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1 LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH A LINZ, SONNENSTEINSTRASSE 20 Direktionen der allgemeinbildenden höheren, berufsbildenden mittleren und höheren Schulen und Anstalten der Lehrer- und Erzieherbildung des BUNDES in Oberösterreich Bearbeiter : Hr. Mittermayr Tel: 0732 / Fax: 0732 / _ Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom A9-5/ Kassabuchführung des Bundes; Verfügbarkeit der KBF-Version 4.30 Sehr geehrte Damen und Herren! Das Bundesministerium für Finanzen (BMFIN) hat die KBF-Version 4.30 freigegeben. Die Version kann ab sofort unter der Internetseite Service KBF-Kassabuchführung abgerufen werden. Der Zugang ist passwortgeschützt: Benutzername: kbf_user Kennwort: ukbf1 Die KBF-Version 4.30 beinhaltet die für TelebankingMBS erforderliche Einbindung eines EDIFACT(V2-V3)-Konverters. In diesem Zusammenhang wird an den Erlass A9-5/ vom erinnert. Weiters enthält diese KBF-Version Änderungen aus der Version 4.20, die in der beiliegenden Übersicht des BMFIN beschrieben sind. Zu den einzelnen Punkten der Änderungsübersicht wird Folgendes angemerkt: 1) Bitte verwenden Sie die hier beschriebenen Transportfunktionen und Datentransfer nicht. 2) Bargeldbestand: Sie müssen dazu keine Änderungen vornehmen. 3) Sie können nun auch die von Firmen im elektronischen Zahlungsverkehr manchmal geforderten Kundendaten eingeben. 4) KBF bietet nun die Möglichkeit einer automatischen Sicherung. Dazu müssen Sie den gewünschten Pfad eingeben. 5) Kontensummen: Sie stellen auch im Dezember nur die Datei mit dem normalen Dateinamen in das Portal Austria. 6) Sie müssen dazu keine Änderungen vornehmen. DVR Parteienverkehr Montag bis Freitag Uhr

2 - 2-7) Sie können nun die Option wählen, dass bei der Zahlung der Buchungstext nicht in den Zahlungsgrund übernommen wird. 8) Stornobuchungen werden künftig im Anmerkungsfeld gekennzeichnet. 9) Trifft für Sie in der Regel nicht zu. 10) Trifft für Sie nicht zu. 11) Hinfällig, da Sie schon die Version 4.30 verwenden. Beachten Sie auf der Internetseite des Bundesrechenzentrums (BRZ) die Anmerkungen zum KBF-Update, im besonderen die dort beschriebene Installationsreihenfolge! Unter Berücksichtigung manchmal fehlender Kapazitäten der Datenleitungen einzelner Dienststellen wird auch eine InstallationsCD angeboten. Auf dieser sind neben dem EDIFACT-Konverter, den KBF-Versionen und TelebankingMBS auch diverse Anleitungen verfügbar. Die InstallationsCD können Sie mittels an die Adresse mit dem Betreff Softwareanforderung KBF- TelebankingMBS und unter Angabe der anfordernden Adresse oder über das Bundesintranet auf der Seite : anfordern. Sollten Sie bereits eine CD-ROM für TelebankingMBS angefordert haben, so ist keine neuerliche Anforderung notwendig. Alle Inhalte der CD-Rom sind auch auf den oben angeführten Internetseiten des BRZ bzw. des BMFIN abrufbar. Mit freundlichen Grüßen Für den Amtsführenden Präsidenten: Mittermayr eh. Anlage

3 KBF - Version 4.20 Änderungsübersicht 1) Die Bildschirmmaske "KSÜ-Nachdruck", in welcher die Einstellungen für die Erstellung der Monatsabrechnungen vorzunehmen sind, wurde um die Transportfunktionen " " und "Datentransfer" erweitert: 1a) Die Funktion " " ermöglicht die papierlose Übermittlung von Monatsergebnissen aus der KBF an die Buchhaltung. Es besteht unter " -Anhang:" die Möglichkeit der Auswahl, in welcher Dateiart die Monatsabschlussergebnisse übermittelt werden sollen: - Kassabuch ("Snapshot" oder "Excel" oder "Word") - Abschluß-Übersicht ("Snapshot" oder "Word") - Kontensummen ("Datei" oder "Snapshot" oder "Word") - die Datenbanken gesamt Übermittelt werden alle ausgewählten Monatsergebnisse als ZIP-Archiv (.zip).

