Erweiterte Projektverwaltung

Transkript

1 (4Master Add-On) (2010)

2 Inhalt Inhalt... 2 Einführung... 3 Edit-View... 3 Public-View... 3 Datenaufbau... 4 Tabelle Projekt... 4 Tabelle ProjektAufgaben... 4 Tabelle Aufgaben... 4 Tabelle Personal... 4 Tabelle Status... 4 Programmaufbau... 5 Menüstruktur... 5 Menüpunkt Programm... 5 Menüpunkt Daten... 5 Menüpunkt Einstellungen... 5 Menüpunkt Ausgabe... 6 Menüpunkt?... 6 Symbolleiste... 6 Stammdaten... 7 Status... 7 Mitarbeiter... 8 Aufgaben... 8 Projekte... 9 Import aus 4Master-Handwerk... 9 Die Edit-View...11 Die Public-View...12 Aufgaben zuordnen...13 Aufgaben bearbeiten...13 Grundeinstellungen...14 Programmeinstellungen...14 Verzeichnisse...15 Fenster...15 Spalten Public-View...16 Ausgabe...17 Version ( ) Seite: 2

3 Einführung Mit der erweiterten Projektverwaltung werden zu gegebenen Projektdaten Aufgaben verknüpft und diese Aufgaben mit Priorität, Status und Verantwortlichkeit versehen. Es ermöglich die übersichtliche Darstellung des Bearbeitungsstandes eines Projektes. Diese Darstellung erfolgt einerseits auf den Computerarbeitsplätzen der Mitarbeiter (Edit-View) als auch öffentlich zugänglich über einen geeigneten Monitor (Public-View). Das Programm generiert dabei zwei unterschiedlich Ansichten, welche im Aussehen und Aussagekraft entsprechend angepasst werden können. Edit-View In der Edit-View werden die Projektdaten strukturiert dargestellt. Neben der Projekttabelle ist die Aufgabentabelle des ausgewählten Projektes sichtbar. Alle Daten sind in dieser Variante bearbeitbar. Public-View In der Public-View sind die Daten komprimiert in einer Tabelle dargestellt. Hierbei wird nur eine Auswahl der wichtigsten Daten sichtbar gemacht. Die Auswahl und Anordnung der Spalten kann individuell eingestellt werden. Die Public-View eignet sich zur Präsentation der Projektübersicht an exponierten Stellen in der Firma z.b. Eingangsbereich oder Pausenraum der Mitarbeiter. Damit wird übersichtlich auf den aktuellen Bearbeitungsstand hingewiesen. Version ( ) Seite: 3

4 Datenaufbau Die Daten zur Projektverwaltung werden in einer eigenen Datenbank gespeichert und getrennt von den 4Master-Daten verwaltet. Wenn Daten aus 4Master-Handwerk übernommen werden, so erfolgt ausschließlich eine Kopie! Es werden keine Änderungen am 4Master-Datenbestand vorgenommen! Tabelle Projekt Die wichtigste Tabelle ist die eigentliche Projekt-Tabelle. Hier werden alle Daten zum Projekt hinterlegt. Dabei werden Projekt-Daten aus 4Master-Handwerk übernommen und eigene Daten hinzugefügt. Außerdem gibt es eine Reihe von Feldern zum internen Programmablauf. Die Projekt-Tabelle bildet die Grundlage des Programms und es wird sowohl in der Edit-View als auch in der Public-View auf diese Tabelle zugegriffen. Tabelle ProjektAufgaben Verknüpft mit der Projekt-Tabelle enthält die Tabelle ProjektAufgaben die Aufgaben zum jeweiligen Projekt. Hier sind alle Aufgaben aller Projekte hinterlegt. Wird ein Projekt ausgewählt, so werden die zum Projekt gehörenden Aufgaben gefiltert. Hier wird der aktuelle Bearbeitungsstand berechnet und zur Anzeige bereitgestellt. Die Daten der Tabelle ProjektAufgaben sind während der Bearbeitung zu ändern um entsprechend den aktuellen Stand bereit zu stellen. Tabelle Aufgaben Hier werden die verfügbaren Aufgaben definiert. Werden zu einem Projekt Aufgaben zugeordnet greifen Sie auf die hier angelegten Daten zurück und übernehmen diese in die Tabelle ProjektAufgaben und ordnen Sie dort einem Projekt zu. Zur Vereinfachung können hier schon einige Voreinstellungen wie Mitarbeiter und Status hinterlegt werden. Diese Voreinstellungen werden dann immer gesetzt und müssen nur im Ausnahmefall beim Zuordnen zum Projekt geändert werden. Weiterhin werden die Aufgaben mit einer Priorität versehen. Nach dieser Einstellung werden dann die Aufgaben sortiert. Tabelle Personal In der Tabelle Personal hinterlegen Sie alle Mitarbeiter, die mit der Projektbearbeitung betraut werden und zur Abarbeitung von Aufgaben verantwortlich zeichnen. Die Namen der Mitarbeiter werden in der Edit-View und in der Public-View angezeigt. Tabelle Status Um jeder Aufgabe entsprechend dem Abarbeitungsstand zu kennzeichnen wird ein Status vergeben. Um eine einheitliche Kennzeichnung zu gewährleisten und mit dem Status den Abarbeitungsstand zu ermitteln, werden die möglichen Zustände in einer Tabelle definiert und mit einer Rangfolge versehen. Aus dieser Tabelle werden dann die Einträge für den Status zur Verfügung gestellt. Version ( ) Seite: 4

