Vergabe- und Nutzungsbedingungen für das Datenschutzgütesiegel Interaktiver Handel

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1 Vergabe- und Nutzungsbedingungen für das Datenschutzgütesiegel Interaktiver Handel 1. Allgemeines, Zielgruppe Das Datenschutzgütesiegel Interaktiver Handel ist ein Qualitätsstandard für Datenschutz. Es wird von der datenschutz cert GmbH angeboten und wurde in Kooperation mit dem Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland e.v. (bevh) erarbeitet. Das Gütesiegel kann auf Antrag an Unternehmen (nachfolgend Antragsteller) erteilt werden, soweit deren Datenschutzmanagementsystem überdurchschnittlichen Anforderungen gerecht wird. Voraussetzung ist die erfolgreiche Prüfung durch einen bei der datenschutz cert GmbH lizenzierten Auditor 1 und die anschließende Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle der datenschutz cert GmbH. Die nachfolgenden Bestimmungen regeln die von der datenschutz cert GmbH benannten Voraussetzungen der Vergabe des Datenschutzgütesiegels und die zulässigen Nutzungsrechte für das Logo, den Kriterienkatalog und den Fragebogen, die vom Antragsteller zu beachten sind. 2. Ablauf der Auditierung und Zertifizierung Grundlage der Auditierung und Zertifizierung ist der jeweils aktuelle Kriterienkatalog, der unter abrufbar ist. Der Kriterienkatalog enthält fachspezifische Module, nach denen das Datenschutzmanagement im Unternehmen individuell bewertet wird sowie Auslegungshilfen. Der Kriterienkatalog bildet die Grundlage für einen vom Antragsteller auszufüllenden Fragenkatalog. Auditierung und Zertifizierung verlaufen in folgenden Phasen: a. Der Antragsteller fordert den Fragenkatalog bei der datenschutz cert GmbH an, füllt diesen aus und reicht ein unterzeichnetes Exemplar mit dem im Fragenkatalog enthaltenen Antrag auf Auditierung und Zertifizierung bei der datenschutz cert GmbH ein. b. Das Zwischenergebnis des Online-Antrags muss vor dessen Einreichung eine grundsätzliche Zertifizierungsfähigkeit ausweisen. Das Ergebnis der Zertifizierungsfähigkeit wird am Ende des Fragebogens automatisch generiert und ergibt sich aus den jeweiligen Antworten des Antragstellers. c. Die datenschutz cert GmbH stellt für die Auditierung dem Antragsteller eine Auflistung lizenzierter Auditoren zur Verfügung, aus der der Antragsteller mindestens einen Auditoren auswählt, und leitet den Antrag samt des 1 Mit den nachfolgenden männlichen Bezeichnungen möchten die Verfasser gleichsam weibliche und männliche Personen einbeziehen.

