Grundlagen des Projektmanagements SS 2014

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1 Projektmanagement I Grundlagen des Projektmanagements t SS 2014

2 Literatur Olfert, Klaus Kerzner, Harold Kompakt-Training Projektmanagement 7. Auflage, Herne 2010 Projekt Management 1. Auflage, Bonn 2003 PM_I_2014 Probst, Hans-Jürgen Projektmanagement leicht gemacht Haunerdinger; Monika Heidelberg 2007 elektronische Ressource: A60&DOKV_DB=REDL,ARED&DOKV_NO= DB=REDL ARED&DOKV &DOKV_HS=0&PP=1 Bergmann, Rainer Organisation und Projektmanagement Garrecht, Martin Heidelberg 2008, elektronische Ressource: Burghardt, Manfred Braehmer, Uwe Einführung in Projektmanagement Erlangen 2007 Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen 2. überarb. Auflage, München 2009 div. Autoren Handbuch Projektmanagement 2006 elektronische Ressource: PM I / SS 2014 / Seite 2

3 Agenda 1. Grundsätzliches zum Projektmanagement 2. Projektauftrag 3. Projektorganisation 4. Projektplanung 5. Informationsmanagement und Projektdokumentation 6. Kostenschätzung und Projektcontrolling 7. Soft Skills und Erfolgsfaktoren in Projekten PM I / SS 2014 / Seite 3

4 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 4

5 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 5

6 Projektmerkmale Improvisation Routine Projekt Definierte Zielvorgaben Zeitliche Begrenzung Einmaliger Ablauf Komplexe Struktur risikobehaftet begrenzte Ressourcen (Geld, Personal, Sachmittel, etc.) multidisziplinär/fachbereichsübergreifend spezifische Organisation Management Planung Koordinierung Steuerung u Überwachung Projektmanagement PM I / SS 2014 / Seite 6

7 Projekt nach DIN : Vorhaben, das wesentlich gekennzeichnet ist durch: Einmaligkeit it der Bedingungen in ihrer Gesamtheit Zielvorgabe Zeitliche Begrenzung Finanzielle Begrenzung Personelle oder andere Begrenzungen Projektspezifische Organisation Quelle: Deutsches Institut für Normung e.v. PM I / SS 2014 / Seite 7

8 Historische Entwicklung Großprojekte in der Geschichte: Bau der Pyramiden Bau der Chinesischen i h Mauer Bau des Suez- und des Panama-Kanals Bau der großen Paläste Bau der große Kathedralen Nach dem 2. Weltkrieg: NASA-Projekte der Raumfahrt Einführung des Euro... PM I / SS 2014 / Seite 8

9 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 9

10 Projektarten - Unterteilungskriterien (I) Projektarten Investitionsprojekte Kleine Projekte Routineprojekte Organisationsprojekte F&E-Projekte Mittelgroße Projekte Großprojekte Standardprojekte Pionierprojekte IT-Projekte Potenzialprojekte Dienstleistungsprojekte etc. interne Projekte externe Projekte PM I / SS 2014 / Seite 10

11 Auf die Projektgröße kommt es an (III) Kleines Projekt bis Stunden Mittelgroßes Projekt bis Stunden Großprojekt oje über Stunden PM I / SS 2014 / Seite 11

12 Auf die Projektgröße kommt es an (IV) Weitere Kriterien zur Unterscheidung von verschiedenen Projektgrößen: Projektbudget (Personal- /Sachkosten, Investitionen) Arbeitskapazität (Ressourcen Vollzeit/ Teilzeit) Arbeitszeit (Arbeitsstunden, Arbeitstage) Dauer des Projektes (Wochen, Monate, Jahre) Produktgröße (Umsatzpotential oder Nutzfläche) Unternehmensertrag (Deckungsbeitrag, Gewinn) Projektbeteiligte (Personenzahl nach Köpfen) PM I / SS 2014 / Seite 12

