IESE. Fraunhofer. Institut Experimentelles Software Engineering. Andreas Jedlitschka. Sauerwiesen 6 D Kaiserslautern Germany

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1 Lessons Learned erfassen und dokumentieren Projekt Retrospektiven 28. Mai 2003 Fraunhofer Institut Experimentelles Software Engineering Andreas Jedlitschka Sauerwiesen 6 D Kaiserslautern Germany Inhalt Sie haben sicher auch schon die Erfahrung gemacht, dass die selben oder ähnliche Fehler im wieder gemacht werden dass sie sich sagen: "Wenn ich das gewusst hätte"! dass sie sich fragen ob die gerade gemachte Erfahrung auch für Andere von Nutzen wäre Projekt-Retrospektiven zur systematischen Erfassung von Lessons Learned Zufriedene(re) Mitarbeiter? Zugang zu ungenutzten Verbesserungspotentialen Slide 1 1

2 Zitate Georg Santayana ( ) in Life of Reason, Reason in Common Sense, Scribner's, 1905, page 284: Those who can not remember the past are condemned to repeat it. Norman L. Kerth s Prime Directive in Project Retrospectives: Regardless of what we discover, we must understand and truly believe that everyone did the best job he or she could, given what was known at the time, his or her skills and abilities, the resources available, and the situation at hand. Slide 2 Was ist das? Retrospektive -> rückblickende Betrachtung Sie liefert eine ziel-orientierte, strukturierte Vorgehensweise zur Sammlung von Wissen, Einsichten, Maßen und Dokumenten aus abgeschlossenen Projektphasen oder Projekten. Slide 3 2

3 Warum? Warum sollten wir Projekte rückblickend betrachten? Rückblick auf Dinge die gut liefen ODER schief gingen Input von z.b. Risikomanagement Die Möglichkeit bieten, Erfahrungen in ehrlicher, objektiver Art und Weise zu diskutieren Das Erfahrene/Gelernte in zukünftigen Projekten anwenden (Prozess-)Verbesserung => Erfahrungen, gemeinsam gewonnen aus Projekten unterstützen individuelles und organisationaleslernen. Slide 4 Was ist zu beachten? Halte nicht Ausschau nach Sündenböcken!!! Feedback muss positiv und konstruktiv sein. Andere nicht für ihre Fehler im Projekt tadeln. Blame the process not the people (Tom DeMarco) Obwohl die Gruppe die Schwachpunkte des Projektes objektiv angehen muss, sind Retrospektiven zur Unterstützung von Lernen aus Erfahrung gedacht. Vertraulichkeit muss gewahrt werden. Wichtig ist auch: Das Ziel muss als gemeinsames Ziel empfunden werden Explizit machen von projektinterner Erfahrungen Durchführung vorgeschlagener Verbesserungen Slide 5 3

4 Die 4 Schlüsselfragen Kerth s vier Schlüsselfragen bzgl. der Lerngemeinschaft und Verbesserung Was haben wir gut gemacht, was wir vergessen würden, wenn wir es nicht diskutieren? Was haben wir gelernt? Was sollten wir das nächste Mal anders machen? Was gibt uns immer noch Rätsel auf? Norman L. Kerth s, Project Retrospectives: Slide 6 Verantwortlichkeiten Verantwortlichkeiten die für eine Retrospektive benötigt werden Moderator (kein Projektmitglied), ist verantwortlich für den Prozess, leitet die Meetings, gibt den Fokus vor und bestimmt die Richtung. Projekt Manager, stellt Material bei, präsentiert Projektübersicht, unterstützt den Moderator, (schreibt Protokoll) Projekt Team Mitglied, nimmt aktiv teil Schriftführer, hat die wichtige Rolle all Entscheidungen und Meinungen aus den Meetings zu dokumentieren. Slide 7 4

5 Vorbereitung Die Vorbereitung ist alles. Das Commitment des Managements ist notwenig z.b.: kein Mittel zur Mitarbeiterbeurteilung keine Konsequenzen für die Teilnehmer die Ergebnisse werden beachtet Ziel für die Retrospektive festlegen und kommunizieren Was erwarten wir als Ergebnis der Retrospektive? Teilnehmer bestimmen Gedächtnis der Teilnehmer auffrischen. Identifiziere statistische Informationen, die für die Retrospektive wichtig sind, z.b. Budgetüberschreitungen, Anzahl von Fehlern, Wechsel von Personal,... Sowohl quantitative als auch qualitative Daten sollten berücksichtigt werden. Slide 8 Schritte Projekteam füllt aus nimmt teil????!!!!!! nimmt teil LL?!?! bereitet vor hält Interview moderiert Retrospektive Meeting review re-use Moderator aggregierte Ergebnisse Ergebnisse der Retrospektive Slide 9 5

6 Das Meeting Vertraulichkeit betonen Vorstellung der Teilnehmer Ziele der Retrospektive und Verantwortlichkeiten Zusammenfassung des Projektes Was ist gut gelaufen? Was ist weniger gut gelaufen? Aktionen festlegen Einfache Benimmregeln beachten Ausreden lassen Meinungen anderer ohne Urteil akzeptieren Nur für sich selbst sprechen Keine Witze über andere Personen (im Raum) Slide 10 Ergebnisse dokumentieren Die Dokumentation der Ergebnisse ist ein wichtiger Teil der gemeinsamen Erfahrung sie ist ein natürliches Ergebnis der Retrospektive und eine Ergänzung zum Wissen der Teilnehmer Struktur erleichtert Verwendung Aktionsplan, Lessons Learned, Die Dokumentation sollte eine kurze Beschreibung des Projektes enthalten um den Kontext nachvollziehen zu können Der Kontext ist wichtig, weil er die notwenigen Informationen über die Vergleichbarkeit enthält Slide 11 6

7 Lessons Learned Generell: Möglichst neutrale Beschreibung, Kontext ist essentiell 3 Typen von Lessons Learned Problem-Lösungspaare, Beobachtungen, Hinweise Problem-Lösungspaare geben dem Leser Auskunft über aufgetauchte Probleme sowie die implementierten Lösungen. Struktur: Topic, Situation, Problem, Reason, Solution, (Source) Beobachtungen beschreiben spezifische Situationen im Projekt und den beobachteten Einfluss Struktur: Topic, Situation, Observation, (Source) Hinweise helfen in Zukunft in ähnlichen Situationen gleich/anders zu reagieren Struktur: Topic, Situation, Hint, (Source) Slide 12 Verbesserungen vorschlagen Augenmerk auf das nächste Projekt: wie wurden Probleme entdeckt/vermieden/gelöst positives, aber auch weniger positives Die größte (sichtbare) Gefährdung für den Erfolg des nächsten Projektes sollte beseitigt werden. Klare Beschreibung der Gefährdung Vorschläge zu deren Vermeidung Nicht im Focus: Empfehlungen wie Verbesserungen gemessen werden können Suche nach dem ursprünglichen Grund für das Problem Probleme für das abgelaufene Projekt lösen (Risikomanagement) Aktionsplan aufstellen und Aktionen durchführen Slide 13 7

8 Letzte Worte Top-management commitment ist notwendig Lasse niemals ein Projekt ohne Retrospektive Alle Projekte enthalten Erfahrungen, gute genauso wie weniger gute Suche nicht nach Sündenböcken Wichtig: Das Ritual Slide 14 Ende Andreas Jedlitschka Flexible Software für IT-basierte Geschäftsprozesse Software-basierte Produkte und Dienste Fraunhofer Sauerwiesen Kaiserslautern Slide 15 8

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