Herunterladen von Datensätzen aus der Datenbank Bildungsmedien

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1 FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH Herunterladen von Datensätzen aus der Datenbank Bildungsmedien Stand: September 2004 Diese Handreichung beschreibt Schritt für Schritt das Suchen und Herunterladen von Nicht- FWU-Datensätzen aus der Datenbank Bildungsmedien (DaBi). Das Herunterladen von FWU- Mediendaten geht genau so. Da diese Daten kostenlos sind, entfällt der Login-Vorgang. Ist man eingeloggt, kann man auf alle Datensätze zugreifen (FWU, Landesmedienzentrum Baden- Württemberg und SODIS), sonst nur auf die FWU-Daten. Die Screenshots zeigen die Datenbank Bildungsmedien wechselweise unter Microsoft Internet Explorer 6.0 und Netscape 7.1. Der verwendete Browser hat keinen Einfluss auf den Umgang mit der DaBi. Inhalt: 1. Login 2 2. Startseite der Datenbank Bildungsmedien 3 3. Die Kombinierte Suche 3 4. Die Freitext-Suche 5 5. Die Merkliste 6 6. Das Herunterladen 8 7. EAF-Dateien bearbeiten, zusammenfügen und trennen Einzelne Datensätze löschen Dateien zusammenhängen Dateien trennen Zusammenfassung und Ausblick 12 1 d:\fwu\dabi\referat\eaf-herunterladen.doc

2 1. Login Das Einloggen erfolgt nicht über den Standardzugang zur Datenbank Bildungsmedien, sondern über eine eigene URL: Es erscheint dieser Bildschirm: Es empfiehlt sich, diese Seite unter Favoriten (MS Internet-Explorer) bzw. Lesezeichen (Netscape) zu speichern. Siehe dazu den Exkurs Favoriten speichern bzw. Lesezeichen speichern. Geben Sie hier den vom FWU zugewiesenen Benutzernamen und das Passwort ein. Nach einem Klick auf [Anmelden] erscheint die Meldung: Sie sind nun für den EAF-Download angemeldet! Bitte klicken Sie hier zum Start!. Sie gelangen zum normalen DaBi Startbildschirm. Die weiteren Seiten unterscheiden sich von der freien DaBi nur dadurch, dass bei Ergebnisanzeigen unten rechts der Button [EAF- Download] sichtbar ist. 2

3 2. Startseite der Datenbank Bildungsmedien Es gibt drei Arten der Suche. Für den EAF-Download sollte man sich auf die Freitextsuche mit Datenbestand-Ergänzungsmöglichkeit und die Kombinierte Suche beschränken. Diese lasen sich beliebig miteinander kombinieren. 3. Die Kombinierte Suche Diese eignet sich besonders für größere Datenmengen, z.b. eine oder mehrere Medienarten, oder sehr spezifische Abfragen, z.b. nach Fächern in Kombination mit Adressaten etc. Für die Suche nach EAF-Daten sind vor allem relevant: a) Die Medienarten: Sie können beliebig miteinander kombiniert werden. Dafür muss man nur die Strg-Taste gedrückt halten und die gewünschten Medienarten anklicken. Beim Scrollen des Fensters darf man die Strg-Taste nicht loslassen! b) Der Datenbestand: Die Nicht-FWU-Medien finden sich unter LMZ Baden-Württemberg und Sachsen. Bitte nie den Datenbestand LABI in die Suche einbeziehen. Dahinter liegen keine Daten. Die Bildschirmabbildung auf der nächsten Seite zeigt eine typische Auswahl: Alle Video-DVDs, die nicht vom FWU herausgegeben werden. 3

4 Das Suchergebnis sieht so aus: 4

5 Nun kann man entweder den EAF-Download mit dem Button unten rechts starten (oft muss man scrollen) oder einzelne Datensätze auswählen und in eine Merkliste aufnehmen. Beide Vorgänge werden weiter unten beschrieben. 4. Die Freitext-Suche Sie eignet sich besonders, wenn man einzelne Titel Serien Medien eines Herausgebers sucht. Sofern die Suche auf bestimmte Datenbestände eingeschränkt werden soll (z.b. Nicht-FWU- Medien, nur aktuelle FWU-Medien usw.), sollte man die Freitextsuche mit Datenbestand- Ergänzungsmöglichkeit wählen. Suche nach Serientitel Suche nach Herausgeber Suchergebnis Serientitel Suchergebnis Herausgeber 5

6 5. Die Merkliste Gleichgültig auf welche Weise man Mediendaten gefunden hat, man kann sie immer nach Belieben auswählen und auf eine Merkliste setzen. Mit einem einfachen Klick auf einen Titel gelangt man zur Anzeige des vollständigen Datensatzes. Unten rechts findet man den Button Auf Merkliste. Auch hier genügt ein einfacher Klick, die Merkliste wird geöffnet und das Medium hinzugefügt. Auf diese Weise kann man sich aus den verschiedensten Abfragen eine individuelle Merkliste zusammenstellen. Die Merkliste bleibt erhalten, so lange man die DaBi nicht schließt. 6

