8. Österreichischer IT-Rechtstag Rechtsfragen und Praxis des Software Lizenz Audits

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1 8. Österreichischer IT-Rechtstag Rechtsfragen und Praxis des Software Lizenz Audits Gerd Karlhuber, KPMG Advisory AG Stephan Winklbauer, Willheim l Müller Rechtsanwälte Wien, 22. Mai

2 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

3 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

4 Lizenzmodelle in der Praxis Überblick Einzellizenzen Volumenslizenzen Einschränkungen durch Lizenzarten Diverse Lizenztypen zb zb zb zb Benutzer, Device, Instanz, CPU, Session, Rolle (Admin, Entwickler, Benutzer) User, Datenvolumen (MB, TB, GB), MSUs, Seiten (pro Jahr/Monat) Produktions-, Test-, Entwicklerlizenz Vollversion, Upgrade- Version Unterschiedliche Kombinationen & Bedeutungen je nach Lizenzgeber

5 Lizenzmodelle in der Praxis Beispiel: Microsoft Quelle:

6 Lizenzmodelle in der Praxis Beispiel: Microsoft (2) Folge: Schwer überschaubarer Lizenzdschungel Quelle: Microsoft Volume Licensing, Product Use Rights, Worldwide English (April 2014) 6

7 Lizenzmodelle in der Praxis Beispiel: IBM Lizenzmetrik Übersetzung Zusammenfassung Benutzerbasierte Lizenzierung Authorized User (AU) Berechtigter Benutzer Zählt die Anzahl der einzelnen Benutzer, die Zugriff auf das Softwareprogramm haben. Floating User Floating-Benutzer Zählt für jede Installation des Softwareprogramms die Anzahl der simultanen Benutzer, die Zugriff auf die betreffende Installation haben, bis die maximale Summe der Benutzer über alle Installation hinweg erreicht ist. Concurrent User Gleichzeitig angemeldeter Benutzer Zählt die maximale Anzahl der Benutzer, die zeitgleich auf das Softwareprogramm zugreifen. User Value Unit (UVU) Benutzer-Value-Unit Zählt die Anzahl der Benutzer, die Zugriff auf das Softwareprogramm haben, und rechnet diese in die Anzahl der erforderlichen UVU-Berechtigungen um. Siehe die programmspezifische UVU-Tabelle im Lizenzinformationsdokument. Kapazitätsbasierte Lizenzierung Processer Value Units (PVU) Prozessor-Value-Units Zählt die PVUs für jeden aktivierten Prozessorkern (nach Prozessortechnologie), der für das Softwareprogramm verfügbar ist. Siehe die PVU-Tabelle mit den PVU-Werten, die für die jeweilige Prozessortechnologie erforderlich sind. Virtual Server Virtueller Server Zählt die Anzahl der durch Partitionierung des physischen Servers erstellten virtuellen Computer oder die nicht partitionierten physischen Server, die dem Programm zur Verfügung stehen. Install Installation Zählt die Anzahl der Kopien des Softwareprogramms, die auf physischen oder virtuellen Platten installiert sind. Sonstige Lizenzierungsarten Client Device Clienteinheit Zählt die Anzahl der Clienteinheiten, a) die von dem Softwareprogramm verwaltet werden und/oder b) auf denen das Softwareprogramm installiert ist. Resource Value Unis (RVU) Ressourcen-Value-Units (RVU) Zählt die Anzahl der Ressourcen, a) die von dem Softwareprogramm genutzt werden oder b) die von dem Softwareprogramm verwaltet werden und rechnet diese in die erforderliche Anzahl an RVU-Berechtigungen um. Siehe die programmspezifische RVU- Tabelle im Lizenzinformationsdokument. Quelle: IBM

8 PVU Metrik IBM Quelle: 8

9 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

10 Das Unternehmen KPMG Zahlen & Fakten KPMG International 155 Länder Mitarbeiter 23,42 Mrd US Dollar Umsatz (GJ 2012/13) Zahlen & Fakten KPMG in Österreich 8 Standorte 62Partner Mitarbeiter 170 Mio Euro Umsatz (GJ 2013/14) Linz Wien Mödling Salzburg Bregenz Innsbruck Graz Klagenfurt Mitarbeiter der führenden Wirtschaftsprüfungsund Beratungsunternehmen in Österreich: KPMG Deloitte PwC Ernst & Young Quelle: Unternehmens-Websites (Stand 04/2013) 10

