Informationsveranstaltung zur Projektdurchführung für administrative Ansprechpartner bei Zuwendungsempfängern

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1 Informationsveranstaltung zur Projektdurchführung für administrative Ansprechpartner bei Zuwendungsempfängern Berlin, VDI/VDE Innovation + Technik GmbH, 27. März 2013

2 Einführung - Warum? 1. Zuwendungsrecht ist sehr komplex 2. Klarheit herstellen 3. Effizienz bei allen Beteiligten erhöhen 2

3 Einführung - Überblick IKT Forschung für Innovation Schlüsseltechnologien der Hightech-Strategie 2020 jährlich ca. 309 Mio. EUR für Themen der Mensch-Technik- Interaktion (MTI) und des Demographischen Wandels (DW), der Elektroniksysteme und Elektromobilität (Elmo), der der Kommunikationssysteme und IT-Sicherheit (KIS) sowie der Gesundheitswirtschaft (GW) Bundesministerium für Forschung und Bildung - Abteilung 5 Schlüsseltechnologien - Forschung für Innovationen Referat 523 Elektroniksysteme; Elektromobilität Referat 524 Demographischer Wandel; Mensch-Technik- Interaktion Referat 525 Kommunikationssysteme; IT-Sicherheit Abteilung 6 Lebenswissenschaften-Forschung für Gesundheit Referat 616 Gesundheitswirtschaft Förderbescheid Sie in der Rolle als Zuwendungsempfänger VDI/VDE Innovation + Technik GmbH - Projektträger des BMBF unabhängiges und etabliertes Unternehmen mit 35 Jahren Erfahrung verantwortlicher PT für die oben genannten Themen 3

4 Einführung Überblick Referat 523 Elektroniksysteme, Elektromobilität 735 Teilvorhaben in 2013 ca. 135 Mio. EUR in fachliche und 10 adm. Betreuer Referat 524 Demographischer Wandel: Mensch-Technik- Interaktion Teilvorhaben in 2013 ca. 90 Mio. EUR in fachliche und 16 adm. Betreuer Referat 525 Kommunikationssysteme; IT-Sicherheit 458 Teilvorhaben in 2013 ca. 59 Mio. EUR in fachliche und 6 adm. Betreuer Referat 616 Gesundheitswirtschaft 129 Teilvorhaben in 2013 ca. 25 Mio. EUR in fachliche und 3 adm. Betreuer 4

5 Einführung Agenda Teil 1 10:00 10:15 Einführung des Projektträgers (Dr. Hartmut Strese) 10:15 10:30 Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht (Simone Rühl) 10:30 11:30 zuwendungsfähige Kosten (Christine Mohr) Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Was gibt es für Besonderheiten? 11:30 12:00 Vorbereitung der (Jürgen Brauner) Welche Termine sind zu beachten? Wie rufe ich die Zuwendung ab? 12:00 13:00 Mittagsimbiss 5

6 Einführung Agenda Teil 2 13:00 14:00 der kaufmännische Zwischennachweis (Lars Lindstaedt) Welche Termine sind zu beachten? Welche Dokumente muss ich einreichen? Wie sind die Stundenaufschreibungen zu führen? Wie erfolgt die Personalkostenermittlung bei pauschalierter Abrechnung? 14:00 15:00 Änderungen während der Laufzeit (Martin Stach) Wie verhalte ich mich bei: 15:00 15:15 Kaffeepause Verschiebungen der jährlich bereitgestellten Mittel, Mittelsperren in einzelnen Kostenpositionen, Mittelumwidmungen zwischen den Kostenpositionen, notwendigen Laufzeitänderungen, und welche Mitteilungspflichten gibt es? 15:15 15:45 Die Nutzung von profi-online (Marlen Radke) 15:45 Offizielles Ende der Veranstaltung 15:45-16:45 Zeit für individuelle Fragen an unsere Mitarbeiter 6

7 Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Simone Rühl Informationsveranstaltung zum Projektablauf

8 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphasen Projektphase Planung Projektphase Durchführung Projektphase Abschluss Projekt- START Projekt- ENDE Projekt- IDEE Projektabschluss Informationsveranstaltung zum Projektablauf

9 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase Planung Projekt- IDEE Projekt- Skizze Antrags- Einreichung Projekt- START Bonitäts- Prüfung Zuwendungsbescheid Bewilligungsunterlagen Informationsveranstaltung zum Projektablauf

10 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Bewilligungsunterlagen Zuwendungsbescheid Weitere Nebenbestimmungen und Hinweise Liste der Verbundpartner Vordruck Stundennachweis Empfangsbestätigung (wichtig: umgehende Rücksendung!) Gesamtvorkalkulation Übersicht zu den Einzelpositionen der Bewilligung Mittelfestlegung für die einzelnen Jahre Angabe von Sperren Erste (Formblatt) Informationsveranstaltung zum Projektablauf

11 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase Durchführung Projekt- START Projekt- ENDE Informationsveranstaltung zum Projektablauf

12 Projektträger Abrechnung Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase Durchführung Projekt- START Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Abrechnung Turnus: Quartalsweise Rückwirkend Nachkalkulatorisch Auf Ist-Kosten-Basis Informationsveranstaltung zum Projektablauf

