Projektmanagement Teil 1 - Kernthemen. Seminarunterlage PM 1

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1 Projektmanagement Teil 1 - Kernthemen Seminarunterlage PM 1 Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 1

2 Überblick - Teilnehmerunterlage Projektmanagement Teil I Projektmanagement PM Hintergrundwissen und Denkwerkzeuge Teil II Information Projektmanagement Methoden des Projektmanagement Teil III Werkzeuge für Projektleiter Checklisten: Teamund Projektarbeit Begriffe PM-Ziele / Nutzen PM-Bausteine Kernthemen PM-Leitidee Erfolgskriterien Projektphasenplan und PM-Leitfaden Anforderungen an den PL Weiterführende Quellen A Arbeitstechniken B Teamarbeit und Meetingmethoden C PM-Checklisten Seite: 3 bis 21 Seite: 22 bis 44 Anhang Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 2

3 Häufige Projektpraxis 1. Ene-mene-muh - PL bist Du und nun...? 3. Auf geht s - der Termin drängt. 4. Keine Zeit 5. Der Kampf um die Mitarbeit. 6. Turbulenzen im Projekt 7. Geschafft? Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 3

4 Was genau ist ein Projekt? Merkmale eines Projektes: (im Sinne von Projektmanagement) sachlich: psychologisch: definiert - Start - Ende definiert - Ziele (Qualität, Termin, Kosten) komplex - fachlich, organisatorisch realistisch - Zeit, Kosten, Personal motivierend - attraktive Aufgabe übergreifend - viele Einzelinteressen kooperativ - Integration von Interessen kontrovers - konfliktbehaftet realistisch - politisch gewollt Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 4

5 Arten von Projekten... und angepasste Anwendung von PM I Auftragsabwicklung als Projekt z.b. Auftragsabwicklung, -fertigung Beratungsprojekte / IT Dienstleistung im Auftrag II Innovationsprojekte z.b. Neue Produkte, Dienstleistung. Neue Verfahren, Technologien Neue Märkte, Zielgruppen III Veränderungsprojekte z.b. Implementierung IT-Systeme Geschäftsprozessoptimierung / Produktivität Bereichs- / Teamentwicklung IV Strategische Projekte z.b. Umstrukturierungen Akquisitionen, Post-Merger-Integration Fusionen, Joint Ventures A -, B -, C - Projekte z.b. Klassifikation nach Volumen, Komplexität, (Aufwand für PM abnehmend) strategischer Bedeutung,... Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 5

6 Arbeitsbegriffe: Worüber reden wir? Projekt (Einzel- bzw. Teilprojekt) Projektmanagement / PM Productmanagement / PM fachlich abgegrenztes und zeitlich befristetes Vorhaben (Start / Ende) Ziele, Mittel, Umfang, Kosten, Termine und Zuständigkeiten sind definiert fachlich komplex, organisationsübergreifend und damit konfliktträchtig ein benannter Projektleiter plant und steuert alle Aktivitäten befristet freigestellte Teammitglieder bzw. Fachbereiche arbeiten im Projekt Management und Leadership für zeitlich befristete Vorhaben / Projekte, z.b. a) Projekt-Ziele, -Ergebnisqualität, -Inhalte, -Termine, -Kosten, -Personal planen, dokumentieren, steuern/controllen und reporten b) Hierarchie- und fachbereichsübergreifende Interessen integrieren; Gestalten der Kommunikation und Zusammenarbeit, Konfliktklärung Zeitlich unbefristete fachliche Routineaufgabe als Tagesarbeit, z.b. - vorhandene / neue Produkte am Markt aktuell positionieren - lfd. Beobachtung / Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit - Sichern der Produktqualität und aktuellen Kundenorientierung - Initiieren der Entwicklung neuer Produkte als Entwicklungsprojekt Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 6

7 Projektmanagement - Bedeutungen und Aspekte A Projektmanagement als Funktion B Projektmanagement als Instanz / Stelle Sachebene: Qualität Termin Kosten Personal Planung Dokumentation Steuerung Entscheidungsvorb. Menschl. Ebene Führung, Moderation, Koordination Integration von Interessen Klärung bei Störungen, Konflikten Entscheidung Koordination Bearbeitung PROJEKT E PM TEAM Linie C Projektmanagement als Arbeitsmethode D Projektmanagement als Teil der Organisation Sachebene: Projekt- AUFTRAG: Menschliche Ebene: o Systematik o Struktur o Instrumente Projekthaftes ARBEITEN: o Motivation o Kooperation o Konflikte Projekt- ERGEBNIS: Führung PM PM PM Abteil. Abteil. Abteil. Projekt A Projekt B Projekt C Fach- abteilungen Projekte Team- und Projekt- kultur Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 7