11 KPMG Software License Compliance Services Dienstleistung zu Software Lizenz Audits und Software Asset Management Beratung 500 Experten in 40 Ländern 30 bis 40 Software Lizenz Audits pro Jahr durch KPMG in Österreich >1.000 Software Lizenz Audits und SAM Projekte weltweit Durchlaufzeit eines Software Lizenz Audits 2-6 Monate 11

12 KPMG Software License Compliance Services SAM Audit Support Audit SAM Integration und Optimierung SAM Expert Training SAM Tool Assessment SAM Processes Audit Readiness Assessment Audit Prevention Audit Support Microsoft IBM Adobe Autodesk EMC Quest VMWare uvm. 12

13 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

14 Rechtsgrundlage: Richtlinie 2004/48/EG zur Durchsetzung der Rechte des geistigen Eigentums Enforcement- oder Rechtsdurchsetzungs-RL Materiellrechtliche & verfahrensrechtliche Maßnahmen Artikel 6: Gerichtliche Anordnung auf Vorlage von Beweismitteln Artikel 7: Maßnahmen zur Beweissicherung Voraussetzungen: - Vernünftigerweise verfügbare eigene Beweismittel vorgelegt -... zur hinreichenden Begründung der Ansprüche - Schutz vertraulicher Informationen gewährleistet Keine Erzwingung der Beweismittelvorlage vorgesehen Umsetzung in Deutschland und Österreich?

15 Gesetzlicher Anspruch auf Software Lizenz Audit? Deutsche Rechtslage Auszug 101a durhg 1 Wer mit hinreichender Wahrscheinlichkeit das Urheberrecht (...) widerrechtlich verletzt, kann von dem Verletzten auf Vorlage einer Urkunde oder Besichtigung einer Sache in Anspruch genommen werden, (...) wenn dies zur Begründung von dessen Ansprüchen erforderlich ist. 2 Der Anspruch nach Absatz 1 ist ausgeschlossen, wenn die Inanspruchnahme im Einzelfall unverhältnismäßig ist. 3 Die Verpflichtung zur Vorlage einer Urkunde oder zur Duldung der Besichtigung einer Sache kann im Wege der einstweiligen Verfügung (...) angeordnet werden.

16 Gesetzlicher Anspruch auf Software Lizenz Audit? Deutsche Rechtslage 101a durhg gibt Anspruch auf Besichtigung Gesetzgeberischer Grundgedanke: Æ Voraussetzung ist begangene oder hinreichend wahrscheinliche Rechtsverletzung Kein verdachtsunabhängiges Prüfungsrecht!

17 Gesetzlicher Anspruch auf Software Lizenz Audit? Österreichische Rechtslage Keine Umsetzung von Art 6 Enforcement-RL in Österreich! Duldung der Besichtigung nach 303 ff ZPO Allgemeine Regeln der ZPO: - Glaubhaft machen: Besitz des Beweismittels & Anspruch auf Besichtigung - Kein Erkundungsbeweis! - Freie Beweiswürdigung bei Weigerung des Gegners

18 Gesetzlicher Anspruch auf Software Lizenz Audit? Österreichische Rechtslage Art 7 Enforcement-RL umgesetzt durch 87c UrhG Einstweilige Verfügung zur Sicherung von Beweismitteln Lex specialis zu 379 und 381 EO Mit Beziehung auf Ansprüche auf (...) angemessenes Entgelt (...) können einstweilige Verfügungen zur (...) Sicherung von Beweismitteln erlassen werden. - Glaubhaft machen: Verletzung des Schutzrechts - Kein Erkundungsbeweis! Vertragliche Vereinbarung unbedingt erforderlich!

