Quästur / E010A Karlsplatz Wien quaestur.tuwien.ac.at DVR Nr Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der TU Wien

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1 Quästur / E010A Karlsplatz Wien quaestur.tuwien.ac.at DVR Nr Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der TU Wien Wien am Seite 1 von 124

2 Quästur / E010A Karlsplatz Wien quaestur.tuwien.ac.at DVR Nr Inhalt 1. SAP-ESS Employee Self Service in SAP an der TU-Wien Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen Kongresse, Tagungen und Seminare Repräsentationsessen während Dienstreisen ÖBB Business-Ticket Refundierung einer ÖBB Vorteilscard Impfungen bei Dienstreisen Überblick Ansprechpersonen Navigation im Reisekostenmanager Anlegen eines Reiseantrages Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen Anlegen eines Reiseantrags Änderung der Kostenzuordnung Anlegen eines Reiseantrags Pflege der persönlichen Werteliste Anlegen eines Reiseantrags Gruppenreise Anlegen eines Reiseantrags Das fertige PDF-Dokument Reiseabrechnung anlegen Reiseabrechnung mit Pauschalen Reiseabrechnung von Kilometergeldern Reiseabrechnung Bahnkilometer Reiseabrechnung Steuer bei EU Projekten Reiseabrechnung Grenzübertritte erfassen Reiseabrechnung Abfahrts- und Ankunftszeit Genehmigung des Reiseantrags Genehmigung der Reiseabrechnung Genehmiger Vertretung einstellen und verwalten Anzeige gescannter Belege Sekretariatsuser Anträge und Abrechnungen für andere anlegen Personalnummer entsperren Sprache einstellen/umstellen Anträge & Abrechnung (FWF, OENB, etc.) Freistellungen Wien am Seite 2 von 124

3 1. SAP-ESS Employee Self Service in SAP an der TU-Wien Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link: Sie werden unverzüglich zum ZID Authentifizierungsportal weitergeleitet Bitte folgen Sie den dort angeführten Anweisungen um sich in das ESS Portal einzuloggen. Alternativ können Sie auch direkt über einen Link in der Übersicht der ZID Anwendungen einsteigen. Wien am Seite 3 von 124

4 Berechtigungen Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen: Institutsuser Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten Dienstverhältnis, diese können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen Sekretariatsuser Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw. in der Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können Genehmiger Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden werden: Budgetverantwortliche: Jeder Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung. Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt. Wien am Seite 4 von 124

5 2. Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit eine entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung Betriebsvereinbarung online unter: e.pdf Für alle Beamten und Vertragsbediensteten behalten die entsprechenden Bestimmungen der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur unter: Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind: Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit auch die Verantwortung). Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im Vordergrund. Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen. Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung gestellt (Abrechnung über das Privatkonto). Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich. Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen möglich. Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich. Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Wien am Seite 5 von 124

6 3. Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien Wien am Seite 6 von 124

7 t 4. Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers Möglichkeit für die Verantwortlichen die Vertretung im System selbst zu bestimmen Berechtigte Vertreter des Dienstvorgesetzten/Budgetverantwortlichen im Globalbudget ergeben sich aus der Meldung über die Zeichnungsberechtigung gem. 28 UG 2002 Berechtigter Vertreter der Budgetverantwortlichen im 27 ist der jeweilige Institutsvorstand, alternativ auch Bereichsleiter/Abteilungsleiter oder andere Projektleiter Hilfe durch das SAP Call Center der Quästur bei unvorhergesehenem Ausfall => Änderung auf Vertreter nach Zusendung einer des/der zu Vertretenden Im Fall von 27: Eintragung durch das SAP Call Center der Quästur Im Fall von 28: Vorbearbeitung durch das SAP Call Center, Eintragung durch das SAP Development des ZID Aktuell wird die Eingabe der Vertretung überarbeitet. Wien am Seite 7 von 124

8 5. American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes Es fällt keinerlei Jahresgebühr an Es gibt keinen Mindestumsatz Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an Die Verrechnung erfolgt in Euro Die Karte hat ein Limit von 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf 6.000,- oder 9.000,- erhöht werden Auf der Quästurhomepage finden Sie ein Informationsblatt zur American Express Kreditkarte (Link). Kosten können in folgenden Fällen entstehen Eine maximale Haftung von 25,- bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies nicht sofort gemeldet wird Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe von 2% der Transaktionssumme an Vorteile für die MitarbeiterInnen MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!) eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem Datum der Belastung Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express Kreditkarte Hinweis: Die Institutskreditkarte kann für Reisen leider nicht mehr verwendet werden, jedoch weiterhin für Sachmittel und Bücher. Wien am Seite 8 von 124

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10 6. Kongresse, Tagungen und Seminare Wenn bei Kongressen, Tagungen oder Seminaren nur die Gebühr und eventuell Kosten für Druckwerke anfallen, dann kann diese auch weiterhin über die Materialwirtschaft bestellt und die Rechnung auch darüber bezahlt werden (Warengruppe 525, Aus- und Fortbildung) Sollte aber in der Kongress-, Tagungs- oder Seminargebühr das Hotel, oder eventuell Verpflegung enthalten sein, dann wird diese gemeinsam mit der Reise beantragt, und auch die Abrechnung erfolgt mit dem ESS-SAP Reisemanagement (Ausnahme: Bei Kongressen, Tagungen oder Seminaren innerhalb Wiens liegt gemäß TU Regelung keine Dienstreise vor, dementsprechend sollte keine Dienstreise in ESS erfasst werden). Dies ist leider notwendig, da das Einkommensteuergesetz und die Reisegebührenvorschrift komplexe Regelungen zur Behandlung von bezahlter Verpflegung vorsehen. Wien am Seite 10 von 124

11 7. Repräsentationsessen während Dienstreisen Die Verrechnung von Repräsentationsessen (Einladung TU-fremder Personen zu Zwecken der Repräsentation) während Dienstreisen erfolgt direkt in SAP MM über die Warengruppe 531 (Achtung: Hier ist nur die Verwendung von Drittmitteln vorgesehen, außer es handelt sich um Einladungen durch das Rektorat oder die Dekane). Repräsentationsessen können nicht über das ESS als Verpflegungskosten abgerechnet und refundiert werden. Wien am Seite 11 von 124

