Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Business Content Management mit contentxxl Der Sitemanager Die Module...

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung... 1 Vorwort... 1 Zielstellung dieses Handbuches Business Content Management mit contentxxl Übersicht Grundlagen der Arbeitsweise für Redakteure Grundlagen der Funktionsweise Systemarchitektur Systemvoraussetzungen am Server Systemvoraussetzungen an den Arbeitsplätzen Der Sitemanager Die Benutzeroberfläche Inhalte erstellen / ändern Der WYSIWYG-Editor Inhalte veröffentlichen und freigeben Besonderheiten bei mehrsprachigen Auftritten Alle Objekte bearbeiten Der Ressourcenmanager Beziehungen zwischen Objekten herstellen Der Objektbrowser Workflow Arbeiten mit Aufgaben Die Module Allgemeines Das News-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem News-Modul Das Newsletter-Modul Beschreibung Die Moduleinstellungen Arbeiten mit dem Newsletter-Modul Platzhalter für das Newsletter-Modul Versenden eines Newsletter Das HTML-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem HTML-Modul Die Volltextsuche Beschreibung Arbeiten mit der Volltextsuche Das Login-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem Login-Modul Das Link-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem Link-Modul Das Kontakt-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem Kontakt-Modul Das Formular-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem Formular-Modul i

2 Das Redakteurshandbuch 13. Die Navigationsmodule Beschreibung Arbeiten mit den Navigationsmodulen Das Flash-Modul Beschreibung Arbeiten mit dem Flash-Modul Weitere Module Übersicht Premiummodule Custommodule ii

3 1. Einleitung Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für contentxxl entschieden haben. Mit contentxxl können Sie dynamische und funktionale Internet-, Extranet- oder Intranetauftritte schnell, sicher und kostengünstig erstellen. Mit Features wie - 100% Microsoft.NET, SQL, XML und Webservices, Drag & Drop kompletter ASP.NET Funktionsmodule, 100% im Browser, WYSIWYG direkt auf der Webseite - erhalten Sie ein Business Content Management System, mit dem Ihnen bereits im Grundsystem alle Module für einen kompletten Internetauftritt zur Verfügung stehen. Es ist erweiterbar mit umgehend einsetzbaren Premiummodulen u.a. für Dokumente, Bildergalerie, Forum, Termine, XML/XSL, Filebox und Newsletterversand. Sie können kundenspezifische Module vom Systemanbieter oder Partnern entwickeln lassen oder sie selbst mit Visual Studio oder anderen Umgebungen programmieren. Der rasch wachsende Komponentenmarkt für ASP.NET steht dabei zur Ihrer Verfügung. Mit contentxxl kann Ihr Unternehmen den komplexen Herausforderungen eines dynamischen und funktionalen Internet- oder Intranetauftrittes gelassen begegnen. Dieses Handbuch soll Ihnen Schritt für Schritt erläutern, wie einfach Sie mit contentxxl ihre Webseiten und Inhalte bearbeiten können. Das portamundi-team wünscht Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit dem Business Content Management System contentxxl. 1

4 Das Redakteurshandbuch Zielstellung dieses Handbuches Dieses Handbuch wendet sich an Redakteure, die in einem bereits eingerichteten System Inhalte erfassen und veröffentlichen wollen. Das Einrichten von Themenbereichen und die Einstellungen für Module sind im Handbuch für Administratoren beschrieben. Eine Beschreibung der Gestaltungsmöglichkeiten finden Sie im Handbuch für Templater. Die Handbücher sind genauso modular aufgebaut wie unser System. Grundsystem und Premiummodule sowie kundenspezifische Erweiterungen werden in separaten Büchern beschrieben. HINWEIS: Beachten Sie bitte, dass das Aussehen der Module und deren Inhalt vollständig von den von Ihnen verwendeten Templates abhängen. Die im Handbuch abgedruckten Abbildungen zeigen lediglich Beispiele. 2

5 2. Business Content Management mit contentxxl 2.1 Übersicht portamundi bietet mit contentxxl ein Business Content Management System an, das mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten frei von Altlasten auf der Basis einer modernen Technologie für die praktischen Anforderungen des Mittelstandes entwickelt wurde. Der modulare Ansatz ermöglicht es, schnell zum Ziel zu kommen, ohne auf spätere Erweiterungsmöglichkeiten verzichten zu müssen. Mit dieser Komplettlösung können Sie Ihr Internet, Extranet oder Intranet ohne Umwege direkt und vollständig im browserbasierten Sitemanager pflegen und so mit minimalem Aufwand aktuell und konsistent halten. Alle benötigten Medien wie Bilder oder Sounds werden in einem Ressourcenmanager verwaltet. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an Ihnen bekannten Programmen wie Outlook oder Word. Das Grundsystem mit Standardmodulen wie z.b. News, Kontakte, Suche kann bei Bedarf durch Premiummodule sowie kundenspezifische Module ergänzt werden. Inhalte werden medienneutral in einer Datenbank gespeichert und können von verschiedensten Geräten oder Services z.b. per XML und Webservice abgerufen werden. Im Rahmen des integrierten Rollenkonzeptes können Sie zur Pflege der Inhalte über Regeln und Aufgaben einen einfachen Workflow aufbauen, der Ihren Strukturen entspricht. Zusätzliche Lizenzkosten z.b. für mehrere Websites im Unternehmen oder für Redakteure bzw. Administratoren fallen nicht an. Sie profitieren von den Leistungsmerkmalen und Kostenvorteilen der neuen Technologie Microsoft.NET. Der Einsatz von Standardkomponenten wie SQL-Server und ASP.NET bietet Ihnen Investitionssicherheit und ermöglicht durch Features wie Kompilierung und Caching eine sehr gute Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen an Ihre Website. 3

