Gestaltungsraster für Betriebs- und Dienstvereinbarungen Thema Personalinformationssysteme

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1 Juli 2006 Gestaltungsraster für Betriebs- und Dienstvereinbarungen Thema Persnalinfrmatinssysteme Andreas Hppe, Edgar Bergmeier; Betriebs- und Dienstvereinbarungen: Persnalinfrmatinssysteme, Schriftenreihe der Hans-Böckler-Stiftung, Frankfurt/M.: Bund-Verlag 2006 Dieser Stichpunktekatalg bietet umfangreiche Hinweise für die Gestaltung vn Betriebs- und Dienstvereinbarungen zum Thema. Die Liste enthält die unterschiedlichen Gesichtspunkte, die bei der Regelung und Organisatin zu berücksichtigen sind. Es handelt sich dabei nicht um ein geschlssenes Muster zur unmittelbaren Anwendung, sndern um einen Gesamtkatalg vn Vrschlägen. S können weiterführende eigene Überlegungen angestellt und die individuellen betrieblichen Belange berücksichtigt werden. Grundlegende Regelungsinhalte Ziele des Einsatzes des Persnalinfrmatinssystems Effiziente Arbeitsgestaltung im Persnalmanagement Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit Verbesserung der Qualität der Przesse des Persnalmanagements Arbeitnehmerschutz Ziele der Vereinbarung Bezugnahme auf eine EDV-Rahmenvereinbarung der Einzelvereinbarung Gültigkeit anderer betrieblicher Vereinbarungen Bestimmungen aus Gesetzen und Tarifverträgen Datenschutz als hervrgehbenes Ziel Ausschluss vn Leistungs- und Verhaltenskntrlle als hervrgehbenes Ziel Arbeitsplatzsicherung als hervrgehbenes Ziel Beteiligung und Infrmatin der Arbeitnehmervertretung Qualifizierung Geltungsbereiche Persönlich (auch leitende Angestellte) Sachlich Räumlich Begriffsbestimmungen Persnal- und Mitarbeiterdaten, Annymisierung Persnal- und Mitarbeiterdaten Annymisierung Begriffe der abgewandelte/angepasste Frmulierungen des BDSG Persnaldatenver- und -bearbeitung (Speichern, Übermitteln, Verändern, Verarbeiten, etc.) Datenmissbrauch Datenlöschung, Abfragen, Berichte und Listen, Abfragen, Berichte und Listen Internet: Telefn: der 288 der 167 Dr. Manuela Maschke - Jutta Pesche - Henriette Phler 1

2 Juli 2006 Wichtige Begriffe der eingesetzten Sftware und Bezug zu Begriffen aus Gesetzen Wichtige Begriffe der eingesetzten Sftware Bezug zu Begriffen aus Gesetzen, Tarifverträgen etc. Snstige technische der Fachbegriffe Systemdkumentatin Technische Architektur Beschreibung des einzusetzenden Systems (Hardware, Sftware, Daten) Anwendungsvrgaben und Leistungsspektrum Dkumentatinen Anfrderungen an Dkumentatinen Nutzung vrhandener Online-Dkumentatinen Aktualisierung der gefrderten Dkumentatinen Inhalt vn Dkumentatinen Verwendung vn persnenbezgenen Daten Ausgestaltung der Datenerfassung und Zweckbestimmung der Daten Grundsätze zur Datenerfassung Bewerberdaten Pensinärsdaten Mitarbeiterdaten Zweckbestimmung der Daten Ausgeschlssene Datenerhebung Datenmissbrauch Auftragsverarbeitung/Dritte Leistungs- und Verhaltenskntrlle Ausschluss vn Verhaltens- und Leistungskntrllen und deren Unzulässigkeit Verwertungsverbt Besndere Vereinbarungen persnenbezgener und -beziehbarer Daten Ausschluss bestimmter Regelauswertungen Einzelauswertungen Verknüpfungen Reprts Verfahren für Betriebsräte Annymisierte und nicht annymisierte etc. Beteiligung der Arbeitnehmervertretung bei neuen/weiteren Beteiligung der Arbeitnehmervertretung bei durch andere Prgramme (z.b. Excel) Verfahren zur Beteiligung vn Arbeitnehmervertretungen bei Internet: Telefn: der 288 der 167 Dr. Manuela Maschke - Jutta Pesche - Henriette Phler 2

