HPR-Aktuell. Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit. Ausgabe 11/

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1 HPR-Aktuell Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit Ausgabe 11/ November 2014 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ihr erhaltet heute die neueste Ausgabe der HPR-NEWS mit den aktuellen Informationen aus der Sitzung des Hauptpersonalrats im November Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2015 Templates und Glossare für standardisierte Zielvereinbarungen In der November-Sitzung lagen dem Hauptpersonalrat die Zielvereinbarungstemplates und Glossare für das Jahr 2015 vor. Insbesondere der zuletzt viel diskutierte Q1-Wert stand dabei erneut im Fokus. Die Zentrale beabsichtigte bei den jeweiligen Zielwerten Q1 vom bisherigen Jahresfortschrittswert auf eine monatliche Betrachtungsweise umzusteigen, das bedeutet konkret: Inwieweit gelingt es, monatlich die Mindeststandards in den jeweiligen OS-Teams zu erreichen. Der HPR-Ausschuss Controlling unter Leitung der Sprecherin Gertrud Eckert lehnte dieses Vorhaben strikt ab. Die monatliche Nachhaltung eines Q1-Wertes hätte aus Sicht des Hauptpersonalrats für die Beschäftigten eine deutliche Verschärfung bedeutet. Bei dieser isolierten Betrachtung gilt nur als erfolgreich, wenn der Mindeststandard von 75% monatlich eingehalten oder übertroffen wird. Jeden Monat nur noch das Motto Hopp oder Topp gelten zu lassen und damit Belastungsschwankungen (z.b. hohes Antragsaufkommen oder Urlaubszeiten) außer Acht zu lassen, befördert Fehlsteuerungen. Es ist in einer intensiven Diskussion zwischen Hauptpersonalrat und Zentrale deutlich geworden, dass der Arbeitgeber BA solche Fehlsteuerungen nicht will und diesen künftig entgegenwirken wird. Für den Hauptpersonalrat ist der Q1-Wert ohnehin kein Steuerungswert, sondern ein gesetzlicher Auftrag. Dieses Leistungsversprechen der BA liegt nicht im Beteiligungsrecht des Hauptpersonalrats. Die Neuorganisation des Operativen Service hat im Jahre 2014 vor allem durch organisatorisch geschaffene Schnittstellen Probleme bei der Einhaltung des Q1-Wertes verursacht. Eine fachliche Nachbearbeitung dieser Probleme muss erfolgen, bevor methodische Neuansätze überhaupt in Betracht gezogen werden. Die Änderung auf eine monatliche Zielsetzung hätte den Druck auf die Beschäftigten massiv erhöht. Der Hauptpersonalrat hat sich im Rahmen seiner Mitbestimmung deshalb dafür ausgesprochen, auch für das Jahr 2015 den bisherigen Jahresfortschrittswert zu akzeptieren. 1

2 Des Weiteren hat der Hauptpersonalrat ihm bekannt gewordene Auswüchse im Umgang mit dem Q1-Wert benannt und den Fachbereich der Zentrale aufgefordert an die Fläche zu kommunizieren und dieses nachzuhalten. Eine weitere Verschärfung konnte dahingehend abgewendet werden, dass der Gesamtindex OS von allen Führungskräften (auch Teamleitern) zu verantworten ist. Der Hauptpersonalrat hat erreicht, dass der Gesamtindex OS nur den Gesamtverantwortlichen (Fachlich Verantwortlicher RD, GOS, BL OS) als Ziel gegeben ist. Weiterentwicklung der fachlichen Kommunikation und zielorientierten Führung in den Agenturen für Arbeit, Operativen Services und Regionaldirektionen Die dem Hauptpersonalrat vorgelegte HE/GA sieht einen Prozess zur Weiterentwicklung der fachlichen Kommunikation und zielorientierten Führung zwischen operativen Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie zwischen den Führungskräfteebenen in den Agenturen für Arbeit, Operative