19 Gesetzliche Möglichkeiten der Rechtsdurchsetzung 87a, 87b UrhG Anspruch auf... Rechnungslegung ( 87a UrhG) Hauptanspruch muss dem Grunde nach zu Recht bestehen (Akzessorietät) Stufenklage ohne Einschränkungen auf erhebliche Schwierigkeiten & Zumutbarkeit nach Art 42 EGZPO 1 Auskunft ( 87b UrhG, insb Abs 2) Selbstständig einklagbarer, materieller Anspruch mit Leistungsklage Nachweis über Inanspruchnahme rechtsverletzender Dienstleistungen Materialien: Überschneidungen der beiden Normen möglich 1 OGH 4 Ob 104/11i

20 Beispiel einer Audit-Klausel der IBM Quelle:

21 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

22 Ablauf eines Software Lizenz Audits Anschreiben durch Softwarehersteller Erstkontakt durch beauftragten Prüfer Vorbereitung des Vor-Ort- Termins Vor-Ort- Termin Bericht Abschlusstermin Settlement / Nachlizenzierung Abstimmung der Vorgehensweise Terminvereinbarung / Projektplan Informationsanforderung Auswertung der bereitgestellten Informationen Erstellung einer Vor-Ab- Lizenzbilanz Organisation und Prozesse Lizenzverträge und Lizenznachweise Nutzung von Softwareprodukten Lizenzbilanz Erläuterung zur Lizenzbilanz Erklärung des Kunden Vorstellung der Lizenzbilanz Übergabe der Ergebnisse an Softwarehersteller Vertraulichkeitserklärung Erstellung Lizenzbilanz

23 Beispielhafte Darstellung einer Software Lizenzbilanz Effective License Position for Mustermann GmbH, Musterstadt, Germany Product Family Version Type of license MLS Volume Licenses FPP Licenses Licenses OEM Licenses Other Preliminary License Entitlement Deployments Identified by Inventory Discovered Tool Licensing Delta License Gap Windows 3.11 Device n.a. 51 Windows Device n.a. 39 Windows Device n.a. 14 Windows NT Workstation 4.00 Device n.a. 135 Windows 2000 Professional 2000 Device n.a. 62 See note (3). Windows XP Professional XP Device % 555 See note (3). Windows Vista Business Vista Device n.a. 135 Win Pro 7 Device n.a. 963 Win Ult 7 Device n.a. Office Basic 2003 Device n.a. Office Professional Plus 2007 Device n.a. 422 See note (3). Office Professional Plus 2010 Device % 75 See note (3). Office Enterprise 2007 Device n.a. See note (3). Office Premium 2000 Device n.a. 50 See note (3). Office Home & Student 2007 Device n.a. See note (3). Office Home & Business 2010 Device n.a. Office Mac 4.21 Device n.a. Office Mac 98 Device n.a. 12 Office Mac 2004 Device n.a. 2 Office Developer 2003 Device n.a. 1 Office Developer 2010 Device n.a. See note (3). Office Multi Language Pack 2007 Device n.a. SQL Server Standard Edition 7.00 Server n.a. SQL Server Standard Edition 2000 Server n.a. 1 SQL Server Standard Edition 2005 Server % 4 SQL Server Standard Edition 2008 Server n.a. SQL Server Standard Edition 2008 R2 Server n.a. 1 SQL Server Enterprise Edition 2000 Server n.a. SQL Server Enterprise Edition 2005 Server n.a. 1 SQL Server Developer Edition 2000 Server n.a. SQL Server Developer Edition 2005 Server n.a. SQL CAL 7 Device n.a. SQL CAL 2000 Device % 100 See notes (7), (8). SQL CAL 2005 Device n.a. See notes (7), (8). SQL CAL 2008 Device n.a. See notes (7), (8). SQL CAL 2008 R2 Device n.a. SQL CAL 2005 User n.a. SQL CAL 2008 User n.a. SQL CAL 2008 R2 User n.a. SQL Server Standard Edition - 1 Proc 2000 Processor n.a. 0 See note (8). SQL Server Standard Edition - 1 Proc 2005 Processor n.a. 0 See note (8). SQL Server Standard Edition - 1 Proc 2008 Processor n.a. SQL Server Standard Edition - 1 Proc 2008 R2 Processor n.a. See note (8). System Mgmt Server Enterprise Ed 2003 Server n.a. 0 SMS Client CML 2003 OSE n.a. System Mgmt CAL 2003 OSE n.a. MOM Ops Mgr Server Enterprise Ed 2005 Server n.a. MOM Ops Mgr Server Enterprise Ed 2007 Server n.a. 1 MOM Enterprise Ops Mgmt Lic 2005 OSE n.a. MOM Enterprise Ops Mgmt Lic 2007 OSE n.a. 45 ISA Server Standard Edtn 2000 Processor n.a. ISA Server Standard Edtn 2004 Processor n.a. 0 ISA Server Standard Edtn 2006 Processor n.a. 0 BizTalk Server Developer 2000 Server n.a. BizTalk Server Enterprise 2000 Server n.a. Commerce Server Developer 2000 Server n.a. Commerce Server Standard 2000 Server n.a. Virtual PC 2004 Device n.a. Virtual PC 2007 Device n.a. Virtual Server Std 2005 Device n.a. S&T BackOffice CAL 4.5 Device n.a. Messaging - Windows Bundle Non-specific Device n.a. Proxy Server (DONOT USE) 2 Server n.a. Total Identified Manually Total Software Deployment Software Deployment vs. License Entitlement License Allocation (+/-) The information in this appendix is part of a report to Microsoft. Because of the contractual approach of the license audit an examination of the information contained in this Appendix is only possible in the context of the overall report. Upgrades Downgrades Other Total License Allocation Upgrades Upgrades Quantity Upgrade Quantity (w/maintenance) Comments

