SEPA-Mandate in Lexware buchalter verwalten

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1 SEPA-Mandate in Lexware buchalter verwalten Inhalt 1. SEPA-Lastschriftverfahren SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Lastschriftmandate verwalten Übersicht Programmfunktionen Die Assistentenseite 'Lastschriftmandate' Mandat neu anlegen Mandat bearbeiten Mandat löschen Mandat drucken SEPA-Lastschriftverfahren Zwei verschiedene SEPA-Lastschriftmandate ersetzen die bisherigen Einzugs- und Abbuchungsverfahren SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht sowohl Verbrauchern als auch Unternehmen offen. Das Verfahren ist mit der bisherigen Einzugsermächtigung vergleichbar. Wenn eine Einzugsermächtigung von Ihrem Kunden vorliegt, kann die Einzugsermächtigung in eine SEPA-Basislastschrift umgewandelt werden. Erstmalige Lastschriften müssen fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Darauf folgende Zahlungen müssen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit vorliegen. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt fünf Tage. Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden. Der Belastungsbetrag wird dann wieder gutgeschrieben. Wenn kein gültiges Mandat vorliegt, ist eine Zahlung nicht autorisiert. In diesem Fall kann der Zahler innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren ist ausschließlich für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen. Das Verfahren ähnelt dem Abbuchungsauftragsverfahren. Das Mandat für eine SEPA-Firmenlastschrift muss neu eingeholt werden. Zusätzlich muss Ihr Kunde seine Bank über das bestehende SEPA-Firmenmandat unterrichten. Damit werden unautorisierte Abbuchungen verhindert. Einmalige, erstmalige oder Folgelastschriften müssen einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit zum Widerspruch. Der Zahlungsdienstleister des Zahlers ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung die Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. 1

2 2. Lastschriftmandate verwalten Die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften ist das Mandat. Das Mandat beinhaltet: die Zustimmung des Zahlers gegenüber dem Zahlungsempfänger zum Einzug fälliger Forderungen mittels Lastschrift die Weisung an den eigenen Zahlungsdienstleister des Zahlers zur Einlösung der Zahlung 2.1. Übersicht Programmfunktionen Um SEPA-Lastschriftmandate einzurichten, stehen Ihnen zwei Programmfunktionen zur Auswahl: Der Assistent 'Extras - SEPA-Lastschriften einrichten'. Der Assistent unterstützt Sie bei der Umstellung sämtlicher Debitoren mit bestehendem Lastschrifteinzug bzw. Abbuchungsauftrag. Der Bereich 'Lastschriftmandate' im Kontenassistenten. Hier verwalten Sie Ihre Lastschriftmandate Die Assistentenseite 'Lastschriftmandate' Voraussetzung für die Verwaltung von Lastschriftmandaten ist die Auswahl der Zahlungsart 'Lastschrift'. Diese Einstellung finden Sie im Kontenassistenten: Lexware buchhalter/plus: Auf der Seite 'Zahlungskonditionen' Lexware buchhalter/pro: Auf der Seite 'Bankverbindung'. Nach Aktivierung dieser Zahlungsart steht die Seite 'Lastschriftmandate' zur Verfügung. Beispiel: Kontoassistent Lexware buchhalter plus Für die Verwaltung der Mandate nutzen Sie diese Symbolleiste: 2

3 2.3. Mandat neu anlegen Um ein neues Mandat anzulegen, klicken Sie auf das Symbol 'Neu'. Der Assistent 'Lastschriftmandat' wird geöffnet. Wichtig: Die Angaben Lastschriftart, Mandatsnummer und Mandatstyp sind nach dem Speichern des Mandates nicht mehr änderbar: Angabe Auswahl Beschreibung Lastschriftart Basis-Lastschrift Entspricht dem bisherigen Lastschrifteinzugsverfahren. Mandatsnummer B2B-Lastschrift Entspricht dem bisherigen Abbuchungsverfahren. Hinweis: Für Privatkunden nicht zulässig. Die Mandatsnummer ist zwingend erforderlich. Sie muss eindeutig sein. Das Programm schlägt eine Mandatsnummer vor. Sie setzt sich aus der Debitoren- bzw. Kundennummer und einer vierstelligen fortlaufenden Ziffer zusammen. Sie können diese Mandatsnummer mit beliebiger alphanumerischer Kennzeichnung überschreiben. Wenn die Mandatsnummer bereits vorhanden ist, werden Sie durch ein rotes Ausrufezeichen darauf hingewiesen. Berühren Sie mit der Maus das Ausrufezeichen, sehen Sie den Text 'Die Mandatsnummer existiert bereits oder ist ungültig'. Mandatstyp Wiederkehrend Für mehrfach verwendete Lastschrifteinzüge. Einmalig Ein einmaliges Mandat kann nur einmal benutzt werden. Nach dem erstmaligen Lastschrifteinzug wird das Mandat auf 'inaktiv' gesetzt. 3

