Teilnehmermanagement.... macht neugierig auf mehr! powered by

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1 Teilnehmermanagement... macht neugierig auf mehr! powered by

2 eventanizer ist eine Anwendung für professionelles Teilnehmermanagement. Veranstaltungen jeder Art können einfach, schnell und individuell geplant, organisiert und durchgeführt werden. Die intuitive Bedienung ist ohne Vorkenntnisse leicht erlernbar und durch das Mehrbenutzersystem vor allem auch im Team einsetzbar. Dank der Web-Technologie ist keine Installation auf dem Arbeitsplatz notwendig. Die Benutzeroberfläche kann sowohl in unterschiedlichem Design als auch in verschiedenen Sprachen genutzt werden. Derzeit steht die Anwendung in deutsch und englisch zur Verfügung. Wie kann ich den eventanizer nutzen? Der eventanizer funktioniert ohne Installation mit allen gängigen Browsern und Betriebssystemen und läßt sich auf unterschiedliche Weise nutzen:» als reine Internet-Anwendung - wir kümmern uns um den Server, die Datensicherung und alles drum herum. Sie nutzen einfach die Anwendung. Internet/ Intranet- Anwendung» als INTRANET-Anwendung auf Ihrem eigenen Server in Ihrem Hause. Auch in diesem Fall können wir Ihnen natürlich eine Komplettbetreuung anbieten. Komplettbetreuung möglich Mehrbenutzersystem Nutzung in verschiedenen Sprachen individuelles Design möglich 2

3 Teilnehmermanagement Personendaten Name Funktion Telefon. Allergien (Felder sind beliebig erweiterbar) Drag&Drop Verknüpfung Veranstaltungen Ort Zeit. (Felder sind beliebig erweiterbar) Alle Informationen zur Planung einer Veranstaltung zusätzliche Teilnehmerinformationen pro Veranstaltung Parkplatz Hotel Ausweisnummer. (Felder sind beliebig erweiterbar) Veranstaltungsdaten eingeben Kontaktdaten abrufen Sonderwünsche vermerken Workshopgruppe ordnen Orgadetails auflisten ToDo- Listen erstellen 3

4 Effiziente und individuelle Teilnehmerkommunikation Der eventanizer unterscheidet zwischen aktiver und passiver Teilnehmerkommunikation. Die aktive Teilnehmerkommunikation findet per Mail oder Brief statt. Jeder Teilnehmer kann individuell angeschrieben werden und auch persönliche Anhänge erhalten. Bei der passiven Kommunikation wird dem Anwender ein Internetportal für die Rückmeldung zur Teilnahme mit sämtlichen Details angeboten. Aktive Teilnehmerkommunikation Nach Installation eines Outlook-Moduls werden individuelle Serienmails für komplette Teilnehmerkreise generiert. Diesen Mails können zusätzliche Anhänge hinzugefügt werden, wobei z.b. persönliche Hotelbestätigungen ebenso möglich sind wie das Anfügen einer Agenda, die für alle Teilnehmer gleich ist. Im Mailtext selbst können Variablen, wie z.b. eine persönliche Anrede oder ein individueller Link auf ein Anmeldeformular, eingebunden werden. Mit einer von uns zur Verfügung gestellten ICS-Datei kann jeder Teilnehmer einen elektronischen Termineintrag für die geplante Veranstaltung erzeugen (z.b. für Outlook etc.) Passive Teilnehmerkommunikation Durch Befüllen eines Onlineformulars durch den Teilnehmer sind Sie und Ihr Team jederzeit auf dem aktuellen Stand über die abgegebenen Informationen (z.b. Reisedaten, Hotelzimmer, Parkplatz, Workshop- Gruppe, Abendevent etc.) Ebenso können nach der Veranstaltung über Online-Formulare Feedbacks eingeholt und anschließend elektronisch ausgewertet werden. Onlineformular bereitstellen zusätzliche Programm- Module erarbeiten 4