13 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase Durchführung Projekt- START Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Einreichung Termine: - spätestens 4 Wochen nach Ende Q1 u. Q2 - spätestens für Q3 ZAZK-Vordruck ( für Zuwendungen auf Kostenbasis) Informationsveranstaltung zum Projektablauf

14 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Jahresabschluss Projektphase Durchführung Projekt- START Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Jahresabschluss Jahresabschluss Informationsveranstaltung zum Projektablauf

15 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Jahresabschluss Projektphase Durchführung Projekt- START Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Jahresabschluss Jahresabschluss kaufmännisch: Zwischennachweis Termin: p.a. fachlich: Zwischenbericht Termin: p.a. Informationsveranstaltung zum Projektablauf

16 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Übersicht Abgabetermine Projektphase Durchführung Projekt- START spätestens Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Jahresabschluss Jahresabschluss Vierteljährlich für Q1-Q3 Spätestens 4 Wochen nach Q1 und Q2 Spätestens für Q3 Informationsveranstaltung zum Projektablauf Zwischenbericht Zwischennachweis Zwischenbericht Zwischennachweis 10

17 Projektträger Projektphase: Abschluss Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase Abschluss Projekt- ENDE 6 Monate nach Projektende Projektabschluss Informationsveranstaltung zum Projektablauf Kaufmännisch: Termin: 6 Monate nach Projektende Verwendungsnachweis (Formblatt) Auflistung nach Kostenarten Gesamtübersicht Personalkosten je MA fachlich: Termin: 6 Monate nach Projektende Abschlussbericht Berichtsblatt + Document Control Sheet Erfolgskontrollbericht Kurzfassung zum Verwertungsplan 11

18 Projektträger Projektablauf aus kaufm./administrativer Sicht Projektphase: Abschluss Projektphase Abschluss Projekt- ENDE 6 Monate nach Projektende Bis zu 5 Jahre nach Projektende Projektabschluss Informationsveranstaltung zum Projektablauf Aufbewahrungspflicht! Aller abrechnungsrelevanten Dokumente Bis 5 Jahre nach Projektende Gefahr der Rückzahlung der gesamten Zuwendung zzgl. Verzinsung! Preisprüfung! 12

19 Zuwendungsfähige Kosten in der pauschalierten Abrechnung Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Was gibt es für Besonderheiten? Christine Mohr Informationsveranstaltung zum Projektablauf

20 Was ist pauschalierte Abrechnung? Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Ermittlung Stundensatz beruht auf: Jahresbruttogehalt geteilt durch pauschal mögliche Jahresarbeitsstunden z.b. 52 Wochen x 40 h/woche= mögliche Jahresarbeitsstunden Auf die damit entstehenden Personaleinzelkostenkosten wird eine Pauschale von 120% gewährt. 2

21 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Weitere Kosten lt. NKBF : Materialkosten, FE-Fremdleistungen, Reisekosten, Abschreibungen auf vorhabenspezifische Anlagen, Dienstleistungen durch Dritte, soweit nicht FE- Fremdleistungen (sonstige unmittelbare Vorhabenkosten) Alle übrigen durch das Vorhaben verursachten Kosten sind durch den Zuschlag von 120 v.h. abgegolten. 3

22 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Zu den durch die 120 %-Pauschale abgedeckte Kosten gehören: Materialgemeinkosten (z.b. Kosten für die Beschaffung) Personalneben- und gemeinkosten Kosten für Feiertage, Urlaub und sonstige Fehlzeiten, AG-anteil zur Sozialversicherung, sonstige Gemeinkosten wie z.b. Kosten für administrative Tätigkeiten im Projekt, Betriebskosten, Kosten aus der Nutzung eines Firmen-PkW, Bahn-Card 4

23 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Zu den durch die 120 %-Pauschale abgedeckte Kosten gehören: Abschreibungen auf sonstige im Unternehmen genutzte Anlagen des FE-Bereichs für das Vorhaben genutzte bereits im Unternehmen vorhandene Anlagen und Geräte. Kosten innerbetrieblicher Leistungen Werkstattkosten, Kosten der Produktion (Fertigungskosten), wenn sie nicht anderen Kostenpositionen zugeordnet werden können (Material) Verwaltungskosten und kalkulatorische Zinsen 5

24 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Grundsätzlich: mit Zuwendungsbescheid bewilligte Kosten vorhabenbezogene Kosten innerhalb der Laufzeit Nettopreise, wenn zum Vorsteuerabzug berechtigt (Skonto wird, wenn angeboten, in jedem Fall abgezogen) Muster-Gesamtvorkalkulation.rtf 6

25 Materialkosten 0813: Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Einsatzstoffe i.s. des Verbrauchs Chemikalien, Kabel etc. Bauteile/Komponenten fest und unlösbar in Demonstrator oder Prototypen eingebaut danach nicht mehr anderweitig einsatzfähig oder verschlissen damit zusammenhängende Porto-, Verpackung- und Frachtkosten FE-Fremdleistungen 0823: FE-Aufträge, welche aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen von Dritten erbracht werden zu beachten: FE-Aufträge an verbundene Unternehmen zum Selbstkostenpreis Aufträge mit Dienstleistungscharakter (Herstellung, An-und Umbau, Layouts, Tests etc.) Sonstige unmittelbare Vorhabenkosten

