Seminararbeit Bestandscontrolling

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1 Seminararbeit Bestandscontrolling anhand von Excel Author: Tim Klapper Matthias Maier Dominik Riffel Tomas Zerai Betreuer: Prof. Dr. Manfred Rössle SS 2014, July 24, 2014

2 Hochschule Aalen Bestandscontrolling Fachbereich Informatik SS 2014 Tim Klapper, Matthias Maier, Dominik Riffel, Tomas Zerai July 24, 2014 Seminararbeit Bestandscontrolling anhand von Excel Contents 1 Einführung in das Bestandscontrolling Warum Bestandscontrolling Aufgaben und Ziele des Bestandscontrolling Instrumente des Bestandscontrolling Kennzahlen Was sind Kennzahlen Wiederbeschaffungszeit Sicherheitsbestand Meldebestand Höchstbestand Lagerumschlagshäufigkeit Freier Bestand Lagerkostensatz Optimale Bestellmenge Bodensatz Vorgehensweise Forschungsprojekt Zuordnung von Bezeichnungen zu einzelnen SAP Tabellen Aufbau einer Datenstruktur Controlling Cockpit Wie muss eine Datenstruktur aufgebaut werden um die Werkzeuge von Microsoft Excel nutzen zu können Warum Microsoft Excel Voraussetzungen an die Datenstruktur Was muss ein Unternehmen beachten, welches später seine Bestände kontrollieren möchte Schlussfolgerung 15 TK, MM, DR, TZ 2 von 16 BC SS 2014

3 1 Einführung in das Bestandscontrolling 1.1 Warum Bestandscontrolling Angesichts der wachsenden Konkurrenz und der immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen, hat das Bestandscontrolling zunehmend an Bedeutung gewonnen. Kurze Reaktionszeiten und Flexibilität sind wichtig für unternehmerische Entscheidungen, welche für das zukünftige Bestehen eines Unternehmens sorgen (Weber 1986, S. 1ff). Bestände haben großen Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Lagerbestände binden nämlich Kapital, das meistens fremdfinanziert ist. Es muss verzinst werden und steht für zukunftsweisende Investitionen nicht mehr zu Verfügung (Hartmann 1999, S.19). Bestandskosten können bis zu 13 % des Gesamtkostenvolumens ausmachen (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S.12). Darüber hinaus sind Vorräte angesichts der schnellen Marktänderungen und der kurzen Produktzyklen mit dem hohen Risiko verbunden, nicht mehr zweckgerecht verwertet werden zu können. Es fallen sodann Kosten für den Verkauf, das Recycling und die Entsorgung überschüssiger Vorräte an. Bei verderblichen Produkten/Materialien sind die Verfalldaten zu beachten (Hartmann 1999, S.19). Damit wird deutlich, dass ein effizientes Bestandscontrolling den Unternehmenswert steigert und somit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichern kann. In vielen Unternehmen wird das Bestandscontrolling mit Hilfe von Microsoft Excel durchgeführt. Dies wird auch den Schwerpunkt dieser Arbeit bilden. Zentrale Fragestellung war dabei, welche Möglichkeiten Microsoft Excel beim Bestandscontrolling bietet und wann genau es an seine Grenzen stößt? Microsoft Excel ist kein speziell entwickeltes Tool für das Bestandscontrolling. Daher werden in der vorliegenden Arbeit dessen Möglichkeiten herausgearbeitet. Ziel der vorliegenden Arbeit ist es ein Bestandscontrolling mit Hilfe von Microsoft Excel durchzuführen. Zunächst werden die Aufgaben und Ziele sowie die Instrumente des Bestandscontrollings beschrieben, um dem Leser ein Bild dieses Begriffes zu vermitteln. Anschließend werden einige Kennzahlen erklärt und ihre Eigenschaften erläutert. Im dritten Kapitel wird auf die Vorgehensweise des Forschungsprojekts eingegangen. Im vierten Kapitel wird auf den Aufbau einer Datenstruktur eingegangen, welche notwendig ist, um die Werkzeuge von Microsoft Excel sinnvoll nutzen zu können. Zum Abschluss dieser Arbeit wird im fünften Kapitel ein Fazit gezogen. 1.2 Aufgaben und Ziele des Bestandscontrolling Die Kernaufgabe des Bestandscontrollings besteht in der Bereitstellung eines genauen und transparenten Informationssystems zur aktiven Unterstützung bei der Planung, Kontrolle und Ableitung von Ansatzpunkten zur Optimierung von Beständen (Heiserich 2002, S. 67f; Reinhold 2001, S. 126). Dabei wird grundsätzlich das Ziel der Senkung des in den Vorräten gebundenen Kapitals, ohne die Lieferbereitschaft und den Fertigungsablauf dabei zu beeinflussen, verfolgt (Hartmut 2010, S. 34). Da jedoch unterschiedliche Einflussgrößen und Ursachen innerhalb und außerhalb des Unternehmens für die Bestandshöhe existieren, soll das Bestandscontrolling als Querschnittsfunktion dienen und zwischen den einzelnen Teilbereichen (Beschaffung, Distribution, Vertrieb und Fertigung) interagieren, um Interessenkonflikte zu vermeiden und ganzheitliche Lösungen anzubieten (Bornemann 1986, S. 39). Bei fast allen Maßnahmen zur Bestandssenkung besteht die Gefahr der Übersteuerung, was die Lieferbereitschaft der Unternehmung gefährden kann. Das Bestandscontrolling soll vor allem dazu beitragen, diese negativen Auswirkungen zu vermeiden. Weitere Aufgaben des Bestandscontrollings umfasst die Planung und Kontrolle des Bestandes. Die TK, MM, DR, TZ 3 von 16 BC SS 2014