2 ausgefüllten Fragebogens an die Zertifizierungsstelle der datenschutz cert GmbH weiter. d. Die lizenzierten und ausgewählten Auditoren beginnen mit der Auditierung (Begutachtung der Antworten des Online-Fragebogens und des Unternehmens vor Ort - sogenannter Site Visit - anhand des Kriterienkataloges durch mindestens einen Auditoren). Werden ggf. Abweichungen im Audit festgestellt, werden diese vom Auditor dokumentiert und eine Frist zur Behebung gesetzt. e. Anschließend dokumentiert der Auditor die Ergebnisse in einem Audit-Report und gibt ein Votum über die Zertifizierungsfähigkeit ab. Sind alle ggf. festgestellten Abweichungen fristgemäß behoben und werden die Kriterien erfüllt, wird das Datenschutzgütesiegel vergeben, anderenfalls nicht. Der Audit-Report wird grundsätzlich als zusätzliche Spalte des Online-Fragebogens, in Ausnahmefällen auch als gesonderter Auditbericht, dokumentiert. f. Sodann legen die Auditoren ihren Audit-Report der Zertifizierungsstelle der datenschutz cert GmbH vor. Diese führt eine Schlüssigkeitsprüfung des Audit- Reports sowie einen Abgleich mit dem Kriterienkatalog und diesen Vergabe- und Nutzungsbedingungen durch. Dabei ist sie nicht an das Votum der Auditoren gebunden. g. Bei Erfüllung aller Kriterien und der Vergabe- und Nutzungsbedingungen erteilt die Zertifizierungsstelle das Datenschutzgütesiegel (auch Zertifikat genannt). Der Antragsteller erhält hierüber eine Urkunde. Ferner erhält der Antragsteller ein Logo, welches er nach Maßgabe dieser Bedingungen nutzen kann. Es soll auf den Webseiten des Antragstellers integriert werden und kann auch für Printmedien genutzt werden. Für den Fall der unbefugten Nutzung des Logos oder einer nicht befugten Angabe über das Vorliegen des Datenschutzgütesiegels gilt Abschnitt 9. h. Die Zertifizierung wird zudem in einer online abrufbaren Zertifikatsliste auf den Webseiten der datenschutz cert GmbH geführt. Das zertifizierte Unternehmen erklärt sich damit einverstanden, dass hierin Unternehmensname, Standort, Untersuchungsgegenstand und Zertifikat genannt und veröffentlicht werden. i. Mit Einreichung des Antrags und des ausgefüllten Fragebogens bei der datenschutz cert GmbH werden die unter Abschnitt 7 benannten Kosten sofort fällig und sind bei der datenschutz cert GmbH zu entrichten. Werden die Kosten nicht fristgerecht beglichen, endet das Verfahren mit nicht-bestanden bzw. führt dies zum Entzug des Zertifikats. Seite 2

3 3. Umgang mit Abweichungen vom Kriterienkatalog während des Audits Falls beim Site Visit Abweichungen von den Anforderungen des Kriterienwerks festgestellt werden, wird wie folgt verfahren: --- Hauptabweichungen, die den Anforderungen des Kriterienwerks entgegenstehen, müssen behoben sein, bevor ein Zertifikat erteilt werden kann. --- Nebenabweichungen sind eher geringe Abweichungen, bei denen die Anforderungen des Kriterienwerks insgesamt erfüllt sind. Nebenabweichungen müssen auch behoben werden, allerdings stehen sie einer Zertifikatserteilung nicht entgegen, wenn --- ein Maßnahmenplan eingereicht wird, der verbindlich Maßnahmen und Termine beschreibt, --- diese Maßnahmen sinnvoll und wirkungsvoll die identifizierten Nebenabweichungen und Empfehlungen beheben, --- die Termine nicht zu weit in der Zukunft liegen und --- spätestens bei Erreichen des Termins unaufgefordert entsprechende Nachweise eingereicht werden. --- Empfehlungen sollten im Rahmen des Datenschutz-Managements bearbeitet werden. Dies wird beim nächsten Re-Zertifizierungsaudit überprüft. Der Antragsteller kann im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens einmal auf festgestellte Abweichungen reagieren und entsprechende Nachweise einreichen. Dazu wird eine Frist von vier Wochen festgelegt. Wenn die Frist nicht eingehalten wird oder die eingereichten Nachweise nicht ausreichen, gilt das Audit als nicht-bestanden. Das Datenschutzgütesiegel wird dann nicht erteilt. Die Fälligkeit der Kosten bleibt hiervon unberührt. Bereits geleistete Zahlungen werden nicht, auch nicht anteilig, zurückerstattet. 4. Voraussetzungen für die Vergabe des Datenschutzgütesiegels Das Datenschutzgütesiegel wird ausschließlich durch die Zertifizierungsstelle der datenschutz cert GmbH vergeben und entzogen. Voraussetzung für die Vergabe ist die erfolgreiche Auditierung des Unternehmens entsprechend der Kriterien des jeweils aktuellen Kriterienkataloges durch einen lizenzierten Auditor und die Abnahme durch die Zertifizierungsstelle. Die Zertifizierung ist wirksam, sobald der Antragsteller die von der Zertifizierungsstelle ausgestellte Zertifizierungs-Urkunde erhalten hat. Der Antragsteller stellt dem Auditor und der Zertifizierungsstelle alle Informationen zur Verfügung, die für die Prüfung erforderlich sind. Eine erfolgreiche Zertifizierung durch Vergabe des Datenschutzgütesiegels erfolgt, wenn die Zertifizierungsstelle die vorhandenen Informationen bewertet und zu dem Seite 3

