Das Zentrum der medizinischen Archive (CAM) des CHUV

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1 Das Zentrum der medizinischen Archive (CAM) des CHUV

2 Zentrum der medizinischen Archive des CHUV Aufgaben (I) Archivierung: - Digitalisierung und Registrierung der Patientendossiers im Archimede; - Verwaltung der vor der Einführung von Archimede verwendeten Papier-Dossiers Kodierung: Erfassen der Diagnosencodes (CIM-10) und der Prozedurencodes (CHOP) für die medizinische Statistik und die Verrechnung mittels DRG. Dr Hervé Guillain 2

3 Zentrum der medizinischen Archive des CHUV Aufgaben (II) Zusammenführen der mehrfachen Identifikationsnummern: Erkennen und Korrektur der einmaligen Identifikationsnummern bei Vergabe von mehr als einer Nummer pro Person. Zugang zu medizinischen Informationen: Zurverfügungstellen der Dossiers (oder von dazugehörenden Dokumenten), die von den Ärzten, Patienten, Anwälten und Richter verlangt werden. Dr Hervé Guillain 3

4 Zentrum der medizinischen Archive des CHUV DIRECTION Structure (0.90 EPT) SECRÉTARIAT (1.05 EPT) ACCÈS À L INFORMATION MÉDICALE (0.45 EPT) ASSISTANT PROJETS (1.00 EPT) FORMATION ET CONTRÔLE DE LA QUALITÉ DU CODAGE (0.60 EPT) CODAGE (11.00 EPT) ARCHIMEDE - DESKS (21.35 EPT) AMALGAMES - FUSIONS (1.30 EPT) Nombre total d EPT: Nombre total de collaborateurs: 48 Das Hilfspersonal ist im Organigramm nicht berücksichtigt. Dr Hervé Guillain 4

5 + Vernichten der Papierunterlagen Dr Hervé Guillain 5

6 Anwendungen mit elektronischer Übertragung der Dokumente ins Archimede Molis (Labor-Resultate) RadOffice (Radiologie-Rapporte) Diamic (Pathologie-Rapporte) Dome (Austrittsbriefe und andere Dokumente) Predimed (grafische Darstellung der Überwachungen, Auftragserteilungen, Austrittsverordnungen) Dr Hervé Guillain 6

7 Eintrag (Registrieren) in Archimede Molis (résultats de laboratoire) Documents papier RadOffice (rapports de radiologie) PCL (1 x ½ h) Scannage Diamic (rapports de pathologie) Predimed (feuilles d ordre et graphiques de surveillance) Dome (lettres de sortie, protocoles opératoires, autres doc.) HTML (1 x h) DOC ( 1 x h) PDF (2 x j) RTF (1 x h) Conversion en images (format TIFF) Ajout d une signature électronique sur chaque document Base de données Archimede Consultation des données Dr Hervé Guillain 7

8 Eintrag (Registrieren) in Archimede Alle elektronisch übertragenen Dokumente werden von einer XML-Datei begleitet welche die Metadaten enthält <?xml version="1.0" encoding="iso "?> "interface_document.dtd"?> - <interface_document> <?DOCTYPE interface_document SYSTEM <domaine nom="labo_molis" code_fournisseur="he" no_version_app="1.0"> <dossier_patient no_historique="114130" no_admission=" " service="nep" type="a"> </domaine> </interface_document> <examen no_examen="he " no_bon_demande=" " date_prelevement=" :30:00" date_reception=" :08:25"> </examen> </dossier_patient> <rapport no_rapport=" _he_hc" date_validation=" :20:17" type="hc" classe="amt0619" format="pcl" etat="d" flag_version="" no_page="14"/> Dr Hervé Guillain 8

9 Zwei Anwendungen ermöglichen den Zugang zu den in der Datenbank registrierten Dokumenten: CamApp: Installiertes Softwareprogramm auf den PCs der CAM-Mitarbeitenden Enthält verschiedene Funktionen für die Modifizierung der mit den registrierten Dokumenten verbundenen Parameter (Indexierung, Zuteilung, Maskieren, usw.) Enthält ein Modul für die Verwaltung des Registraturplanes Enthält ein Modul für die Verwaltung der Benutzer Web Schnittstelle (Archimede / PortPat): Zugang ausschliesslich als Leser (zur Einsicht der Dokumente) nach Eingabe eines Passwortes und Einsetzen eines Badges mit Chip Zugang ebenfalls zu den Röntgenbilder (PACS) Dr Hervé Guillain 9