Services, Interne Services, RITS, BA- Service Haus, Zentrale, IT-Systemhaus, Familienkasse, Servicecenter und den Besonderen Dienststellen vor. Des Weiteren soll eine Struktur der Dokumentation dieser fachlichen Dialoge eingeführt werden. Prozess und Struktur der Dialoge und Dokumentation werden verbindlich in der Fläche eingeführt, bei der die ständige und gute Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vordergrund steht. Dabei werden alle bisher existierenden Muster der Gesprächsdokumentation in diesem Zusammenhang durch das Teamboard bzw. Bereichsleitungsboard ersetzt. In ihr sollen in einfacher Form die relevanten Aufträge, deren Bearbeitungsstatus beziehungsweise dazu veranlasste Maßnahmen transparent und so den fachlichen Beitrag des Teams zur Erfüllung des Geschäftsplans deutlich werden lassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter adressieren Ihre Ideen und Risiken initiativ, Führungskräfte Priorisieren dabei in Gegenwart der Fachkräfte. Nach einer Einführungsphase, in der der Dialog am Teamboard täglich zu trainieren ist, entscheiden die Führungskräfte in dezentraler Verantwortung über die Abfolge in der Agentur für Arbeit, den Operativen Services und Regionaldirektionen. Die Dokumentationsbeschreibung sieht nur die Struktur vor. Das Format (z.b. Power Point, Word, handschriftliche Dokumentation auf Plakaten) kann dezentral selbst gewählt werden. Es werden keine personenbezogen Ergebnisdaten sowie operative Leistungsdaten von Kunden in der Dokumentation hinterlegt. Verhaltens- und Leistungskontrollen sind in der HE/GA explizit untersagt. 2

3 Auszug aus der in Kürze erscheinenden Handlungsempfehlung / Geschäftsanweisung: Im Zentrum steht die Absicht, ein gemeinsames Verständnis operativer Zielsetzungen und Vorhaben zu gewinnen und aus diesem geteilten Verständnis heraus fachlich begründete, rechtlich korrekte und im Hinblick auf ihren Zielbeitrag wirkungsvolle Maßnahmen und Vorgehensweisen zu planen. Zugleich soll eine Feedback-Kultur gefördert werden, durch welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Ziele und Entscheidungen der Geschäftsführung nachvollziehen können und umgekehrt; Führungskräfte die Rückmeldungen und Einschätzungen aus der Arbeits- und Mitarbeiterwelt als wichtige Ressource ihrer Entscheidungen schätzen lernen. Um zu einem besseren Austausch und Verständnis zwischen Fach- und Leitungsebene in den Agenturen zu gelangen, soll daher die Kommunikation zwischen Teamleitung und Team und nachfolgend mit Bereichsleitung und Geschäftsleitung auf eine neue Grundlage gestellt und damit intensiviert werden. Nachfolgende Ausführungen beziehen sich auf alle Organisationseinheiten der BA. Am Beispiel der Agentur für Arbeit wird Intention und Ablauf im Folgenden exemplarisch dargestellt. Zur Unterstützung des fachlichen Austauschs im Rahmen der zielorientierten Führung zwischen Teamleitung und Team ist das Teamboard und für den Austausch zwischen Teamleitung und Bereichsleitung das Bereichsleitungsboard einzusetzen. Hierzu wird eine Dokumentationsstruktur festgelegt. Das Teamboard visualisiert Handlungsvorschläge/Ideen des Teams, geplante Maßnahmen und deren Fortschritt. Es stellt die operativen Aktivitäten des Teams dar, enthält Markt- und Kundeninformationen sowie Maßnahmen zu Prozessverbesserungen. Es hält Vereinbarungen und operative Ziele in Erinnerung und zeigt auf, wer welche Aufgabe oder welchen Auftrag übernommen hat. Es umfasst auch neue Handlungsansätze und Vorgehensweisen sowie