26 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Personalkosten 0837: Personaleinzelkosten zzgl. 120 %-Pauschale - siehe Erläuterungen zum Zwischennachweis zu beachten: nur inhaltlich im Projekt arbeitendes Personal abrechenbar nur in der eigenen Firma fest angestelltes Personal abrechenbar, freie Mitarbeiter, Personal mit Werkverträgen, Dienstleistungs- oder Honorarverträgen, Zeitarbeitskräfte, geringfügig Beschäftigte (i.d.r Job über Bundesknappschaft) und studentische Hilfskräfte in den Sonstige unmittelbare Vorhabenkosten 0850 (nur tatsächliche Einzelkosten, ohne 120 %-Pauschale) abrechenbar Gehalt des Geschäftsführers (GF) gemäß Antrag, wenn Mitwirkung des GF im Laufe des Projektes gilt NKBF

27 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Reisekosten 0838: bewilligte Kosten für Reisen zu Projekt- und Statustreffen, Reisen zu Konferenzen/Kongressen zur projektbezogenen Wissensrecherche- oder - erweiterung zu beachten: Reisender muss im Vorhaben mitarbeiten, keine Kosten für Bahn-Card o.ä. abrechenbar, keine Kosten aus der Nutzung von Firmenwagen (in 120% Personalgemeinkosten enthalten) abrechenbar, Abweichungen zu bewilligten Reisen zu Konferenzen/Kongressen im Vorfeld mit PT abstimmen, Nutzen der Reisen für das Vorhaben muss erkennbar sein, Ggf. sind Reiseberichte für durchgeführte Auslandsreisen einzureichen (siehe Weitere Nebenbestimmungen und Hinweise ) 9

28 Vorhabenspezifische Anlagen 0847: Investitionen (Geräte, Maschinen und Anlagen) als gesonderte Anschaffung für das Vorhaben inkl. Transport- bzw. Verpackungskosten zu beachten: Anschaffungswert ist nicht zuwendungsfähig nur die Abschreibung unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer im Vorhaben grundsätzliche Abschreibungsdauer mind. 60 Monate für Soft- oder Hardware einschl. - mind. 36 Monate Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Lizenzen in Position Sonstige unmittelbare Vorhabenkosten abrechnen Abschreibungszeiten sind zuwendungsrechtlich unabhängig vom Steuerrecht! 10

29 Welche Kosten sind zuwendungsfähig? Sonstige unmittelbare Vorhabenskosten 0850: Dienstleistungen Dritter (Auftragsherstellung, An-und Umbau, Layouts, Tests etc.) wenn KMU i.s. der EU-Definition (Anerkennung in Antragsphase) - Patentkosten (Patentrecherche, Patentanwalt) soweit nicht anderweitig öffentlich finanziert freie Mitarbeiter, Personal mit Werkverträgen, Dienstleistungs- oder Honorarverträgen, Zeitarbeitskräfte, geringfügig Beschäftigte (i.d.r Job über Bundesknappschaft) und studentische Hilfskräfte 11

30 Stand: G E S A M T V O R K A L K U L A T I O N für die Zeit vom bis Thema des Vorhabens...: Verbundprojekt: Material FE-Fremdleistungen Personalkosten Reisekosten vorhabenspezifische Abschreibungen AfA sonstige sonstige unmittelbare Vorhabenkosten Kosten innerbetrieblicher Leistungen Verwaltungskosten summarisch Selbstkosten des Vorhabens (Summe A-I) Eigenmittel des Antragstellers Mittel Dritter/Einnahmen Zuwendung 0, , , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0, , ,00 0, ,00 Kassenmäßige Bereitstellung Jah Zuwendung r bis , ,95 Sperren Position 8888 Sperre auf Gesamtzuwendung gesperrter Betrag ,90 Alle Betragsangaben in EUR

31 Vorbereitung der Welche Termine sind zu beachten? Welches Formular benötige ich und wie fülle ich es richtig aus? Jürgen Brauner Informationsveranstaltung zum Projektablauf

32 Projektträger Vorbereitung der - Termine Projektphase Durchführung Projekt- START Q1 Q2 Q Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Projekt- ENDE Einreichung Termine: - spätestens 4 Wochen nach Ende Q1 u. Q2 - spätestens für Q3 ZAZK-Vordruck ( für Zuwendungen auf Kostenbasis) Informationsveranstaltung zum Projektablauf

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34 Förderquote Fördermittel p.a. Noch verfügbar Zahlen sind vom PT bereits eingetragen / vorgegeben Vom ZE einzutragende kumulierte Kostenpositionen Graue Felder Spalte 2 x Förderquote Spalte 3 x Förderquote neue Forderung Zeile 15./. Z 14./. Z ,00./ ,00 = ,00 = ,00 bitte nicht beschriften!!!

