Digitale Vertragsakte

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1 Digitale Vertragsakte Mehr Effizienz im Vertragsmanagement Jedes Unternehmen besitzt eine Vielzahl an Verträgen: Rahmenverträge mit Partnern und Zulieferern, Einkaufs-, Dienstleistungs-, Wartungs-, Arbeits- oder Mietverträge. Ohne geht es nicht Verträge sind die Basis unternehmerischen Handelns. Für eine rechtskonforme und strategisch fundierte Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern ist ein effizientes Vertragsmanagement unabdingbar. Dennoch kursieren in einigen Unternehmen noch unzählige, verstreute Vertragskopien in physischen Papierordnern. Der Gesamtüberblick über Kosten, Aufgaben und Fristen fehlt, die Sicherheit vertraulicher Informationen ist gefährdet, vertragsbedingte Risiken sind hoch. Warum dieses Wagnis? Warum so viel Zeit und Geld verschwenden? Die Lösung ist so einfach! Mit dem digitalen Vertragsmanagement sind Sie auf der sicheren Seite. Ob rechtskonforme Archivierung, Schutz vertraulicher Daten oder Fristeinhaltung all das passiert hier ganz automatisch. Zudem bietet ein leistungsfähiges Terminund Workflowmanagement beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags von der Anbahnung und Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Aktuelle Verträge werden überwacht, Kosten lassen sich sicher steuern, Neuabschlüsse bauen auf den Erkenntnissen und Fakten bestehender Verträge auf. Mit den folgenden 7 Tipps wollen wir Sie bei der Konzeption ihrer individuellen Vertragsmanagement-Lösung unterstützen. Damit auch wirklich an alles gedacht ist und Sie den größtmöglichen Nutzen erzielen. 1

2 1. Vertragserstellung Die Vertragserstellung ist der erste Schritt. Sie kann bereits sehr viel Zeit kosten. Unüberschaubar wird es, wenn mehrere Personen aus unterschiedlichsten Abteilungen daran beteiligt sind und keinerlei Vorlagen vorhanden sind. Mit dem richtigen Werkzeug, kann die Vertragserstellung ganz einfach sein auch für Sie. Was ist Ihnen wichtig? Aus Wordvorlagen und/oder Vertragstemplates? Sollen alle Verträge schnell, einfach, sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und ausgewertet Auch mittels Textbausteinen? Vertragserstellung Ist eine valide Übernahme von bestehenden oder Alt -Verträgen notwendig? Sollen neue Vorlagen als Template speicherbar sein, um sie als Wiedervorlage zu verwenden? Existieren unterschiedliche Vertragsarten und -typen? Wenn durch die optimierte Vertragserstellung diese im Team auf Basis SharePoint erleichtert wird, bleibt wesentlich mehr Zeit für die wichtigen Vertragsdetails und deren Ausarbeitung. Die aktuellen AGB s stehen z.b. automatisiert zur Verfügung und ebenfalls aktuelle Gesetzestexte, ohne diese vorher aufwändig zu Suchen. 2

3 2. Vertragsfreigabe Vor der endgültigen Vertragsfreigabe sind diverse Sichtungen, Prüfungen und Freigabeszenarien die Regel. Ein zeitraubendes Verfahren. Ein vordefinierter Freigabeprozess beschleunigt diesen internen (und teilweise auch externen) Prozess enorm! Entscheiden Sie selbst, worauf es in Ihrem Unternehmen ankommt: Mittels WorkFlow? Sollen anstehende Aufgaben (eigene und delegierte) in einer To-Do-Liste angezeigt Protokollierung und Historie erforderlich? Vertragsfreigabe Sollen die Freigabeprozesse abhängig von beliebigen Vertragsdaten gesteuert Sind dazu externe Informationen oder Schnittstellen notwendig? Sollen die Freigabeprozesse mit unterschiedlichen Bedingungen gesteuert Somit haben Sie eine transparente Übersicht über alle neuen Verträge und den jeweiligen Freigabeprozessen, und kein wichtiger Vertragsbestandteil bleibt ungeprüft. Dies sichert Ihnen höchste Qualität der Inhalte und eine beschleunigte Vertragserstellung gegenüber Ihren Vertragspartner. 3