7 Eine fertige Merkliste könnte z.b. so aussehen: Nun kann man entweder den EAF-Download starten oder die Liste noch korrigieren, z.b. einzelne Titel entfernen. Dazu klickt man auf den gewünschten Titel in der Merkliste. Der vollständige Datensatz öffnet sich. Rechts unten in der Fußzeile werden die Alternativen angeboten EAF-Download oder Entfernen. Mit Klick auf Entfernen löscht man den Datensatz aus der Merkliste. Ein Klick auf EAF-Download bewirkt das Herunterladen nur dieses einen Datensatzes. 7

8 6. Das Herunterladen Immer, wenn rechts unten der Button EAF-Download zu sehen ist (oft muss man scrollen), kann man die Mediendaten herunterladen. Wird am Bildschirm eine Liste angezeigt, erhält man die vollständigen Datensätze aller Medien dieser Liste. Sieht man den vollständigen Datensatz eines Mediums, erhält man alle vorhandenen EAF- Informationen zu diesem einen Datensatz. Sie können umfangreicher sein als die am Bildschirm dargestellten Inhalte. Klickt man den Button EAF-Download an, öffnet sich ein Fenster mit einer Warnung: Wählen Sie immer Speichern oder Auf Festplatte speichern. In einem neuen Fenster können Sie den Dateinamen und den Speicherort festlegen. Es ist sehr empfehlenswert, ein eigenes Verzeichnis für herunter geladene Dateien anzulegen und sprechende Dateinamen zu vergeben. Manche Verleihprogramme schreiben das Verzeichnis und die Dateinamen vor. Bitte informieren Sie sich vor dem Herunterladen über die Arbeitsweise Ihres Verleihsystems! 8

9 7. EAF-Dateien bearbeiten, zusammenfügen und trennen. Zwar hat man bereits in der Datenbank Bildungsmedien nahezu unendlich viele Möglichkeiten der individuellen Medienselektion, doch kann es manchmal notwendig sein, die Datensätze nachträglich zu bearbeiten, mehrere EAF-Dateien zu einer zu verbinden oder eine große Datei in kleinere zu zerlegen. All dies ist möglich. Man sollte aber den Aufbau der EAF-Daten kennen und mit größter Vorsicht handeln, sonst kann der Import entweder scheitern, oder, was viel schlimmer ist, unsinnige Daten in die eigene Datenbank eingefügt werden. Wichtig ist es, den Aufbau eines EAF-Datensatzes zu kennen: A10BWS A B20D B40Heil-Film-Bild (Berg) B C10A(ab 6) C40de E10London now (de) E16LONDON NOW DE G G G H50Landeskunde (Großbritannien) H50London H50Stadtentwicklung H50Stadtbild I40Das London von heute ist immer noch seinen Traditionen I40verbunden, doch es blickt nicht starr zurück. London stellt I40sich als junge, multikulturelle Metropole dar, in der sich I40Menschen aus aller Welt wohlfühlen. Bei einer Fahrt auf der I40Themse lernt man "Central London" kennen. Abstecher führen I40in die geschäftige City of London, dem Sitz von I40Weltkonzernen und Banken und in die City of Westminster mit I40dem Regierungsviertel, den Geschäftsstraßen und eleganten I40Wohngegenden. Darüber hinaus führt der Film auch in die I40Viertel von "Greater London", in das Eastend und die I40Docklands. Um die Veränderungen der Stadt darzustellen, I40wurden verschiedentlich Aufnahmen aus den achtziger Jahren, I40denen aus dem Jahr 2003 gegenübergestellt. M1042 M2019 min f P70Heil-Film-Bild (Berg) T1449 T Die ersten drei Stellen jeder Zeile kennzeichnen die Kategorie oder das Feld innerhalb des Datensatzes. Sie wurden hier zur Verdeutlichung durch eine Linie gekennzeichnet, die im originalen Datensatz nicht vorkommt. A10 ist z.b. die ID-Nummer, A11 die FWU-Signatur bzw. Landessignatur in Baden-Württemberg, E10 der Titel, I40 die Inhaltsangabe usw. 9

