Praktikum Software- Engineering 1 Sommersemester 2012 Problemstellung und Kontext

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1 Praktikum Software- Engineering 1 Sommersemester 2012 Problemstellung und Kontext Prof. Dr. Stefan Sarstedt hamburg.de> Raum 1085, Tel. 040/ Die HUB (HAW- Unternehmensberatung) AG Die HUB AG ist ein mittelständisches IT- Beratungsunternehmen mit ca. 20 Beratern, die deutschlandweit bei Firmen im Einsatz sind. Unterstützung finden die Berater durch ein Projekt- Sekretariat, das für die Projektabrechnung und Projektunterstützung zuständig ist, damit sie sich auf die eigentliche Arbeit die Beratung ihrer Kunden konzentrieren können. Neben dem Projekt- Sekretariat (PS) gibt es noch eine Abteilung, die den Betrieb der IT sicherstellt, sowie einen kaufmännischen Bereich für das Controlling. Aufgaben der Mitarbeiter Die Mitarbeiter der HUB AG sind verpflichtet, ihre Tätigkeiten mit Hilfe von Tätigkeits- berichten zu erfassen. Zur Zeit erfolgt diese Erfassung mittels Microsoft Excel- Dokumenten, die anschließend via E- Mail oder in Papierform an das Projekt- Sekretariat gegeben werden. Die Mitarbeiter des Projekt- Sekretariats müssen daraufhin die Tätig- keiten manuell in die proprietäre Verwaltungs- Datenbank (kurz VDB) eintragen. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwändig und damit kostenintensiv, fehleranfällig und aufgrund der sich wiederholenden Arbeit belastend für die Mitarbeiter des Projekt- Sekretariats. Eine besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den deutschlandweit in unterschiedlichen Projekten agierenden ca. 20 Beratern, die ebenfalls zur Fakturierung ihre Tätigkeiten zeitnah erfassen müssen. Das rechtzeitige Vorliegen der erfassten Tätigkeiten zum Zeit- punkt der Rechnungsstellung ist von besonderer Bedeutung, da ein Großteil der Projek- te nach dem zeitlichen Aufwand der Berater abgerechnet wird. Das Ziel des Praktikums besteht darin, eine geeignete Softwarelösung zu entwickeln, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Tätigkeiten direkt in die VDB einzutragen, ohne den Umweg über das Projekt- Sekretariat gehen zu müssen. Dabei soll den mobil agierenden Beratern bestmöglich bei der Erfassung ihrer Tätigkeiten entgegengekom- men und eine fehlerfreie Übertragung der überprüften Daten in die VDB sichergestellt werden. Tätigkeitsberichterfassung Tätigkeitsberichte sind wöchentlich von allen Mitarbeitern mit Ausnahme der Geschäfts- leitung zu erstellen und an das PS zur Erfassung in die VDB abzugeben. Am Ende der Woche erfassen die Mitarbeiter die innerhalb der Arbeitswoche angefallenen Tätigkei- ten in einem Tätigkeitsbericht und übermitteln diesen anschließend dem PS. Diese Übermittlung erfolgt in der Regel per E- Mail, kann aber auch durch persönliche Überga- be stattfinden. Trifft ein Tätigkeitsbericht im PS ein, wird dieser zunächst ausgedruckt und von einem Mitarbeiter des PS formal überprüft. Bei dieser ersten Überprüfung wer- den Name, Personalnummer und die Projektnummer kontrolliert und - sofern kein Feh- ler vorliegt- der Tätigkeitsbericht in der VDB erfasst. Sollte die Überprüfung fehlschlagen, werden zwei Arten von Fehlern unterschieden. Zu- nächst gibt es kleine Fehler, die keinen Klärungsbedarf mit dem Mitarbeiter erfordern. Dies können beispielsweise Zahlendreher oder falsche Personalnummern sein. Tritt ein

