Präsentations- und Folien-Design (Präsentations-Rhetorik)

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1 Präsentations- und Folien-Design (Präsentations-Rhetorik) Kapitel 1 Präsentations-Rhetorik Rudolf Göldner Version

2 FolienPräsentationen Vorträge, die mit dem Vorführen von Bildern unterstützt werden, gibt es in unterschiedlichen Formen vom klassischen Diavortrag bis zur PowerPointoder Prezi-Präsentation. Auch wenn es für die Gestaltung dieser Vorträge viele gemeinsame Regeln gibt, wollen wir uns hier auf die Gestaltung von Folienpräsentationen konzentrieren. Allgemein gesprochen handelt es sich um Vorträge, bei denen elektronische Bilder, die aus historischen Gründen immer noch Folien genannt werden, durch einen Videoprojektor oder Beamer projiziert werden. Wie aber gestaltet man die Folien und die Präsentation? Der klassische Folien-Vortrag Bessere FolienVorträge Ein Grund für den Siegeszug von Folien-Präsentationen ist die Tatsache, dass auch ungeübte Vortragende relativ einfach Folien erstellen können und dass die Präsentation dieser Folien das Vortragen an sich wesentlich erleichtern kann. Typisch dafür ist es, den Vortragsstoff in Textfolien zu gliedern und diese Texte dann in der Präsentation zu projizieren und mehr oder weniger exakt vorzulesen. Diese Vortragsform ist praktisch zum Standard für Folien-Vorträge geworden, an die man sich im Berufsleben gewöhnt hat. Es stellt sich nun die Frage, was sich an Folien-Präsentationen verbessern lässt und wie sich das erreichen lässt. Dazu muss man sich zunächst einmal mit dem Vortragenden selbst beschäftigen, seiner Situation, seinen Vorstellungen und seinen Möglichkeiten. Bild 1: Die Präsentationssituation: Ziele, Zielgruppe und Beeinflussungsmöglichkeiten 2

3 Präsentationsziele Wenn es nur darum geht, eine Standard-Präsentation als Nachweis seiner Existenzberechtigung abzuliefern, braucht man sich natürlich keine Gedanken zu machen. Wenn es aber darum geht, bei den Zuhörern etwas zu erreichen, dann muss sich der Vortragende als Allererstes darüber klar werden, was er mit seiner Präsentation erreichen will, er muss seine Ziele festlegen. Ein Ziel könnte sein, zu informieren wie: Stand des Projekts, Änderungen in der Firma, neue Erkenntnisse. Hier geht es vor allem darum, die Zuhörer nicht zu langweilen. Ein wesentlich schwierigeres Ziel ist es, wenn Zuhörer beeinflusst werden sollen, z.b. eine bestimmte Entscheidung zu treffen, eine Handlung auszuführen oder gar eine Überzeugung zu ändern. Die Situation des Vortragenden Als Vortragender sieht man sich einer größeren Gruppe von Zuhörern gegenüber. Man kommuniziert mit ihnen mit seinen Bildern, mit seiner Sprache und mit seiner Körpersprache. Diese Mittel gilt es, richtig einzusetzen. Dazu sollte sich der Vortragende einmal in die Lage seiner Zuhörer versetzen. Das ist gar nicht so schwer, schließlich ist er selbst oft in dieser Rolle. Allerdings hat man nur selten Vorträge erlebt, die fesselten, zum Nachdenken anregten, überzeugten - aber oft Vorträge, die langweilig, langatmig, trocken, uninteressant waren. Aus diesen Erfahrungen ergibt sich, dass der Vortragende Aufmerksamkeit erreichen, Interesse wecken und einen nachhaltigen Eindruck erzeugen muss. PräsentationsDesign Die Möglichkeiten des Vortragenden, diese Anforderungen zu erfüllen, liegen einerseits in der Präsentation von Bildern, andererseits in der sprachlichen Vermittlung von Inhalten. Aber auch die Persönlichkeit des Vortragenden spielt eine Rolle, seine Ausstrahlung und Glaubwürdigkeit, die sich über die Körpersprache manifestiert. Es gibt eine Reihe von Untersuchungen zur Wahrnehmung, Speicherung und Wirkung von Bildern, die besonders in der Werbung ein weites Anwendungsfeld gefunden haben. Ob gedruckter Aufsatz, Zeitung oder Internet-Seite: Sobald ein Bild oder eine Grafik auftaucht, zieht es die Aufmerksamkeit auf sich. Dies gilt auch für Präsentationen. Die Folien erhalten immer das uneingeschränkte Interesse des Publikums, sogar wenn lediglich Text projiziert wird. Die Priorität der Bilder hat natürlich große Vorteile: Bilder werden unbewusst aufgenommen und verarbeitet - ohne Beteiligung des kritischen Verstandes. Man erinnert sich auch besser an sie als an andere, vor allem abstraktere Informationen. Das Dilemma ist, dass der absolute Vorrang der Folie dazu führt, dass der Vortragende in den Hintergrund gedrängt wird und seine sprachlichen Erläuterungen nur noch als Begleitmusik wahrgenommen werden. Seine körpersprachlichen Signale fallen komplett unter den Tisch. Überspitzt formuliert: wozu braucht man den Vortragenden überhaupt noch, man könnte ja mit demselben Effekt auch einen Tonfilm vorführen. 3