4 Ergebnis kommt, dass die Anforderungen des Kriterienkataloges sowie dieser Vergabeund Nutzungsbedingungen schlüssig erfüllt sind. Für die Behebung von Abweichungen setzt der Auditor dem Antragsteller eine angemessene Frist. Der Antragsteller hat die erforderlichen Anpassungen zeitnah vorzunehmen. Sind innerhalb eines Zeitraumes von maximal vier Wochen die erforderlichen Anpassungen nicht vorgenommen worden oder stellt der Antragsteller nicht die für die Auditierung erforderlichen Informationen zur Verfügung, werden die bis dahin vorliegenden Ergebnisse dokumentiert und an die Zertifizierungsstelle weitergeleitet. Diese schließt den Zertifizierungsvorgang ohne die Vergabe des bevh- Datenschutzgütesiegels ab. In begründeten Ausnahmefällen kann mit Zustimmung des Auditors und der Zertifizierungsstelle ein längerer Zeitraum vereinbart werden. 5. Gültigkeit des Zertifikats, Liste der zertifizierten Angebote Das Datenschutzgütesiegel gilt für einen Zeitraum von zwei Jahren ab Ausstellung der Urkunde, es sei denn, es liegen die in Abschnitt 6 genannten Gründe für einen Entzug des Gütesiegels vor. Nach Ablauf der Gültigkeit ist eine Neuerteilung (Re-Zertifizierung) möglich. Diese muss gesondert beauftragt werden. Die datenschutz cert GmbH wird sich rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit mit dem Antragsteller in Verbindung setzen. Soweit das Datenschutzgütesiegel nach Ablauf der Gültigkeit entfällt, hat der Antragsteller dafür zu sorgen, dass das Logo von den Webseiten unverzüglich entfernt wird und Medien mit einem Hinweis auf das Datenschutzgütesiegel bzw. das Logo nicht mehr genutzt werden. Über die zertifizierten Unternehmen führt die Zertifizierungsstelle eine unter veröffentlichte Liste, aus welcher der Name und der zertifizierte Standort des Unternehmens, die Zertifizierungsnummer sowie die Gültigkeit des Zertifikats ersichtlich sind. Das zertifizierte Unternehmen erteilt seine ausdrückliche Freigabe in die Verwendung dieser Referenzen. 6. Entzug des Zertifikats Das Zertifikat wird seitens der Zertifizierungsstelle entzogen, wenn der Antragsteller gegen die Zertifizierungsbedingungen verstößt. Ein solcher Verstoß liegt vor, wenn --- der Antragsteller nachweisbar falsche Angaben im Fragenkatalog oder im Site-Visit gemacht hat, --- der Antragsteller die Einhaltung der Kriterien nicht gewährleisten kann oder offensichtliche Verstöße gegen die Kriterien vorliegen, --- der Antragsteller im Rahmen von Überwachungsaudits nicht die für die Vergabe des Datenschutzgütesiegels erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, --- der Antragsteller aufgrund eingetretener Insolvenz einen zuverlässigen Geschäftsbetrieb nicht mehr aufrechterhalten kann oder Seite 4