8 Ausgangslage und Trends - Wozu Arbeit in Projektform? Komplexität / Dynamik / Anspruchsniveau Komplexität: Einflussfaktoren und Zahl der Anspruchsgruppen Ansprüche: Anforderungen an Preis-Leistung und Servicequalität Anwendung von Projektmanagement für die schnellere Bewältigung von Komplexität und Markt-Dynamik Trend Kürzere Cash-/Produkt- Lebenszyklen und Time to market als Wettbewerbsfaktor Zeit Wachsende Dynamik, Ansprüche und Themenkomplexität erfordern Projekte Gezieltes, schnelleres, systematisches und kooperatives Handeln Steigende Anforderungen und wachsende Dynamik, Komplexität der Themen wie z.b. Markt- / Preisentwicklung Technikentwicklung Wirtschaftsentwicklung Politische Anspruchsgruppen Internationalisierung Vorschriften, Normen erfordern zunehmend die Bearbeitung von innovativen Vorhaben bzw. Kundenaufträgen in Form von Projekten Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 8

9 Projektmanagement Ziele und Nutzen - Mehr Produktivität im Projekt Produktivtät = Projektleistung (Arbeits-/ Innovations/ Einspar-Ergebnis) Projekt-Kosten / Personal-Aufwand Start Konsequente Anwendung von Projektmanagement = Klären vor dem Handeln, Ändern und Streiten Projekt-Aufwand, -Kosten ohne PM mit PM Mehraufwand durch Projektmanagement Planung und Abstimmung Projekt - Prozeß Einsparung durch Projektmanagement: Reduzierung von unnötigen Fehler- und Änderungs-Kosten Ende Zeit z.b: bei Projektvolumen: 100 Mio EURO Mehraufwand durch Projektmanagement ca. 5-10% 5-10 Mio EURO Einsparungen ca % Mio EURO Nutzeffekt ca Mio EURO Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 9

10 Bausteine im Projektmanagement Organisation Summe aller beteiligten Personen / Zuständigkeiten, Pro- und Kontra-Kräfte Projekt / Prozess Summe aller Aktivitäten, die Kosten-, Termin- und Ressourcen-wirksam sind Ziele / Anforderungen Summe aller Qualitätsanforderungen / Q und Interessen Entscheidung Koordination Ausführung GL/BL Infokreis AG PM Fachliche Anforderung Produkte Verfahren Markt / Kunde Preis-Leistung Q Strategie Finanzen Tagesgeschäft Projekte Ressourcenlenkung Kooperation Prozesslenkung Effizienz Qualitätslenkung Effektivität Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 10

11 Denkmodell: Ganzheitliches Projektmanagement / PM Projektmanagement- Bausteine Erfolgsfaktoren des Projektmanagement (Konsequente PM-Anwendung) Projektebenen Eisberg-Modell Organisation Personen / Zuständigkeiten, bzw. Pro- und Kontra-Kräfte Linien-Projekt-Organisation: Klärung der Zuständigkeiten PM = Vorbeugen bzw. Klären von Konflikten A AG PM Projekt / Prozess Aktivitäten die Kosten-, Termin- und Ressourcenwirksam sind Zeitplan / Projektaktivitäten (Entscheidung, Koordination, Arbeit) PM =Steuerung der Termin-, Kosten-Abweichungen Fachliche Inhalte, Projektgegenstand Ziele / Anforderungen Qualitätsanforderungen/Q und Interessen Fachliche Anforder. Markt/Kunde Preis-Leistung Q Strategie Finanzen Qualität (erfüllte Anforderung. Briefing / Pflichtenheft PM = Steuerung der Qualitäts-Abweichungen Sachthemen, Vernetzungen, Abgrenzung Finanzen, Kennzahlen, Wirtschaftlichkeit Erfolgsfaktoren für Projektbearbeitung mit Projektmanagement (Rahmenbedingungen, Projektkultur) B C D Standards, Struktur, Systematik Personen, Beziehungen Kultur, Politik, Kraftfelder Projekt-, Meeting-, Team-, Arbeits-Methoden Planung, Dokumentation, Controlling, Reporting Arbeitshaltung, Selbstorganisation, Reifegrad Kommunikation, Kooperation, Konfliktklärung Projektumfeld: Führung, Organisation, Politik Werte, Normen, ungeschriebene Regeln Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 11