4 Bestandsplanung findet unter Berücksichtigung von Prognosen, Zeitreihenanalysen und Simulationen zur Ermittlung von Zielvorgaben (Soll-Zustand) statt. Da Planungen jedoch mit Unsicherheiten verbunden sind, bedarf sie der Kontrolle, um Verbesserungsmaßnahmen für die Zukunft abzuleiten. Dies geschieht nicht nur durch einen Vergleich des Soll- Zustandes mit dem Ist-Zustand, sondern erfordert vielmehr eine gründliche Untersuchung der Gründe für eine eingetretene Abweichung (Hartmann 1999, S.41). Hauptziel des Bestandscontrollings ist die Minimierung der Bestandskosten. Das Ziel der Senkung von Bestandskosten und Fehlmengenkosten verhält sich gegenläufig, da Bestandskosten eher durch niedrige Bestände und Fehlmengenkosten eher durch hohe Bestände vermieden werden können. Daher muss das Bestandscontrolling berücksichtigen, dass sich weder Bestandskosten noch Fehlmengenkosten vollständig vermeiden lassen. Als weiteres Ziel des Bestandscontrollings gilt es die Koordination aller Teilbereiche eines Unternehmens und der Interessenausgleich zwischen den Abteilungen zu erreichen, um eine ganzheitliche Planung und Kontrolle von Beständen zu bekommen (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S.31). 1.3 Instrumente des Bestandscontrolling Zu den wichtigsten Instrumenten des Bestandscontrollings gehören Kennzahlen und Kennzahlensysteme. Kennzahlen sind betriebswirtschaftliche Messgrößen mit vielseitiger Anwendung, auf die später genauer eingegangen wird (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S.116). Die bekanntesten Möglichkeiten, das Teilespektrum im Hinblick auf ein anforderungsgerechtes Bestandscontrolling zu strukturieren, stellen die ABC- und XYZ-Analyse dar. In der Praxis ist beim Einsatz dieser Verfahren zu beachten, dass sie in bestimmten zeitlichen Abständen zu wiederholen sind. Ein grundsätzliches Problem bei der Durchführung der Analysen besteht in der Festlegung der jeweiligen Klassengrenzen. Weder Anzahl der Klassen, noch Klassengrenzen sind fest vorgegeben (Hartmann 1999, S.41). Der Grundgedanke der ABC-Analyse bezieht sich auf der Erkenntnis, dass ein Unternehmen wichtige (bzw. wertvolle), weniger wichtige und vergleichsweise unwichtige Artikel besitzt. Die Bestände werden in drei unterschiedliche Kategorien (A, B und C) eingeteilt. Die Kriterien für die Einteilung in die Kategorien richten sich nach dem mengen- und wertmäßigen Anteil eines Artikels am Umsatz: A-Artikel sind mengenmäßig vergleichsweise gering (etwa B-Artikel zeichnen sich sowohl bezüglich der Menge (etwa C-Artikel sind mengenmäßig stark (etwa Neben dem Gesamtverbrauch in einer Planperiode ist auch der Verbrauchsverlauf der einzelnen Artikel während einer Planperiode von Interesse. Es lässt sich beobachten, dass es Güter gibt, die in vergleichsweise konstanten Mengen verbraucht werden wie z.b. Toilettenpapier und andere, deren Verbrauch bestimmten Schwankungen unterliegt wie z.b. saisonale Waren. Aus diesem Zusammenhang leitet sich eine unterschiedlich hohe Vorhersagegenauigkeit der Artikel ab. Das Merkmal der Vorhersagegenauigkeit kann als zusätzliches Differenzierungsmerkmal herangezogen werden. Durch drei unterschiedliche Kategorien (X, Y und Z) kann zusammen mit der ABC-Analyse eine Einteilung hinsichtlich des Bedarfsverlaufs und der Vorhersagegenauigkeit vorgenommen werden: X-Artikel sind durch einen regelmäßigen, das heißt schwankungslosen Bedarfsverlauf gekennzeichnet. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist bei diesen Gütern sehr groß. TK, MM, DR, TZ 4 von 16 BC SS 2014