5 --- die Kosten der Auditierung oder Zertifizierung nicht innerhalb von vier Wochen nach Fälligkeit beglichen werden. Das Datenschutzgütesiegel kann des Weiteren auf Antrag des Antragstellers jederzeit entzogen werden. Ist der Entzug des Datenschutzgütesiegels notwendig, informiert die Zertifizierungsstelle den Antragsteller sowie die Auditoren hierüber. Der Antragsteller hat ab dem Zeitpunkt des Bekanntwerdens der Gründe des Zertifikatsentzuges die Möglichkeit, binnen einer Frist von zwei Wochen gegenüber der Zertifizierungsstelle Stellung zu nehmen. Die Zertifizierungsstelle entscheidet über den Entzug des Datenschutzgütesiegels und teilt dem Antragsteller die Gründe für die Entscheidung mit. Im Falle des Entzuges oder Ablauf wird das Zertifikat sowie alle Hinweise auf das ehemals zertifizierte Unternehmen aus der auf den Webseiten abrufbaren Zertifikatsliste der datenschutz cert GmbH entfernt. 7. Kosten Mit Antragstellung fallen die in Tabelle 1 aufgeführten Kosten an, die gegenüber der datenschutz cert GmbH zu entrichten sind. Die Kosten verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Kostenhöhe hängt von der Größe des Unternehmens des Antragstellers ab, wobei die Gesamtzahl der Beschäftigten eines Unternehmens, unabhängig von der jeweiligen Wochenarbeitszeit, zugrunde gelegt wird. Die Kosten teilen sich auf in einen einmalig zu entrichtenden Betrag über die Erstzertifizierung sowie danach in einen monatlich zu entrichtenden Betrag nach Abschluss der erstmaligen Zertifizierung. Bei Re-Zertifizierungen fallen die Einmalkosten nicht mehr an. Soweit kein zusätzlicher Aufwand erforderlich wird, sind die Kosten für die Re-Zertifizierung über die zu entrichtenden monatlichen Beträge abgegolten. Die Einmalkosten werden mit Einreichung des Antrags sofort fällig. Die monatlichen Beträge werden ab dem Folgemonat der erstmaligen Zertifizierung zum 15. eines Monats fällig. Die Beträge decken den Aufwand für Auditierung und Zertifizierung inklusive der Nebenkosten für die Auditoren ab. Sonstige Kosten werden nicht erhoben. Seite 5

6 Tabelle 1: Beschäftigtenanzahl Einmalkosten in ohne USt. Monatliche Kosten in ohne USt > Nutzung des Datenschutzgütesiegels, insbesondere des Logos, des Kriterienkataloges und des Fragebogens Das Datenschutzgütesiegel Interaktiver Handel sowie der entsprechende Kriterienkatalog und Fragebogen sind geistiges Eigentum der datenschutz cert GmbH und unterliegen dem Schutz des Urhebergesetzes und weiterer Schutzgesetze. Die datenschutz cert GmbH hat die Nutzungsrechte hieran und kann die hier benannten Rechte geltend machen. Mit der erfolgreichen Zertifizierung erteilt die datenschutz cert GmbH dem Antragsteller das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht, die Marke Datenschutzgütesiegel Interaktiver Handel (Wort) sowie das dazugehörige Logo während der Gültigkeitsdauer in der hier beschriebenen Art und Weise, Form, Größe, Gestaltung und Darstellung auf der ersten Seite seines Webangebotes zu verwenden. Zur Kenntlichmachung der Zertifizierung verwendet der Antragsteller unverändert eines der durch die Zertifizierungsstelle zur Verfügung gestellten Logos. Dieses soll auf dem Webangebot des Antragstellers erscheinen. Das Logo ist zu verlinken auf eine Informationsseite, von welcher aus Informationen zum Datenschutzgütesiegel und dem Zertifizierungsgegenstand über den Webserver der datenschutz cert GmbH geladen werden. Bei Serverausfällen (z.b. aufgrund notwendiger Wartungsarbeiten) Seite 6