6 Das Redakteurshandbuch 2.2 Grundlagen der Arbeitsweise für Redakteure Anmeldung Um als Redakteur mit contentxxl zu arbeiten, müssen Sie sich am System anmelden. Diese Anmeldung kann automatisch (z.b. mit Ihrer Windows Anmeldung) oder auch über eine Eingabe von Benutzername und Kennwort auf der Website erfolgen. Abb.: Der Anmeldedialog Es gibt keine spezielle Anmeldung für Redakteure. Sie benutzen den gleichen Dialog, wie Benutzer, die sich zum Lesen geschützter Bereiche anmelden. Aufgrund Ihrer vom Administrator festgelegten Zugriffsrechte haben Sie als Redakteur Schreibrechte auf bestimmte Bereiche einer Webseite. Auf welche Bereiche einer Webseite Sie Schreibrechte haben, erkennen Sie an den nach der Anmeldung erscheinenden zusätzlichen Schaltflächen, meist orange Quadrate. 4

7 2. Business Content Management mit contentxxl Abb.: Editiermenü bei einem Newsmodul mit Editierschaltflächen (A) und Editiermenü (B) Editierschaltflächen (A) Diese Schaltflächen erscheinen in Abhängigkeit vom Template meist im Bereich eines Modultitels und in der Titelzeile eines Objektes innerhalb des Modules. HINWEIS: Die Editierschaltflächen können jedoch speziell bei Ihrem Auftritt auch anders gestaltet sein. Fragen Sie Ihren Administrator danach. Immer wenn Sie eine Editierschaltfläche eines Objektes klicken, öffnet sich direkt der entsprechende Eigenschaftsdialog des Objektes, beispielsweise eines Artikels. Hier können Sie Änderungen an den Basisdaten, Textdaten oder Metadaten des jeweiligen Objektes vornehmen oder die Veröffentlichung des Objektes ändern. Diese Dialoge sind im Einzelnen bei den einzelnen Modultypen beschrieben. Editiermenü (B) Wenn Sie auf die Editierschaltflächen im Bereich eines Modultitels klicken (einfacher linker Mausklick) erscheint das Editiermenü. Der Inhalt des Editiermenüs hängt vom jeweiligen Kontext und wiederum von Ihren Zugriffsrechten ab. Oft wird die Möglichkeit angeboten, ein neues Objekt zur Liste hinzuzufügen (Neuer Artikel, Neuer Link usw.) oder die Reihenfolge der Objekte in der Listenansicht zu verändern (Alle Artikel, Alle Links). Wenn Ihre Zugriffsrechte dies zulassen erscheint hier noch die Möglichkeit Einstellungen des Moduls zu ändern, beispielsweise andere Templates zuzuweisen. HINWEIS: Sie können so fast alle inhaltlichen Arbeiten direkt auf der Website erledigen. Den Sitemanager benötigen Sie nur, wenn Sie Änderungen an der Struktur der Website vornehmen oder auch administrative Arbeiten erledigen. 5

8 Das Redakteurshandbuch 2.3 Grundlagen der Funktionsweise Mit contentxxl können Sie zum Einrichten eines neuen Bereiches komplette ASP.NET Funktionsmodule im Browser direkt auf der Webseite WYSIWYG per Drag & Drop in Contentbereichen platzieren. Sie nehmen ein paar Einstellungen zu Funktionsumfang, Gestaltung und Zusammenarbeit vor - und fertig. Sie haben sofort Zugriff auf alle Funktionen der platzierten Module und brauchen sie nur noch mit den passenden Objekten wie News oder Dokumenten zu füllen. In 4 Schritten kommen Sie schnell zum Ziel: 1. Die Seite in Contentbereiche aufteilen Mit Hilfe von Seitentemplates werden Contentbereiche definiert. Das sind die Teile einer Seite, die später die Funktionsmodule aufnehmen können. Eine Seite kann mehrere Contentbereiche haben, beispielsweise ein- und mehrspaltige Bereiche für Artikel, einen Navigationsbereich links, einen Marginalbereich rechts für zusätzliche Informationen und einen Bannerbereich oben auf der Seite. Später nicht belegte oder in bestimmten Ansichten nicht gebrauchte Bereiche werden automatisch ausgeblendet. Für die Realisierung eines Farbleitsystems steht ein Themenkonzept zur Verfügung. So entsteht ein einheitliches aber sehr flexibles Seitenlayout. Normalerweise benötigen Sie für Ihre ganze Website nur einige wenige Seitentemplates. 2. Funktionsmodule in den Contentbereichen platzieren Die Contentbereiche werden nicht einfach mit unstrukturierten Texten und Bildern oder mit Listen und Checkboxen gefüllt. contentxxl hält dafür komplette Funktionsmodule für vordefinierte Contentarten wie News, Kontakte oder Termine bereit. Technisch gesehen sind dies serverseitig arbeitende ASP.NET Controls. Diese Funktionsmodule realisieren in den Contentbereichen genau die Funktionalität, die Sie benötigen, z.b. eine Liste von Artikeln oder Dokumenten, ein Forum oder auch eine Anmeldung. Diese Module können Sie leer oder bereits mit Objekten gefüllt per Drag & Drop im Browser direkt auf den Seiten platzieren. 3. Funktionsmodule über Templates gestalten Die platzierten Funktionsmodule sind bereits mit vorher festgelegten Gestaltungsvorlagen (Templates) verbunden. Sie sehen sofort beim arbeiten, wie Ihre neue Seite jetzt aussieht. Natürlich können Sie an dieser Stelle auch andere Vorlagen auswählen oder selbst ein neues Template erstellen. Templates gibt es zunächst für den Modul als ganzes (Themenbox). Hier wird festgelegt, ob Ihr Modul z.b. einen Rahmen hat und wie der Titel gestaltet ist. Für die Gestaltung der Inhalte selbst gibt es weitere Templates, die festlegen wie die Objekte in den verschiedenen Ansichten, z.b. in Listenansicht, Einzelansicht oder Druckvorschau, dargestellt werden. 4. Objekte erstellen, veröffentlichen und freigeben Die von Ihnen platzierten Funktionsmodule können leer oder bereits gefüllt sein. Ein HTML- Modul kann z.b. bereits ein Kundenzitat beinhalten, weil Sie es bereits auf einer anderen Seite verwendet haben. Oder sie platzieren einen kompletten Newsbereich, den Sie bereits vorher einer anderen Benutzergruppe auf einer anderen Seite zur Verfügung gestellt haben. Dabei werden keine Kopien erstellt: Wenn Sie den Inhalt an einer Stelle ändern ist er auf allen Seiten auf denen sich das Modul befindet geändert. Wenn Sie ein leeres Modul platzieren, dann müssen Sie es anschließend mit Objekten füllen. Objekte sind z.b. einzelne Nachrichten in einem Newsmodul, einzelne Dokumente in einem Dokumentenmodul oder in unserer Abbildung ein einzelner Link. Diese Objekte existieren völlig unabhängig vom Modul. Sie werden bei Bedarf in den gewünschten Modul veröffentlicht oder auch für unterschiedliche Zeiträume in verschiedene Module. Das verschafft Ihnen erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten: Eine Nachricht kann sofort für wenige Tage in einen Modul veröffentlicht werden, der sich auf der Startseite befindet, danach für einige Wochen in 6

