befragten (46 Prozent) hält diesen Faktor für sehr vorteilhaft. Fast die gleiche Anzahl (77 Prozent) betrachtet die verringerten Wartungskosten als einen wichtigen Vorteil, obwohl es weniger (35 Prozent) als sehr vorteilhaft betrachten. Weitere Pluspunkte des optimierten Dokumentenmanagements sind geringere Umweltbelastungen (73 Prozent), verbesserte Produktivität (74 Prozent) und erhöhte Dokumentensicherheit (68 Prozent). 13

14 Abb. 7 Vorteile eines optimierten Dokumentenmanagements Es zeichnet sich ab, dass das Potenzial für Kosteneinsparungen im Dokumentenmanagement klar erkannt und angenommen wird. Insgesamt sagen 77 Prozent der befragten Unternehmen in Europa, dass eine verbesserte Richtlinie zum Dokumentenmanagement zumindest zu einigen Kosteneinsparungen führen könnte. Ein Viertel stuft diese Einsparungen als erheblich ein. Insgesamt meinen nur sehr wenige Studienteilnehmer, dass solche Verbesserungen zu keinen Kostenersparnissen führen würden. 14

15 Abb. 8 Auswirkung auf Kosten bei verbessertem Dokumentenmanagements Die Optimierung des Dokumentenmanagements bietet auch Vorteile, die weniger offensichtlich sind. 55 Prozent der Befragten sehen auch in der Verbesserung der Workflows rund um die digitalen und gedruckten Dokumente im Unternehmen einen klaren Nutzen. Wenn sich Führungskräfte in Europa nicht im Klaren darüber sind, welche Möglichkeiten sich ihnen durch die Straffung von Prozessen und die Optimierung von Arbeitsabläufen eröffnen, besteht möglicherweise auch ein geringeres Bewusstsein für die langfristigeren Vorteile des Dokumentenmanagements. Dies würde erklären, warum so wenige Führungskräfte (39 Prozent) eine entsprechende Strategie in ihrem Unternehmen umgesetzt haben. 15

16 8.0 Überblick Die Situation im Hinblick auf ein effektives Dokumentenmanagement ist europaweit unterschiedlich. 39 Prozent der mittleren und großen Organisationen besitzen eine gut definierte und genau umgesetzte Strategie, wohingegen weitere 14 Prozent sagen, dass sie eine solche Strategie bald umsetzen werden. Über die Hälfte der Unternehmen setzt derzeit jedoch keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Ein Drittel verfügt lediglich über eine Reihe von Richtlinien bzw. überlässt ihren Abteilungen die Entscheidung über ihre Vorgehensweise in diesem Bereich. Generell gibt es ein eher geringes Bewusstsein hinsichtlich der Kosten, die das unternehmensweite Dokumentenmanagement verursacht. Diese werden daher selten überprüft. Weniger als die Hälfte der Unternehmen überwacht die Dokumentenkosten aktiv und regelmäßig. Ein Drittel gibt zu, dass sie die monatlichen Durchschnittskosten der Dokumentenproduktion in ihrem Unternehmen nicht kennen. Die Minderheit der befragten Unternehmen verfolgt eine zentralisierte Dokumentenmanagement-Strategie, wobei in jedem sechsten Unternehmen die Verantwortung für diesen Bereich zumindest teilweise in den Händen der Abteilungsleiter liegt. Eine solche Streuung der Kontrolle und Verantwortung für diesen Bereich lässt vermuten, dass die Unternehmen keine Übersicht über das Dokumentenmanagement in ihrer Organisation haben und nicht in der Lage sind, die verursachten Kosten zu steuern bzw. eine Lösung einzusetzen, die an die Gesamtbedürfnisse des Unternehmen angepasst ist. Die Bedeutung von Richtlinien, Verfahren und Protokollen im Dokumentenmanagement findet weitgehend Anerkennung und Akzeptanz. Die große Mehrzahl der Unternehmen verbindet verbessertes Dokumentenmanagement mit einer Reihe von Vorteilen, hauptsächlich, und nicht überraschend, mit verringerten Kosten (81 Prozent). Führungskräfte in Europa sind sich nur bedingt der Möglichkeiten bewusst, wie sie die Infrastruktur für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement modernisieren, Arbeitsabläufe optimieren und die Verfügbarkeit interner Ressourcen erhöhen können. Das legt den Schluss nahe, dass die langfristigen Vorteile eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement weniger bekannt sind. 16