12 8. ÖBB Business-Ticket Sie können mittels einer an das Reisemanagement für Ihre Dienstreise ein ÖBB Business-Ticket anfordern. Im Reisemanagement wird das Ticket anschließend über das Internet bestellt, und per als ein auf Ihren Namen lautender Fahrausweis übermittelt. Bitte geben Sie bei der Bestellung das Reisedatum, den Ort, die Klasse, den Budgettopf und die Reisenummer des dazugehörigen Dienstreiseantrages an. Neben Inlandsbahnreisen können unter Anderem folgende Auslandsdestinationen als Business-Ticket gebucht werden: Wien West Frankfurt via Salzburg Wien West Budapest via Hegyes Wien West München via Salzburg Wien West Zürich via Buchs Wien West Nürnberg Hbf via Passau Das ÖBB Businessticket kann nur für Bahnreisen innerhalb Österreichs, oder Bahnreisen von/nach Österreich ausgestellt werden. Bahnreisen innerhalb anderer Länder fallen nicht in den durch die ÖBB angebotenen Leistungsumfang. Hinweise: Fordern Sie bitte Businesstickets immer mindestens 2 bis 3 Tage vor dem Reiseantritt an, da andernfalls keine rechtzeitige Zustellung garantiert werden kann. Die Ausstellung eines ÖBB Businesstickets kann nur erfolgen, wenn bereits ein genehmigter Reiseantrag vorliegt, und der/die Reisende ein/e Mitarbeiter/in der TU Wien ist. ÖBB Businesstickets können nicht für Reisen aus FWF-Mitteln verwendet werden. Die über Internet bezogenen Fahrausweise ("business-tickets") gelten nur in Verbindung mit einem amtlichen Lichtbildausweis! Wien am Seite 12 von 124

13 9. Refundierung einer ÖBB Vorteilscard Für MitarbeiterInnen die viel mit der Bahn reisen gibt es auch die Möglichkeit sich die Kosten der ÖBB Vorteilcard refundieren zu lassen. Der Budgetverantwortliche entscheidet eigenverantwortlich über die Höhe der Refundierung, und ob die Kosten überhaupt refundiert werden. Das Formular zur Refundierung finden Sie auf der Homepage der Quästur zum Download. Die Refundierung der ÖBB-Vorteilscard erfolgt nicht über das ESS, sondern über SAP- MM, Warengruppe 553 (ÖBB-Vorteilskarte). Wien am Seite 13 von 124

14 10. Impfungen bei Dienstreisen Im Rahmen Ihrer Dienstreisevorbereitungen sollten Sie auch an Impfungen und Krankheitsvorbereitungen denken. Die generell empfohlenen Reiseimpfungen sind Hepatitis A + B und Typhus, da die Empfehlungen z.b. je nach Reiseziel, Reisedauer und Reiseart variieren können, sollten Sie sich dringend beim Arbeitsmedizinischen Dienst zur individuellen Beratung melden. Hierbei können auch Fragen zu weiteren Impfungen, Malariaprophylaxe oder Reiseapotheke geklärt werden. Ein optimaler Zeitpunkt für ein Kontaktgespräch und ein möglicher Impfprogrammbeginn ist 4-6 Wochen vor Reiseantritt. Sollten Sie sich erst später bei uns melden, so wird der Arbeitsmedizinische Dienst mit Ihnen zusammen eine noch möglichst sinnvolle Prophylaxe besprechen und durchführen, es wird allerdings ausdrücklich darauf hingewiesen, dass so meist nur ein unvollständiger Schutz erzielt werden kann. Terminvereinbarungen sind direkt beim Arbeitsmedizinischen Dienst unter der Durchwahl Wien am Seite 14 von 124

15 11. Überblick Jedenfalls hat vor Antritt einer Dienstreise ein genehmigter Reiseantrag vorzuliegen. Mit dem Auftrag eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet. Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden. Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer eindeutige Essensbelege): Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die Organisationseinheit retourniert. Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. Um eine unterschiedlicher Behandlung von nicht-eindeutigen Essensbelegen zu vermeiden gibt es folgende Regelung: Eindeutige und ausschließliche Essensbelege (z.b. Restaurantrechnungen) können, wie in der Reiserichtlinie und der Betriebsvereinbarung zu Dienstreisen geregelt, nicht abgerechnet werden. Belege mit Bestandteilen von Verpflegungsaufwendungen (z.b. Konferenzgebühr die Verpflegung beinhaltet, Kosten für die Teilnahme an einer "Dinner" Veranstaltung, sofern nicht nur die Verpflegung 1:1 in Rechnung gestellt wird) können einheitlich in ESS abgerechnet werden, für die übernommene Verpflegung müssen jedoch die Tagesgelder/Tagesgebühren entsprechend gekürzt werden (Klick auf übernommenes Mittag- und/oder Abendessen). Diese klare Regelung soll eine einheitliche Behandlung gewährleisten, und steht unserer Meinung nach in Einklang mit den Regelungen zur nicht-steuerbarkeit des EStG. Wien am Seite 15 von 124

16 Quellen: 26 Z 4 EStG in Verbindung mit Rz 722 bis 729 LStR sowie VwGH 91/13/0081 und 0082 Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren): Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die Organisationseinheit retourniert. Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. Bitte beachten Sie: Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten geltend zu machen, nicht beides. Auszahlung der Reisekostenabrechnungen: Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht mehr an die Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein. Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein. Wien am Seite 16 von 124