5 Y-Artikel sind durch einen trendmäßig steigenden oder fallenden Bedarfsverlauf gekennzeichnet, beziehungsweise der Bedarf unterliegt saisonalen Schwankungen. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist bei diesen Gütern von mittlerer Qualität. Z-Artikel fallen durch einen sehr unregelmäßigen, das heißt stark schwankenden Bedarfsverlauf auf. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist folglich gering (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S.54). TK, MM, DR, TZ 5 von 16 BC SS 2014

6 2 Kennzahlen 2.1 Was sind Kennzahlen Die Aufbereitung in Kennzahlen gehört zu einer der wichtigsten Aufgaben des Controllings. Hierbei werden quantitativ erfassbare Sachverhalte in einer konzentrierten Form wiedergespiegelt (Maennel 1993, S.51). Kennzahlen werden in der Regel mit einfachen Formeln aus Zahlen, die das Unternehmen aus der Buchführung oder aus Statistiken der einzelnen Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Produktion, Personal erhält errechnet. Beim Bestandscontrolling dienen Kennzahlen dazu Aussagen über Reichweite, Umschlag, etc. des vorhandenen Lagerbestandes zu treffen. Ferner ergeben sich Kennzahlen aus verschiedenen Analysen und Messungen und dienen der Information von Entscheidungsträgern (Management). Kennzahlen können verschiedene Funktionen besitzen: Eine Wahrnehmungsfunktion, d.h. Kennzahlen lenken den Blick auf besonders wichtige Aspekte und versuchen diese möglichst einfach und verständlich darzustellen. Eine Kommunikationsfunktion, d.h. Kennzahlen regen an, über die Realität und die dokumentierten Aspekte zu diskutieren und sich mit der Entwicklung kritisch auseinander zu setzen. (Quelle olev.de) Eine Anreizfunktion, d.h. Kennzahlen regen an sich ständig für Verbesserungen der Ist-Werte einzusetzen, um letztendlich die Soll-Werte zu erreichen. Eine Controllingfunktion, d.h. Kennzahlen erlauben es die Erreichung gesetzter Ziele ständig zu überprüfen und möglichen auftretenden Fehlentwicklungen entgegenzuwirken - What gets measured gets done (Osborne/Gaebler 1992, S.x) Zuletzt noch eine Marketingfunktion, d.h. wenn die Resultate stimmen und Erfolge sichtbar werden kann so Unterstützung gewonnen werden If you can demonstrate results, you can win public support. (Osborne/Gaebler 1992, S.x) 2.2 Wiederbeschaffungszeit SAP Berechnung: Wiederbeschaffungszeit = Planlieferzeit + Bearbeitungszeit Wiederbeschaffungszeit = Meldebestand Sicherheitsbestand erwarteter Tagesverbrauch Die Wiederbeschaffungszeit gibt an wie lange die gesamte Beschaffung eines Materials in Tagen dauert, hierbei betrachtet man die Summe der Planliefer- und Bearbeitungszeit die für ein Material vorgesehen ist. 2.3 Sicherheitsbestand Sicherheitsbestand = Tagesbedarf(Menge) Wiederbeschaffungszeit Der Sicherheitsbestand bezeichnet die Menge eines Materials im Lager, durch die Entnahmeschwankungen, Lieferverzug oder Fehlplanungen hinsichtlich der Liefermenge ausgeglichen werden können. Sicherheitsbestand wird auch eiserner Bestand, Mindestbestand oder Reservebestand bezeichnet. Der Bestand sollte planerisch nie unter diesen Wert fallen. TK, MM, DR, TZ 6 von 16 BC SS 2014