35 Neue Kontonr. Neue BLZ, Institut blablabla

36 Projektträger Hinweise zur Es dürfen nur Ist-Kosten ohne Mwst. und Skonto abgerechnet werden Die in Spalte 2 vorgegebenen Zahlen dürfen nicht verändert werden In Spalte 3 sind die Kosten immer kumuliert einzutragen Graue Felder bitte nicht beschriften Vorbereitung der Für Änderung der Bankverbindung zusätzliche rechtsverbindliche Unterschrift erforderlich Bitte auch ZA einreichen, wenn bereits alle Mittel des aktuellen Haushaltsjahres abgerufen wurden (ggf. Mittelverschiebung) Informationen zum Ausfüllen der Formulare: "Hinweise für Zahlungsempfänger" (Vordruck-Nr. 3220), im Formularschrank ( ). 6

37 Der kaufmännische Zwischennachweis Welche Termine sind zu beachten? Welche Dokumente sind einzureichen? Stundennachweis Ermittlung der Personalkosten bei pauschalierter Abrechnung Lars Lindstaedt

38 Kaufmännischer Zwischennachweis Welche Termine sind zu beachten? Der kaufmännische Zwischennachweis (ZN) ist innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahrs, spätestens bis zum , beim Projektträger (PT) einzureichen. Wir erinnern Sie am Anfang jeden Haushaltsjahres schriftlich an diesen Termin und die für den Nachweis einzureichenden Unterlagen. Das Zwischennachweisformular ist auch dann einzureichen, wenn im betreffenden Zeitraum keine Kosten entstanden sind ( 0- ZN ). 2

39 Welche Dokumente sind einzureichen? Das Formular Zwischennachweis (ZNZK) Kaufmännischer Zwischennachweis Die Übersicht Personalkosten bei pauschalierter Abrechnung Die Ermittlung des Jahresstundensatzes für jeden der gemäß der NKBF 98 am Projekt beteiligten Mitarbeiter. Nach Maßgabe des Zuwendungsbescheides die Stundennachweise für jeden der gemäß der NKBF 98 am Projekt beteiligten Mitarbeiter. Bei vertiefter Prüfung Rechnungen und Belege nur nach Aufforderung durch den Projektträger (PT) NKBF 98 = Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMBF an Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft für FuE-Vorhaben 3

40 Kaufmännischer Zwischennachweis Das Formular ZNZK Der Zwischennachweis enthält die im Haushaltsjahr tatsächlich entstandenen vorläufigen zuwendungsfähigen Kosten. Die endgültigen zuwendungsfähigen Kosten werden mit dem Verwendungsnachweis abgerechnet. Der Zwischennachweis dient gleichzeitig der Abrechnung der im vierten Quartal entstandenen Kosten. Der Zwischennachweis ist rechtsverbindlich zu unterschreiben. 4

41 Kaufmännischer Zwischennachweis Wie sind Stundenaufschreibungen zu führen? Das Formular Stundennachweis Der Stundennachweis ist von jedem gemäß der NKBF 98 am Projekt beteiligten Mitarbeiter (MA) für jedes Kalenderjahr der gesamten Laufzeit des Vorhabens zu führen. Er weist sämtliche vorhabensbezogenen und sonstigen produktiven Arbeitsstunden sowie die Fehlzeiten aus. Er ist vom MA und Vorgesetzten zu unterschreiben, verbleibt im Original beim ZE und ist dem PT nach Maßgabe des Zuwendungsbescheides oder auf Anforderung in Kopie vorzulegen. 5

42 Wie erfolgt die Personalkostenermittlung bei pauschalierter Abrechnung? Formular Ermittlung des Jahresstundensatzes Kaufmännischer Zwischennachweis basiert auf den Stundennachweisen und fasst vorhabensbezogene und sonstige produktive Stunden monatsweise zusammen, Auch wenn ein MA nicht das gesamte Jahr am Vorhaben mitarbeitet, sind die Stunden für das gesamte Jahr zu erfassen! Unter Berücksichtigung der theoretisch möglichen Jahresarbeitsstunden oder der tatsächlich geleisteten Gesamtstunden sowie des einkommensteuerpflichtigen Bruttoentgeltes ohne Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und ohne umsatz- oder gewinnabhängige Zuschläge ergibt sich der zu verwendende Stundensatz. 6

43 Wie erfolgt die Personalkostenermittlung bei pauschalierter Abrechnung? Formular Ermittlung des Jahresstundensatzes Kaufmännischer Zwischennachweis Soweit Geschäftsführer o. ä. Leitungspersonal im Vorhaben tätig werden, dürfen hierfür nur Personaleinzelkosten von entsprechenden leitenden MA im Projekt verrechnet werden. Ggf. wurden diese schon bei der Antragstellung abgestimmt. 7

44 Kaufmännischer Zwischennachweis Übersicht Personalkosten In dieser Übersicht werden die zuwendungsfähigen Personaleinzelkosten je Mitarbeiter zusammengefasst. Auf Basis der so ermittelten Personaleinzelkosten ergibt sich der Pauschalzuschlag in Höhe von 120 %, mit dem die übrigen, nicht unter der NKBF 98 aufgeführten, durch das Vorhaben verursachten Gemeinkosten abgegolten werden. Mit diesem Zuschlag sind insbesondere auch Personalkosten für Feiertage, Urlaub, Krankheit und sonstige Fehlzeiten sowie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung abgegolten. 8