17 12. Ansprechpersonen Hinweis: Bei allen Fragen im Zusammenhang mit Dienstreisen steht Ihnen das Reisemanagement der Quästur gerne zur Verfügung (Hotline: oder direkt an Fr. Orta, DW 41112, ; Fr. Pillwein, DW 41111, ; Fr Akdil, DW 41127, ) Alternativ können Sie natürlich auch Anfragen an unser Ticketsystem richten. Das SAP Call Center der Quästur steht Ihnen für folgende Fragen in Zusammenhang mit dem ESS zur Verfügung Probleme beim Einstieg ins Portal Fehlermeldungen im Portal selbst, die nicht fachspezifisch die Reiseabwicklung betreffen o Stammdaten nicht oder unzureichend/falsch gepflegt Probleme mit dem Workflow warum bekomme ich oder mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter keine ? mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter stimmen nicht SAP Call Center: Ticketsystem: sap-support@tuwien.ac.at Hinweis: Wenn Sie das Einstiegspasswort des Authentifizierungsportal zurücksetzen möchten (z.b. bei Vergessen des Passworts) wenden Sie sich bitte an den Adressmanager Ihres Institutes Wien am Seite 17 von 124

18 13. Navigation im Reisekostenmanager Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Klick auf Reisemanagement. Wien am Seite 18 von 124

19 14. Anlegen eines Reiseantrages Wählen Sie aus Neu anlegen Reiseantrag anlegen. Wien am Seite 19 von 124

20 Erfassung eines Reiseantrages durch den Mitarbeiter oder einer Sekretärin. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Nach erfassen aller Daten das Feld Prüfen anklicken. Wien am Seite 20 von 124

21 Über den Button Geschätzte Kosten erfassen gelangen Sie in ein neues Fester, in welchem Sie die geschätzten Kosten Ihrer Dienstreise detailliert anführen können. Sie können Ihre Gesamtkosten anhand der Kategorien Reisekosten, Aufenthaltskosten, Tagungs- Kongress- und Seminargebühren, Tages-, Nächtigungsgebühren und Verpflegung und Sonstige Kosten aufteilen. Wien am Seite 21 von 124

22 Bei Sichern wird der Reiseantrag nur abgespeichert. Danach ist es möglich das Antragsformular als PDF mittels Button "Antragsformular anzeigen" aufzurufen. Wien am Seite 22 von 124

23 Bei Sichern und Genehmigung senden erscheint ein gelbes Feld mit der gleichen Bezeichnung, erst bei anklicken dieses Feldes wird der Antrag an den Budgetverantwortlichen und den Dienstvorgesetzten weitergeleitet. Wien am Seite 23 von 124

24 Nach der Sicherung erhalten Sie Ihre Reisenummer, außerdem teilt Ihnen ESS-SAP mit, dass der Antrag zur Genehmigung gesendet wurde. Das Antragsformular kann mittels Antragsformular anzeigen als PDF betrachtet werden Wien am Seite 24 von 124

25 In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details, Ihr Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument ebenfalls anzeigen lassen. Wien am Seite 25 von 124

26 In Ihrer Reiseantragsübersicht sehen Sie den erfolgreich erfassten Antrag. Die Spalte Genehmigerstatus zeigt an, dass der Antrag erfasst wurde. Sobald alle Genehmigungschritte erfolgt sind, ändert sich der Status auf Antrag genehmigt. Wien am Seite 26 von 124

27 Der Reisende und der Genehmigende erhalten nun folgende s: Budgetverantwortlicher: Genehmigung als Budgetverantwortlicher Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der Reisenden] vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung Geschätzte Kosten für die TU: 1.210,00 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: Vielen Dank! Dienstvorgesetzter: Genehmigung als Dienstvorgesetzter Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Dienstvorgesetzten] Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der Reisenden] Wien am Seite 27 von 124

28 vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung Geschätzte Kosten für die TU: ,00 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: Vielen Dank! Wenn der Reiseantrag genehmigt wurde, erhält der Reisende ein , dass die Genehmigung erfolgt ist. Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Reisenden], Ihr Antrag zur Reise vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung wurde genehmigt. Gute Reise! Wien am Seite 28 von 124

29 14.1. Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen Bereits beim Reiseantrag können Sie unter Beantragte Pauschalen eine Abrechnung nach Pauschalen vorauswählen. Wien am Seite 29 von 124

30 Bedenken Sie bitte, dass die Auswahl PKW Mitfahrer lediglich bedeutet, dass Sie als Mitfahrer in einem PKW reisen. Die Auswahl ist gänzlich unabhängig von der Reisekostenabrechnung für Mitfahrer (dem/der VerrechnerIn des Kilometergeldes des betreffenden PKW steht ein Zuschlag von 0,05 je Kilometer pro MitfahrerIn zu). Wien am Seite 30 von 124

31 14.2. Anlegen eines Reiseantrags Änderung der Kostenzuordnung Mit einem Klick auf Kostenzuordnung ändern gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie einen Reiseantrag auch anderen/mehreren Kostenstellen oder Innenaufträgen zuordnen können. Wien am Seite 31 von 124

32 Um eine weitere Kostenstelle/Innenauftrag einzugeben muss zunächst die Prozentangabe bei der ersten Kostenstelle entsprechend der gewünschten Aufteilung der Kosten angepasst werden. Wien am Seite 32 von 124

33 Nach einstellen der Kostenzuordnung für die erste Kostenstelle klicken Sie auf Neuer Eintrag. Wien am Seite 33 von 124

34 Nun erscheint ein neuer Eintrag in der Tabelle. In der Spalte Kontierungsobjekt kann nun zwischen Kostenstelle und Innenauftrag gewählt werden. Wien am Seite 34 von 124

35 Wählen Sie für unser Beispiel Kostenstelle aus, nun können Sie im Feld Kostenstelle die jeweilige Kostenstelle eingeben, oder aus einer Liste auswählen. Wien am Seite 35 von 124

36 Mit einem Klick auf den Button Annehmen wählen Sie die Kostenstelle aus. Wien am Seite 36 von 124

37 Nun haben Sie die Kosten der Reise in diesem Beispiel jeweils zu 50% der Kostenstelle Strömungsl./Wärmeüb. und dem Innenauftrag FMPW zugeordnet. Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie, das Programm kehrt anschließend zum Reiseantrag zurück. Wien am Seite 37 von 124

38 14.3. Anlegen eines Reiseantrags Pflege der persönlichen Werteliste Sie haben die Möglichkeit im ESS Portal für die Eingabe von Kostenstellen und Innenaufträgen persönliche Wertelisten zu pflegen. Diese Listen ermöglichen einen schnellen Zugriff auf die von Ihnen regelmäßig verwendeten Werte. Wir betrachten zunächst die Pflege Ihrer Kostenstellen. Neben dem Eingabefeld für die Kostenstelle befindet sich das Symbol für die Wertesuche. Klicken Sie auf das Symbol. Wien am Seite 38 von 124