17 9.0 Fazit Die Vorteile eines optimierten, unternehmensweiten Dokumentenmanagements sind der Mehrzahl der europäischen Unternehmen klar. Jedoch handeln die meisten überwiegend nur ad hoc und delegieren die Verantwortung für diesen Bereich entweder an Mitarbeiter oder kontrollieren die Ausgaben nur in begrenztem Maße. Daher ist es möglicherweise eine der größten Herausforderungen in diesem Markt, die Einstellung von Führungskräften hier zu ändern und sie dabei zu unterstützen, die Rolle des Dokumentenmanagements in ihrem Unternehmen besser zu verstehen. Grundsätzlich ist ein effektives Dokumentenmanagement relativ einfach umzusetzen und kann, richtig eingesetzt, eine positive Auswirkung auf die Wirtschaftlichkeit und Effizienz eines Unternehmens haben. Weiter unterschätzen die Unternehmen die Vorteile, die über den unmittelbaren Nutzen hinaus gehen. Wenn Dokumentenmanagement nur als Möglichkeit zur Kostenreduzierung betrachtet wird, kann es sicherlich zu kurzfristigen Einsparungen führen. Dadurch werden aber die längerfristigen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft vernachlässigt. Das sind etwa die Erfüllung der Anforderungen einzelner Abteilungen an das Dokumentenmanagement zur Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe und die Unterstützung der Gesamtunternehmensstrategie. Vor allem aber ist das Unternehmen dann nicht in der Lage, die langfristigen Vorteile zu erzielen, die sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken. Für mehr Kontrolle und die Zentralisierung des Dokumentenmanagements müssen Führungskräfte aktiv die Verantwortung für diesen Bereich übernehmen, so dass eine wirksame Lösung innerhalb der Organisation auf allen Ebenen integriert werden kann. Nur wenn Unternehmen die strategische Bedeutung eines optimierten Dokumentenmanagements tatsächlich erkennen und als Schlüssel zu kurz- und langfristiger Effizienz und Produktivität einsetzen, werden sie auf lange Sicht echte Vorteile erzielen. Letztlich geht es um das Zusammenspiel von Mitarbeitern, Prozessen, Tools und den neuesten Technologien, das Unternehmen hilft, Ineffizienzen aufzudecken und Lösungen umzusetzen, die ihr Geschäft vorantreiben. 17

18 10.0 Effektives Dokumentenmanagement mit Lösungen von Ricoh Ricoh bietet eine Reihe von Lösungen und Produkten, mit deren Hilfe Unternehmen einfache und effektive Ansätze für das unternehmensweite Dokumentenmanagement einführen können. Dank eines umfassenden Portfolios von Hardware, Software, Dienstleistungen, Outsourcing und Beratung lassen sich die Lösungen von Ricoh nahtlos und zuverlässig in jede Organisation integrieren, damit sich der Kunde auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Managed Print Services Bei Ricoh lässt sich das Dokumentenmanagement direkt über Managed Print Services (MPS) steuern. Mit MPS werden die Kosten um bis zu 30 Prozent verringert und durch kontinuierliche Document Governance langfristige Vorteile erzielt. Zusätzliche Vorteile sind höhere Effizienz und Produktivität verbunden mit geringeren Umweltbelastungen und einer höheren Dokumentensicherheit. MPS ist als globale oder lokale Lösung verfügbar und deckt das Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab. Diese ganzheitliche Lösung kann einfach in den Arbeitsablauf einer Organisation eingebettet werden und so ihre individuellen Anforderungen erfüllen. Sie umfasst Beratung, Hardware, Software, Wartung, Management-Services, Bürolösungen und die Auslagerung des Dokumentenprozesses über den gesamten Document Lifecycle hinweg. Sicherheitslösungen Verbesserte Dokumentensicherheit ist ein bedeutender Vorteil eines strategischen und zentralisierten Ansatzes im Dokumentenmanagement. Organisationen erhalten dadurch mehr Kontrolle über ihre Aktivitäten in diesem Bereich. Die Lösungen von Ricoh (z.b. innovative Verschlüsselungstechnologien, intelligente Authentifizierungsfunktionen) lassen sich leicht in den Dokumenten-Workflow integrieren. So wird innerhalb der Organisation die größtmögliche Sicherheit für sensible Daten Durch die Integration von Lösungen in die vorhandene Unternehmensinfrastruktur hilft Ricoh dabei, die versteckten Dokumentenkosten aufzudecken und damit den Unternehmen die Kontrolle zurückzugeben. Die von Ricoh wandelt gesammelte Daten in detailliertes Wissen um. Das webbasierte Monitoring- und Servicetool erfasst Zählerstände automatisch und steuert die Bestellungen von Verbrauchsmaterial sowie Service-Einsätzen. Dank dieser Lösung hat der Anwender die Gewissheit, dass seine Kosten automatisch auf die effizienteste Art und Weise verwaltet werden. 18