7 2.4 Meldebestand Meldebestand = täglicher Verbrauch Lieferzeit + Sicherheitsbestand Das Erreichen des Meldebestandes löst eine neue Bestellung aus. Der Meldebestand ist so berechnet, dass der Sicherheitsbestand bis zum Eintreffen der zu der Bestellung zugehörigen Lieferung nicht angegriffen werden muss. Es stellt sich dadurch ein Entscheidungsproblem, zu welchem Zeitpunkt oder zu welchem Lagerbestand ein Wiederbeschaffungsvorgang ausgelöst werden soll. Die bestellte Menge soll spätestens dann zur Verfügung stehen wenn der Lagerbestand aufgezehrt ist. Das Entscheidungsproblem hängt also von folgenden Einflüssen ab: Von dem Materialverbrauch X und von der voraussichtlichen Liefer- oder Beschaffungszeit tb. Ist ein kontinuierlicher Materialverbrauch gegeben errechnet sich der Meldebestand XM aus X tb. Wenn zusätzlich noch der Sicherheitsbestand Xs berücksichtigt werden errechnet man XM aus X t + Xs. Dadurch verschiebt sich lediglich der Kurvenzug um die Menge Xs nach oben. 2.5 Höchstbestand Höchstbestand = Sicherheitsbestand + optimale Bestellmenge Der Höchstbestand gibt an welche Warenmenge von einem Material maximal im Lager sein sollte. Sobald der Absatz eines Materials dauerhaft weniger oder mehr wird, muss der Höchstbestand entsprechend gesenkt oder angehoben werden. Die Festlegung eines Höchstbestandes wirkt unnötig hohen Beständen entgegen. 2.6 Lagerumschlagshäufigkeit Lagerumschlagshäufigkeit = Verbrauch pro Periode Lagerbestand Bei der Lagerumschlagshäufigkeit, auch LU genannt, setzt man den Verbrauch des Materials mit dem Bestand in Beziehung. Sie gibt an wie oft sich das Material einer Periode umschlägt, welches heißt wie oft sich das Material verkauft und durch neu bestelltes Material ersetzt wird. Eine Erhöhung der Umschlagshäufigkeit bewirkt eine Verkürzung der Lagerdauer und der Reduzierung der Lagerkosten. Daraus folgt, umso höher die Lagerumschlagshäufigkeit ist umso schneller kommt das Material wieder aus dem Lager. Es gibt eine Faustregel die besagt, wenn die Lagerumschlagshäufigkeit < 0, 5 ist, sollte das Material aus dem Lager entfernt werden. Durch diese Entfernung wird das gebundene Kapital frei und der belegte Lagerplatz ist wieder verfügbar. Jedoch gibt es Ausnahmen, wie zum Beispiel ein wichtiges Ersatzteil für eine Maschine, das nur schwer wieder beschafft werden könnte. Würde das Ersatzteil nicht stetig Verfügbar sein, so könnte es eine ganze Produktion zum Stillstand bringen und somit sehr hohe Kosten verursachen. Ein weiterer Grund ist die Erwartung eines höheren Preisniveaus für dieses Produkt. Die LU wird in diesem Fall außen vor gelassen. TK, MM, DR, TZ 7 von 16 BC SS 2014