39 Nun öffnet sich die Suche für Kostenstellen. Bitte klicken Sie auf "Alle Werte". Wien am Seite 39 von 124

40 Nächster Schritt: Klicken Sie bitte auf den Button "Suchen". Die Kostenstelle wird angezeigt und nun haben Sie die Möglichkeit, diese in Ihre persönliche Werteliste hinzuzufügen. Kostenstelle markieren, und persönliche Werteliste anklicken. Wien am Seite 40 von 124

41 Die Pflege der persönlichen Werteliste erfolgt durch die Übertragung der Daten aus der Liste "Alle Werte"in die Liste "Pflege der persönlichen Werteliste". Die Übernahme der Werte war erfolgreich, klicken Sie auf OK. Von nun an wird Ihnen beim Aufruf der Wertesuche automatisch die persönliche Werteliste angezeigt. Wien am Seite 41 von 124

42 Die Pflege Ihrer Innenaufträge ist der Pflege der Kostenstellen sehr ähnlich. Wählen Sie als Kontierungsobjekt Innenauftrag, und klicken Sie auf das kleine Symbol rechts neben dem Eingabefeld Auftrag. Wien am Seite 42 von 124

43 14.4. Anlegen eines Reiseantrags Gruppenreise Wenn Sie für andere Mitreisende Reisekosten vorfinanzieren, (z.b. gemeinsame Buchung und Bezahlung mehrerer Hotelzimmer) setzen Sie bitte in der checkbox Gruppenreise ein Häkchen. Sie erleichtern damit dem Budgetverantwortlichen die Kostenübersicht sowie die spätere Reiseauswertung. Wien am Seite 43 von 124

44 14.5. Anlegen eines Reiseantrags Das fertige PDF-Dokument Nach erfolgreicher Anlage des Reiseantrags können Sie mit einem Klick auf Antragsformular anzeigen Ihren Reiseantrag als PDF-Dokument anzeigen. Wien am Seite 44 von 124

45 In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details. Ihr Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument ebenfalls anzeigen lassen. Wien am Seite 45 von 124

46 15. Reiseabrechnung anlegen Anklicken von meine Reisen und Spesen. Wien am Seite 46 von 124

47 Wählen Sie den Reiter Meine Reiseanträge, und wählen Sie die gewünschte Reise aus der Liste aus. Klicken Sie nun auf Anlegen in der Spalte Spesenabrechnung. Wien am Seite 47 von 124

48 Als nächster Schritt erfolgt die Schemaselektion. Zur Auswahl stehen Ihnen Inlandsreise, Auslandsreise und Transporte privat PKW Wien. Da Sie in diesem Beispiel nach Linz reisen, wählen wir Inlandsreise, und klicken auf Starten. Wien am Seite 48 von 124

49 Sie sehen nun ein Formular sehr ähnlich dem des Reiseantrags. Das System hat automatisch alle notwendigen Daten des Antrags eingetragen, Änderungen sind allerdings möglich. Zunächst müssen Sie Beginndatum und Endedatum der Reise eintragen, anschließend klicken Sie auf Ortssuche rechts neben der Adresszeile. Wien am Seite 49 von 124

50 Ein weiteres Fenster öffnet sich. Das System schlägt Ihnen den Ort vor. Selbstverständlich können Sie auch selbst einen Suchbegriff bei Ort eingeben. Klicken Sie anschließend bitte auf Suchen. Wien am Seite 50 von 124

51 ESS schlägt Ihnen nun alle zur eingegeben Stadt passenden Ortsteile vor, wählen Sie den gewünschten aus und klicken auf OK. Sie sehen, dass in unserem Beispiel auch der Orte wie Altenberg bei Linz und Glinzendorf aufscheint, da das System unseren Begriff Linz auch als Teil einer Zeichenfolge und in allen Spalten sucht. Dies ist besonders bei kleineren bzw. weniger bekannten Gemeinden sinnvoll, da es leicht zu Verwechslungen zwischen dem tatsächlichen Ortsnamen und Ortsteilen kommen kann. Wien am Seite 51 von 124

52 Alternativ können Sie anstatt nach dem Ort auch nach der Postleitzahl suchen. Die Vorgehensweise ist nach Eingabe der Postleitzahl im passenden Feld identisch. Wien am Seite 52 von 124

53 Nach erfolgreicher Eingabe der Gemeindekennziffer, klicken Sie nun bitte auf Belege erfassen. Wien am Seite 53 von 124

54 Sollten bereits eingescannte Belege vorhanden sein (z.b. möglich, wenn bereits Zwischenabrechnungen durchgeführt wurden) so können Sie diese durch einen Klick auf Eingelesene Belege aufrufbar machen. Wien am Seite 54 von 124

55 Klicken Sie auf neuer Eintrag, um einen neuen Beleg anzulegen. Wien am Seite 55 von 124

56 In der Spalte Spesenart wählen Sie nun aus einer Liste die passende Spesenart aus. Wien am Seite 56 von 124

57 Je nach Spesenart gibt es unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, wobei nur in die weiß hinterlegten Felder Daten eingegeben werden können. Tragen Sie den für den Beleg passenden Betrag ein, und erfassen Sie den Beleg mit einem Klick auf Annehmen. Wien am Seite 57 von 124