12 Projekt-Organisation - Rolle und Verantwortung im Projekt Ebene / Projektorganisation Rolle und Verantwortung Projekt-Auftraggeber / AG (Lenkungsausschuss / LA) Projektleiter / PL (Projektkoordinator) Projektteam-Mitglied (Fachexperten int./ext.) Projekt-Promotor - oberste Projektinstanz Entscheiden, Ressourcen bereitstellen Schlichten im Konfliktfall Prozess-Promotor - Gesamtkoordination: Planen, Steuern, Dokumentieren Abstimmen, Führen, Moderieren Projektbearbeitung Ausführung der fachlichen Arbeitspakete nach vereinbartem Projekt-/Zeitplan Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 12

13 Zusammenspiel zwischen Fachbereich und Projekt auf allen Ebenen Ebenen Linienorganisation Fachbereiche Zusammenspiel Projektorganisation AG - PL - Kernteam Führungsspitze Strategische Ebene Rahmenbedingungen schaffen Führen mit Zielen in der Linie und im Projekt Lenkung von zwei Organisationen und einer Personalressource AG Mittlere Führungsebene Ziele und Strategien in Handlungen übersetzen Abt-Leiter Abgestimmter Personaleinsatz Was dürfen, sollen, wollen, wissen, können, machen die Mitarbeiter? PM Ausführende Operative Ebene Praktisches Handeln Tagesarbeit und Projektarbeit Vertrieb Technik Controlling Arbeitspakete / AP Tagesgeschäft und Projektarbeit mit einer Personalkapazität Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 13

14 Projekt-Phasen = Projektlenkung und Risikomanagement Genehmigung Auftrag, Freigabe für Projektplanung Genehmigung Projektplanung, Freigabe für Analyse + Konzept Genehmigung Analyse + Konzept, Freigabe für Umsetzung Genehmigung Umsetzung, Freigabe für Markt/Nutzung Start Go 1 Go 2 Go 3 0 Projekt- Vorbereitung 1 Planung Machbarkeit 2 Ist-Analyse, Soll-Konzept 3 Umsetzung, (ggf. Pilot) X Markt bzw. Nutzung Auftragsklärung: Zweck + Ziele Themen-Umfang Zeit-/Kostenschätz. Projektorganisation Rahmenbedingung. Projektplanung: Zielabstimmung Projektstruktur Zeit-/Kostenplan Projektorganisation Chancen/Risiken Analyse + Konzept: IST / SWOT-Anlayse Potenzialanalyse Krea-Konzepte Lösungsvorschlag Umsetzungsplan Umsetzung: Arbeitsvorbereitung Realisierung Marktkommunikation Test/Prüf., Schulung Abnahme / Kunde Markt / Nutzung: Markteinführung bzw. Inbetriebnahme Routine / Nutzung im Tagesgeschäft lfd. Controlling Projektauftrag Entsch.-Vorlage 1 Entsch.-Vorlage 2 Entsch.-Vorlage 3 Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 14

15 Projekt-Zielfelder - Q = Erfüllung aller Anforderungen zum Termin Anforderungen aus Sicht der Fachbereiche ZIEL-Modell Anforderungen aus Sicht Markt / Kunde Preis-Leistung / Wettbewerb Q Projektergebnis Qualität Rahmenbedingungen intern / extern Anforderungen aus Sicht Strategie Finanzen ZIEL-Definition ZIEL = Messbares Ergebnis zum Termin Formuliertes Ziel = Erwarteter Soll-Zustand Erreichtes Ziel = Erfüllung aller Anforderungen Ziel-Aspekte im PM Q T K P Qualitäts-Ziele (Anforderungen) - Markt / Kunde / Nutzer - Fachabteilungen / Externe - Führungsspitze, Finanzen - Rahmenbedingungen Termin-Ziele Kosten-Ziele Personal-Ziele Managementsysteme für projektorganisierte Unternehmen 15