5 Programmaufbau Um eine einfache Bedienbarkeit des Programms zu gewährleisten wurden alle Funktionen in einem Menü zusammengefasst. Die Funktionen der täglichen Arbeit sind als Symbolleiste für den schnellen Zugriff zusätzlich verfügbar. Einige wichtige Funktionen zum Bearbeiten der Projekte und Aufgaben sind in den Tabellen selbst integriert. Menüstruktur Menüpunkt Programm Ansicht Schaltet zwischen Edit-View und Public-View um Aufgabe zuordnen Ruft das Fenster zum Zuordnen von Aufgaben zum ausgewählten Projekt auf. Aufgaben bearbeiten Ruft das Fenster zum Bearbeiten der Projekt- Aufgaben auf. Programm beenden Beendet das Programm Menüpunkt Daten Projekte Ruft das Fenster zum Verwalten und Importieren von Projekten auf. Aufgaben Startet das Stammdatenfenster auf der Seite Aufgaben. Mitarbeiter Startet das Stammdatenfenster auf der Seite Mitarbeiter. Status Startet das Stammdatenfenster auf der Seite Status. Menüpunkt Einstellungen Grundeinstellungen In dem Dialog werden grundlegende Einstellung zur Steuerung und Bedienung des Programms verwaltet. Version ( ) Seite: 5

6 Menüpunkt Ausgabe Ausgabe Über den Punkt Ausgabe lässt sich eine Liste mit den aktuellen Projekten und deren Bearbeitungsstatus ausdrucken. Menüpunkt? Hilfe Startet die hinterlegte Online-Hilfe zum schnellen Nachschlagen bei Fragen zum Programm. Registrierung Der Dialog ermöglicht die Eingabe des Lizenzschlüssels. Ohne gültigen Lizenzschlüssel lassen sich nur 5 Projekte verwalten. Info Öffnet ein Fenster mit Informationen zum Programmstand. Symbolleiste Einige wichtige Funktionen sind zur schnellen Auffindbarkeit für die tägliche Arbeit in die Symbolleiste integriert. Version ( ) Seite: 6