4 3. Vertragsverwaltung Die Vertragsverwaltung kann sehr umfangreich sein. Transparenz und Genauigkeit gehen schnell verloren. Mit einer effizienten Vertragsmanagement-Lösung gelingt die Verwaltung kinderleicht. Benötigte Informationen sind mit einem Klick verfügbar, jeder Mitarbeiter kann schnell und kompetent Auskunft geben. Worauf legen Sie Wert? Mandantentrennung und Refenzverträge notwendig? Sollen alle vertraglichen Vereinbarungen mit einem Regelwerk verwaltet Soll ein Vertrag in verschiedenen Vertragsstatus geführt Z.B. Kalkulation, Plan, Soll, Ist? Vetragsverwaltung Sollen auch zugehörige Dokumente zu einem Vertrag verwalten werden können? Sollen aus den Vertragsregeln automatische Berechnungen für Planwerte und Rechnungen erstellt Sollen die Verträge in einer Art Aktenansicht dargestellt Die Vertragsverwaltung ist eine der wichtigsten Komponenten der SharePoint basierenden Lösung. Wurde dieser Bestandteil mittels Best Practice für die gängigsten Vertragsarten umgesetzt, haben Ihre Anwender alle wichtigen Kerninformationen sofort im Überblick. 4

5 4. Fristenverwaltung Das Nichteinhalten von Vertragsfristen kann viel Geld kosten, weshalb der Fristverwaltung eine große Bedeutung zukommt. Wann endet der Vertrag? Wann wird er automatisch verlängert? Welche Termine müssen während der Vertragslaufzeit beachtet Unsere Vertragsmanagement-Lösung verrät Ihnen all das ganz automatisch. Doch wählen Sie selbst, was für Sie von Bedeutung ist! Sollen aus den Vertragsklauseln automatisch Termine berechnet Sollen alle existierenden Aufgaben während der Laufzeit im Reporting auftauchen? Sollen wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse verwaltet Fristenverwaltung Sollen AdHoc Termine und Fristen ggf. mittels WorkFlow steuerbar sein? Sollen automatische Terminkalender geführt Sollen Vertragsklauseln verwaltet Z.B. Ausschlüsse, Ankündigungspflichte n, Bürgschaften, Garantien, Gewährleistungen? Denn nur wenn während der Vertragslaufzeit und der selbstverständlichen Überwachung des Vertragsendes die laufenden Aufgaben im Überblick bleiben, kann auch der Vertragsbestandteil mit den zugehörigen Nebenaufgaben und Fristen eingehalten werden. z.b. die Verhandlungstermine vor automatischer Vertragsverlängerung, die Lieferantenbewertung, HR Prozesse wie Mitarbeitergespräche oder auch Inspektionen bei Leasingverträgen. 5

6 5. Vertrags Compliance Verträge unterliegen den unterschiedlichsten Compliance Anforderungen und Regularien. Informationen sind rechtskonform zu archivieren, Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Welchen Anforderungen sollte Ihr Vertragsmanagement genügen? Sollen nur bestimmte Informationen einsehbar sein? Welche Benutzer und Abteilungen sollen zugreifen können? Welche gesetzlichen Vorgaben sind je Vertragsart einzuhalten? Vetragscompliance Sollen nur bestimmte Informationen des Vertrages für andere Abteilungen einsehbar sein? Welche Aufbewahrungsfristen gelten je Vertragsart und deren Dokumente? Sind Archivkomponenten erforderlich? Sollen sich Änderungen verfolgen lassen und ist eine Art Risikoklassifizierung notwendig? Durch den Einsatz von revisionssicheren Archivierungskomponenten und der strikten Einhaltung von Prozessen kann sogar sehr schnell eine Abnahme eines Wirtschaftsprüfers erfolgen. Mittels PDF/A Konvertierung bleiben sämtliche Dokumente langfristig lesbar und wieder herstellbar. 6