2 solcher Fehler auf, wird der Tätigkeitsbericht vom PS- Mitarbeiter korrigiert und zur Kenntnisnahme eine Kopie im Postfach des entsprechenden Mitarbeiters hinterlegt. Bei größeren Fehlern, die Klärungsbedarf seitens des Mitarbeiters erfordern, wird mit dem Mitarbeiter Kontakt aufgenommen. Dies geschieht durch ein Telefonat, bei dem der Sachverhalt geklärt und der Tätigkeitsbericht entsprechend angepasst wird. Nachdem die Fehler korrigiert wurden, erfolgt in beiden Fällen der Eintrag in die VDB. Die Tätigkeiten werden einzeln in der VDB erfasst, wobei die VDB ihrerseits weitere Überprüfungsmechanismen besitzt, um die Richtigkeit der Tätigkeitsberichte sicherzu- stellen. Hierbei wird beispielsweise festgestellt, ob ein Berater für ein bestimmtes Pro- jekt freigeschaltet ist, sodass dieser Zeiten für das Projekt erfassen darf, oder ob Zeiten für ein bereits geschlossenes Projekt erfasst wurden. Liegt ein solcher Fehler vor, wird er dem Mitarbeiter mitgeteilt und dieser muss den Tätigkeitsbericht erneut prüfen und eventuell Rücksprache mit dem Mitarbeiter halten. Nachdem ein Tätigkeitsbericht erfolgreich in der VDB erfasst wurde, wird der entspre- chende Datensatz vom Mitarbeiter des PS als vollständig markiert, damit der Tätigkeits- bericht als erfasst gilt und für Auswertungszwecke berücksichtigt werden kann. An- schließend wird er zur Unterschrift an die Geschäftsleitung weitergereicht und danach archiviert.

3 Tätigkeitsbericht Ein Tätigkeitsbericht, der zurzeit der Erfassung angefallener Tätigkeiten dient, kann grob in drei Bereiche aufgeteilt werden, auf die nachfolgend kurz eingegangen wird. Ein Beispiel- Tätigkeitsbericht befindet sich in der separaten Datei Tätigkeitsbericht.xls. Berichtskopf Die Kopfzeile enthält Felder für den Namen und die Personalnummer des entsprechen- den Mitarbeiters. Im Datumsfeld ist das Datum des Wochenbeginns einzutragen, für welche der Tätigkeitsbericht erstellt wurde. Im Beispiel ist der Tätigkeitsbericht für die Kalenderwoche 52 erstellt worden, mit dem als ersten Wochentag. Bei Monatsübergängen, die innerhalb einer Woche stattfinden, werden zwei Tätigkeits- berichte erstellt. Einer regulär mit dem Wochenbeginn des Vormonats im Datumsfeld und ein zweiter mit dem ersten Tag des Folgemonats im Datumsfeld. Jeder der beiden Tätigkeitsberichte dokumentiert nur die Tage, die in den entsprechenden Monat fallen. Berichtsrumpf Im Berichtsrumpf erfolgt die eigentliche Erfassung der Tätigkeiten. Die Erfassung ist in zwei Spalten unterteilt. Die Spalte Kundenprojekte dient der Erfassung von externen Projekten, die fakturiert werden, wobei hingegen die Spalte Interne Projekte der Er- fassung interner Projekte, Angebotsvorbereitungen und allgemeiner Tätigkeiten sowie Fehlzeiten dient. Erklärungen zu den einzelnen Spalten des Rumpfes sind in Tabelle 1 zu finden: Spalte Tag W Kunde Projekt Arbeitsauftrag Stunden Stundenart Kennzeichen Bezeichnung Es ist der Tag einzutragen, für den es Tätigkeiten zu erfassen gilt. Die Tage Montag bis Sonntag sind dabei von eins bis sieben durchnummeriert, die Zahl acht steht für die volle Wo- che. Es ist der Tag einzutragen, für den es Tätigkeiten zu erfassen gilt. Die Tage Montag bis Sonntag sind dabei von eins bis sieben durchnummeriert, die Zahl acht steht für die volle Woche. Hier wird die Art der Weiterbelastung an den Kunden eingetragen. Tabelle 2 stellt die möglichen Arten der Weiterbelastung dar. Kundennummer Projektnummer Es lässt sich eine projektspezifische Arbeitsauftragsnummer eintragen, sofern diese vorhanden ist. Dies dient der genaueren Aufschlüsselung der Kosten. In dieser Spalte werden die Arbeitsstunden, auf die halbe Stunde gerundet, erfasst. Hier lassen sich Eintragungen zur Art der Stunden machen. Ein leeres Feld bedeutet, dass es sich um Arbeitsstunden zwischen sechs und zwanzig Uhr handelt, bei denen der im Projektstammblatt hinterlegte Standardstundensatz anfällt. Die Zahlen eins bis neun verweisen auf spezielle Stundensätze, die im Einzelfall definiert werden. Hier ist der Schlüssel einzutragen, welcher ein Angebot beispiels- weise von einem internen Projekt unterscheidet. Siehe dazu Tabelle 3.