19 Document Process Outsourcing Das Document Process Outsourcing (DPO) ist eine Möglichkeit für Unternehmen, eine zentralisierte Strategie für das Dokumentenmanagement aufzusetzen, die strukturiert, sicher, regelkonform und kosteneffizient ist. DPO umfasst die Verwaltung der Prozesse, Personen und Technologien, die Dokumente zum Informationsaustausch innerhalb und außerhalb der Organisation für ihre Kerngeschäftsprozesse erstellen. Wo und wie auch immer eine Fachkraft unmittelbaren Zugang zu Informationen benötigen, sorgt DPO im Hinblick auf schnelle Support-Reaktionszeiten und bessere Qualität für eine signifikante Erhöhung der Produktivität. Das Ergebnis ist eine Verbesserung der finanziellen Effizienz, der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie letztlich der Unternehmensleistung. 1=1 PAY PER PAGE GREEN Analyse von Ricoh Die 1=1 PAY PER PAGE GREEN Analysen von Ricoh verfolgen einen dreistufigen Ansatz. Die Analyse bestimmt die aktuellen CO 2-Emissionen des Unternehmens und macht die Total Cost of Ownership (TCO) transparent. Mithilfe der Ergebnisse erstellt Ricoh einen Vorschlag zur Senkung der Gesamtbetriebskosten, des Energie- und Papierverbrauchs und der CO 2-Emmissionen. Mit den Kosteneinsparungen senkt sich auch der CO 2-Ausstoß und die Effizienz im Bereich der Dokumentenproduktion wird gesteigert. 1=1 PAY PER PAGE GREEN umfasst drei Stufen: Audit und Analyse der aktuellen CO 2-Emissionen und der TCO für Druck/Kopie. Aufstellung einer Strategie zur Reduzierung der CO 2-Emissionen und der TCO, während gleichzeitig die Prozesse optimiert werden. Regelmäßige Überprüfung der CO 2- und TCO-Reduzierung im Unternehmen. Weiter Informationen finden Sie auf: Ricoh Lösungsratgeber Ricoh Managed Solutions 19

20 Ricoh Company im Kurzprofil Die Ricoh Company, Ltd. ( Ricoh Company ) ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich auf die Märkte für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck spezialisiert hat. Das Unternehmen beschäftigt über Mitarbeiter in den Regionen Europa, Nord- und Südamerika, Asien-Pazifik, China und Japan. Der Hauptsitz des Konzerns befindet sich in Tokio (Japan). Die Ricoh Europe Plc ist eine Kapitalgesellschaft und EMEA-Hauptquartier der Ricoh Company mit Sitz in London im Vereinigten Königreich und in Amstelveen in den Niederlanden. Der EMEA-Verbund umfasst mehr als 35 Tochterunternehmen. Ricoh Global Services ist ständiger Strategiepartner der multinationalen Ricoh-Unternehmen in allen Teilen der Welt. Mit dem einzigartigen Direktvertriebs- und Servicemodell und umfassenden Standardlösungen gewährleistet Ricoh Global Services seinen Kunden nachhaltige Wertschöpfung und Verlässlichkeit auf globaler Ebene. In dem am 31. März 2009 abgeschlossenen Geschäftsjahr erwirtschaftete Ricoh mit seinen Unternehmen im europäischen Wirtschaftsbereich einen Ertrag von 523,4 Mrd. YEN. Das entspricht 25,0 Prozent des Gesamtumsatzes des Konzerns weltweit. Weltweit belief sich der Umsatz der Ricoh Company für das Geschäftsjahr mit Ende 31. März auf Mrd. YEN. Pressekontakt: Ricoh Europe Plc Janice Gibson Tel.: +44 (0) press@.ricoh-europe.com Homepage: Vertriebsanfragen Ricoh Europe Tel.: asc@ricoh-europe.com 20

21 Ricoh Deutschland im Kurzprofil Die Ricoh Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanagement. Das Portfolio umfasst Hardware- und Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Serviceund Supportdienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung (Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und Prozessoptimierung. Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Global Players Ricoh. Ricoh ist mit über Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein weltweit führender Anbieter für digitale Bürokommunikation. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung bundesweit mit zehn Business & Service Centern vertreten. Pressekontakt: Ricoh Deutschland GmbH Tobias Pöschl Tel.: 0511 / tobias.poeschl@ricoh.de Homepage: Vertriebsanfragen Ricoh Deutschland GmbH Tel.: 0511 / info@ricoh.de 21