58 Die folgende Tabelle soll Ihnen eine kleine Übersicht bieten, wann welche Spesenart ausgewählt werden sollte: Spesenart Bahn 1. Klasse H+R Bahn 1. Klasse einfach pauschal Bahn 1. Klasse lt. Beleg Bahn 2. Klasse H+R Bahn 2. Klasse einfach pauschal Bahn 2. Klasse lt. Beleg Bahn bezahlt /Busin. Ticket Benzin Bus Flug Gepäck Hotel Impfkosten Kommunikationskosten Reisedokumente Anzuwenden bei Bahnreisen 1. Klasse, hin und retour. Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnreisen 1. Klasse, nur eine Richtung Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnticket 1. Klasse, Betrag laut Beleg Bahnreisen 2. Klasse, hin und retour. Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnreisen 2. Klasse, nur eine Richtung Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnticket 2. Klasse, Betrag laut Beleg Erfassung von bereits durch die TU Wien bezahlten Businesstickets. Kosten für Benzin Kosten für ein Busticket Kosten für den Flug Separate Kosten für die Unterbringung oder den Transport des Gepäcks Kosten eines Hotelzimmers Kosten für eine privat finanzierte Reiseimpfung Separat abgerechnete Kosten für Telefon, Internet, etc. Kosten für die Ausstellung notwendiger Reisedokumente (z.b. Visa) Wien am Seite 58 von 124

59 Reisenebenkosten Schiff Schlafwagen Seminar/ Tag. / Kongresse Sonstiges Sonstiges pflichtig Taxi/Mietwagen Wochen-,Monatskarte Öffentliche Verkehrsmittel z.b. Reiseversicherungen Kosten für ein Schiffsticket Separat abgerechnete Kosten für einen Schlafwagenplatz Kosten für Seminar-, Tagungs- und Kongressgebühren Übrige Belege, die sich nicht sinnvoll einer anderen Spesenart zuordnen lassen Sonstige steuerpflichtige Kosten (z.b. verrechnete Parkgebühren bei gleichzeitiger Inanspruchnahme von Kilometergeld Kosten für Taxibeförderungen oder das Mieten eines PKW Kosten für Wochen- und Monatskarten öffentlicher Verkehrsmittel Kosten öffentlicher Verkehrsmittel (z.b. Einzelfahrschein Wien am Seite 59 von 124

60 Nach demselben Schema erfassen Sie in diesem Beispiel noch einen Bahn- und einen Hotelbeleg, anschließend klicken Sie auf Prüfen um die Belegerfassung abzuschließen. Wien am Seite 60 von 124

61 Sichern und zur Genehmigung senden anklicken. Wien am Seite 61 von 124

62 Ihre Spesenabrechnung wurde gesichert und zur Genehmigung gesendet. Ihr im System hinterlegter Budgetverantwortlicher und Sie erhalten folgende Genehmigung als Budgetverantwortlicher Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] Bitte prüfen und genehmigen Sie die Reisekostenabrechnung von [Name des/der Reisenden] vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung Geschätzte Kosten für die TU: 1.210,00 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: Wien am Seite 62 von 124

63 Vielen Dank! So Ihre Spesenabrechnung Pauschalen enthält sendet das System Ihnen und dem/der Budgetverantwortlichen folgende Infomail: Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] Ihre Reisekostenabrechnung vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Befindet sich zur Genehmigung im Reisemanagement der Quästur. Bitte übermitteln Sie uns sobald wie möglich alle Originalbelege damit die Reisekostenabrechnung genehmigt und abgerechnet werden kann. Bitte bedenken Sie, dass die Dienstreiseunterlagen (Originalbelege) immer an das Reisemanagement übermittelt werden müssen, da diese dort eingescannt und archiviert werden. Wien am Seite 63 von 124

64 Mit Klick auf Spesenformular anzeigen rufen Sie ein PDF-Dokument zur Spesenabrechnung auf. Dieses Formular weist übersichtlich alle Informationen der Spesenabrechnung auf, und kann auch von Ihrem Budgetverantwortlichen aufgerufen werden. Wien am Seite 64 von 124

65 Wien am Seite 65 von 124

66 Drucken Sie das Formular aus und heften Sie die Original-Rechnung(en) an das PDF-Formular, und bringen oder schicken Sie es an die Quästur/ Reisemanagement. Die Original-Rechnung(en) werden gescannt und dann an die Org. Einheit zur Ablage retourniert. Wenn Sie zu einer Spesenart zusätzliche Kommentare hinzugefügt haben, werden diese rechts neben der jeweiligen Spesenart am PDF-Formular ausgewiesen. Wien am Seite 66 von 124

67 Der Bearbeitungsstatus Ihrer Reiseabrechnung wird vom System entsprechend angepasst. In unserem Beispiel sehen wir, dass die Reise bereits erfolgt ist, und wir eine Reiseabrechnung zur Freigabe an den Budgetverantwortlichen weitergeleitet haben. Wien am Seite 67 von 124

68 Wenn der Budgetvorgesetzte die Abrechnung genehmigt hat, werden Sie darüber auch per informiert: Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] die Abrechnung Ihrer Reise vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung wurde genehmigt. Gute Reise! Wien am Seite 68 von 124

69 Bedenken Sie bitte, dass Abrechnungen für Reisen die länger als 6 Monate zurückliegen, in ESS weder erfasst noch geändert werden können. Gemäß 64 Abs. 1 des Kollektivvertrags bzw. 63 Abs. 2 der RGV ist die Technische Universität Wien nicht verpflichtet Reisekosten zu erstatten, wenn diese nicht innerhalb von 4 (KollV) bzw. 6 (RGV) Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfasst wurden. In Ausnahmefällen wenden Sie sich hierfür bitte an das Reisemanagement. Wien am Seite 69 von 124

70 15.1. Reiseabrechnung mit Pauschalen Wenn Sie eine Abrechnung nach Pauschalen möchten, markieren Sie mit einem Klick Tages- und/oder Nächtigungsgelder. Nun erscheinen die Buttons Abzüge für Verpflegung erfassen und Abzüge für Unterkunft erfassen, durch einen Klick auf diese gelangen Sie in ein neues Fenster. Wien am Seite 70 von 124

71 Hier können Sie für jeden Tag separat Abzüge erfassen. Mit einem Klick auf Annehmen kehren Sie wieder in das vorherige Fenster zurück. Wien am Seite 71 von 124

72 15.2. Reiseabrechnung von Kilometergeldern Zur Erfassung der Eingaben für die Abrechnung von Kilometergeldern klicken Sie bitte auf den Button Fahrtstreckendetails eingeben im Bereich Fahrtstrecke. Wien am Seite 72 von 124