4 Code / interne Pro- jektnummer Tabelle 1 Einträge im Tätigkeitsbericht Der Code bzw. die interne Projektnummer bezeichnet eine spezielle interne Tätigkeit oder ein internes Projekt. Zu den möglichen Ausprägungen siehe Tabelle 4. Aus diesen Angaben lässt sich beispielhaft ableiten, dass Max Mustermann von Montag dem bis Mittwoch den insgesamt 24 Stunden am Projekt 0002 des Kunden 215 gearbeitet hat und diese Stunden dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Am 30. sowie hatte Max Mustermann Tarifurlaub. Berichtsfuß Im Berichtsfuß unterschreibt der Verfasser des Tätigkeitsberichtes den Bericht und be- stätigt damit die ordnungsgemäße Erfassung der Daten. Weiterhin sind Felder zur Un- terschrift für den Vorgesetzten, welcher den Tätigkeitsbericht genehmigt, und den Er- fasser des Tätigkeitsberichtes, welcher diesen in die VDB einträgt, vorgesehen. Kunden- und Projektnummern Folgender Abschnitt befasst sich mit dem Aufbau und der Kombination von Kunden- und Projektnummern. Eine Kundennummer (bzw. Kennzeichen für interne Tätigkeiten) dient zur groben Klas- sifikation eines Kunden oder einer internen Tätigkeit. Die Projektnummer (bzw. Code für interne Tätigkeiten) ist für einen Kunden eindeutig, nicht jedoch über alle Kunden hinweg. Nur die Kombination aus Kunden- und Projektnummer identifiziert ein Projekt eindeutig, wodurch im Tätigkeitsbericht beide angegeben werden müssen. Tabelle 4 zeigt die möglichen Kombinationen von Kunden- und Projektnummern, Tabel- le 3 den Nummernkreis für die Kundennummern (bzw. Kennzeichen) zur groben Klassi- fizierung. Die Teilung des Kundennummernkreises in vier Teilbereiche hat den historischen Hin- tergrund, dass die VDB ursprünglich nicht dazu entwickelt wurde, das grundlegende Verwaltungsinstrument der HUB AG zu werden. Die VDB wurde jedoch über die Zeit hinweg stetig weiterentwickelt und in die internen Arbeitsprozesse eingebunden, so- dass eine Ablösung durch ein fremdes System nicht erstrebenswert ist. Schlüssel Bezeichnung A Weiterbelastung nach Aufwand S Weiterbelastung gemäß vertraglicher Sonderkonditionen F Weiterbelastung Festpreisprojekt N Nicht weiterbelasten I Interne Stunden Tabelle 2 Weiterbelastungsschlüssel Tätigkeitsbericht Nummernkreis Kategorie Kundennummern 500 Schlüssel für Angebot Kundennummern 700 Interne Projekte / allgemeine Tätig- keiten Kundennummern Tabelle 3 Kundennummern (bzw. Kennzeichen) im Tätigkeitsbericht

5 Schlüssel Projektnummer / Angebotsnummer / Code Kundennummer Projektnummer Angebotsnummer interne Projektnummer Tarifurlaub 901 Sonderurlaub 902 unbezahlter Urlaub 903 Krankheit 904 Kur/Mutterschutz 909 sonstige genehmigte Fehlzeiten 920 Weiterbildung 930 Akquisition 990 Fahrzeiten 999 sonstige allgemeine Tätigkeiten Tabelle 4 Kombinationen aus Kunden- und Projektnummern

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