13 Internes versus externes Projekt Internes Projekt Externes Projekt (Auftragsprojekt) Projektgeber Projektleiter Projektantrag Projektvereinbarung Projektteam Eine Rechtsperson Kein Regress Auftraggeber Ausschreibung Auftragnehmer Angebot Auftragserteilung Projektvertrag Gewährleistung PM I / SS 2014 / Seite 13

14 Projektarten - Unterteilungskriterien (II) Soziale Kompetenz hoch: Bereichsübergreifend, multidisziplinär, komplizierte Wirkungszusammenhänge (komplexe) Standardprojekte Pionierprojekte gering: Hauptsächlich Zusammenarbeit im Fachgebiet, einfache Wirkungszusammenhänge, geringes Risiko Routineprojekte Potenzialprojekte geschlossen: Klare Aufgabenstellung offen: Aufgabenstellung mit vielen inhaltlichen und vorgehensmäßigen g Möglichkeiten Aufgabenstellung PM I / SS 2014 / Seite 14

15 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 15

16 Definition von Projektmanagement Projektmanagement ist ein spezielles Führungskonzept zur Koordination der spezifischen Aufgaben und Elemente eines Projekts um Projektergebnisse gezielt, in der geforderten Qualität und geplanten Zeit herbeizuführen wobei die kooperative Zusammenarbeit der verschiedenen Aufgabenträger des Projektteams wesentlich ist PM I / SS 2014 / Seite 16

17 Projektmanagement nach DIN : Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten PM I / SS 2014 / Seite 17

18 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 18

19 Warum Projekte bzw. Projektmanagement? Gestiegene Anforderungen durch erhöhte Komplexität und Zeitdruck: Forcierter Technologiewandel Starker Anstieg der Innovationen Produktlebenszykluskonzept Dezentralisierungsbestrebungen Stärkere Kundenorientierung durch individuelle Angebote Durch Globalisierung der Märkte mehr Großprojekte PM I / SS 2014 / Seite 19

20 Nutzen von Projektmanagement Absicherung des Projekterfolgs: Bessere Informationen Frühzeitige Problemerkennung Einhaltung der vorgegebenen Projektziele und -bedingungen Höhere Arbeitsqualität Unternehmerisches Denken Definition und Abgrenzung bzgl. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen PM I / SS 2014 / Seite 20

21 Projektmanagement spart Zeit und Geld Kosten ohne Projektmanagement 20 % weniger Kosten 20 % weniger Zeit 5 % mehr Kosten am Anfang mit Projektmanagement Zeit PM I / SS 2014 / Seite 21

22 Kein Projektmanagement ohne Ziele Projektziele Sachziele Terminziele Kostenziele PM I / SS 2014 / Seite 22

23 Das magische Dreieck der Qualitätssicherung Funktion/ Leistung QUALITÄT Zeit Kosten PM I / SS 2014 / Seite 23

24 Die 4 Kompetenzsäulen im Projektmanagement (nach GPM) GPM = Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. PM I / SS 2014 / Seite 24

25 Warum Projekte scheitern Statistik-Beispiel Quelle: PM I / SS 2014 / Seite 25

26 Warum Projekte scheitern potenzielle Gründe Werkzeuge/Tools Kommunikation Projektziel Führung Ängste Gründe für das Scheitern von Projekten Projektmanagement Projektleitung Projektteam Projektorganisation Projektmitarbeiter PM I / SS 2014 / Seite 26

27 Die Komponenten des Projektmanagements Strukturelle Komponente Arbeitsprozess innerhalb einer Organisation Organisatorische Komponente Mehrpersonaler Arbeitsprozess Logische Komponente Problemlösungsprozess Psycho-soziale Komponente Teamarbeit, Teamführung PM I / SS 2014 / Seite 27

28 Grundlagen Was ist ein Projekt? Welche Arten von Projekten gibt es? Was versteht man unter Projektmanagement? Warum ist Projektmanagement wichtig? Wie sehen die Phasen eines Projekts aus? PM I / SS 2014 / Seite 28