weiterreichende Hinweise und Anregungen des Teams. Das Teamboard konkretisiert Arbeitsinhalte und schafft eine einheitliche Gesprächsbasis, ermöglicht strukturierten Austausch und Gesprächsverlauf, erfordert regelmäßige Auseinandersetzung mit den wesentlichen Aktionsfeldern (Markt, Kundenstruktur- und Anliegen, aktuelle Maßnahmen und Handlungsschwerpunkte, Vorschläge und weiterreichende Hinweise zur Verbesserung des Dienstleistungsprozesses), schafft Transparenz über getroffene Vereinbarungen und Ergebnisse, ermöglicht das Nachhalten der Vereinbarungen, Aufträge und Ergebnisse, ist offen für weiterreichende Hinweise, Anregungen und Vorschläge der Fachebene. Das Teamboard / Bereichsleitungsboard wird als Dokumentationsstruktur vorgegeben. Zwischen den Teamboard-Besprechungen mit dem Teamleiter haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, bereits eigene Fragen und Themen im Teamboard zu erfassen, Einträge zu aktualisieren und auf aktuelle Entwicklungen/Ereignisse hinzuweisen. Es ist daher ein Medium für das Teamboard zu wählen, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich und als Information gut visualisiert und präsent ist. 3

4 Eine Erfassung personenbezogener Ergebnisdaten sowie operativer Leistungsdaten von Kundinnen und Kunden ist untersagt. Die Dokumentation darf nicht für Verhaltens- und Leistungskontrollen verwendet werden. Das Teamboard ersetzt alle bereits existierenden, inhaltlich vergleichbaren Formate und Muster zur Performance als Gesprächsgrundlage in den Agenturen für Arbeit, Operativen Services, Internen Services, RITS, BA-Service Haus, Zentrale, IT-Systemhaus, Familienkasse, Servicecenter und weiteren Besonderen Dienststellen. Die Informationen, Erkenntnisse und Themenstellungen der Teamboards sind abbildungsgleich im Bereichsboard für die Bereichsebene nach den jeweiligen Aufgabenfeldern zu zusammen zu fassen. Die Darstellungen aus den Bereichsleitungsboards dienen dem fachlichen Dialog mit der Geschäftsführung und sind des Weiteren u.a. Grundlage für die regelmäßigen Performancedialoge mit der Regionaldirektion. Pilotierung der eakte im Rechtskreis SGB II Die elektronische Akte bereitet den Weg in das papierlose Büro durch den Einsatz digitaler Kommunikationstechniken. Eine umfangreiche Voruntersuchung in ausgewählten gemeinsamen Einrichtungen (ge) hat im Ergebnis gezeigt, dass die Papierakte den Bearbeitungsprozess aufgrund von Transport, Liege- und Wartezeiten hemmt und die Papiermassen die gemeinsamen Einrichtungen zunehmend vor logistische und monetäre Probleme stellen. Das BMAS hat seine Zustimmung erteilt, den bestehenden Basisdienst eakte um Anforderungen aus dem Bereich der Grundsicherung für Arbeitsuchende weiterzuentwickeln und die eakte SGB II in ausgewählten ge zu erproben. Die Pilotierung findet in den ge Börde, Erfurt, Neuwied, Wesel, Elbe-Elster und Rems-Murr statt, die im Einvernehmen mit den kommunalen Spitzenverbänden und Ländern nach einem Interessenbekundungsverfahren ausgewählt wurden. Die telefonische Erreichbarkeit für die Standorte Börde, Erfurt, Elbe-Elster und Rems-Murr wird über die Service Center Magdeburg, Gotha, Weißenfels und Weiden sichergestellt, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter analog der Vorgehensweise im SGB III ebenfalls einen Zugriff auf die für ihre Tätigkeit erforderlichen Bestandteile der eakte SGB II erhalten werden. Die sechsmonatige Pilotierung soll im Mai 2015 starten. In der anschließenden 6- monatigen Evaluationsphase sollen die Erkenntnisse zum IT-Verfahren und zur Logistik sowie zum Einführungs- und Qualifizierungsprozess ausgewertet werden und dienen dem BMAS als Grundlage für die Entscheidung hinsichtlich einer Einführung der eakte in allen gemeinsamen Einrichtungen auf Basis des 50 Abs. 3 SGB II. Die Pilotstandorte arbeiten auch nach dem formalen Ende des Pilotierungszeitraums bis zur Entscheidung durch das BMAS mit der eakte weiter (Anschlussbetrieb). 4