8 2.7 Freier Bestand Der Freie Bestand setzt sich aus der Subtraktion des Reservierten und des gesperrten Bestands zusammen. Gemeint ist der Teil des Bestandes, der noch frei zur Disposition steht bzw. noch verfügbar ist. 2.8 Lagerkostensatz Lagerkostensatz = Lagerkosten Lagerwert 100[%] Beim Lagerkostensatz werden die Kosten für das Lager durch die durchschnittliche Bestandsmenge dividiert. Die Kosten setzen sich folgendermaßen zusammen. Energiekosten wie zum Beispiel für die Erhaltung des Temperaturniveaus durch Heizungen oder Kühlgeräte, Personalkosten für Lageristen oder Mitarbeiter die innerhalb des Lagers ihren Job ausüben, Instandhaltungskosten wie auch Reparaturen und Erneuerungen rund um die Lagerhaltung, Mietkosten sowie Kosten für Schwund und Diebstahl. Die Formel dazu lautet: 2.9 Optimale Bestellmenge Optimale Bestellmenge = 200 Jahresbedarf Fixkosten je Bestellung Einstandspreis Lagerhaltungskostensatz Herleitung der Formel: Gehen man von dieser Betrachtung aus, der jährliche Bedarf sei m und der Stückpreis s. E sind die Fixkosten pro Bestellung. Das durchschnittlich gebundene Kapital sei mit dem Zinssatz von p% zu verzinsen. Gesucht wird daraus die optimale Beschaffungsmenge x, vorausgesetzt die jährliche Summe der Gesamtkosten K sind minimal. Die eingetroffene Lieferung füllt das Lager von 0 auf x auf, somit liegt der durchschnittliche Lagerbestand bei x /2. Das durchschnittlich im Lager gebundene Kapital beträgt somit sx /2. Infolgedessen entstehen jährliche Zinskosten von psx /200. Gegenüber stehen die Beschaffungskosten. Durchzuführen sind m /x Bestellungen, die E als Fixkosten verursachen. Hieraus ergibt sich: K = me /x 4 psx /200 Diese Formel löst man zum Schluss noch nach x auf und setzt die Differentialquotienten gleich Null. x = 200 m E Die Optimale Bestellmenge sagt aus, wie hoch die Bestellte Menge sein muss, damit sich die Lager- und Bestellkosten so gering wie möglich halten. Je mehr bestellt wird, umso höher fällt der mengenmäßige Rabatt der Bestellung aus. Auch verteilen sich die Bestellfixen Kosten auf eine höhere Stückzahl. Auf der Gegenüberliegenden Seite stehen die Lagerkosten, die sich mittels der Lagerkostensatzberechnung berechnen lassen. Umso mehr sich im Lager befindet umso höher sind die Lagerkosten p s TK, MM, DR, TZ 8 von 16 BC SS 2014

9 für dieses Material. Das im Lager gebundene Kapital steht somit für andere Zwecke im Unternehmen nicht zur Verfügung. Die Berechnung mittels der Optimalen Bestellmenge findet das Optimum wenn die Summe aus den Beschaffungskosten und Lagerkosten ihr Minimum erreicht Bodensatz Wenn Bodensatz > Sicherheitsbestand Bodensatz Sicherheitsbestand = Optimierungspotential Der Bodensatz gibt den geringsten auftretenden Lagerbestand eines Materials innerhalb einer Periode an. Im Falle dieser geringste auftretende Lagerbestand größer ist als der Sicherheitsbestand, lässt sich durch die obige Formel ein Optimierungspotential ermitteln. Die Bestände können ohne Verlust an Lieferfähigkeit um den Wert des Optimierungspotentials gesenkt werden. Mögliche Ursachen für einen Bodensatz sind beispielsweise abweichende Lieferzeiten oder falsche Bestellmengen. TK, MM, DR, TZ 9 von 16 BC SS 2014

10 3 Vorgehensweise Forschungsprojekt 3.1 Zuordnung von Bezeichnungen zu einzelnen SAP Tabellen Für das Forschungsprojekt wurden Lagerdaten aus dem Produktivsystems eines Automobilzulieferers in Form von SAP exportierten Textdateien bereitgestellt. Diese Textdateien beinhalten Felder aus einzelnen SAP Tabellen in kommagetrennter Form. Microsoft Excel bietet die Möglichkeit solche Textdateien oder auch comma separated values (.csv) automatisch zu importieren, dabei wird für jede Datei ein Tabellenblatt angelegt. Nach dem Import der Dateien war es zuerst notwendig den einzelnen Spalten der SAP-Tabellen eine Bedeutung zuzuordnen, da vorab nur der im SAP verwendete Feldname beschreibend war (siehe Abbildung 1). Die Bezeichnungen der Feldern ließen sich durch Recherche im Hochschulsystem, mit der Unterstützung des SAP Hilfe Portals (help.sap.com), ergründen. Figure Aufbau einer Datenstruktur Im darauffolgenden Schritt wurden die Tabellen nach Spalten durchsucht, die bei der Errechnung von späteren Lagerkennzahlen genutzt werden konnten. Die Tabelle MARA Allgemeine Materialdaten enthielt die Spalten Materialnummer, Preis pro Basismengeneinheit und die Basismengeneinheit selbst. In der Tabelle MARC Werksdaten zum Material findet sich die Planlieferzeit sowie die Gesamtwiederbeschaffungszeit. Die Tabelle MARD Lagerortdaten zum Material enthielt die Spalten Lagerort, Jahr, Periode und freien Bestand. Einer weiteren Tabelle MVER Materialverbrauch war der Materialverbrauch pro Periode zu entnehmen. Des Weiteren waren in der Tabelle VB Verkaufsbeleg Wareneingänge und Warenausgänge zu gepflegt. Um die enorme Rohdatenmenge der eingebundenen Dateien handhaben zu können, wurden drei weitere Tabellenblätter angelegt, auf denen die Daten strukturiert werden. Das erste Tabellenblatt soll als Controlling Cockpit dienen, auf dem alle Kennzahlen und Diagramme zu einem Material möglichst auf einen Blick vom Benutzer eingesehen und ausgewertet werden können. TK, MM, DR, TZ 10 von 16 BC SS 2014