45 Kaufmännischer Zwischennachweis Wichtige Links Dem Anforderungsschreiben zum ZN beigefügt finden Sie eine Checkliste mit Hinweisen Dokumente und Hinweise zum Zwischennachweis unter: Hier finden Sie neben dem Formular für Personalkosten auch eine Excel-Datei zur Erfassung der Stunden und Ermittlung der Jahresstundensätze zur optionalen Nutzung. Vordrucke und die NKBF 98 für Zuwendungen auf Kostenbasis (AZK) im Formularschrank des BMBF unter: sy_formulare&formularschrank=bmbf#t2 Ihre Ansprechpartner beim Projektträger helfen gern weiter! 9

46 Förderkennzeichen: Zuwendungsempfänger (Firmenstempel) Stundennachweis für pauschalierte Abrechnung gemäß Nr. 5.6 NKBF 98 (Anlage 1 zum Verwendungsnachweis) Der Original-Stundennachweis verbleibt beim Zuwendungsempfänger. Vorhabenthema Monat Mitarbeiter(in) [Name, Vorname] Die zu Lasten des Vorhabens abzurechnenden Personalstunden sind täglich eigenhändig von der betreffenden Person zu erfassen. Nur die produktiven, für das Vorhaben geleisteten Stunden sind zuwendungsfähig. Arbeitszeiten in Stunden je Kalendertag: Tätigkeiten Vorhabenbezogen Sonstige 1) Produktive Gesamtstunden Summe der Monatsstunden nachrichtlich: Fehlzeiten (z.b. Urlaub, Krankheit, Fortbildung) 1) ggf. Angabe des FKZ. anderer vom BMBF geförderter Projekte: Unterschrift des Vorgesetzten Unterschrift des Mitarbeiters

47 Zuwendungsempfänger (Firmenstempel) Vorhabenthema Förderkennzeichen: Ermittlung des Jahresstundensatzes bei pauschalierter Abrechnung gemäß Nr. 5.6 NKBF 98 (Anlage 2 zum Verwendungsnachweis) Jahr Mitarbeiter(in) [Name, Vorname] 1. Jahresstunden lt. monatlichen Stundennachweisen Arbeitszeiten in Stunden je Monat: Tätigkeiten Januar Februar März April Mai Juni Juli August Sept. Oktober Nov. Dez. Vorhabenbezogen Summe der Jahresstunden Sonstige Produktive Gesamtstunden nachrichtlich: Fehlzeiten (z.b. Urlaub, Krankheit, Fortbildung) 2. Berechnung des Jahresstundensatzes Bruttojahreslohn/-gehalt 1) Jahresarbeitsstunden lt. Tarifvertrag/Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag 2) = Jahresstundensatz 1) Personalkosten i.s. der Nr NKBF 98 und der ergänzenden Grundsätze (vergl. BMBF-Merkblatt Vorkalkulation - AZK 4) 2) Bei tatsächlich mehr geleisteten produktiven Gesamtstunden (vorhabenbezogene und sonstige), gelten diese Gesamtstunden als Divisor.

48 Zuwendungsempfänger (Firmenstempel) Förderkennzeichen: Jahr: Übersicht Personalkosten bei pauschalierter Abrechnung gemäß Nr. 5.6 NKBF 98 (Anlage 3 zum Verwendungsnachweis) Mitarbeiter (Name, Vorname, Berufsbezeichnung) Abrechnungsfähiger Zeitraum von - bis Jahresstundensatz lt. Anlage 2 Abgerechnete vorhabenbezogene produktive Jahresstunden lt. Anlage 2 Abrechnungsfähige Personaleinzelkosten Summe der Personaleinzelkosten: Pauschalzuschlag (120 v.h. der Personaleinzelkosten) Zuwendungsfähige Personalkosten und mit der Pauschale abgegoltene Kosten Ich/Wir bestätige(n), dass die Angaben mit den Belegunterlagen übereinstimmen. Ort/Datum Unterschrift