73 Im nun erscheinenden Fenster können Sie die gefahrenen Kilometer, die Anzahl der Mitfahrer, sowie weitere ergänzende Informationen eingeben. Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie Ihre Eingabe. Wien am Seite 73 von 124

74 Der/die PKW-MitfahrerIn kann entsprechend kein Kilometergeld in der Reisekostenabrechnung geltend machen. Information zur Lohnsteuerfreiheit von Kilometergeldern: Die Anreise vom Heimatort zum regulären Dienstort stellt steuerrechtlich keine Dienstreise dar, dementsprechend ist das Kilometergeld nur für die Strecke zwischen dem regulären Dienstort und dem Zielort der Dienstreise steuerlich begünstigt. Unabhängig von Dienstreisen kann aber, bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen, eine Pendlerpauschale in Anspruch genommen werden, diese bildet in Österreich die steuerliche Begünstigung für die Strecke zwischen Heimatort und regulärem Dienstort (Details unter Das Reisemanagement ist verpflichtet, bei zu hoch angegebenem Kilometergeld, den Anteil für Fahrten zwischen Heimatort und regulärem Dienstort der Lohnsteuer zu unterwerfen. Wien am Seite 74 von 124

75 Der Reiseabrechnung sind Ausdrucke aus Routenplanern, GoogleMaps oder ähnlichem bei Verrechnung von Kilometergeld beizulegen, dies erleichtert die notwendig gewordene Ermittlung des lohnsteuerfreien Anteiles. Quellen: 16 Abs 1 Z 6 EStG in Verbindung mit Rz 705 bis 708 LStR Wien am Seite 75 von 124

76 15.3. Reiseabrechnung Bahnkilometer Wenn Ihnen zur Abrechnung der Fahrt nur die Möglichkeit pauschaler Bahnkosten offen steht (z.b. Reise mit dem privaten PKW obwohl nur Bahn genehmigt, daher nur Bahnkosten 2. Klasse eines ÖBB BusinessCard Tickets möglich) wählen Sie bitte die Spesenart Bahn 2. Klasse [ ] pauschal. Bitte erfassen Sie die gefahrenen Kilometer in der Spalte Kurzinfo, und bestätigen Sie mit einem Klick auf Annehmen. Wien am Seite 76 von 124

77 Das System errechnet anschließend automatisch den Gegenwert der gefahrenen Kilometer anhand hinterlegter Werte der ÖBB. Wien am Seite 77 von 124

78 15.4. Reiseabrechnung Steuer bei EU Projekten Bei EU Projekten besteht oft die Anforderung, bei den verrechneten Belegen die Umsatzsteuer separat anzugeben. Hierzu wählen Sie aus der Liste bei Steuerkennzeichen einfach den verrechneten Steuersatz aus. Wien am Seite 78 von 124

79 Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, wann Sie welchen Steuersatz verwenden. St Bezeichnung Verwendung ESS V0 Vorsteuer 0% verwenden, wenn kein Steuerausweis erforderlich ist V4 Vorsteuer nicht abzugsfähig 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Inlandsbeleg) V5 Vorsteuer nicht abzugsfähig 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Inlandsbeleg) ZA Landesübliche Steuern 5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZB Landesübliche Steuern 6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZC Landesübliche Steuern 7% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZD Landesübliche Steuern 8% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZE Landesübliche Steuern 9% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZF Landesübliche Steuern 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZG Landesübliche Steuern 11% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZH Landesübliche Steuern 12% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZI Landesübliche Steuern 13% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZJ Landesübliche Steuern 14% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZK Landesübliche Steuern 15% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZL Landesübliche Steuern 16% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZM Landesübliche Steuern 17% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZN Landesübliche Steuern 18% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZO Landesübliche Steuern 19% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZP Landesübliche Steuern 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZQ Landesübliche Steuern 2,4% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZR Landesübliche Steuern 3,6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZS Landesübliche Steuern 5,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZT Landesübliche Steuern 8,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZU Landesübliche Steuern 13,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZV Landesübliche Steuern 7,6 % Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) Wien am Seite 79 von 124

80 15.5. Reiseabrechnung Grenzübertritte erfassen Zur korrekten Berechnung des Steuerfreibetrages ist es bei der Reisekostenabrechnung leider zwingend notwendig, alle Grenzübertritte im ESS zu erfassen. Dies schließt sowohl den Grenzübertritt von Österreich ins Ausland, als auch Grenzübertritte von einem ausländischen Land in ein weiteres mit ein. Die Grenzübertrittszeit muss sich von der Ab- und Ankunftszeit Ihrer Dienstreise unterscheiden. Je nachdem welches Land bereist wird stehen steuerfreie Pauschalbeträge in unterschiedlicher Höhe zur Verfügung, die in Stundeneinheiten je Land abzurechnen sind. Checkbox: Wann muss der Grenzübertritt erfasst werden? Aufenthalt außerhalb Österreichs während der Dienstreise Checkbox: Wie muss der Grenzübertritt erfasst werden? Reise mittels Bahn und PKW => Grenzübertrittszeit muss gemessen werden Reise mittels Flugzeug => Abflugzeit & Ankunftszeit in Österreich gelten als Grenzübertrittszeit Die Notwendigkeit Grenzübertritte zu erfassen ist in folgenden Gesetzen und Richtlinien festgelegt: 26 EStG 1988 Z 4 lit b und d in Verbindung mit LStR 2002: Die Rz 725ff erklären, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche Tagsätze anzuwenden sind, und die Grenzübertritte dementsprechend für eine korrekte Berechnung erfasst werden müssen. Wien am Seite 80 von 124