10 Jede Zeile darf maximal 59 Zeichen nach dem dreistelligen Kürzel enthalten. Ist ein Feld länger, wird es in entsprechend viele Zeilen aufgeteilt, die mit dem selben Kürzel beginnen. Jeder Datensatz beginnt mit A10. Dieses Feld ist das Primärfeld und muss immer vorhanden sein. Nähere Informationen über das EAF-Format, die Bedeutung der Kategorien und die Eintragungsregeln findet man im Internet unter Datenbank Bildungsmedien Beschreibung und Eintragungsregeln. Wegen möglicher ernster Folgen für den Datenimport sollte man die Bearbeitung von EAF- Dateien beschränken auf Einzelne Datensätze löschen, Dateien verbinden, Dateien trennen. 7.1 Einzelne Datensätze löschen 1. Öffnen Sie die EAF-Datei mit einem Text-Editor, Word oder einem anderen Textprogramm als Nur Text -Datei. 2. Suchen Sie, ggf. mit Bearbeiten Suchen den gewünschten Titel oder die Signatur. 3. Setzen Sie den Cursor auf die zugehörige A10-Kennung und markieren Sie alle Zeilen bis zur nächsten A10-Kennung. Diese darf nicht mehr markiert werden! 4. Löschen Sie die markierten Zeilen! 7.2 Dateien zusammenhängen Hier wird das Verfahren mit MS Word beschrieben, es geht jedoch ähnlich mit jeder Textverarbeitung. 1. Öffnen Sie die erste EAF-Datei, die verbunden werden soll. 2. Gehen Sie zum Dateiende (Strg + Ende). 3. Fügen Sie einen neuen Absatz ein (Enter-Taste). 4. Mit [Einfügen] [Datei] können Sie die nächste EAF-Datei auswählen. Wichtig: Im Auswahlfenster muss als Dateityp Alle Dateien stehen, sonst werden die *.eaf-dateien nicht angezeigt. 5. Mit Doppelklick oder Markieren und Klick auf [Einfügen] im Fenster unten rechts wird die gesamte Datei an die erste angehängt. Auf diese Weise können beliebig viele Dateien zu einer einzigen zusammengefügt werden. Mögliche Fehlerquellen: Es dürfen keine leeren Zeilen in der Datei vorkommen. Das kann man durch einen Ersetzen - Lauf kontrollieren und beheben: 1. Man stellt den Cursor an den Beginn des Texts und klickt auf [Bearbeiten] [Ersetzen]. 2. Bei Suchen nach gibt man 2 Absatzmarken ein, bei Ersetzen durch nur eine. Die Absatzmarken erhält man im Suchfenster unter Erweitern Suchoptionen Sonstiges (siehe Grafik nächste Seite). 10

11 3. Mit Weitersuchen startet man die Suche. Wird eine Leerzeile gefunden, bleibt die Suche dort stehen und unterlegt die Stelle schwarz. Mit Entfernen löscht man die Zeile. Die Suche springt sofort zur nächsten Leerzeile, die man ebenfalls mit Entfernen löscht. 4. Gibt es keine Leerzeilen mehr, erscheint die Meldung, dass die Suche beendet ist. Genau so schwerwiegend, aber kaum zu finden sind A10-Felder, die an ein vorhergehendes Feld angehängt sind. Hier muss man mindestens 2 Suchläufe durchführen (ohne Ersetzen): 1. Suche nach beliebigen Ziffern vor A10: Dazu gibt man in die Suchmaske ein: ^#A10 oder: Sonstiges Beliebige Ziffer A Suche nach beliebigen Buchstaben vor A10: Eingabe in die Suchmaske: ^$A10 oder: Sonstiges Beliebiger Buchstabe A Dateien trennen Bisweilen mag es notwendig sein, eine große EAF-Datei in kleinere zu zerlegen. 1. Suchen Sie die ID-Nummer des Datensatzes, mit dem die neue Datei beginnen soll. 2. Markieren Sie die Zeile, halten Sie die -Taste gedrückt, suchen Sie das gewünschte Ende der Datei und klicken Sie auf das letzte Zeichen. 3. Mit Bearbeiten Ausschneiden bzw. Strg+x schneiden Sie den Bereich aus. 4. Öffnen Sie eine neue leere Datei. 5. Mit Bearbeiten Einfügen bzw. Strg + v fügen Sie die ausgeschnittenen Daten in die neue Datei ein. 6. Speichern Sie diese mit Datei - Speichern unter als Nur-Text-Datei. 11

12 7. Kontrollieren Sie, ob die Datei auch wirklich mit A10 beginnt und keine leeren Zeilen bzw. Absätze enthält. 8. Zusammenfassung und Ausblick Damit sind die Möglichkeiten des EAF-Downloads relativ umfassend beschrieben. Informationen zum Import in die eigenen Medienverwaltungssysteme erhält man in deren Handbüchern bzw. Hilfetexten oder in Schulungen der Anbieter. Weitere Hinweise zum Suchen in der Datenbank Bildungsmedien gibt es als PDF-Handreichung unter Datenbank Bildungsmedien Wie arbeitet man mit der Datenbank Bildungsmedien? Johannes Philipp, Referent für Mediendokumentation Kontakt: FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht ggmbh Bavariafilmplatz Grünwald Tel.: (089) Fax: (089)

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