11 Die weiteren Strukturen dienen zur Errechnung des Gesamtumsatzes zu einem Material pro Periode und zur Errechnung des Lagerwertes pro Periode. Zudem wird auf einer weiteren Struktur ( Structure 2 ) der Lagerkostensatz aus Gesamtumsatz und Lagerwert errechnet. Figure Controlling Cockpit Das Controlling Cockpit (Abbildung 2) wurde mit einem Auswahlfeld mit allen im Lager vorhandenen Materialien (zur eindeutigen Identifikation Materialnummern) versehen. Sobald der Benutzer ein Material wählt werden über Verweise und Formeln automatisch Werte beschafft, sofern diese direkt in den SAP Tabellen stehen, oder berechnet, wenn diese aus den in den SAP Tabellen stehenden Werten abgeleitet werden können. Des Weiteren wurden auf die in Structure 1 ausgerechneten Kennzahlen Diagramme zur Veranschaulichung von Entwicklungen über den betrachteten Zeitraum aufgesetzt, bspw. eine Bodensatzanalyse über 6 Monate. Weitere Diagramme zu Tages- und Monatsverbräuchen und zum Bestellpunktverfahren (Abbildung 3) sind direkt über das Controlling Cockpit zu erreichen. TK, MM, DR, TZ 11 von 16 BC SS 2014

12 Figure 3 4 Wie muss eine Datenstruktur aufgebaut werden um die Werkzeuge von Microsoft Excel nutzen zu können 4.1 Warum Microsoft Excel Microsoft Excel ist das wohl am weitesten verbreitetste Tabellenkalkulationsprogramm. Es wird sowohl Privat als auch von Unternehmen für verschiedenste Zwecke genutzt, was vermuten lässt, dass Grundkenntnisse in der Bedienung ebenso weit verbreitet sein sollten. Excel ermöglicht umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen, unter anderem kaufmännische, statistische und Datumsfunktionen. Außerdem ist es möglich über Verweise auf Inhalte an einer anderen Stelle zuzugreifen, sofern die Inhalte der Zellen gewisse Voraussetzungen erfüllen. Die Ergebnisse können mit Pivot Tabellen, Gruppier-, Sortier- und Filterfunktionen ausgewertet werden, oder in Form von Diagrammen grafisch dargestellt werden. Gerade diese Werkzeuge machen Excel für das Controlling Interessant und natürlich nicht zuletzt der vergleichsweise erschwingliche Preis, gegenüber eines Business Warehouse Systems oder anderen Controllinglösungen. Dennoch hat auch Microsoft Excel seine Grenzen. 4.2 Voraussetzungen an die Datenstruktur Microsoft Excel hat einige Anforderungen an eine Datenstruktur, bevor dessen Werkzeuge sinnvoll eingesetzt werden können. Bei einer solch enormen Datenmenge, wie z.b. bei TK, MM, DR, TZ 12 von 16 BC SS 2014