5 Maßnahmen zur Erhöhung der Kassensicherheit im Verfahren ERP-BA Die neue HE/GA regelt die Einführung zusätzlicher Maßnahmen zur Optimierung der Kassensicherheit im Verfahren ERP-BA. Zur Gewährleistung und Erhöhung der Kassensicherheit im ERP-System der BA werden über die bereits veranlassten Maßnahmen hinaus folgende weitere Regelungen erforderlich: Konkretisierungen zur Behandlung der Prüffälle, Erhöhung der zufallsorientierten Stichprobe von 5% auf 7%, Visaprüfung/4-Augen-Prüfung auch für Annahmeanordnungen, Nachträgliche zufallsorientierte Stichprobenprüfung auch für Annahmeanordnungen, Maßnahmen zur Reduzierung der Fehlerquote, Erweiterte Regelungen bei der Veränderung von Ansprüchen, Sollstellung von Forderungen, Bestehende Berechtigungen dürfen nicht länger erweitert werden, sondern müssen stets ausgetauscht werden. Weiterentwicklung des Verfahrens Enterprise Project Management (EPM) Das derzeit im Einsatz befindliche Projektmanagement Werkzeug EPM 2.2 musste überarbeitet werden, da es grundlegende Schwächen im operativen Einsatz zeigte und bis heute nicht die Funktionalitäten ermöglichte, die bereits zur Einführung des IT-Verfahrens EPM vom beschrieben worden sind. Die neue EPM 3.0 Version erfüllt nun diese fachlichen Anforderungen. Die technische Plattform ist moderner geworden und statt die Basis Systeme Microsoft Project und Sharepoint zu modifizieren, hat man sich dafür entschieden, einen größeren Anteil an Eigenentwicklungen zu erstellen. Personenbezogene Analysen bzw. automatisierte Auswertungen, die eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ermöglichen, sind nicht möglich. Durch ein sehr striktes rollenbasiertes Berechtigungswesen sind alle Vorkehrungen getroffen, um eine unzulässige Nutzung des Systems auszuschließen. Die neue Version des Projektmanagement-Werkzeugs soll zunächst im Rahmen eines Piloten mit drei Projekten erprobt werden. Die Erprobung beginnt am 15.Dezember 2014 und ist auf zwei bis drei Monate ausgerichtet. Ziel ist es die Funktionen, aber auch die neuen Regularien, die mit dem Werkzeug EPM 3.0 eingeführt werden, mit echten Daten prüfen zu können und die Unterschiede zu den bisherigen Berichten an echten Projektdaten darzustellen. Des Weiteren sollen Erfahrungen gesammelt werden, wie die umfangreichen neuen Funktionen am besten geschult werden können. 5

6 Pilotierung des zentralen IT-Verfahrens STEP (Stammdatenerfassungs- und -pflegesystem) Derzeit halten neben den zentralen Stammdatenverfahren zpdv und zbtr auch andere IT-Verfahren Stammdaten zu Personen und Betrieben vor. Dies führt zu Mehrfacheingaben durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedenen IT-Verfahren und in der Folge zu unzureichender Datenqualität und Inkonsistenzen im Datenbestand. Die Stammdatenverfahren zpdv und zbtr, deren Bedienoberflächen und Schnittstellen zu anderen IT- Verfahren nicht mehr zeitgemäß sind, sind teils technologisch veraltet und bedürfen insgesamt einer Erneuerung. Mit dem neuen zentralen Stammdatenerfassungs- und pflegesystem STEP, das die Stammdaten aus