10 Sämtliche Zugriffe zu den registrierten Dokumenten im Archimede sind nachvollziehbar Die Nachvollziehbarkeit des Systems erlaubt folgendes zu wissen: welches Dokument von welchem Spitalaufenthalt von welcher Person eingesehen wurde, an welchem Datum durch welchen Benutzer von welchem PC aus Dr Hervé Guillain 10

11 Die vier Etappen der Erfassung von Papier-Dokumenten im Archimede: 1) Vorbereitung der Dossiers 2) Digitalisierung (Scannen) 3) Indexierung (wenn nötig) 4) Qualitätskontrolle Nach Abschluss dieser Etappen werden die Papier-Dokumente vernichtet (unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit der beinhaltenden Daten). Dr Hervé Guillain 11

12 Registraturplan (I) Die Bilder der gescannten oder elektronisch übertragenen Dokumente werden nach IPP- Nummer, Aufenthalts-Nummer und Abteilung in einem der 11 Hauptgruppen, die gegenwärtig im Archimede definiert sind, abgelegt. Jedem Bild wird ausserdem ein "AMT Code" und eine dem Typ oder Inhalt des Dokumentes entsprechende Beschreibung zugeteilt. Dr Hervé Guillain 12

13 Registraturplan (II) Der Registraturplan ist in 11 Hauptgruppen geteilt No Nom du bloc 1 Administratif 2 Historique des traitements 3 Dossier médical 4 Prescriptions 5 Dossier infirmier 6 Soins et surveillance pluriprofessionnels 7 Interventions 8 Prestations médico-techniques 9 Résultats de laboratoire 10 Correspondance 11 Administratif facturation 88 Non standard 99 Non classé Dr Hervé Guillain 13

14 Registraturplan (III) Beispiele von, in Archimede, registrierten Dokumenten Bloc AMT Libellé Consentement Lettre de sortie/concilium Onco/Attitude thérapeutique Bon consultation gris/rapport consultation F. d'ordre de traitement standard Signes vitaux Demande/rapport/F. suite physio, respiratoire et autre Protocole opératoire, d'intervention (tous services) Rap. RAD IMU-microbiologie (Molis,Résultats IMU) Rapport médical AI Garanties de séjour Photos, polaroid Page de garde Archimede Dr Hervé Guillain 14

15 Registraturplan (IV) Bloc Nom Nb. AMT 1 Administratif 28 2 Historique des traitements 11 3 Dossier médical Prescriptions 70 5 Dossier infirmier 55 6 Soins et surveillance pluriprofessionnels Interventions 14 Total: Prestations médico-techniques Résultats de laboratoire Correspondance Administratif facturation Non standard 4 99 Non classé 3 Dr Hervé Guillain 15

16 Strichcode *AMT000901* In der Fusszeile jedes im Archimede einzutragenden Dokumentes muss (soweit möglich) ein dem AMT-Code entsprechender Strichcode erscheinen. Auf jedem einzelnen Dokument soll ebenfalls (soweit möglich) eine Etikette mit Identifikation des Patienten erscheinen, welche ebenfalls ein entsprechender Strichcode mit der betreffenden Aufenthaltsnummer beinhaltet. Nach dem Scannen, wird ein mit diesen beiden Strichcodes versehenes Dokument ohne jegliche menschliche Intervention ins Archimede registriert. Dr Hervé Guillain 16

17 Zugangseinschränkungen (Schnittstelle Web) - Patienten-Dossiers der Psychiatrie-Abteilung - Patienten-Dossiers der Konsultation für Infektionskrankheiten (MIN1) - Spezifische Dokumente im Dienst für Neuropsychologie und Neurorehabilitation (NPR) - Zugangseingeschränkte Dossiers (DAL) für Kaderärzte bestimmt - Dokumente der Gruppen 1 bis 10 (Buchhaltung) Dr Hervé Guillain 17

18 Ein bisschen Statistik betreffend Archimede (Scannen) Année Pages Documents Séjours '322' '665 91' '565' '276 99' '650'972 1'167' ' '729'033 1'415' ' '051'831 1'536' ' '299'709 1'633' ' '771'821 1'974' ' '752'915 1'969' '880 24'144'040 11'587'037 1'363'115 2 Seiten pro Dok. 8.5 Dok. pro Aufenthalt 18 Seiten pro Aufenthalt Dr Hervé Guillain 18