29 Jedes erfolgreiche Projekt braucht eine Struktur Klassische Projektplanungsmethoden : Wikinger-Methode Alle rudern heftig und vertrauen auf eine höhere Macht Columbus-Methode Ein festes Ziel vor Augen und ganz woanders landen Titanic-Methode Perfekt geplant und abgesoffen PM I / SS 2014 / Seite 29

30 Phasenmodell Allen Projekten muss ein Phasenmodell zugrunde liegen Wichtige Projektabschnitte heißen Meilensteine Das Phasenmodell legt die Projektphasen verbindlich durch Definition der Phasenergebnisse fest PM I / SS 2014 / Seite 30

31 Die (generellen) 4 Phasen eines Projekts Projektidee/-impuls Initiierung/ Vorphase Projektauftrag & Kick-off Planung Projektplan Realisierung/ Steuerung Projektergebnis Abschluss Nutzung PM I / SS 2014 / Seite 31

32 Andere Phasenmodelle Quelle: Handbuch Projektmanagement, 2006, S 16 PM I / SS 2014 / Seite 32

33 Die 4 Phasen eines Projekts Initiierung/Vorphase Initiierung/ Vorphase Planung Realisierung/ Steuerung Abschluss Problemanalyse Zielklärung Definition des Projektes Durchführbarkeitsprüfung erste Grobplanung Wirtschaftlichkeit Projektteam Was sind die Probleme im einzelnen? Was genau wollen wir erreichen? Konkrete Projektbeschreibung Können wir das überhaupt schaffen? Wie wäre ungefähr der Ablauf? Rechnet sich das überhaupt? Wer soll mitarbeiten? Projektauftrag & Kick-off-Meeting PM I / SS 2014 / Seite 33

34 Die 4 Phasen eines Projekts Planung Initiierung/ Vorphase Planung Realisierung/ Steuerung Abschluss Phasen & Meilensteine Projektstruktuplan Ressourcenplanung Kosten- & Finanzplanung Risikoanalysen Verantwortung Projektorganisation Welche Hauptphasen/-ergebnisse gibt es? Die Arbeitspakete genau planen Personal, Sachmittel, etc. planen Projektkosten, -budget und Finanzen planen Woran könnte das Projekt scheitern? Festlegen, wer was zu tun hat Welche Organisationsform? Schnittstellen? Projektplan PM I / SS 2014 / Seite 34

35 Die 4 Phasen eines Projekts Realisierung/Steuerung Initiierung/ Vorphase Planung Realisierung/ Steuerung Abschluss Durchführung Projekt-Controlling Abweichungssteuerung Planungsaktualisierung Meilensteine Projektdokumentation Abnahme Das ist die eigentliche Arbeit Laufende Kostenkontrolle nötig Neue Lage braucht Reaktion Weitere Planung neu anpassen Zeigen, ob die Richtung stimmt Schriftliche Fixierung Projektstatus, etc. Projektteam liefert Ergebnis Projektergebnis PM I / SS 2014 / Seite 35

36 Die 4 Phasen eines Projekts Abschluss Initiierung/ Vorphase Planung Realisierung/ Steuerung Abschluss Abschlussbericht Abschlussmeeting/-feier Re-Integration Teammitglieder Auflösung Übergabe der Dokumentation an den Auftraggeber Motivierendes Erfolgserlebnis für Team-Mitglieder Nicht einfach, an den alten Arbeitsplatz zurückzukehren Offizielles Ende des Projektes Nutzung, d.h. Übernahme in die Routinetätigkeiten PM I / SS 2014 / Seite 36

37 Alternative Darstellung der Projektphasen Projektphasen Vorphase/ Initiierung Planung Projektgestaltung Projektrealisierung Kontrolle Organisation Personal Führung Ergebnissicherung Ziele Probleme Ablauf Verantwortung Mittel Auswahl (Nach-) Steuern der Abwei- chungs- Potenziale Strukturen Methoden Ausbildung Arbeiten analyse Start Projektdurchführung Abschluss PM I / SS 2014 / Seite 37

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