49 Zuwendungsempfänger Graue Felder bitte nicht ausfüllen (gelten nur für interne Zwecke) GZ: TR-M Adresse Zuwendungsempfänger Z N Z K Zwischennachweis für Zuwendungen auf Kostenbasis Kostennachweis für Zuwendungen auf Kostenbasis 1) FKZ: 16SVXXXX, PT-VDI/VDE, Bearbeiter PT GZ : Laufzeit: bis VDI/VDE Innovation + Technik GmbH Bereich PT Steinplatz Berlin Finanzdaten vom: Bundesanteil: 40,00 % ESF-Anteil: 0,00 % Zahlungen 2012: Kassenbestand 2011 Kassenbestand zur Verrechnung: ,53 EUR ,39 EUR ,39 EUR Alle Beträge in Euro ( ) Position Gesamtvorkalkulation Anerkannte Kosten bis einschl Entstandene Kosten für 2012 Anerkannte Kosten für 2012 Entstandene Kosten insgesamt bis einschl Gesamtvorkalkulation , , , , , , , , ,00 0, ,00 0, , , ,00 0, ,00 0,00 Summe: , ,00 14 Entstandene Kosten 2012 (Summe von Spalte 3) 15 Anteil Eigenmittel lt. Vorkalkulation 16 Anteil Mittel Dritter und Einnahmen lt. Vorkalkulation ohne Zeile Weitere Mittel Dritter und Einnahmen ohne Zeile 16 (vgl. Nr. 2 NKBF 98, ggf. in Verbindung mit Nr. 9.4) 18 Verbleibender Anteil des Bundes (14./. 15./. 16./. 17b) 19 Zahlung auf Anteil des Bundes (einschl. Kassenbestand 2011) 20 Kassenbestand am (19./. 18) Nachgewiesen 17a) Gesamt 17b) Bundesanteil = 17a x Förderquote ,14 Anerkannt Die Bestimmungen des Zuwendungsbescheides sind beachtet worden. Die Kosten waren notwendig. Es ist wirtschaftlich und sparsam verfahren worden. Die vorstehenden Eintragungen sind richtig und vollständig und stimmen mit den Büchern und Belegen überein...., den Rechtsverb. Unterschrift des Empfängers Sachlich richtig rechnerisch richtig (mit.....eur)..., den Unterschrift(en) des fachl. und adm. Bearbeiters Diese Daten wurden vollständig und richtig erfasst von:... am:... Geprüft:... 1) Dieser Ausdruck ist zunächst als KOSTENNACHWEIS zur Abrechnung des 4. Quartals des Vorjahres zu verwenden, wenn der Zwischennachweis vor seiner Fälligkeit nicht bis zur 1. im neuen Jahr vorgelegt werden kann (Zutreffendes bitte ankreuzen und Spalte 5 nicht ausfüllen; vgl. Hinweise für Zahlungsempfänger). profi-ausdruck 3255/01.04_9

50 Änderungen während der Laufzeit Martin Stach

51 Änderungen während der Laufzeit Was ist zu tun bei: Verschiebungen der jährlich bereitgestellten Mittel, Mittelsperren in einzelnen Kostenpositionen, Mittelumwidmungen zwischen den Kostenpositionen, notwendigen Laufzeitänderungen. Welche weiteren Mitteilungspflichten gibt es? 2

52 Wo finde ich welche Finanzdaten? Im Zuwendungsbescheid: o Max. bewilligte Zuwendung (Seite 2) o Verteilung der Zuwendung auf die einzelnen Haushaltsjahre (Seite 2) o Ggf. Angabe und Höhe der Positionssperren (Seite 3) In den weiteren Nebenbestimmungen und Hinweisen: o Ggf. Streichungen/Kürzungen beantragter Ansätze o Ggf. Verschiebungen von Ansätzen in andere Kostenpositionen In der Gesamtvorkalkulation: Änderungen während der Laufzeit o Bewilligte Kosten je Kostenposition o Bewilligte Zuwendung in den Haushaltsjahren (lfd. aktualisiert) o Ggf. Sperre auf Gesamtzuwendung und Höhe der Positionssperren 3

53 Änderungen während der Laufzeit Verschiebungen der jährlich bereitgestellten Mittel Jährlich geplante Zuwendung, in der Regel nicht wie beantragt Zeitnahe Mitteilung an uns bei notwendigen Änderungen der Bereitstellung für lfd. Jahr Maßgeblich für Verschiebungen am Jahresende ist der letzte Zahlungsabruf Wichtig: Auskunft über voraussichtlichen Mittelbedarf im lfd. Kalenderjahr auf Anfrage Verschiebungen der jährlich bereitgestellten Mittel erfolgt mit Änderungsbescheid. 4

54 Zuwendung in Änderungen während der Laufzeit Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr 5. Jahr Laufzeit Mittelfestlegung im Zuwendungsbescheid (Beispiel) geplante Zuwendung festgelegte Zuwendung 5

55 Zuwendung in Änderungen während der Laufzeit Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr 5. Jahr Laufzeit Möglicher Mittelabfluss in der Laufzeit (Beispiel) Ist- Kosten Ist-Auszahlung 6

56 Änderungen während der Laufzeit Sperren Sperre auf Gesamtzuwendung Sperre in einzelnen Kostenpositionen Details zur Entsperrung im Bescheid Antrag auf Entsperrung erfolgt formlos ausreichend begründen und schriftlich einreichen und ggf. Angebote beifügen Entsperrung erfolgt mit Änderungsbescheid. 7

57 Änderungen während der Laufzeit Mittelumwidmungen zwischen Kostenpositionen Planabweichungen rechtzeitig mitteilen. Austauschbarkeit der Kostenansätze grundsätzlich möglich geringfügige Umwidmungen zwischen den Position eigenständig möglich Größere Mittelumwidmungen bedürfen eines formlosen schriftlichen Antrags mit schlüssiger Begründung Wahrung der Verhältnismäßigkeit der eigenen Arbeiten zu den als Fremdauftrag vergebenen Arbeiten Mittelumwidmungen erfolgen mit Änderungsbescheid. 8

58 Änderungen während der Laufzeit Laufzeitänderungen Formloser schriftlicher Antrag notwendig mit schlüssiger Begründung Nur Innerhalb der Laufzeit zu beantragen Im Vorfeld mit den Projektpartnern abzustimmen in der Regel kostenneutral Laufzeitänderungen erfolgen mit Änderungsbescheid. 9