81 Rz 728 legt explizit fest, dass bei Flugreisen ins Ausland die Auslandsreise nach den hierfür maßgeblichen Vorschriften der Reisegebührenvorschrift (Anmerkung: RGV 25d) mit dem Abflug beginnt und mit der Ankunft am inländischen Flughafen endet. Der Grenzübertritt muss also nicht extra gemessen werden, es gilt die Abflugund Ankunftszeit in Österreich. 25d RGV: Wie auch das Einkommensteuergesetz und die Lohnsteuerrichtlinie, legt 25d der Reisegebührenvorschrift fest, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche Tagsätze anzuwenden sind, die jeweils mit dem Grenzübertritt beginnen und enden. Wird für die Dienstreisen ein Flugzeug benützt, so gilt als Grenzübertritt der Abflug vom bzw. die Ankunft am inländischen Flughafen. Welche exakte Zeit (Zeit auf der Buchung, Check-In, das tatsächliche Abheben, etc.) als Abflug- bzw. Ankunftszeit im Sinne des 26 EStG bzw. 25d RGV zur Berechnung des Grenzübertrittes gilt, ist leider weder im Einkommensteuergesetz, noch den Lohnsteuerrichtlinien oder der Reisegebührenvorschrift genauer definiert. Wir empfehlen Ihnen jene Zeit zu verwenden, die auf irgendeinem Dokument (Buchung, Ticket, Bordkarte, etc.) als Abflug- und Ankunftszeit ausgewiesen ist. Orientierungshilfe zur Grenzübertrittsbestimmung: Uns ist bewusst, dass die zeitliche Messung des Grenzübertritts, besonders seit Inkrafttreten des Schengener Abkommens mit allen unseren Nachbarstaaten, eine aufwändige und zu hinterfragende Anforderung ist. Leider konnten wir auch in Zusammenarbeit mit zwei Steuerberatungskanzleien keine Möglichkeit finden, Ihnen diese unnötige Last zu ersparen, wir haben aber die Homepage der ÖBB ( als mögliche Orientierungshilfe aufgetan. Wien am Seite 81 von 124

82 Gehen Sie bitte zunächst auf und geben im erscheinenden Fenster die Abfahrts- und Ankunftsdaten Ihrer Reise ein. Mit einem Klick auf Verbindung suchen werden Ihnen die möglichen Verbindungen gezeigt. Wien am Seite 82 von 124

83 Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie bitte eine der möglichen Verbindungen aus und klicken auf Zwischenhalte einblenden. Wien am Seite 83 von 124

84 Nun werden Ihnen alle Bahnhöfe/Haltestellen der Bahnverbindung inklusive der planmäßigen Abfahrtszeiten angezeigt, wodurch Sie zumindest annähernd bestimmen können, wann Sie vermutlich die Landesgrenze überquert haben könnten. In unserem Bespiel wäre vermutlich eine Zeit zwischen 13:10 und 13:15 plausibel. Wien am Seite 84 von 124

85 Im Bereich Grenzübertritt der Eingabemaske erfassen Sie die Aus- und Einreise aus und nach Österreich. In unserem Beispiel Reisen wir mit dem Zug nach München, und wollen die pauschale Tagesgebühr in Anspruch nehmen. Wien am Seite 85 von 124

86 Bei Grenzübertritten innerhalb einer Dienstreise, in diesem Beispiel von Deutschland in die Schweiz, muss außerdem das weitere Reiseziel erfasst werden. Klicken Sie dazu auf Weitere Reiseziele erfassen. Wien am Seite 86 von 124

87 Ergänzen Sie nun im neuen Fenster Datum,Uhrzeit der Ankunft, Ziel und Land und klicken Sie auf Annehmen. Wien am Seite 87 von 124

88 Der Grenzübertritt von Deutschland in die Schweiz wurde erfolgreich erfasst. Wien am Seite 88 von 124

89 Wien am Seite 89 von 124

90 Hier sehen Sie beispielhaft die fertige Reisekostenabrechnung. Wien am Seite 90 von 124

91 15.6. Reiseabrechnung Abfahrts- und Ankunftszeit In Anlehnung an die Reisegebührenvorschrift, beginnt und endet eine Dienstreise an der TU Wien mit dem Zeitpunkt des Verlassens oder Wiederkehrens der/an Dienststelle bzw. Wohnstätte. Für Bahnreisen gibt es folgende besondere Regelungen: Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet und ist die Dienststelle nicht mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof entfernt, so berechnet sich: Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus 45 Minuten (z.b. Abfahrt um 18:30 => Beginn der Dienstreise um 17:45) Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus 30 Minuten (z.b. Ankunft um 18:30 => Ende der Dienstreise um 19:00) Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet und ist die Dienststelle mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof entfernt, so berechnet sich: Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus die erforderliche Wegzeit zum Bahnhof, minus 30 Minuten (z.b. Abfahrt um 18:30 & 30min Zeit zum Bahnhof => Beginn der Dienstreise um 17:30) Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus die erforderliche Wegzeit zur Dienststelle/Wohnstätte plus 15 Minuten (z.b. Ankunft um 18:30 & 30min Zeit vom Bahnhof => Ende der Dienstreise um 19:15) Für Flugreisen gibt es folgende besondere Regelung: Für Flüge gilt, dass die Reise mit der Abreise vom Dienstort bzw. Wohnort beginnt, gleichgültig wann das Check-In oder der Abflug stattfinden. Die Dienstreise endet mit dem Eintreffen an der Dienststelle bzw. Wohnstätte. Wien am Seite 91 von 124

92 16. Genehmigung des Reiseantrags Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Mausklick auf ESS Genehmiger. Wien am Seite 92 von 124

93 Klicken Sie auf den Reiter Reiseantrag genehmigen und wählen Sie durch einen Klick den gewünschten Reiseantrag aus dem Arbeitsvorrat aus. Wien am Seite 93 von 124

94 Feld Genehmigen anklicken. In der Spalte Betreff scheint der zu genehmigende Reiseantrag auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Reiseantrag. Nur hier haben Sie die Möglichkeit das "Formular anzeigen" und "Notizen hinzufügen" aufzurufen. Wien am Seite 94 von 124

95 Alternativ können Sie Ihre Auswahl auch mit einem Klick auf Entscheidungen ausführen umsetzen. In jedem Fall erscheint vom System ein Bestätigungsdialog, bei dem Sie ihre Entscheidung nochmals bestätigen. Wien am Seite 95 von 124

96 Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung des Reiseantrages. Er nicht mehr in Ihrem Arbeitsvorrat enthalten. Wien am Seite 96 von 124

97 17. Genehmigung der Reiseabrechnung Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Mausklick auf ESS Genehmiger. Wien am Seite 97 von 124