3 Juli 2006 Beteiligung der Arbeitnehmervertretung bei Wegfall vn Allgemeine Verarbeitungsgrundsätze Definitinen Datensicherheit und Datenschutz Betriebliches Datenschutzknzept, Datenschutz-Audit, Datensicherheit, Schnittstellen, Verpflichtungserklärung, Auftragsverarbeitung Betriebliches Datenschutzknzept Datenschutz-Audit Datensicherheit Fernzugriff Fernwartung und Kmmunikatinswege Ausdrucke Mbile Datenträger (Disk, CDs, Ext. Festplatten etc.) Einsatz vn Ntebk (mbile Datenverarbeitung) Insellösungen (eigenständig) Netzwerk (lkal) Externe Datenverarbeitung netzwerkübergreifend (glbal bsp. Knzern) Datenweiterverarbeitung mit/in anderen Prgrammen (Wrd, Excel etc.) Grundsätze Herunterladen vn Daten auf Einzelrechner Datenübermittlung Verpflichtungserklärung Auftragsverarbeitung Zutrittskntrlle Verantwrtliche für den Datenschutz im Unternehmen, betrieblicher Datenschutzbeauftragter Verantwrtliche für den Datenschutz im Unternehmen Betrieblicher Datenschutzbeauftragter System-Administratin, Benutzerverwaltung, Berechtigungsknzept, Zugriffsberechtigungen System-Administratin Benutzerverwaltung Berechtigungsknzept Zugriffsberechtigung Zugriffsberechtigung (namentliche Nennung) Zugriffsberechtigung (Vrgesetzte, Führungskräfte, Rechtsabteilung und Betriebsräte) Zugriffsberechtigung (Persnalabteilung, Auszubildende) Berechtigung zur Änderung vn Zugriffsrechten Prtkllierung der Änderungen vn Zugriffsberechtigungen Datensicherung und archivierte Daten, Datenverschlüsselung, Systemdaten, Zugriffsprtkllierung, Auswertung und Kntrlle der Prtklle Datensicherung und archivierte Daten Datenverschlüsselung Internet: Telefn: der 288 der 167 Dr. Manuela Maschke - Jutta Pesche - Henriette Phler 3

4 Juli 2006 Inhalte der Prtklldateien Besndere Zweckbindung und mögliche Kntrllen Einsichtnahme/Beteiligung des BR Einsichtnahme/Beteiligung des Datenschutzbeauftragten Aufbewahrungsfristen und Löschung vn Daten Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers (Gesetze, Verrdnungen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge) Löschungsfristen vn Persnaldaten (laufende Daten) Löschungsfristen vn Persnaldaten (bei Austritt) Löschungsfristen vn Persnaldaten (falsche/strittige Daten) Löschungsfristen vn Persnaldaten (Beurteilungen) Löschungsfristen vn Persnaldaten (Bewerber) Löschungsfristen vn Persnaldaten (Dienstpläne) Berechtigungen Aufbewahrungs- und Löschfristen Arbeitsrganisatin und Gestaltung vn Arbeitsbedingungen/ Arbeitsplatzergnmie Arbeitsrganisatin und Gestaltung vn Arbeitsbedingungen/Arbeitsplatzergnmie Grundsätze zur Arbeitsrganisatin Bildschirmarbeitsverrdnung, Arbeitsschutzgesetze, Benutzerfreundlichkeit, Arbeitsplatzgestaltung, Hardware- Ergnmie, Sftware-Ergnmie Schwerbehinderte/Schwangere/besndere Persnengruppen Mitbestimmung, Partizipatin/Teilhabe und Qualifizierung Rechte und Pflichten der Beschäftigten Datenschutzrechte, Transparenz, Infrmatins- und Auskunftsrechte (allgemeines Infrmatinsrecht) Datenschutzrechte, Transparenz, Infrmatins- und Auskunftsrechte (ehemalige Mitarbeiter) Datenschutzrechte, Transparenz, Infrmatins- und Auskunftsrechte (Fehlzeiten) Datenschutzrechte, Transparenz, Infrmatins- und Auskunftsrechte (Arbeitszeitknten) Recht auf Datensperrung, Datenlöschung und Berichtigung vn falschen Daten Arbeitsschutzrechte Unterweisung Beteiligung Qualifizierung Schulungsknzept, Lernziele, Zertifizierung Umschulung Rechte der Arbeitnehmervertretung Mitbestimmungsrechte Internet: Telefn: der 288 der 167 Dr. Manuela Maschke - Jutta Pesche - Henriette Phler 4

5 Juli 2006 Beratungsrechte Infrmatinsrechte Initiativrecht Verfahren Überwachungsrechte Rechtzeitige und umfassende Infrmatin Kntrlle durch den BR Sachverständige für den BR Qualifizierung des BR Besndere Gremien (z.b. Paritätischer Ausschuss) Einbindung der Schwerbehindertenvertretung Einsichtnahme in technische Systeme Einsichtnahme in Daten Zutrittsrechte zu EDV-Systemen und Persnalinfrmatinssystemen Bestimmungen bei Änderung und Erweiterung des Persnalinfrmatinssystems Sanktinen bei Verstößen gegen Regelungsinhalte Knfliktregelungen, Einigungsstelle Ratinalisierungsschutz/Beschäftigungssicherung, Schlussbestimmungen Ratinalisierungsschutz/Beschäftigungssicherung Arbeitsplatzsicherung Wahrung des szialen Besitzstandes Arbeitsplatzgestaltung bei Systemeinführung, Mehrarbeitsausgleich Schlussbestimmungen Kündigungsfrist, Nachwirkung, In-Kraft-Treten, Übergangsregelungen, salvatrische Klausel Verweise auf im Zusammenhang geltende andere Vereinbarungen Schadenersatz Internet: Telefn: der 288 der 167 Dr. Manuela Maschke - Jutta Pesche - Henriette Phler 5

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