7 Stammdaten Wie in der Beschreibung der Datenstruktur schon erwähnt, gliedert sich der Bereich der Stammdaten in die Tabellen Status, Mitarbeiter, Aufgaben. Diese Tabellen werden über eine einheitliche Bedienerführung bearbeitet. Im Oberen bereich des Dialogs kann der aktuelle Datensatz erfasst bzw. bearbeitet werden. Im unteren Bereich werden alle vorhandenen Datensätze aufgelistet und können ausgewählt werden. Während der Bearbeitung eines Datensatzes ist das Auswahlfenster inaktiv. Die Bedienung wird über die Schalterleiste am Fuß des Fensters gesteuert. Die Schalter beeinflussen sich gegenseitig. Es sind immer nur bestimmte Schalter aktiv. Schalter Neu Legt einen neuen Datensatz an Schalter Bearbeiten Öffnet den aktuellen Datensatz zum Bearbeiten. Schalter Löschen Löscht den aktuellen Datensatz. Dabei erscheint vor dem endgültigen Löschen eine Sicherheitsabfrage. Schalter Beenden Schließt das Fenster. Schalter Speichern Speichert die aktuellen Änderungen Schalter Abbrechen Bricht die Bearbeitung/Neuanlage ab und speichert keine Änderungen Status Der Status stellt den Abarbeitungsstand einer einzelnen Aufgabe dar. Durch den Rang wird die Reihenfolge der einzelnen Einträge festgelegt. Zu jedem Status kann eine Bemerkung hinterlegt werden. Version ( ) Seite: 7

8 Mitarbeiter Die Mitarbeiter können den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden. Damit wird der jeweilig Verantwortliche festgelegt. Hinterlegen Sie hier alle in Frage kommenden Mitarbeiter. Aufgaben Die Aufgaben stellen neben den Projekten die zentralen Datensätze. Hier werden die möglichen Aufgaben bei der Bearbeitung eines Projektes definiert. Aus diesen Aufgabenstamm werden dann zu jedem Projekt die dort benötigen Aufgaben zugewiesen. Jede Aufgabe in den Stammdaten kann mit einem Mitarbeiter und einem Status vorbelegt werden. Dazu wählen Sie aus den Listboxen die entsprechenden Einträge aus. Die Priorität der Aufgabe setzt die Reihenfolge der einzelnen Aufgaben fest. Die Bemerkung beschreibt den Inhalt der Aufgabe. Version ( ) Seite: 8

9 Projekte Die Projekte bilden die Haupttabelle für das Programm. Hier werden die Daten zu en einzelnen Projekten verwaltet. Neben Adresse des Kunden und Informationen zum Projekt bzw. zur Baustelle, können Termine und Informationen zu den Dokumenten (Angebot, Auftrag, Rechnung) hinterlegt werden. Wird das Projekt aus 4Master- Handwerk importiert, werden zum großen teil die Daten automatisch gefüllt. Import aus 4Master-Handwerk Der Import der Projektdaten aus 4Master-Handwerk wird über den entsprechenden Schalter gestartet und über einen eigenen Dialog abgewickelt. In diesem Dialog kann nach den Projekten gesucht werden. Mit dem Schalter Übernehmen werden die Daten des Projektes in das Programm übernommen. Version ( ) Seite: 9

10 Die Suche erfolgt über die jeweilige Spalte bzw. das entsprechende Feld im oberen Bereich des Dialogs. Wird zu einem Suchfeld gewechselt, schaltet die Sortierung der Tabelle auf die jeweilige Spalte um. Mit der Eingabe des zu suchenden Feldes wird in der Tabelle gesucht und entsprechend der Focus auf den gefundenen Satz gestellt. Durch einen Click auf den Spaltenkopf kehrt sich die Sortierung der Spalte um. Version ( ) Seite: 10

11 Die Edit-View Der Hauptbildschirm des Programms während der täglichen Arbeit gliedert sich in zwei wesentliche Bereiche - die Projektliste und die Projektaufgaben. Zu jedem ausgewählten Projekt werden in den Projektaufgaben, die zum Projekt zugeordneten dargestellt. In den Tabellen werden die wichtigsten Daten aus Projekt und Aufgaben dargestellt. Zusätzlich wird in beiden Tabelle eine Statuszeile zur schnellen Orientierung über den Bearbeitungsstand ausgegeben. In den Projektaufgaben wird der Status der Aufgabe in Stufen darstellt. Der farbige Balken widerspiegelt den Rang des Status. In der Projekttabelle wird aus dem Bearbeitungsstand aller Aufgaben ein prozentualer Wert ermittelt und mittels eines Fortschrittbalkens optisch dargestellt. Für einige Spalten in den Tabellen ist eine Bearbeitung zugelassen. Somit können die Termine mittels eines Kalenders gesetzt werden und der Status der Aufgaben über ein Listenfeld schnell bearbeitet werden. Version ( ) Seite: 11