4 Status Auswahl Aktiv Inaktiv Widerrufen Beschreibung Wenn ein gültiges Mandat Ihres Kunden/Debitoren vorliegt, verwenden Sie diesen Status. Nur aktive Mandate können im Zahlungsverkehr verwendet werden. Der Status wird vom Programm in folgenden Fällen automatisch gesetzt: Der letzte Einzug für das Mandat liegt über 36 Monate zurück. Das Datum im Feld 'Verwendbar bis' wurde erreicht. Wenn Ihr Kunde/Debitor den Lastschrifteinzug widerrufen hat, setzen Sie diesen Status. Zur späteren Dokumentation tragen Sie das Datum des Widerrufes im Feld 'Widerrufen' ein. Datumsangaben Im rechten Bereich hinterlegen Sie die Datumsangaben. Die Hinterlegung des Datums ist abhängig vom Feld 'Status'. Datumsangabe Angelegt am Mandat erhalten Erste Verwendung Gültig bis Verwendbar bis Widerrufen Beschreibung Wird vom Programm automatisch vorgeschlagen. Wenn ein gültiges Mandat Ihres Kunden/Debitors vorliegt, setzen Sie den Status auf 'Aktiv'. Damit wird die Datumseingabe in diesem Feld möglich. Wenn das Mandat erstmals im Zahlungsverkehr verwendet wird, wird das Datum automatisch gesetzt. Wenn Sie den Status auf 'Aktiv' setzen, wird das Gültigkeitsdatum automatisch eingetragen. SEPA-Mandate sind immer 36 Monate nach ihrer letzten Verwendung gültig. Das Datum wird nach jedem Lastschrifteinzug automatisch aktualisiert. Wenn Sie ein Lastschrifteinzug zeitlich begrenzen möchten, übernehmen Sie das Datum in dieses Feld. Mit Überschreiten dieses Datums wird das Mandat vom Programm automatisch auf "inaktiv" gesetzt und kann nicht mehr verwendet werden. Wenn Ihr Kunde den Lastschrifteinzug widerrufen hat, setzen Sie den Status auf 'Widerrufen'. Damit wird die Datumseingabe im Feld 'Widerrufen' möglich. 4

5 2.4. Mandat bearbeiten 1. Markieren Sie im Assistenten 'Lastschriftmandate' ein vorhandenes Mandat. 2. Klicken Sie auf das Symbol 'Bearbeiten' 3. Ergänzen oder ändern Sie die Angaben in den Feldern. 4. Wenn ein aktives Mandat des Kunden vorliegt, ändern Sie den Status auf 'aktiv'. Hinweis: Wenn Sie den Status 'Aktiv' wählen, wird die Datumsangaben 'Mandat erhalten' aktiviert Mandat löschen 1. Markieren Sie im Assistenten 'Lastschriftmandate' ein vorhandenes Mandat. 2. Klicken Sie auf das Symbol 'Löschen' 3. Beantworten Sie die Meldung zum Löschen des Mandates mit 'Ja'. Das Mandat wird gelöscht. Hinweis: Eine gelöschte Mandatsnummer kann bei Neuanlage wieder verwendet werden Mandat drucken Über das Symbol 'Drucken' öffnen Sie eine Briefvorlage in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Für die Lastschriftmandate 'Basis-Lastschrift' und 'B2B-Lastschrift' sind unterschiedliche Schreiben hinterlegt. 5