9 2. Business Content Management mit contentxxl mehrere Module für verschiedene Themen und anschließend ohne Zeitbegrenzung in einen Modul der ein Archiv bildet. Diesen Ablauf können Sie bereits bei der Erstellung des Objektes festlegen und brauchen sich später nie wieder darum kümmern. Handelt es sich um einen Ablauf, den sie oft benötigen, dann können Sie diesen Ablauf in Form einer Veröffentlichungsregel ablegen und später mit einem Klick aktivieren.sind Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden und besitzen die erforderlichen Zugriffsrechte, dann können Sie Ihre Änderungen nach einer Vorschau auch gleich selbst freigeben. Ansonsten legen Sie über eine Aufgabe einem Benutzer mit entsprechenden Rechten die Änderungen zur Freigabe vor. Klingt kompliziert? Diese 4 Schritte müssen Sie nur beim Einrichten eines völlig neuen Themenbereiches durchführen. Wenn Sie als Redakteur nur Inhalte beitragen, d.h. neue Textbeiträge oder Dokumente publizieren, dann führen Sie stets nur Schritt 4 durch. Die Schritte 1-3 können im Rahmen von Projekten auch ganz oder teilweise vom Anbieter übernommen werden. Dann können Sie sich ganz auf das Beitragen der Inhalte konzentrieren. So ist die Erstellung einer umfangreichen Website in wenigen Wochen möglich. 7

10 Das Redakteurshandbuch 2.4 Systemarchitektur contentxxl basiert zu 100% auf Microsoft.NET. Das Business Content Management System contentxxl profitiert von den spürbaren Leistungsvorteilen der neuen Technologie Microsoft.NET und nutzt die offenen Standards im ebusiness. contentxxl verbindet bewährte Techniken wie relationale Datenbanken mit neuen Entwicklungen wie XML/XSL, SQLXML und Webservices. Das Content Management Framework contentxxl besteht aus einem einheitlichen Content Management Framework zur Verwaltung spezifischer Funktionsmodule. Das Framework sichert die Integrität des Gesamtsystems durch: Registrierung der eingesetzten Module Verwaltung von Seiten Platzierung von Modulen per Drag & Drop Verwaltung und Zuweisung von Templates Zugriffsrechte auf Funktionen, Seiten, Module und Objekte Sicherheitsrichtlinien Verwaltung von Benutzern und Rollen Authentifizierung Mehrfaches und zeitgesteuertes Veröffentlichung von Objekten Veröffentlichungsregeln Protokollierung und Statistik Herstellung von Beziehungen zwischen einzelnen Objekten (manuell oder über Kategorien) Mehrsprachigkeit und Standardsprache Export / Import Caching HTTP-Komprimierung Die Module realisieren unter Verwendung des Frameworks jeweils spezifische Funktionalitäten für bestimmte Contentarten wie News, Dokumente oder Kontakte. Diese Funktionen sind in den Abschnitten über die jeweiligen Module beschrieben. 8

11 2. Business Content Management mit contentxxl Abb.: Systemarchitektur contentxxl. Die Daten werden in SQL Server 2000 oder im Dateisystem gespeichert und vom Indexserver automatisch verschlagwortet. Über das.net Framework wird per SQL (ADO.NET), SQLXM und XML (Webservices) auf die Daten zugegriffen. In das contentxxl Framework können beliebige ASP.NET Komponenten eingebunden werden. 9

12 Das Redakteurshandbuch 2.5 Systemvoraussetzungen am Server Hardware Alle Systeme, die Windows 2000 bzw. Windows Server 2003 unterstützen Software Microsoft Windows 2000 bzw. Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 (ab Standard Edition) Microsoft.NET Framework (für Windows 2000 kostenfrei erhältlich, in Windows Server 2003 enthalten) Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher für Administration und Redaktion HINWEIS: Grundsätzlich ist ein Betrieb auch unter Windows XP Professional bzw. Windows 2000 Professional möglich. Einzelne Features (z.b. Volltextsuche in Dokumenten mit Indexserver) stehen dann nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung! Statt Microsoft SQL Server 2000 kann insbesondere zu Demonstrationszwecken oder bei geringeren Anforderungen hinsichtlich Lastverhalten auch die kostenfreie MSDE (Microsoft Desktop Engine) eingesetzt werden. Das Leistungsmerkmal Volltextsuche ist dann nur eingeschränkt verfügbar. 10

13 2.6 Systemvoraussetzungen an den Arbeitsplätzen 2. Business Content Management mit contentxxl Redakteure und Administratoren benötigen zur Bearbeitung der Website Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5. mit den vorkonfigurierten Standardeinstellungen, d.h. Javascript und Cookies müssen aktiviert sein. Für die Arbeit mit dem Sitemanager ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 Pixel (etwas größer als der Auftritt selbst) empfehlenswert. HINWEIS: Für die Arbeit mit dem Sitemanager empfehlen wie ggf. installierte Popup-Stopper zu deaktivieren. 11