12 Die Public-View Um die Daten neben dem Bearbeiter auch anderen Personen zu präsentieren wurde eine zusätzliche Ansichtsvariante - die Public-View - in das Programm integriert. Somit kann auf einem getrennten Arbeitsplatz per Monitor, Fernseher oder Beamer eine getrennte Ansicht erzeugt werden. Hintergrund dieser Idee ist es, den Monteuren beim der täglichen Aufenthalt in der Firma einen Überblick über noch anstehende Aufgaben zu vermitteln. Eine Bearbeitung der Daten ist in der Public-View nicht vorgesehen. Die Auswahl der Spalten sowie deren Reihenfolge und Erscheinung erfolgt durch den entsprechenden Menüpunkt in den Grundeinstellungen. Positionierung und Breite der Spalten kann auch in der Public- View per Drag and Drop vorgenommen werden. Version ( ) Seite: 12

13 Aufgaben zuordnen Nach dem Import oder Neuanlegen eines Projektes, müssen die notwendigen Aufgaben zugeordnet werden. Beim Aufruf der Funktion wird ein Dialog mit allen zur Verfügung stehenden Aufgaben angezeigt. Durch Auswahl der Aufgaben (Spalte Select ) werden die Spalten für die Zuordnung gekennzeichnet. Mit dem Schalter Zuordnen werden diese zum Projekt gespeichert. In der Edit-View erscheinen dann zum Projekt die Aufgaben und entsprechend dem voreingestellten Staus wird der Bearbeitungsstand ermittelt. Aufgaben bearbeiten Neben der direkten Bearbeitung in der Edit-View können die Daten in den Projektaufgaben auch über einen Dialog bearbeitet werden. Dazu wird die Funktion Aufgaben bearbeiten aufgerufen. Über die Listboxen für Mitarbeiter und Status wird entsprechend auf die Stammdatenbereiche zugegriffen. Version ( ) Seite: 13

14 Grundeinstellungen Mit den Grundeinstellungen werden wichtige Vorgaben für die Bearbeitung und die Anzeige im Programm vorgenommen. Die Auswirkungen der Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Programms sichtbar. Die Einstellungen werden in einer Konfigurationsdatei (INI-Datei) im Programmpfad abgelegt. Sollen unterschiedliche Einstellungen pro Arbeitsplatz notwendig werden (Public-View), so ist für jeden Arbeitsplatz das Programm lokal zu installieren und die Datendatei zentral abzulegen und einzustellen (siehe Verzeichnisse). Programmeinstellungen Status-Anzahl Dieser Wert wird durch die Bearbeitung der Einträge in der Status-Tabelle automatisch gesetzt. Eine manuelle Einstellung ist nur in Ausnahmefällen notwendig. Startansicht Diese Einstellung bestimmt die Ansicht des Programms nach dem Start. Somit ist eine Steuerung für den Edit-View oder Public-View möglich. Prozent Obergrenze Ab diesem Wert wird der Bearbeitungsstand der Projekte grün dargestellt. Prozent Untergrenze Ab diesem Wert wird der Bearbeitungsstand der Projekte rot dargestellt. Aufgabenautomatik Über diese Einstellung wird gesteuert, wie die Aufgaben zum Projekt zugeordnet werden, wenn das Projekt neu angelegt oder importiert wird. Manuell anlegen - bedeutet, bei der Neuanlage/Import eines Projektes werden keine Aufgaben angelegt. Dies muss über den Aufruf des Dialogs Aufgaben zuordnen erfolgen. Zuordnen nach Projektanlage - bedeutet, bei der Neuanlage/Import eines Projektes öffnet sich der Dialog Aufgaben zuordnen und die Aufgaben können sofort zugeordnet werden. Automatisch alle zuordnen - bedeutet - bei der Neuanlage/Import eines Projektes werden ohne zusätzliche Dialog alle Aufgaben sofort zugeordnet. Diese geschieht im Hintergrund. Version ( ) Seite: 14