59 Änderungen während der Laufzeit Weitere Mitteilungspflichten Relevante Änderungen im Projektverlauf: Wechsel der Projektverantwortlichen Änderungen des Firmennamens oder der Rechtsform Fortführung des Vorhabens durch eine andere Rechtsperson oder Gesamtrechtsnachfolge (z. B. Verkauf der Firma) Veränderungen im Konsortium (Partnerwechsel) Wesentliche Abweichungen vom Arbeitsplan oder Verwertungsplan (drohende) Insolvenz, Projektabbruch aus anderen Gründen 10

60 Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) SVXXXX Bonn, den XX.YY.2013 A n l a g e zum Zuwendungsbescheid an XY GmbH, Weitere Nebenbestimmungen und Hinweise MUSTER ( 1 ) Gemäß dem dieser Zuwendung zugrunde liegenden Antrag sowie der Gesamt- Vorhabensbeschreibung nehmen Sie die Aufgabe des Koordinators des Verbundvorhabens wahr ( 2 ) Verzichtet ein Dritter im Rahmen eines Unterauftrages gegenüber dem Zuwendungsempfänger auf das in Rechnung stellen von erbrachten Leistungen, kann der Zuwendungsempfänger hierfür weder zuwendungsfähige Kosten gegenüber dem BMBF geltend machen noch diese intern z.b. im Rahmen von Gutschriften zu Lasten des Vorhabens verrechnen. ( 3 ) Auskunftspflicht für die Aus- und Bewertung der Förderung: Mit der Aus- und Bewertung des Schwerpunktes Mikrosystemtechnik im Förderprogramm "IKT Forschung für Innovationen" des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) soll die Mikrosystemtechnik im Ganzen beobachtet und analysiert werden, insbesondere inwieweit es gelingt, die Chancen dieser Technik zu nutzen, marktfähige Produkte zu entwickeln und zugleich das Innovationsmanagement zu stärken. Damit können Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Verbänden in aggregierter Form Verläufe bei der Einführung komplexer Techniken aufgezeigt werden. Der Förderer benötigt diese Information, um das Programm dem aktuellen Bedarf anzupassen. Hierzu ist es notwendig, dass bereits während dessen Laufzeit eine bestimmte Anzahl von Vorhaben von den Instituten, die mit der Aus- und Bewertung beauftragt sind, beobachtet werden. Falls Sie nach einem Stichprobenverfahren ausgewählt werden, sind vorhabensbezogene Informationen den beauftragten Instituten zur Verfügung zu stellen. ( 4 ) Alle Teilnehmer des Verbundvorhabens XXXXXXXXXX nehmen an gemeinsamen Statusseminaren teil, welche in vorheriger Abstimmung mit dem BMBF / Projektträger ausgerichtet werden. Auf diesen Statusseminaren ist u.a. den an dem Verbundvorhabens beteiligten Partnern der bis dahin erreichte Stand der FE-Arbeiten vorzustellen und die fachlichen Berührungspunkte und Abhängigkeiten zu den anderen in diesem Förderschwerpunkt geförderten FE-Arbeiten darzustellen. Gleichzeitig ist über das zukünftige Arbeitsprogramm zu berichten und ggf. auf eine Modifizierung des Arbeitsplans hinzuweisen.

61 ( 5 ) Alle Teilnehmer des Verbundvorhabens sind gehalten, Aktivitäten des BMBF wie z.b. gemeinsame Veranstaltungen aller Teilnehmer, Messen oder gemeinsame Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aktiv zu unterstützen bzw. sich daran zu beteiligen. ( 6 ) Abweichend von der Regelung Nr NKBF 98 ist nach Ablauf eines Kalenderjahrs ein Zwischenbericht für das Vorjahr am vorzulegen. ( 7 ) Abweichend von der Regelung Nr NKBF 98 sind die Zwischenberichte jeweils in einfacher Ausfertigung vorzulegen. ( 8 ) Sie sind verpflichtet unverzüglich anzuzeigen, wenn Sie aufgrund des ausschließlichen Nutzungsrechtes eine wettbewerbswidrige (marktbeherrschende) Stellung im Sinne der einschlägigen nationalen und / oder EG-relevanten wettbewerbsrechtlichen Regelungen erlangen (Nr NKBF 98). ( 9 ) Die kassenmäßige Inanspruchnahme der Zuwendungsmittel ist zunächst entsprechend den im Bescheid genannten Jahresraten vorgesehen. Ich gehe davon aus, dass hierdurch Zeit-, Arbeits- und Finanzplanung des Vorhabens nicht beeinträchtigt werden. Sollte der tatsächliche Mittelbedarf von dieser vorläufigen Planung abweichen, werde ich im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten eine entsprechende Anpassung vornehmen. Hierzu ist die letzte des lfd. Kalenderjahres, unabhängig von den z. Z. als verfügbar ausgewiesenen Kassenmitteln, mit dem tatsächlichen Bedarf zu melden und bis vorzulegen. Bei später eingehenden Mittelanforderungen können evtl. Umstände eintreten, die eine Auszahlung im gleichen Haushaltsjahr ggf. nicht mehr ermöglichen. Änderungen Ihres Zahlungsplanes sind unverzüglich dem Projektträger mitzuteilen.