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15 3. Der Sitemanager 3.1 Die Benutzeroberfläche Zur Arbeit mit dem Sitemanager öffnen Sie den Internet Explorer und geben in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Der Platzhalter steht dabei für die Adresse Ihres Auftrittes, /de/ für eine eventuell vorhandene Sprachvariante. Der Dialog zur Anmeldung wird gezeigt: Abb.: Melden Sie sich mit dem Benutzernamen und Kennwort an, die Ihnen zugewiesen wurden. HINWEIS: Grundsätzlich ist es möglich, eine Vielzahl redaktioneller Änderungen auch ohne den Sitemanager vorzunehmen. Dann erfolgt die Anmeldung über ein Login-Modul auf einer beliebigen Website Ihres Auftritts. Nach der Anmeldung steht dann nur die im Folgenden für das Hauptfenster beschriebene Funktionalität zur Verfügung. Zur Verbesserung der Sicherheit empfehlen wir die Verwendung einer gesicherten Verbindung (z.b SSL oder VPN) zur Pflege der Website. Nach der Anmeldung wird Ihnen die Benutzeroberfläche des contentxxl Sitemanagers angezeigt. Diese orientiert sich an verbreiteten Office-Programmen wie z.b. Microsoft Outlook. Da es sich jedoch um eine komplett browserbasierte Anwendung handelt, gibt es einige Besonderheiten in Aufbau und Handhabung. 13

16 Das Redakteurshandbuch Abb: Der contentxxl Sitemanager in der Version 2.5 A Das Hauptfenster um einen dient es als normales Browserfenster, in dem Sie innerhalb Ihres Portals navigieren können, zum anderen werden hier Formulare angezeigt wie z.b. zur Eingabe von Modul- und Layouteinstellungen. B Die Editierschaltflächen Mit Hilfe dieser kleinen Editierschaltflächen können Sie schnell und bequem direkt im Kontext editieren. Abhängig von Modultyp und Ihren Zugriffsrechten bekommen Sie z.b. die Möglichkeit zum Erstellen oder Bearbeiten von Inhalten oder zum Ändern der Sortierung. Das Aussehen dieser Schaltfläche kann an Ihren Auftritt angepasst werden. C Die Infoleiste Hier werden Informationen zum geöffneten Portal angezeigt. 1. Zeile von links nach rechts: Arbeitsmodus, Portalname, Portal-ID, Angemeldeter Benutzer, Spracheinstellung des Sitemanagers, Logoff-Schaltfläche zum Beenden der Arbeit mit dem Sitemanager. 2. Zeile von links nach rechts: zurük, aktuelle URL, vorwärts, Ansicht neu laden, Bearbeiten- Schaltfläche zum Editieren der Seiteneinstellungen für die angezeigte Seite. D Die Menüleiste Sie ist kategorisch unterteilt in die Hauptthemen: Setup, Content, Layout, Workflow und Statistik. Entsprechend Ihrer Zugriffsrechte können Sie einfach und schnell mit zwei Mausklicks überall hingelangen. Ob Ressourcen, Templatemanager, Portalsetup oder Benutzerrechte, all diese Funktionen finden Sie hier. E Die Taskleiste 14

17 3. Der Sitemanager Ähnlich wie bei gängigen Windows Betriebssystemen werden hier die bereits geöffneten Formulare angezeigt. Wird ein neues Formular geöffnet tritt das andere automatisch in den Hintergrund. Nun kann es über die Taskleiste wieder in den Vordergrund geholt werden. Dadurch bleiben alle Arbeitsbereiche die Sie benötigen stets schnell im Zugriff. F Der Seitenbaum Der Seitenbaum bietet ihnen eine hierarchische Ansicht bzw. Auswahl von Objekten, hier z.b. aller Seiten, die in ihrem Portal enthalten sind (Sitemap). Die in Klammern stehende Zahl entspricht der Seiten-ID. In ähnlicher Form werden auch Listen von Benutzern, Rollen oder Templates dargestellt. G Den Seitenbaum ein- / ausblenden bzw. Aktualisieren Mit diesen beiden Schaltflächen können sie den Seitenbaum ein- und ausblenden bzw. dessen Anzeige aktualisieren. 15

18 Das Redakteurshandbuch 3.2 Inhalte erstellen / ändern Das Erfassen oder ändern von Inhalten erfolgt im Hauptfenster des Sitemanagers oder direkt auf der Webseite über eine entsprechende Edit-Schaltfläche (A) im Titelbereich des gewünschten Moduls. Die Gestaltung dieser Schaltflächen kann von den hier gezeigten abweichen. Der Redakteur navigiert entweder in der Webansicht des Hauptfensters zur gewünschten Seite oder wählt diese über den eingeblendeten Seitenbaum. Letzteres ist insbesondere bei nicht über die Navigation zugänglichen Seiten hilfreich. HINWEIS: Editierschaltflächen werden Ihnen nur angezeigt, wenn Sie entsprechende Zugriffsrechte besitzen! Auch die Auswahl der jeweils angebotenen Menüpunkte wie z.b. (B) Neuer Artikel oder Neues Dokument, Alle Artikel oder auch Einstellungen hängen von den Zugriffsrechten und vom Typ des gewählten Moduls z.b. News oder Dokumente ab. Die weitere Vorgehensweise ist für die verschiedenen Inhaltsarten unterschiedlich und wird in den Abschnitten zu den einzelnen Modulen beschrieben. Im Folgenden sind einige übergreifende und stets wiederkehrende allgemeine Funktionen wie WYSIWYG-Editor und Veröffentlichung näher erläutert. 16