4 Bild 2: Das Präsentationsdilemma: Der Fokus liegt immer auf der Folie. Um andere Menschen zu überzeugen, genügen allerdings weder Bilder noch Filme; überzeugen kann nur der Vortragende selbst als Mensch. Dazu ein Zitat von Seth Godin bei Garr Reynolds [1]: Kommunikation dreht sich darum, andere Personen vom eigenen Standpunkt zu überzeugen, so dass sie verstehen, warum man von einer Idee so begeistert ist. Emotionen spielen eine große Rolle. Der Zuhörer merkt es sofort, wenn der Vortragende von eigenen Erfahrungen und Überzeugungen spricht und nicht etwa vorformulierte Sätze vom Notizzettel abliest. Es geht darum, die Präsentation so zu gestalten, dass beide Elemente die Bilder und der Vortragende zur Geltung kommen; es wird eine Art Drehbuch benötigt. Minimales Drehbuch Ein minimales Drehbuch besteht z.b. darin, Stellen oder Zeitpunkte im Vortrag festzulegen, an denen der Beamer abgeschaltet wird, sodass die gesamte Aufmerksamkeit des Publikums schlagartig auf den Vortragenden gerichtet wird. Damit erhält der Vortragende die große Chance, sein Publikum mit seiner ganzen Persönlichkeit zu überzeugen. Der Vortragende kann z.b. die Beamerpause dazu benutzen, zum Stoff passende Geschichten zu erzählen oder auch Appelle an die Zuhörer zu richten. Folien-Design Bei einem klassischen Dia-Vortrag z.b. über eine Reise präsentiert der Vortragende fertige Bilder; für eine Folien-Präsentation muss der Vortragende seine Folien selbst erstellen. Dabei sind jedoch wichtige Regeln und Empfehlungen zu beachten. Es gibt Untersuchungen und Erkenntnisse zur Visualisierung, die auch für Folien anwendbar sind. Hier ein paar Beispiele: 4

5 Ein Hauptmerkmal der Folie ist ihre geringe Fläche von z.b. 28 cm x 21 cm bei einem 4:3 Bildschirm. Von dieser Fläche dürfen nicht mehr als 50% für die Informationsdarstellung genutzt werden, der Rest soll leer bleiben und nur den Folienhintergrund anzeigen. Es sollten nicht mehr als 5 Informationen pro Folie dargestellt werden. Auf reine Textfolien verzichtet man besser. Bild 3: Einige Regeln zur Foliengestaltung Es lassen sich noch eine Reihe weiterer Erkenntnisse insbesondere aus der Psychologie heranziehen, aus denen sich ein kleines Regelwerk für die Foliengestaltung ableiten lässt. Herstellungsphasen Beim Erstellen einer Präsentation werden verschiedene Phasen durchlaufen. Diese Phasen sind vergleichbar mit einem Regelwerk, das sich seit 2000 Jahren bewährt hat und auch heute noch gültig ist: die klassische Rhetorik. Dazu ein Zitat über die Aufgabenstellung der Rhetorik von Joachim Knape [2]: Was sind die Gelingensbedingungen, denen das kommunikative Handeln eines auf Effektivität und Erfolg eingestellten Kommunikators unterworfen ist? Es handelt sich also nicht um die rhetorischen Tricks, mit denen manche Politiker versuchen, sich gegenseitig zu übertrumpfen, wie man das gut in Talkshows verfolgen kann. Typische Tricks sind: Gar nicht auf eine gestellte Frage zu antworten, Schlagworte anstelle von Argumenten zu verwenden und sie ständig zu wiederholen, Einzelfälle als Gegenargument zu benutzen und mit Zahlen und Statistiken um sich zu werfen, die nicht überprüfbar sind und vielleicht auch noch falsch interpretiert werden. Um diese eher negativen rhetorischen Kniffe geht es nicht, sondern um die Regeln, wie eine Rede zu entwerfen und zu gestalten ist, also um die Produk5

6 tionsphasen der klassischen Rhetorik. Die Umsetzung dieser Produktionsphasen auf eine Folien-Präsentation könnte man daher auch Präsentations-Rhetorik nennen. Diese Phasen sind: INVENTIO (Finden): Analyse der Ziele und Zielgruppen DISPOSITIO (Gliedern): Gliederung, Aufbau der Präsentation ELUCUTIO (Worte wählen): Gestaltung der Folien und der sprachlichen Erläuterungen MEMORIA (Lernen): Einüben der Präsentation und Testen des Zeitrahmens ACTIO (Vortragen): Durchführen der Präsentation Ausführlicher werden die Herstellungsphasen und ihr Bezug zur klassischen Rhetorik im Kapitel Herstellungsphasen von Folien-Präsentationen dargestellt. In den folgenden Kapiteln werden die wichtigsten Erstellungsphasen eines Folien-Vortrags beschrieben und Design-Hinweise zusammengestellt, die auf wissenschaftlichen Untersuchungen und Erkenntnissen beruhen und damit weit über die üblichen Kochbuch-Regeln hinausgehen: Ziele, Zielgruppen und Vorgehensweise Design von Präsentationen (Folien-Vorträgen) Design von Vortrags-Folien Literatur [1] Garr Reynolds, ZEN oder die Kunst der Präsentation Addison-Wesley, 2008 [2] Joachim Knape, Powerpoint in rhetoriktheoretischer Sicht, in: Schnettler, Knoblauch (Hg.): Powerpoint-Präsentationen, Neue Formen der gesellschaftlichen Kommunikation von Wissen, UVK Verlagsgesellschaft Konstanz,

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