13 Lagerdaten ist es fundamental sich zuerst zu überlegen, was am Ende erreicht werden soll und wie dieses Ziel erreicht werden kann. Ziel des Forschungsprojektes war es jedes Material, dass im Lager war, einzeln zu betrachten also alle Daten, die zu einer Materialnummer gehören miteinander in Verbindung zu bringen. Microsoft Excel bietet für die Verbindung von Daten, die an einer anderen Stelle stehen den SVERWEIS an. Dessen einwandfreie Funktion ist aber nur gewährleistet, wenn bei der suche nach hier bspw. Materialnummern, diese nicht mehrmals vorkommen können. Figure 4 In Abbildung 4 ist eine solche Struktur mit mehrfach vorkommenden Materialnummern zu sehen. Hierbei handelt es sich um die Tabelle MARD, die mit Lagerortdaten zu den Materialien gefüllt ist. Hier muss die Datenstruktur nach Werk, Lagerort, Jahr und Periode aufgebrochen werden um sinnvoll mit Verweisen arbeiten zu können (siehe Abbildung 5) Figure 5 Die Idee dahinter ist die vollautomatisierte Datenbeschaffung aus den importierten SAP Tabellen, sobald eine andere Materialnummer im oben beschriebenen Controlling Cockpit ausgewählt wird und darauf aufgebaut die automatische Berechnung der Kennzahlen zu einem Material. 4.3 Was muss ein Unternehmen beachten, welches später seine Bestände kontrollieren möchte Voraussetzung für ein effizientes Bestandscontrolling in einem Unternehmen ist eine sorgfältige und regelmäßige Datenpflege und ausreichende Kenntnis über die Prozesse. Diese Kenntnis beginnt bereits dabei, zu wissen was und wie viel eigenproduziert wird und dagegen was oder wie viel beschafft wird. TK, MM, DR, TZ 13 von 16 BC SS 2014

14 Hier muss klar sein, welche Materialien für die Produktion eines Teils notwendig sind, da ein eigengefertigtes Produkt an sich keinen Sicherheits- oder Meldebestand hat, hingegen die Materialien die für dessen Fertigung benötigt werden schon. Deshalb sollte deutlich erkennbar sein, welche Produkte eigengefertigt werden und außerdem welche Materialien in welches Produkt fließen. Ein Beispiel soll diesen Sachverhalt nochmals verdeutlichen: Ein Unternehmen stellt Bleistifte her, für das eigentliche Produkt, den Bleistift würde Sicherheitsbestand als Kennzahl keinen Sinn machen, da dieser als ganzes nicht bestellt wird, sondern eine Mine und ein Holzstück. Sofern nicht bekannt ist, dass die Nachbestellung von Minen und Holzstücken auf den Bleistift ausgelegt werden muss und nicht auf die einzelnen Materialien selbst, ist ein Produktionsstillstand absehbar. Bei der Kontrolle von Beständen TK, MM, DR, TZ 14 von 16 BC SS 2014

15 5 Schlussfolgerung Abschließend lässt sich sagen, dass Microsoft Excel eigentlich alle Werkzeuge mit sich bringt um Bestandscontrolling durchzuführen. Es gilt jedoch der Grundsatz, je größer die Datenmenge, desto größer wird auch der Aufwand der für Vorsortierung und Vorformatierung der Daten anfällt. Zudem gibt es wie im vorherigen Kapitel genauer beschrieben, einige Anforderungen die eine Datenstruktur erfüllen muss um mit Verweisen, Formeln und Funktionen weiterverarbeitet werden zu können. TK, MM, DR, TZ 15 von 16 BC SS 2014

16 Literaturverzeichnis Stölzle, Wolfgang ; Heusler, Klaus F ; Karrer, Michael: Erfolgsfaktor Bestandsmanagement : Konzept, Anwendung, Perspektiven. 1. Aufl.. Zürich: Versus, Hartmann, Horst: Bestandsmanagement und -controlling : Optimierungsstrategien mit Beiträgen aus der Praxis. Gernsbach: Dt. Betriebswirte-Verlag, Bornemann, Hellmut: Bestände-Controlling : Materialfluß-Analyse - Bestände- Management Fallstudien. Softcover reprint of the original 1st ed Wiesbaden: Westdeutscher Verlag GmbH,. Heiserich, Otto-Ernst: Logistik : eine praxisorientierte Einführung. 3. überarb. Aufl Wiesbaden: Gabler, Reinhold, Achim: Effektives Bestandscontrolling : Konzeption und Handlungsempfehlungen. 1. Aufl.. Wiesbaden: Deutscher Universitätsverlag, Werner, Hartmut: Supply Chain Management : Grundlagen, Strategien, Instrumente und Controlling. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, TK, MM, DR, TZ 16 von 16 BC SS 2014

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