19 3. Der Sitemanager 3.3 Der WYSIWYG-Editor Der WYSIWYG Editor (What You See Is What You Get) dient dem Erfassen und Formatieren von Text- und Bildinformationen innerhalb der für viele Objekttypen verfügbaren Textdaten. Sie erfassen entweder die Texte direkt im Browser oder übernehmen vorgefertigte Texte. Dabei verwenden Sie zur Formatierung ausschließlich vordefinierte Zeichen- und Absatzformate (Styles und Templates). Dies ermöglicht die nahezu medienneutrale Datenablage. Zusätzlich können Sie häufig verwendete Texte als Textbaustein ablegen und jederzeit darauf zugreifen. HTML-Kenntnisse brauchen Sie dazu nicht. Die Symbolleiste ähnelt der in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. So fühlen Sie sich bereits nach kurzer Zeit zuhause. A - Erstellen einer neuen Aufgabe zu diesem Objekt (näheres im Kapitel Aufgabenverwaltung ). B - Aktuelle Sprachvariante des Objektes. (siehe Beschreibung "Sprachvariante") C - (von links) Zeichenformat, Absatzformat, Textbausteine. D - Schaltet zwischen WYSIWYG und HTML Ansicht hin und her. E - (von links) rückgängig, wiederholen, ausschneiden, kopieren, einfügen, fett, kursiv, unterstrichen, linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz, Aufzählung (nummeriert), Aufzählung (mit Punkten), Linkmanager, Dokument als Link einfügen, Ressource vom Ressourcenmanager einfügen, Tabelle einfügen, Kennzeichnung von Bereichen. F - Der Arbeitsbereich 17

20 Das Redakteurshandbuch Sprachvariante Wenn Ihr Sitemanager bzw. Ihre Website für den mehrsprachigen Betrieb eingerichtet ist, können Sie hier zwischen den einzelnen Sprachvarianten des Artikels (z.b. deutsch und englisch) hin und her schalten. Dabei wird jede Sprachvariante behandelt als wäre sie ein komplett eigenständiger Artikel. Zeichenformat Mit den in der Auswahlliste Zeichenformat vom Templater bereitgestellten Styles können Sie zuvor markierte Textbereiche formatieren. Damit ist die medienneutrale Kennzeichnung z.b. von Zitaten oder Hervorhebungen möglich. Absatzformat Zur Formatierung ganzer Abschnitte verwenden Sie die Liste Absatzformat. Setzen Sie dazu einfach die Textmarke irgendwo in den zu formatierenden Abschnitt und wählen Sie das Format, z.b. Zwischenüberschrift. Ein Absatz ist dabei stets durch Zeilenvorschüben (Enter) begrenzt. Innerhalb eines Absatzes können Sie mit Umschalt + Enter eine neue Zeile beginnen. Typische Absatzformate sind z.b. Überschrift und Zwischenüberschrift. Textbausteine Textbausteine dienen der Bereitstellung von häufig benötigten Redewendungen oder Vorlagen für Tabellen. Diese werden an der aktuellen Position in den Text eingefügt und können dann modifiziert werden. Die Bereitstellung der Textbausteine erfolgt zentral durch den Administrator. Es wird dringend empfohlen stets mit solchen Vorlagen zu arbeiten, insbesondere bei Tabellen. Rückgängig/Wiederherstellen (Undo/Redo) Mit diesen Schaltflächen können Sie Ihre Änderungen schrittweise rückgängig machen bzw. wiederherstellen. Diese Funktionen sind dann besonders nützlich, wenn eine Änderung nicht das erwartete Ergebnis bringt. Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Formatierung bereinigen Bei der Übernahme von Texten aus anderen Programmen wie z.b. Microsoft Word über die Windows Zwischenablage werden häufig unerwünschte Formatierungen, Steuerzeichen usw. mit übernommen. Diese können über die Schaltfläche Formatierung bereinigen entfernt werden. Anschließend wird der Text nach den vorgegebenen Richtlinien formatiert. Eine automatische Übersetzung von Formatierungen externer Programme und den internen Richtlinien findet dabei nicht statt. Um absolut sicher zu gehen, dass keine unerwünschten Formatierungen übersehen werden, kann der Text auch über die Zwischenablage aus dem Programm Notepad übernommen werden. Fett, kursiv und unterstrichen Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Sie sollten jedoch sparsam verwendet werden. Generell ist eine Formatierung über vordefinierte Zeichenformate (z.b. zur Hervorhebung bzw. für Zitate) zu bevorzugen, da dann eine nachträgliche Änderung der Gestaltung einfacher möglich ist. linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Aufzählung 18

21 3. Der Sitemanager Diese Schaltflächen funktionieren wie in Textverarbeitungen allgemein üblich. Die Gestaltung kann über Styles vorgegeben werden, so dass auch spezielle Symbole möglich sind. Link einfügen Mit dieser Schaltfläche werden Textlinks eingefügt. Dazu wird zunächst der dem Linktitel entsprechende Textabschnitt markiert, dann die Schaltfläche betätigt. Im folgenden Dialog werden unter Link die URL (Adresse) sowie unter Target ggf. ein Ziel eingegeben. Bei der Eingabe von internen Adressen wird unbedingt mit desktopdefault.aspx/... begonnen. Die Serveradresse sowie die Sprachvariante, z.b. /de/,entfällt. Verwenden Sie am besten die Zwischenablage und Kopieren den Inhalt der Adresszeile Ihres Browsers. Eine externe Adresse beginnt dagegen mit Ein Ziel muss z.b. dann eingegeben werden, wenn ein neues Browserfenster zu öffnen ist, üblicherweise bei externen Links. Die übliche Angabe lautet dann: _blank. Zum Entfernen von Links werden diese markiert, anschließend die Schaltfläche betätigt und dort löschen gewählt. Die Auswahl muss exakt mit dem Link übereinstimmen. Die Arbeit mit Textlinks ist nicht zwangsläufig erforderlich und wird auch nicht empfohlen. Unter Umständen ist es besser, mit zentralen Linklisten zu arbeiten die dem Inhaltsobjekt zugeordnet werden (Related Links). Das ermöglicht ein effektives Linkmanagement mit zentraler Pflege, Mehrfachverwendung sowie zeitgesteuerter Veröffentlichung von Links. Link auf Ressourcen einfügen Über diese Schaltfläche kann im Text auf Ressourcen wie Dokumente oder Bilder zum Öffnen bzw. Download verlinkt werden. Dabei wird ähnlich wie mit Links verfahren: Dazu wird zunächst der dem Linktitel entsprechende Textabschnitt markiert, dann die Schaltfläche betätigt. Der Ressourcenmanager wird geöffnet. Zur Verlinkung wird das gewünschte Dokument gewählt (oranger Pfeil). Damit ist die Ressource verlinkt. HINWEIS: Wird bei der Verlinkung kein Textabschnitt als Linktitel markiert werden automatisch die der Ressource entsprechenden Symbole (z.b. für PDF-Dokument) eingefügt. Auch in diesem Fall wird die direkte Verlinkung nicht empfohlen. Die Verwendung des Dokumentenmoduls und die Zuordnung von Dokumenten zu den jeweiligen Objekten bietet erhebliche Vorteile. Die Arbeit mit Ressourcenlinks ist nicht zwangsläufig erforderlich und wird auch nicht empfohlen. Unter Umständen ist es besser, mit zentrale Ressourcenlisten zu arbeiten die dem Inhaltsobjekt zugeordnet werden (Related Documents). Das ermöglicht ein effektives 19