zpdv, zbtr und Daten aus redundanten Datenbanken zusammenführt, werden den Anwenderinnen und Anwendern neben einer modernen Bedienoberfläche auch Verbesserungen im Bereich des Datenschutzes zur Verfügung stehen. Dazu gehört die transparente Historisierung von Änderungen an Datensätzen sowie das rollenbasierte Berechtigungskonzept. Hierdurch werden für die Anwenderinnen und Anwender die jeweilig notwendigen Berechtigungen für die Aufgabenerledigungen definiert. Vor der Flächeneinführung von STEP ist eine Pilotierung in den Agenturen für Arbeit Saarland, Kaiserslautern-Pirmasens, dem Operativen Service Saarbrücken, dem Service Center Saarlouis und dem Betriebsnummern-Service ab dem vorgesehen. Die gemeinsamen Einrichtungen Jobcenter Donnersbergkreis, Jobcenter Landkreis Kaiserslautern, Jobcenter Stadt Pirmasens, Jobcenter Stadt Zweibrücken, Jobcenter Regionalverband Saarbrücken und Merzig-Wadern sind für die Pilotierung ab dem vorgesehen. Die Pilotierung endet mit Beginn der Flächeneinführung von STEP. Die Flächeneinführung ist ab April 2015 geplant. Anwender-Erprobung der Lync-Telefonie Lync-Telefonie ist der Umstieg vom klassischen Telefon zur Telefonie über Microsoft Lync. Microsoft Lync stellt die Kommunikationszentrale auf dem Desktop des PCs dar und bietet eine Vielzahl von Kommunikationskanälen für die interne und externe Kommunikation. Audio- und Videokonferenzen werden in Zukunft eine immer größere Bedeutung bekommen (z.b. Standortübergreifende Meetings und Beratung von Kunden über Audio- /Videokonferenzen unter Hinzuziehung von Experten, Interviews mit ausländischen Bewerbern). Dabei ist beabsichtigt, möglichst Synergieeffekte mit bereits für die Arbeitsplatzumgebung eingesetzten Microsoft-Produkten zu nutzen und am Arbeitsplatz eine homogene, einfach zu nutzende Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Die geplante einheitliche Kommunikationsplattform baut maßgeblich auf die im Rahmen KoalA (Konferenzsysteme am lokalen Arbeitsplatz) bereits eingeführte Microsoft-Lync-Software auf und erweitert diese. 6

7 Ziel ist es, den Funktionsumfang von Microsoft Lync im Bereich der Telefonie unter Echtbedienungen zu erproben und hierfür Kenntnisse für eine spätere Einführung zu erlangen. Die Erweiterung des Microsoft-Lync-Clients um Telefonfunktionen erleichtert die Arbeitsweise erheblich. So können z. B. während eines Telefonats mit nur einem Klick andere Teilnehmer zum Gespräch hinzugenommen werden, wenn spontan eine größere Abstimmungsrunde erforderlich ist. Die Direktwahl aus dem Browser oder Office-Produkten bringt weitere Erleichterungen. Ab November 2014 soll es eine Anwendererprobung in ausgewählten Bereichen (IT- Systemhaus und Zentrale) geben, die ab Mai 2015 auf ausgewählte Agenturen und Job- Center erweitert werden soll. Ab Mai 2016 soll eine Anwenderpilotierung in weiteren Agenturen und Job-Centern erfolgen. Bei erfolgreicher Umsetzung der Pilotierung soll die Flächeneinführung bis Juni 2018 abgeschlossen sein. Einführung der dritten Stufe des Basisdienst BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) Der Basisdienst BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) wurde zum eingeführt. Die Weiterverarbeitung der elektronisch vorliegenden Daten der über BEA eingegangenen Arbeitsbescheinigung (AB) und der Nebeneinkommensbescheinigung (NEB) wird aktuell jedoch technisch nicht unterstützt. Die Daten werden derzeit durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manuell in die IT-Fachverfahren