7 wird nicht garantiert, dass die Informationen uneingeschränkt online zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus darf der Antragsteller auf Webseiten des zertifizierten Unternehmens sowie in Printmedien auf die Marke und/oder die Zertifizierung hinweisen und das Logo verwenden, sofern die datenschutz cert GmbH zustimmt. Das Logo darf nur für die Gültigkeitsdauer des Datenschutzgütesiegels verwandt werden und ist nach Entzug oder Ablauf unverzüglich von allen Webseiten zu entfernen. Ferner dürfen das Logo sowie Hinweise auf eine gültige Zertifizierung nach Entzug oder Ablauf der Gültigkeit weder online noch in anderen Medien verwendet werden. Nach Entzug oder Ablauf des Datenschutzgütesiegels wird die Verlinkung zu den Informationen sowie die online verfügbare Zertifikatsliste geändert und weist den Ablauf des Datenschutzgütesiegels aus oder es wird vom Server entfernt, so dass es nicht mehr korrekt abrufbar ist. Werden das Logo oder Hinweise auf eine gültige Zertifizierung nach Ablauf einer Frist vertragswidrig weiterhin verwendet, wird die datenschutz cert GmbH ihre Rechte unter Einschaltung eines Rechtsbeistands kostenpflichtig zu Lasten des Nutzers geltend machen. Ferner wird der unten in Abschnitt 9 genannte Strafbetrag sofort mit Fristablauf fällig. Soweit der Kriterienkatalog und/oder der Fragebogen über das Internet abgerufen werden, gelten diese Vergabe- und Nutzungsbestimmungen. Der Download des Kriterienkataloges berechtigt den Nutzer ausschließlich zum Lesen des festgelegten Inhalts (einfaches Nutzungsrecht). Der Download des Fragenkataloges berechtigt den Nutzer ebenfalls zum Lesen sowie zu einer Ergänzung durch eigene Antworten in der dafür vorgesehenen Form. Die Eigentumsrechte verbleiben bei der datenschutz cert GmbH. Lizenzierten Auditoren werden zusätzlich die im jeweiligen Auditor-Vertrag genannten Nutzungsrechte eingeräumt. Die Zertifizierungsstelle datenschutz cert GmbH hat uneingeschränkte Nutzungsrechte. Andere, als die hier benannten Nutzungsrechte bestehen nicht. 9. Haftung und Strafbetrag bei widriger Nutzung Nutzt der Antragsteller oder eine andere Person das Datenschutzgütesiegel, ohne dass die hier beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, kann die datenschutz cert GmbH diese Person abmahnen und auffordern, innerhalb einer angemessenen Frist die Einhaltung der Vergabe- und Nutzungsbedingungen bzw. des Kriterienwerkes sicherzustellen oder die Wiedergabe des Logos und sämtliche Hinweise darauf von den genutzten Medien zu entfernen. Nutzt der Antragsteller oder eine andere Person das Datenschutzgütesiegel, insbesondere das Logo, widrig trotz Abmahnung nach Fristablauf weiter, wird ein Strafbetrag in Höhe von EUR fällig, die gegenüber der datenschutz cert GmbH zu entrichten ist und sofort fällig wird. Weitere Ansprüche bleiben unberührt. Seite 7

8 Auditierung und Zertifizierung erfolgen ausschließlich anhand der Datenschutzgütesiegel-Kriterien und der Vergabe- und Nutzungsbedingungen. Eine Zertifizierung beinhaltet nicht die Garantie, dass das Unternehmen allen einschlägigen Gesetzen entspricht oder sicherheitstechnisch einwandfrei ist. Bei leichter Fahrlässigkeit haften die datenschutz cert GmbH im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten für darauf zurückzuführende Sach- und Vermögensschäden auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden, darüber hinaus bestehen keine Haftungsansprüche. Für den Verlust von Daten haftet die datenschutz cert GmbH bei leichter Fahrlässigkeit nur im o.g. Umfang (vertragstypisch vorhersehbarer Sach- und Vermögensschaden) und soweit die Daten in adäquaten Intervallen in geeigneter Form gesichert wurden, um diese mit vertretbarem Aufwand wiederherzustellen. 10. Kündigung seitens des Antragstellers Der Antragsteller kann ein laufendes Auditverfahren schriftlich gegenüber der Zertifizierungsstelle datenschutz cert GmbH mit sofortiger Wirkung ohne Angabe von Gründen beenden. Der Rechtsgrund und die Fälligkeit der einmaligen Kosten bleiben hiervon unberührt. Der Antragsteller kann nach erfolgreicher Zertifizierung die Nutzung des Datenschutzgütesiegels schriftlich gegenüber der Zertifizierungsstelle der datenschutz cert GmbH ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von sechs Monaten beenden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Monats, in welchem die Kündigung zugeht. Der Rechtsgrund und die Fälligkeit der bis zum Ende des Nutzungsvertrags fälligen monatlichen Kosten bleiben hiervon unberührt. 11. Schlussbestimmungen Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der datenschutz cert GmbH, die z.b. unter abgerufen werden können. Sollten sich Regelungen der AGB mit den Vergabe- und Nutzungsbestimmungen für das Datenschutzgütesiegel widersprechen, sind letztere Regelungen vorrangig zu beachten. Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist - soweit zulässig - Bremen. Seite 8

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