4 1b) Die Funktion " -Einstellungen" ermöglicht unter " " die Eingabe die Angabe der gewünschten -Adresse, an welche die entsprechende Datei versandt werden soll und unter " -Methode:" die Voreinstellung der -Methode, wobei dafür - "Simple MAPI (alle MAPI-fähigen Mailprogramme)" - "MAPI-CDO (alle MAPI-fähigen Mailprogramme)" - "Outlook" - "Outlook Express" zur Verfügung stehen. 1c) Die Funktion "Datentransfer" ermöglicht die Übermittlung der Monatsabrechnungen (Kontensummenübersichten) an die Schnittstelle zu HV-SAP (Janus). Dazu sind im Datenfeld die Nummer des entsprechenden Clusters (z.b. "11" für das BM für Justiz) und im Datenfeld das entsprechende Schlagwort für die abrechnende Dienstelle einzutragen. Von der Buchhaltung können die übermittelten Dateien im Portal eingesehen, geprüft und freigegeben werden. Von den Dienststellen im Bereich des BM für Bildung, Wissenschaft und Kultur (Cluster 12) muss gewährleistet werden, dass die Bundesländer-Zuordnung im Datenfeld stimmt, da ansonsten eine maschinelle Zuordnung der Dateien im Portal zur zuständigen Schulrat-Buchhaltung nicht vorgenommen werden kann. Der Datentransfer aus dem KBF-Programm ist nur mit CNA-Anbindung möglich.

5 2) Die Buchung der Bargeldbestände der Kassen auf die Bestandskonten für Bargeld in den Buchhaltungen erfolgte bisher nur zum Jahreswechsel mit der Kontensummenübersicht Dezember, wobei gleichzeitig eine Retourbuchung dieser im Folgejahr vorgenommen wurde. Mit dem Einsatz der KBF-Version 4.20 wird mit dem nächsten Monatsabschluss in der Kontensummenübersicht eine Buchung erzeugt, welche den Bargeldendbestand der Kassen auf die Bestandskonten für Bargeld in der Buchhaltung übernimmt. In der Folge (folgende Monatsabschlüsse) werden mit der Abstimmbuchung für Bargeld nur mehr die Bargeld-Umsätze des jeweiligen Monats gebucht (Erhöhung bzw. Verminderung des Bargeldbestandes). Dies gilt künftig auch für den Monatsabschluss Dezember. Voraussetzung dafür ist, dass in der KBF-Funktion "KSÜ-Nachdruck" unter "Abrechnungskonten" im Datenfeld "Bargeldbestand:" das für den Bargeldbestand der Kassen in der Buchhaltung eingerichtete BE-Konto (nur 2000 bis 2039 möglich) angegeben ist. Diese sind, so dies noch nicht ohnehin bereits erfolgte, von den Buchhaltungen den Kassen bekannt zu geben.

6 3) In der Buchungsmaske wurde ein Datenfeld für die Kundendaten eingefügt und bei Erfassung der Kundendaten bei der Buchung werden diese bei Anwendung von PSK- BusinessDat in dieses übernommen und an den Zahlungsempfänger weitergeleitet.

7 4) Mit dem Einsatz der neuen Version ist nunmehr die Sicherung aus KBF-Programm selbst möglich. Durch Anklicken "Datenbanken" und "Sicherung" im KBF-Hauptmenü wird die Bildschirmmaske aufgerufen. Im "Ordner f. automatische Sicherung:" ist jener Pfad (z.b. C\KBF) anzugeben, wohin die KBF-Datei gesichert werden soll. Die Sicherung in diesen Ordner erfolgt bei jedem Ausstieg aus dem KBF-Programm. Im "Ordner f. sonstige Sicherungen:" ist jener Pfad anzugeben, wohin die KBF-Datei gesichert werden soll, wobei auch derselbe Pfad wie der der automatischen Sicherung angegeben werden kann. Die Sicherung in diesen Ordner erfolgt bei händischem Anstoß der Sicherung durch Anklicken der Buttons "Aktuelle Daten sichern" oder "Alle Daten sichern. Durch Anklicken des Buttons "Aktuelle Daten sichern" erfolgt die Sicherung der aktuellen KBF-Dateien. Durch Anklicken des Buttons "Alle Daten sichern" erfolgt die Sicherung aller KBF-Dateien (auch die der Vorjahre).