ELBA und COLIBRI übernommen. Ab wird die Datenübernahme der elektronisch vorliegenden Daten der Arbeitsbescheinigung zur Ermittlung der Anwartschaftszeit in ELBA-AW sowie bei der Erfassung von Ruhenszeiten nach den 157 und 158 SGB III in COLIBRI technisch unterstützt. Für die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (AB-EU) ist keine technische Unterstützung bei der Datenübernahme möglich. Die Funktionalitäten der Datenübernahme/Importfunktion entsprechen denen anderer IT- Anwendungen. Voraussichtlich ab werden weitere Importfunktionen zur Bemessung in ELBA- BM (Bemessung) und zur Erfassung von Nebeneinkommen in COLIBRI zur Verfügung gestellt. 7

8 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Themen HE/GA Weiterentwicklung der fachlichen Kommunikation und zielorientierten Führung in den Agenturen für Arbeit, Operativen Services und Regionaldirektionen Personalhaushalt 2015 Weiterentwicklung ERP-Personal und ERP-Business-Warehouse (Personal) Versionsbeschreibung für die Programmversion P 43 (Einsatz am ) -Info POE vom Lehrpersonal für Integrationsberatung (Inga) SGB III Auswahl, Qualifizierung und Zertifizierung Weiterentwicklung VerBIS Versionsbeschreibung VerBIS PRV / P 43 (geplanter Einsatz: 08. Dezember 2014) -Info SGB II zur Pilotierung der eakte im Rechtskreis SGB II HE/GA Maßnahmen zur Erhöhung der Kassensicherheit im Verfahren ERP-BA Zielvereinbarungsprozess und Glossare 2015 Glossar Ressourcen- und personalorientierte Ziele Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2015 Templates und Glossare für standardisierte Zielvereinbarungen: SGB III operativ SGB II operativ Operativer Service Interner Service Regionaler IT-Service Statistik Betriebsnummern-Service Ärztlicher Dienst Berufspsychologischer Dienst Technischer Beratungsdienst Interne Revision Familienkasse Weiterentwicklung des Verfahrens Enterprise Project Management (EPM) -Info SGB III und SGB II zur Pilotierung des zentralen IT-Verfahrens STEP (Stammdatenerfassungs- und -pflegesystem) Anwender-Erprobung der Lync-Telefonie HE/GA zur Einführung der dritten Stufe des Basisdienst BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) 8

9 Die Mitglieder der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat Vorsitzender Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Eberhard Einsiedler Iris Hundertmark Michael Nitsch Gertrud Eckert Gerd Wolf Sprecher/-innen der Ausschüsse: Ausschuss 1: Arbeitnehmer- und Beamtenangelegenheiten, Personalhaushalt, Personalwirtschaft, Koordination ERP-Personal Ausschuss 2: Personalentwicklung- und -qualifizierung (Aus- und Fortbildung) Ausschuss 3: Markt und Integration Ausschuss 4: Operativer Service und Kundenportal Ausschuss 5: Controlling und Steuerung, Koordination ERP-Finanzen Ausschuss 6: Infrastruktur, Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten, allgemeine IT-Angelegenheiten Anton Jopp Lisette Hörig Rolf-Peter Bruch Henrik Möckel Gertrud Eckert Franz Mevenkamp Thomas Berle Gerhard Wiener Griseldis Lamping Martina Wilmink Petra Wagner Brigitte Weyers Robert Buhse Petra Jungton Herausgegeben von: ver.di-bundesverwaltung, Fachbereich Sozialversicherung, Fachgruppe Arbeitsverwaltung Paula-Thiede-Ufer 10, Berlin, Tel Presserechtlich verantwortlich: Isolde Kunkel-Weber, Mitglied des ver.di-bundesvorstands Redaktion: Michael Nitsch / Stefan Thyroke s zu HPR-Aktuell bitte an: oder ver.di-bundesfachgruppe Arbeitsverwaltung im Internet unter: 9

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