22 Das Redakteurshandbuch Linkmanagement mit zentraler Pflege, Mehrfachverwendung sowie zeitgesteuerter Veröffentlichung von Dokumenten. Bild einfügen Nach Positionierung der Schreibmarke auf die zukünftige Position des einzufügenden Bildes wird die Schaltfläche betätigt. Der Ressourcenmanager wird geöffnet. Die Funktionalität des Ressourcenmanagers ist an anderer Stelle ausführlich beschrieben. Zum Einfügen eines Bildes wird im Ressourcenmanager das gewünschte Bild gewählt (oranger Pfeil). Das Bild wird an der gewünschten Position eingefügt. Anschließend werden die Schaltflächen linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz verwendet um den Textfluss um das Bild festzulegen. HINWEIS: Im Unterschied zu Textverarbeitungen, die sehr komplexe Einstellungen im Zusammenspiel von Text und Bild zulassen, sind die Gestaltungsmöglichkeiten im Internet hier deutlich geringer. Es gilt vielmehr die Kompatibilität zu verschiedenen Browsern und Einstellungen der Benutzer zu berücksichtigen. Wird das Bild markiert und danach die Schaltfläche Bild einfügen erneut betätigt, können weitere Einstellungen zu Rahmen, Breite, Höhe, Horizontalen und Vertikalen Textabstand sowie Alternativtext getroffen werden. Diese Angaben werden in die entsprechenden HTML- Tags umgesetzt. Empfohlen wird vor allem die Verwendung des Alternativtextes. Sie verbessert die Lesbarkeit von Webseiten für Besucher mit Behinderungen. Tabelle einfügen und gestalten In die Freitextbereiche können grundsätzlich Tabellen eingefügt, formatiert und geändert werden. Diese Verfahrensweise beeinträchtigt jedoch die medienneutralität möglicherweise die barrierefreiheit. Es erfordert ein Grundverständnis für die Arbeitsweise von HTML- Tabellen. Nach der Angabe der Anzahl der Zeilen und Spalten sowie weiterer Attribute wird die Tabelle an der Schreibmarke eingefügt. Mit einem rechten Mausklick in die Tabelle kann die Anzahl der Zeilen und Spalten verändert sowie weitere Attribute gesetzt werden. Es wird ausdrücklich 20

23 3. Der Sitemanager empfohlen, bei der Bearbeitung von Tabellen von Textbausteinen auszugehen und diese dann um Spalten oder Zeilen zu erweitern. Umschaltung HTML/WYSIWYG Um dem Redakteur die volle Kontrolle über den Inhalt zu ermöglichen kann ihm über die Vergabe entsprechender Rechte ein Wechsel in die HTML-Ansicht des WYSIWYG-Editors ermöglicht werden. Der Inhalt wird dann in HTML angezeigt, die einzelnen Tags sind farbig hervorgehoben. Hinweis: Während diese Vorgehensweise für HTML-Module normal ist, wird sie für News oder Dokumente nicht empfohlen. Hier sollte der Inhalt weitestgehend medienneutral bleiben. 21

24 Das Redakteurshandbuch 3.4 Inhalte veröffentlichen und freigeben Nach der Erfassung von neuen Inhalten werden diese im System abgelegt, sind jedoch nicht automatisch auf einer Webseite zu sehen. Beim Speichern werden die neuen Inhaltsobjekte automatisch in dem Modul (Seitenteilbereich) veröffentlicht, in dem die Erfassung erfolgt ist. Es erfolgt jedoch keine automatische Freigabe. Um Inhalte auf der Website sichtbar zu machen, müssen Sie sie nach der Erfassung... prüfen ggf. für weitere Seitenteilbereiche bzw. Zeiträume veröffentlichen("publizieren") selbst freigeben bzw. freigeben lassen. Für die Prüfung veröffentlichter jedoch noch nicht freigegebene Inhalte steht in der Ansicht Alle Objekte eine Vorschauansicht (C) zur Verfügung. Diese ermöglicht die Kontrolle der Einzelansicht des jeweiligen Objektes im Kontext der Webseite, auf der die Veröffentlichung erfolgt ist. A - Zeigt an, ob der Artikel "Freigegeben" ist. Wird hier ein Haken angezeigt ist der Artikel "Freigegeben". Mit einem Klick auf den Haken gelangen Sie in Veröffentlichungseinstellungen für das Objekt. B - Hebt die "Freigabe" auf. Klicken Sie auf das rote X um die "Freigabe" für das Objekt aufzuheben. C - Zeigt das Objekt, wie es "Freigegeben" dargestellt werden würde. Die Funktionalität Veröffentlichen bedeutet also, Ort und Zeitraum für die Sichtbarkeit eines Inhaltsobjektes vorab festzulegen. Der Vorgang der Freigabe regelt, ob dies tatsächlich so erfolgt. So wird beispielsweise ein Artikel für kurze Zeit auf der Startseite, danach für einige Monate in einen Themenbereich und gleichzeitig zeitlich unbefristet in ein Archiv veröffentlicht. Für die vereinfachte Anwendung solcher mehrstufigen Veröffentlichungen können Veröffentlichungsregeln definiert werden. Veröffentlichung über eine vorgegebene Regel Um den Veröffentlichungs- und Freigabeprozess zu vereinfachen, kann dieser über vordefinierte Veröffentlichungsregeln erfolgen. Eine Regel beinhaltet dabei die Information an welchen Orten und zu welchen Zeiten das Inhaltsobjekt für den Besucher zu sehen sein 22