8 5) Bei der Erstellung der Kontensummenübersicht für den Dezember werden künftig zwei Dateien erzeugt, wobei in einer Datei die Buchungen mit den Zahlungen sowie die Abstimmbuchungen für PSK und Bargeld enthalten sind und in der zweiten Datei die Daten der Jahresstichtagsmeldungen (Phasen 3 und 4). Die Teilung in zwei Dateien erfolgt nur dann, wenn in der Bildschirmmaske "KSÜ-Nachdruck" unter "Ausgabe" das Datenfeld "für HV-SAP:" definiert ist: Es ist darauf zu achten, dass die Datei mit den Buchungen für die Zahlungen sowie Abstimmbuchungen noch vor dem 15. Jänner des Folgejahres zur Verarbeitung in HV-SAP in das Portal Austria zu stellen und von der Buchhaltung freizugeben ist. Diese Datei bekommt vom Programm den folgenden Dateinamen: 2. bis 6. Stelle des PSK-Nebenkontos, TTM.MJJ (z.b.: ) Die Datei mit den Daten der Phasen 3 und 4 ist solange von der Buchhaltung nicht freizugeben, bis der Auslaufzeitraum für die Phase 5 (Zahlungen) abgelaufen ist. Dies ist in der Regel der 19. bzw. 20. Jänner des Folgejahres. Diese Datei erhält vom Programm den folgenden Dateinamen: 2. bis 6. Stelle des PSK-Nebenkontos, TTM.MJJ und.nyi (z.b.: NYI) Dadurch wird vermieden, dass durch die Buchungen der Phasen 3 und 4 das Zahlungsbudget des Vorjahres (Auslaufzeitraum) belastet wird.

9 6) Ist im Datenfeld "ohne PH3/PH4-Buchungen" die Definition gesetzt, so wird diese bei der Vornahme des Monatsabschlusses für den Monat Dezember maschinell gelöscht ( ): Dadurch ist gewährleistet, dass die offenen Berechtigungen/Verpflichtungen und Forderungen/Schulden in den Jahresabschlussrechnungen enthalten sind.

10 7) In den "Allg. Einstellungen" wurden die Datenfelder "Nach Buchung alle Feldinhalte leeren" und "Buchungstext nicht in den Zahlungsgrund übernehmen" neu eingefügt: Wird das Datenfeld "Nach Buchung alle Feldinhalte leeren" durch Anklicken definiert ( ), werden nach der Speicherung einer vorgenommenen Buchung alle Feldinhalte wieder gelöscht und stehen für Folgebuchungen nicht mehr zur Verfügung. Dies gilt für Buchungen im Kassabuch, in den offenen Postenverwaltungen sowie Buchungen auf Stammdaten wie z.b. Monatsvoranschlag und Eröffnungs- bzw. Übernahmebuchung. Wird das Datenfeld "Buchungstext nicht in den Zahlungsgrund übernehmen" durch Anklicken definiert ( ), werden die ersten 105 alphanumerischen Zeichen aus dem Buchungstext nicht in den Zahlungsgrund (1. bis 3. Zeile) als Zusatztext übernommen. Dadurch können diese gebührenpflichtigen Informationen an den Zahlungsempfänger unterbunden werden. In der Bildschirmmaske "Zahlungsverkehr" hat die Zeile für diese Informationen (Zahlungsgrund und Kundendaten) an den Zahlungsempfänger nunmehr die folgenden Inhalte: Kurzverwendungszweck wird aus dem Belegtext übernommen (max. 35 alphanumerische Zeichen)

11 Zahlungsgrund wird aus dem Buchungstext übernommen (1. bis 3. Zeile) (max. 3 x 35 alphanumerische Zeichen) Kundendaten wird aus dem Datenfeld "Kundendaten" übernommen (max. 12 numerische Zeichen) 8) Wird eine Buchung im Kassabuch storniert, dann wird im Datenfeld "Anmerkung" vom Programm "-Storno (TTMMJJJ)" sowohl bei der ursprünglichen zu stornierenden Buchung als auch bei der Stornobuchung selbst angeschrieben. Als Datum wird in beiden Fällen das Datum der Stornobuchung angegeben. Bei Storno einer Berechtigung/Verpflichtung oder Forderung/Schuld erfolgt die Ausgabe "-Storno (TTMMJJJ)" im Journal im Datenfeld "Anmerkung". 9) Werden Zahlungen über "Offene Post auswählen:" vorgenommen, so bleiben in Hinkunft das "Zahlungsmittelkonto" bzw. "Kontoauszug Datum" und "Kontoauszug Nr." für Folgebuchungen erhalten. Ist in den "Allg. Einstellungen" das Feld "Nach Buchung alle Feldinhalte leeren" definiert ( ) bleiben diese jedoch nicht erhalten. 10) Im Formular Umlageschlüssel können jetzt mit der Befehlsschaltfläche Daten aus einer Textdatei importiert werden. Die Strukturen für die Textdatei sind in der Excel-Datei kbf_importstrukturen.xls, zu finden auf der KBF-Service-Seite unter "Importstrukturen", aufgelistet. 11) Abschließend wird darauf hingewiesen, dass der Einsatz der KBF-Version 4.20 die Anwendung von "Telebanking MBS (TbMBS)" als künftige Ablöse von "P.S.K.BusinessDAT" im Zahlungsverkehr noch nicht gewährleistet.

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