5 Teilnehmermanagement Bildschirmansichten 1. Um die Bildschirmansichten übersichtlich zu gestalten, können verschiedene Listenansichten erstellt werden, die dann als Listentyp zur Verfügung stehen. Beispiele: eine Anmeldeliste, in der alle Informationen der Teilnehmer wie Hotelinformationen, Reisedaten, Sonderwünsche etc. angezeigt werden oder auch eine Kommunikationsliste, die z.b. Adressdaten, Telefon und beinhaltet. Alle Listentypen können je nach Ihrem Bedarf mit unterschiedlichen Feldern vorbelegt werden. 2. Zusätzlich können teilnehmende Personen zu unterschiedlichen Personentypen zugeordnet werden (z.b. Teilnehmer, Referenten, Orgateam, etc.). 3. Alle Listen können durch einfachen Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert werden. Individuelle Listen und Dokumente Ist Ihre Veranstaltung mit Ihren Teilnehmern angelegt, verfügen Sie ebenso wie Ihr Team auf Knopfdruck über die unterschiedlichsten Dokumente und Listen, die jeweils die aktuellen Daten enthalten. 4. Jede Spalte kann mit einem einfachen Filter versehen werden, um die Ansicht auf bestimmte Teilnehmer einzuschränken. Natürlich kann auch ein Excel-Export für die Weiterverarbeitung in andere Systeme erstellt werden. 5. Spalten können durch Drag & Drop in Ihrer Ansicht gegeneinander verschoben oder in der Spaltenbreite verändert werden. 6. Mit Hilfe der rechten Maustaste kann aus jeder Liste einfach und schnell eine an die markierte Person erzeugt werden. Anmeldungen elektronisch erfassen Sortiermöglichkeit in jeder Spalte 5

6 ToDo-Listen als Unterstützung Ihrer Arbeitsprozesse Eine individuelle ToDo-Liste lässt die anstehenden und abgeschlossenen Arbeitsschritte für alle sichtbar werden.todos erhöhen die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Veranstaltungsorganisation und können im eventanizer auf verschiedene Weise erzeugt werden: 1. ToDo-Autovorlagen Hier werden automatisch ToDo-Einträge nach vorgegebenen Regeln bereits beim Anlegen einer Veranstaltung angelegt (z.b. 14 Tage vor Beginn der Veranstaltung = Einladungen versenden). Natürlich berücksichtigt der eventanizer hierbei auch Feiertage und Wochenenden. 2. Automatische Anlage von ToDo-Einträgen bei Datenänderungen nach einem durch Sie vorgegebenen Workflow (z.b. bei Aktivieren des Feldes Zusage wird einem vorgegebenen Benutzer eine Aufgabe zugeordnet). 3. Manuelle Anlage durch den Benutzer - jeder Benutzer im Team hat seine eigene individuell gestaltbare ToDo-Liste. ToDo-Einträge können kommentiert, verschoben oder auch einer anderen Person zugeteilt werden. Agenda über Serienmail versenden Tagungsmaterial zusammenstellen Präsentationen anfordern Tagungsraum bestellen Einladungen versenden Technik bestellen 6

7 Veranstaltungsund Teilnehmerhistorie Teilnehmermanagement Im eventanizer kann nicht nur eine einzelne Veranstaltung sondern mehrere Veranstaltungen gleichzeitig organisiert werden. Ebenso werden abgeschlossene Veranstaltungen in einem Archiv abgelegt. Dadurch können zu jedem Zeitpunkt Informationen über frühere Veranstaltungen eingesehen und genutzt werden, wie z.b. das Kopieren einer Teilnehmerzusammensetzung oder einer kompletten Veranstaltung. Durch die Trennung von Personen- und Veranstaltungsdaten lassen sich doppelte Daten vermeiden und eine höhere Datenqualität erzielen. So kann auch eine Historie über die besuchten Veranstaltungen einer Person abgerufen werden. Zusätzliche Informationen (z.b. hinterlegte Fotos) lassen sich für verschiedene Schnittstellen (z.b. Ausweisdrucksysteme) nutzen. Customizing Der eventanizer passt sich Ihren Bedürfnissen an. Der modulare Aufbau des eventanizers bietet die Möglichkeit, Ihre persönlichen Anforderungen an ein Teilnehmermanagement einzubringen und zusätzliche Programm-Module für Ihre individuellen Anforderungen zu entwickeln. Durch solche Programm-Module lassen sich ganze Prozesse zeitnah verkürzen, automatisieren und nach Außen einheitlich präsentieren. Wiederkehrende Veranstaltung durch kopieren erstellen Gerne stellen wir Ihnen Beispiele aus der Praxis vor. Vermeidung von Doppeldaten Teilnehmerhistorie abrufen Teilnehmerfotos hinterlegen Tagung archivieren 7

8 Teilnehmermanagement... sind Sie neugierig geworden? Dann senden Sie uns eine Mail oder rufen Sie einfach an. x-plizit IT services Peter Zimmermann Regensburger Straße Nittendorf/Regensburg Telefon Fax powered by

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