98 Klicken Sie auf den Reiter Reisekosten genehmigen, und wählen Sie die gewünschte Reiseabrechnung aus dem Arbeitsvorrat aus. Wien am Seite 98 von 124

99 Feld Genehmigen anklicken. In der Spalte Betreff scheint die zu genehmigende Reisekostenabrechnung auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Reiseabrechnung. Nur hier haben Sie die Möglichkeit das "Formular anzeigen" und "Notizen hinzufügen" aufzurufen. Wien am Seite 99 von 124

100 Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung der Reiseabrechnung. Er ist nicht mehr in Ihrem Arbeitsvorrat enthalten. Wien am Seite 100 von 124

101 18. Genehmiger Vertretung einstellen und verwalten Budgetverantwortliche und Dienstvorgesetzte können Ihre Vertretung selbst im ESS- SAP Reisemanagement einstellen. Hierzu wählen Sie als Berechtigungsrolle oben Genehmiger, und klicken anschließend den Button Vertretungsregeln verwalten. Wien am Seite 101 von 124

102 Ein neues Fenster geht auf. Hier bietet sich Ihnen in der oberen Tabelle eine Übersicht aller durch Sie festgelegten Vertreter während Ihrer Abwesenheit. In der unteren Tabelle sehen Sie, ob Sie jemand anderes als seine oder ihre Vertretung bestimmt hat. Wenn Sie einen Vertreter festlegen möchten, klicken Sie auf Regel anlegen. Wien am Seite 102 von 124

103 Klicken Sie nun auf Auswählen. Wien am Seite 103 von 124

104 Tragen Sie im weißen Feld den Namen Ihrer Vertretung ein und klicken Sie auf Suchen. Wien am Seite 104 von 124

105 Das System hat die Person gefunden, klicken Sie nun auf Übernehmen. Wien am Seite 105 von 124

106 Wählen Sie für Diese Aufgaben zuordnen Alle aus, und für Der Empfänger soll Mich vertreten. Mit einem Klick auf Weiter bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe. Wien am Seite 106 von 124

107 Markieren Sie mit einem Klick den Kreis Ein, und geben Sie im Feld darunter jenes Datum ein, ab dem Sie Ihre Aufgaben an die Vertretung weitergeben wollen. Mit Sichern fahren Sie fort. Wien am Seite 107 von 124

108 Die Eingabe Ihrer Vertretung war erfolgreich, Sie können nun das kleine Fenster rechts oben mit dem X-Symbol schließen. Selbstverständlich können Sie festgelegte Vertreter auch wieder deaktivieren, hierzu klicken Sie einfach auf Ausschalten in der jeweiligen Zeile. Wien am Seite 108 von 124

109 Wenn Sie selbst als Vertreter durch eine andere Person eingestellt wurden, so scheinen Sie ebenfalls an dieser Stelle im System auf, und können entsprechend administriert werden. Wien am Seite 109 von 124

110 19. Anzeige gescannter Belege Sobald zu Ihrer Abrechnung gescannte Belege existieren, können Sie diese mit einem Klick auf den entsprechenden Punkt in der Spalte Faxe aufrufen. Wien am Seite 110 von 124

111 In dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf den gewünschten Scan. Je nachdem ob Zwischenabrechnungen oder nachträgliche Abrechnungen durchgeführt wurden, können in dieser Liste auch mehrere Scans aufscheinen. Der Scan öffnet sich als Bild in Ihrem Browser, bzw. in einem Bildbearbeitungsprogramm Ihres Betriebssystems.Folgen Sie bitte den dabei angegebenen Schritten. Wien am Seite 111 von 124

112 Sollte die Anzeige der Bilder nicht möglich sein könnte es an Ihren aktuellen Browsereinstellungen liegen. Um die Konfiguration entsprechend anzupassen folgen Sie bitte den folgenden Beschreibungen: Konfiguration für den Microsoft Internet Explorer: Klick auf Extras, Internetoptionen. Reiter Sicherheit auswählen. Wien am Seite 112 von 124

113 Klick auf Stufe anpassen. Button bei Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads auf Aktivieren stellen. Konfiguration für den Mozilla Firefox: Bitte wenden Sie sich an die ZID-Hotline Wien am Seite 113 von 124

114 20. Sekretariatsuser Anträge und Abrechnungen für andere anlegen Als Sekretariatsuser haben Sie die Möglichkeit für die MitarbeiterInnen Ihrer Organisationseinheit zentral Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen anzulegen. Klicken Sie hierzu im Reisemanagement auf den Punkt Eigene Mitarbeiter. Wien am Seite 114 von 124

115 Sie erhalten nun eine Liste aller MitarbeiterInnen für die Sie Anträge und Abrechnungen anlegen können. Die Liste ist automatisch im System hinterlegt. Klicken Sie nun auf eine der blauen Boxen links, um einen Mitarbeiter auszuwählen. Wien am Seite 115 von 124

116 Der Mitarbeiter ist ausgewählt, unter der Liste erscheinen nun die Reiter Reiseanträge und Spesenabrechnungen. Mittels Klick auf Neuen Reiseantrag anlegen oder Neue Spesenabrechnung anlegen können Sie nun, wie bisher dokumentiert, für diesen Mitarbeiter Anträge oder Abrechnungen anlegen und verändern. Wien am Seite 116 von 124

117 21. Personalnummer entsperren Sollte Ihr Rechner oder das ESS-SAP Reisemanagement während der Bearbeitung eines Antrages oder einer Abrechnung abstürzen, müssen Sie Ihre Personalnummer entsperren, um im System weiterarbeiten zu können. Dazu klicken Sie im Reisemanagement auf den Punkt Personalnummer entsperren. Wien am Seite 117 von 124

118 Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie Ihre Personalnummer. Mit einem Klick auf Entsperren bestätigen Sie das Entsperren Ihrer Personalnummer. Wien am Seite 118 von 124

119 Das System meldet die erfolgreiche Entsperrung Ihrer Personalnummer, mit einem Klick auf Reisemanagement können Sie nun in die Übersicht zurückkehren. Wien am Seite 119 von 124