62 Hinweise zur Vorkalkulation (10) Der beantragte Ansatz "Software" in der Pos (Sonstige unmittelbare Vorhabenskosten) in Höhe von wurde einvernehmlich in die Pos (Vorhabensspezifische Anlagen) verschoben und ist über 36 Monate abzuschreiben. (11) Der beantragte Ansatz "Personalkosten" in der Pos wurde einvernehmlich auf gekürzt. Nicht zuwendungsfähig sind Kosten für zu viel kalkulierte Personalkapazitäten in den Arbeitspaketen 2, 6 und 9. Die Kürzung beträgt umgerechnet 2 Personenmonate. Zusätzlich werden die zuwendungsfähigen Gemeinkosten entsprechend der Nachkalkulation auf 110% angepasst. (12) Der beantragte Ansatz "Reisekosten" in der Pos wurde einvernehmlich auf gekürzt. Nicht zuwendungsfähig sind Kosten für sämtliche Auslandsreisen.

63 Stand: G E S A M T V O R K A L K U L A T I O N für die Zeit vom bis Thema des Vorhabens...: Verbundprojekt: Material FE-Fremdleistungen Personalkosten Reisekosten vorhabenspezifische Abschreibungen AfA sonstige sonstige unmittelbare Vorhabenkosten Kosten innerbetrieblicher Leistungen Verwaltungskosten summarisch Selbstkosten des Vorhabens (Summe A-I) Eigenmittel des Antragstellers Mittel Dritter/Einnahmen Zuwendung 0, , , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0, , ,00 0, ,00 Kassenmäßige Bereitstellung Jah Zuwendung r bis , ,95 Sperren Position 8888 Sperre auf Gesamtzuwendung gesperrter Betrag ,90 Alle Betragsangaben in EUR

64 Die Nutzung von profi-online Marlen Radke

65 profi-online profi-online Was ist das? alternatives Verfahren zur Unterstützung der administrativen Abwicklung des Vorhabens Wichtige Links: Zugang zu profi-online über Internet-Adresse: profi-online-handbuch zu finden unter: 2

66 profi-online Vorteile: zahlungsrelevante Daten können schnell und korrekt von Ihnen ermittelt und übertragen werden Sie können die aktuellen Daten des Vorhabens jederzeit einsehen eingegebene Daten werden auf Plausibilität geprüft (u.a. Anzeige von Positionsüberschreitung, Positions-/Mittelsperre) anwenderfreundliche Benutzeroberfläche verschlüsselte Übertragung von vertraulichen Daten Nachteile: Hybrid-Verfahren: die Formulare müssen ausgedruckt, unterschrieben und per Post an den Projektträger versandt werden nicht verfügbar für AAL-Joint Programme 3

67 profi-online Was muss ich tun? Antrag auf die Nutzung des Online-Zugangs stellen nach Freischaltung durch den Projektträger die vorhabensspezifischen Kosten in den Formularen erfassen und online übermitteln Formular als Papierdokument ausdrucken und rechtsverbindlich unterzeichnet per Post an den Projektträger senden 4

68 profi-online Antrag Formular zur Antragstellung ist Anlage des Zuwendungsbescheides 5

69 profi-online Hinweise zum Antrag profi-online mindestens eine Person im Antrag muss die Online- Benutzerverwaltung wahrnehmen bitte PT informieren, wenn für einen Mitarbeiter (vorerst) kein Benutzerkonto mit Passwort benötigt wird (z.b. für Bevollmächtigten), kann auch später noch eingerichtet werden beide Erklärungen auf dem Formular ankreuzen Antrag rechtsverbindlich unterschreiben, i.d.r. Bevollmächtigte(r) wie in der Antragstellung zur Förderung Änderungen für "profi-online beim PT - schriftlich mit rechtsverbindlicher Unterschrift entweder auf dem Formular oder formlos stellen 6

70 profi-online die wichtigsten Formulare (ZA, ZN) Allgemein o Daten in entspr. Formular eintragen, berechnen, Endfassung online-versenden und ausdrucken, Ausdruck per Post versenden o bitte keine Entwürfe, da Kennung für PT erforderlich o ggfs. Änderungen bei Sperren/Pos.-Überschreitung schriftlich beantragen o Zurückweisung durch den PT beachten (ZA) ZAZK o zu zahlende Zinsen vorerst offen lassen (bearbeitet der PT) Zwischennachweis (ZN) o Ermittlung Jahresstundensatz in Papierform o Kopien Stundennachweise in Papierform (siehe Zuwendungsbescheid) 7

71 profi-online Probleme Fehler als auch Anregungen und Kritik an: unter der Rubrik Kontakt, oder auch eine an Bei vorhabenbezogenen Fragen / Problemen oder wenn Sie vermuten, dass Unterlagen in "profi-online" nicht bereit gestellt wurden: admin. Bearbeiter(in) im PT ansprechen Info zu profi-onlineversion _0213 ( /Neuigkeiten) 8

72 profi-online Bei weiteren Fragen und Problemen helfen die Mitarbeiter unseres Hauses gerne weiter! 9