25 3. Der Sitemanager soll, sowie ggf. eine automatische Freigabe. Diese Regeln werden vom Administrator für jeden Modultyp (z.b. News) bereitgestellt. Sie sind im Handbuch für Administratoren beschrieben. Beim Einrichten des entsprechenden Moduls gibt der Administrator die zur Anwendung kommende Regel vor. Andernfalls kommt die Standardregel für den entsprechenden Modultyp (z.b. News) zur Anwendung. So ist es möglich, mit einer Standardregel (z.b. Zeitlich unbegrenzt in aktuelles Modul veröffentlichen und gleich freigeben ) viele übliche Anforderungen abdecken. Der Redakteur muss dann lediglich zusätzlich zum abschließenden Speichern die Schaltfläche Veröffentlichen auslösen. Dazu ist das Recht Veröffentlichen nicht erforderlich. HINWEIS: Die Regel kann auch den zusätzlichen Vorgang der Freigabe beinhalten. In diesem Fall ist der Inhalt nach Veröffentlichung sofort und ohne weitere Prüfungen auf der Seite zu sehen. Für kritische Bereiche sollte dagegen eine Regel verwendet werden, die keine automatische Freigabe beinhaltet! Regelbasierende Veröffentlichung Redakteure mit entsprechenden Zugriffsrechten können zusätzlich zu dieser einen vordefinierten Regel alternativ auch andere vordefinierte Regeln auswählen und anwenden. Dazu ist das Recht Veröffentlichen erforderlich. Im Formular Veröffentlichung klicken Sie dazu auf regelbasierende Veröffentlichung. Im Dialogfenster wählen Sie die gewünschte Regel und klicken dann auf Veröffentlichen. Manuelle Veröffentlichung Redakteure mit entsprechenden Zugriffsrechten können zusätzlich zur Arbeit mit Regeln das Objekt manuell im Dialog veröffentlichen. Dazu ist das Recht Veröffentlichen erforderlich. Im Formular Veröffentlichung klicken Sie dazu auf den blau unterstrichenen Text "publizieren". Folgendes Fenster wird geöffnet: 23

26 Das Redakteurshandbuch HINWEIS: Veröffentlichung bedeutet lediglich die Angabe, wo und wie lange ein Inhalte nach Freigabe auf der Website zu sehen sein soll. Veröffentlichte jedoch nicht freigegebene Inhalte finden Sie im Bereich Workflow > Nicht freigegebene Objekte. Dort können Sie von berechtigten Benutzern angezeigt und freigegeben oder geändert bzw. zurückgewiesen werden. Nicht veröffentlichte Objekte finden Sie im Objektbrowser. Besonders interessant ist es, Content mehrfach auf der Website oder auch über verschiedene Zeiträume hinweg zu publizieren.vorstellbar ist beispielsweise die Veröffentlichung eines neuen Artikels direkt auf der Startseite für nur wenige Tage, danach für einige Wochen im entsprechenden Contentbereich (z.b. Magazin) und anschließend zeitlich unbegrenzt in einem Archivbereich. Diesen Lebenszyklus des Artikels können Sie mit einem Mal bei der Veröffentlichung festlegen. Später brauchen Sie sich nie wieder darum kümmern. Übrigens können Sie so ein und denselben Artikel, Link etc. auch zeitgleich mehrfach an verschiedenen Stellen veröffentlichen, z.b. für verschiedene Benutzergruppen oder über Templates in verschiedenen Darstellungen. Die Daten sind dabei nur einmal vorhanden. So können Sie schnell und übergreifend geändert werden. Haben Sie als Redakteur keine Berechtigung zur Freigabe, können Sie eine Aufgabe mit der Bitte um Prüfung und Freigabe des Objektes erstellen und dem Chefredakteur zuweisen. 24

27 3.5 Besonderheiten bei mehrsprachigen Auftritten 3. Der Sitemanager Bei mehrsprachigen Auftritten mit mehreren Sprachvarianten eines Objektes besteht die Möglichkeit zu kennzeichnen, dass eine Sprachvariante noch nicht vollständig lokalisiert wurde. Wenn diese Sprachvariante fehlt oder "Bearbeiten abgeschlossen" nicht gesetzt ist, wird diese trotz Veröffentlichung und Freigabe des Objektes noch nicht angezeigt. Stattdessen kann das jeweilige Objekt in einer zu definierenden Standardsprache (z.b. englisch) angezeigt und entsprechend gekennzeichnet werden. Die einzelnen Sprachvarianten eines Objektes unterscheiden sich oft nicht vollständig voneinander. Oft stimmen die verwendeten Links oder auch Abbildungen überein. Dann ist es zweckmäßig zur Erstellung einer neuen Sprachvariante den Inhalt einer bereits bestehenden Sprachvariante zu importieren und anschließend anzupassen. Dazu wird in den Basisdaten des jeweiligen Objektes (erste Seite) zur Zielsprache gewechselt, die gewünschte Quellsprache in der Liste gewählt und die Schaltfläche importieren verwendet. 25