24 Überblick Warum gibt es Audits? Überblick Lizenzmetriken Dienstleistungen zur Software License Compliance (KPMG) Theorie: Anspruch auf Software Lizenz Audit? Praxis: Ablauf eines Software Lizenz Audits (Rechts-)Folgen des Audit-Ergebnisses Was jetzt?

25 Folgen der Unterlizenzierung 81 ff UrhG Verschuldensunabhängiger Anspruch des Rechtsinhabers auf: - Unterlassung ( 81 UrhG) - Beseitigung ( 82 UrhG) - Angemessenes Entgelt ( 86 UrhG) Bei Verschulden: Schadenersatz ( 87 UrhG) - Mindestens: Doppeltes Entgelt - Plus darüber hinausgehender Schaden inkl. entgangenem Gewinn Haftung des Unternehmensinhabers - Angemessenes Entgelt - Auch ohne Kenntnis des Unternehmers - Organhaftung? Aktiver Verstoß Passives Verhalten

26 Folgen der Unterlizenzierung Was passiert in der Praxis? Höhe des angemessenen Entgelts - Welche Lizenzgebühr bei Einwilligung im Voraus? Æ Vergleich mit bisherigen Gebühren - Marktgerechte, übliche Lizenzgebühr - Im Prozess: Oft Beiziehung von Sachverständigen Ergebnis meist Settlement-Prozess

27 Quelle:

28 Software-Audits als Geschäftsmodell? Anzahl der durchgeführten Software-Audits steigt Mögliche Auslöser: Stagnierende Wirtschaftslage, Hebel für zusätzliche Lizenzkäufe, komplexe Lizenzmetriken Ergebnisse der Nachverhandlungen Teil der Umsatzplanung? Nicht eindeutig Quelle: Studie Gartner Inc (2013): Survey Analysis: Software Audits Are on the Rise and Your Enterprise Might Be Next

29 Fazit (Erfahrungen von KPMG bei Unternehmen) Großteil der Unternehmen ist unterlizenziert z.t. Nachzahlungen im 6-stelligen Euro-Bereich Überlizenzierung wird unterschätzt Fehlendes Know-how zu Lizenzierung größte Gefahr komplizierte und sich laufend ändernde Lizenz-Metriken der Software Hersteller Vermessungs-Tool kann nicht 100% des Lizenzmanagements übernehmen Die Notwendigkeit eines internen Lizenzmanager ist bereits gegeben Kunden agieren meist sehr passiv im Audit Fall fehlende Auskunftsfähigkeit Ein Audit ist oft ein Lernprozess für alle Beteiligten nachhaltige Maßnahmen daraus oft fehlend Bei Herstellern werden bei großen Unternehmen große Unterlizenzierungen erwartet Scheu zur Audit Nominierung eines Kunden nicht mehr vorhanden durch weltweit vorgegebenes Programm der Software Hersteller

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Mag. Gerd Karlhuber Manager, Advisory KPMG, Kudlichstraße Linz Tel. +43 (732) Mobil +43 (664) Dr. Stephan Winklbauer, LL.M. Willheim Müller Rechtsanwälte Rockhgasse Wien

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