7 6. Vertragscontrolling Die Flut an Verträgen verursacht jede Menge Kosten. Gut zu wissen, wie hoch diese Kosten sind und wann die kostenintensiven Verträge auslaufen. Durch vordefinierte Vertragsstammdaten kann schnell eine Übersicht über alle vertragsrelevanten Informationen erstellt werden. Was brauchen Sie für Ihre unternehmerischen Entscheidungen? Welche KPI sind für das Controlling notwendig? Sollen diese in einem CockPit dargestellt Sollen alle Arten von Kündigungen, Preisanpassungen, Abstimmungen, Abrechnungen, Verlängerungen, Bürgschaften und Sicherheiten verwaltet Sollen diese Berichte als Excelfile exportiert und per versendet werden können? Vetragscontrolling Sollen für einen Vertrag verschiedene Fristen verwaltet Z.B. Kündigungsfrist, Gewährleistungsfrist, Zahlungsfrist. Sollen diese Reports vom Anwender eigenständig erstellt werden können? Sind dazu Schnittstllen zu ERP und FiBu notwendig? Die beste Verwaltungskomponente ist teilweise nutzlos, wenn nicht schnell und aktuell alle relevanten Vertragsinformationen aufbereitet werden können vom Anwender. Nur dadurch ist gewährleistet über die Anzahl der Verträge eine Auswertung über Kosten, Laufzeiten und Aufgaben zu machen, um diese für Entscheidungen verwenden zu können. 7

8 7. Implementierungsplattform Ein durchgängiger Informationsfluss ist entscheidend für Ihren Erfolg. Daher darf Ihr neues Vertragsmanagement nicht als Insellösung betrieben werden, sondern muss mit Fibu, ERP und evtl. der HR-Lösung verknüpft werden. Unsere Lösung lässt sich perfekt mit jeder gängigen Plattform kombinieren: SAP, Microsoft Dynamics, Share Point, Easy oder Saperion. So gelingt die einheitliche Verwaltung aller relevanten Vertragsdokumente auf einer soliden Plattform. Was benötigen Sie, um maximale Synergien zu erzielen? Sollen die Vertragsinformatione n auch im Volltext zur Verfügung stehen? Sollen offene Vertragsleistungen automatisch an SAP oder ein anderes ERP-System übergeben Sollen die Verträge auch mit anderen Dokumenten aus ERP und FiBU verknüpft Aus welchen Datenquellen werden vertragsrelevante Dokumente geliefert (Scan, Office, Desktop, , ERP etc..) Implementierungsplatform Soll zur Vertragserstellung eine collaborative Umgebung zur Verfügung stehen? Wo werden die Stammdaten zu den Verträgen verwaltet? Durch die bewährte SharePoint Plattform stehen Ihnen eine Vielzahl an Services zur Verfügung, die Sie mit Ihren wertschöpfenden Prozessen Verbinden können. Das ecspand Vertragsmanagement in der 3.ten Generation ist 100% basierend auf SharePoint und integriert sich vollständig in die vom Benutzer bereits gewohnten Umgebung. 8

9 Die HENRICHSEN AG Als Pioniere im Dokumenten und Enterprise Content Management sind wir seit mehr als 20 Jahren Spezialist für die intelligente Verarbeitung von Dokumenten und Informationen. Wir verstehen die Anforderungen im Mittelstand und haben dies in mehr als Kundenprojekten persönlich bewiesen. Unsere Leidenschaft ist der Arbeitsplatz der Zukunft. Mit innovativen Lösungen wollen wir den Menschen ihre tägliche Arbeit erleichtern. Indem wir die richtigen Information zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen und so Produktivität und Entscheidungsqualität signifikant steigern. Unter der Vision Informationslogistik und unserem Mantra weg vom Suchen, hin zum Finden liefern wir unseren Kunden alles aus einer Hand: von der Beratung über die Implementierung bis hin zur langfristigen Betreuung. 130 MitarbeiterInnen an 5 Standorten identifizieren regelmäßig relevante IT-Trends. Sie wissen, auf welche Technologien und Lösungen sich mittelständische Unternehmen vorbereiten müssen. Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auch Ihr Unternehmen noch produktiver zu machen! Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions, HENRICHSEN AG 9

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