15 Verzeichnisse Die Einstellungen auf dieser Seite können die grundlegende Funktion des Programms beeinflussen. Möglicherweise kann es nicht mehr gestartet werden. Programm Kennzeichnet den Programmpfad. Dieser kann über den Schalter eingestellt werden. Daten In diesem Verzeichnis liegt die Datendatei (Projekt.mdb). Dieser kann über den Schalter eingestellt werden. 4Master In diesem verzeichnis befinden sich die 4Master-Daten. Dieser kann über den Schalter eingestellt werden. Diese Einstellung ist nur für den Import von Daten aus 4Master- Handwerk notwendig. Fenster Fensterposition Über die Fensterposition wird die Größe und Position der beiden Ansichten gesteuert. Die Fensterpositionen aller Fenster werden nach dem Beenden des Programms gespeichert. Symbolleiste sichtbar Schaltet die Symbolleiste ein oder aus. Auto Refresh Schaltet eine automatische Aktualisierung der Public-View ein oder aus. Intervall Legt bei eingeschalteter Aktualisierung das Intervall der Aktualisierung in Sekunden fest. Version ( ) Seite: 15

16 Spalten Public-View Auf dieser Seite werden die veränderlichen Einstellungen für die Spalten der Public-View bearbeitet. Wählen Sie hierzu die entsprechende Spalte in der linken Listbox aus und verändern Sie die Werte rechts im Objektinspektor. Die Voreinstellungen werden aus der aktuellen Darstellung der Public-View übernommen und können dort mittels Drag and Drop eingestellt werden. Position Legt die Position innerhalb der Tabelle fest. Die Spalte 0 steht ganz links. Spaltenbreite Legt die Breite der Spalte fest. Sichtbar Schaltet die Spalte ein oder aus. Ausrichtung Hier bestimmen Sie über die Textausrichtung in der Spalte. (Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig) Farben Legt die Farben für den Text und den Hintergrund der Spalte fest. Schrift Die Schriftart der Spalte kann über eine Listbox ausgesucht werden. verfügbar sind die Schriftarten des Systems. Der Stil der Schrift kann je nach Schriftart zwischen Fett, Kursiv und Unterstrichen umgeschaltet werden. Version ( ) Seite: 16

17 Ausgabe Über die Ausgabe ist ein Bericht über die aktuellen Projekte mit Ihrem Bearbeitungsstand möglich. Es öffnet sich ein eigener Dialog zur Vorschau des Reports mit verschiedenen Funktionen. Mit der Schaltfläche Seiteneinstellungen wird der entsprechende Dialog aufgerufen. Hier können spezielle Formatierungen vor dem Ausdruck angepasst werden. Mit der Schaltfläche Inhaltsanzeige können die Datensätze im Ausdruck gezielt über ein seitliches Inhaltsverzeichnis angezeigt werden. Die Schaltfläche Miniaturansicht ermöglich ein schnelles Navigieren zwischen den Seiten mittels einer Miniaturansicht. Mit den Schaltflächen Details anzeigen/ausblenden werden die Gruppensummen verdichtet. In den Reports, in denen mit Gruppen gearbeitet wird, können somit die Details aus- bzw. eingeblendet werden. Das ausund Einblenden einer einzelnen Gruppe kann direkt in der Anzeige mittels DrillDown (Doppelklick auf die Gruppe) erfolgen. Version ( ) Seite: 17

18 Die Schaltflächen für das Zoomen der Anzeige beinhalten einige Grundeinstellungen. Über die Zoom-In und Zoom-Out Schaltflächen ist eine individuelle Einstellung möglich. Die Navigatorschaltflächen dienen zum direkten Anspringen von Seiten. Mit der Drucken-Schaltfläche wird der Drucker-Setup- Dialog aufgerufen. Hier nehmen Sie bitte die gewünschten Einstellungen vor. Version ( ) Seite: 18