28 Das Redakteurshandbuch 3.6 Alle Objekte bearbeiten Um eine Übersicht über alle in einem Modul befindlichen Objekte zu erhalten, klicken sie auf die Editierschaltfläche im Titelbereich des Moduls (nicht des Inhaltsobjektes) und wählen Alle Objekte, z.b. Alle Links. A Modulauswahl B Titel des Objekts und Link zum Öffnen des Objektes C Objekt veröffentlicht von... D Objekt veröffentlicht bis E Freigabeinformation ändern F Veröffentlichung dieses Objektes aufheben. G Objekt in der Vorschauansicht betrachten. H Objektsortierung speichern. Sie können die Sortierreihenfolge der angezeigten Objekte einfach verändern, indem sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift klicken und danach die Schaltfläche Sortierung speichern bestätigen. Natürlich können sie auch ein bestimmtes Objekt direkt per Drag & Drop an die gewünschte Position ziehen. Wenn Sie die Freigabe aufheben, verbleibt das Objekt weiterhin in der Liste und Sie können es später bei Bedarf erneut freigeben. HINWEIS: Nach Änderung der Sortierung "Sortierung Speichern" klicken, nicht "speichern" 26

29 3. Der Sitemanager 27

30 Das Redakteurshandbuch 3.7 Der Ressourcenmanager Hier finden Sie einen zentralen Zugang zu allen im System verwendeten Ressourcen wie Bildern, Dokumenten und andere Medien. Der Ressourcenmanager wird an verschiedenen Stellen im Sitemanager verwendet und hilft ihnen dabei, Ihre Ressourcen - Dateien wie Dokumente oder Grafiken von Ihrem Computer zum Server zu übertragen (upload), dort zu verwalten und den Inhalten zuzuordnen. Falsche Versionen oder fehlende Bilder gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Beim Upload von Grafiken werden automatisch Vorschaubilder erzeugt. Die Darstellung ist vergleichbar dem Windows Explorer - in verschiedenen Ansichten (Liste, Miniaturansicht) möglich. Zusatzinformationen zur Ressource (z.b. Quelle oder Bezeichnung) können erfasst werden. Diese gestatten über eine Suchfunktion das schnelle Auffinden der Ressourcen. Eine nachträgliche Umordung bei wachsendem Medienaufkommen ist problemlos - und ohne Beeinträchtigung der Webseiten die die Ressourcen verwenden - möglich. Leistungsmerkmale wie Mehrfachauswahl und Gruppenoperationen, z.b. beim Verschieben von mehreren Dateien erleichtern Ihnen die Arbeit. Zusätzlich wird ein Verwendungsnachweis geführt, d.h. Sie können ganz leicht feststellen, wo Sie diese Ressource im Moment verwenden und über einen Link auf diese Seite wechseln. Das unbeabsichtigte Löschen von Ressourcen, die bereits verwendet werden, wird verhindert. Die Verwendung muss zunächst aufgehoben werden. Was ist im Ressourcenmanager erlaubt? Grundsätzlich können Sie beliebige Dateien in den Ressourcenmanager uploaden. Aus Sicherheitsgründen kann jedoch der Administrator die erlaubten Dateitypen einschränken. Die Namen müssen dabei folgenden Konventionen entsprechen: maximal 256 Zeichen für Dateinamen. maximal 128 Zeichen für Ordnernamen. Die Anzahl der Ordner bzw. die Tiefe der Schachtelung ist nicht begrenzt, die Länge der Pfadangabe darf jedoch insgesamt 512 Zeichen nicht überschreiten. Umlaute die im Datei- oder Ordnernamen verwendet werden, wandelt der Ressourcenmanager in die gängige AE, OE oder UE Zeichenfolge um. Sonderzeichnen, die vom Betriebssystem her nicht erlaubt sind, wie: /\:*?"<> werden in einen Unterstrich _ umgewandelt. Folgende Sonderzeichen sind erlaubt:! $%&=²³{[]} `~#_-.,; Die maximale Dateigröße, die sie in den Ressourcenmanager uploaden können, wird durch einen Eintrag in der web.config konfiguriert. Fragen sie ihren Administrator nach diesem Wert. Die Anzahl der Dateien in einem Verzeichnis ist nicht begrenzt. Die Performance der browserbasierten Anzeige der Liste läßt jedoch bei über 25 Dateien stark nach. Deshalb sollte man besser mit mehreren Ordnern arbeiten. Das Hauptfenster: 28

31 3. Der Sitemanager A Schaltfläche zum aktualisieren des Verzeichnisbaumes / Suchmöglichkeit nach Dateinamen und Metadaten. B Zeigt die bereits vorhandene Ordnerstruktur an. C Zeigt ihnen den aktuellen Pfadnamen an. D Blendet den Verzeichnisbaum aus und ein. E Öffnet die Eigenschaften und Details zur gewählten Datei. F Fügt die entsprechende Datei in das aktive Dokument ein. G Zeigt das Dateisymbol. H Der Dateiname. I Zeigt an wie oft die Ressource bereits im Portal verwendet wird. J Größenangabe der Datei. K Auflösung der Datei. L Datum / Uhrzeit wann die Datei hinzugefügt wurde. M Umschaltung zwischen Ressourcen- und Ordner-Funktionen. N Hier werden die Funktionen angezeigt die mit der Schaltfläche Ressource / Ordner ausgewählt wurden. O Eingabemöglichkeit eines Anzeigefilters um nur bestimmte Objekte anzuzeigen. Vorschaufunktion Der Ressourcenmanager beinhaltet eine Vorschaufunktion für Bilddateien. Die Umschaltung erfolgt im Toolbar von Detailansicht auf Miniaturansicht. Suchfunktion Um sich bei einer größeren Anzahl von Ressourcen die Übersicht zu behalten, können Sie in das Feld "Filter" (A) ein Suchkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt die diesem Kriterium entsprechen. Gesucht wird über die der Ressource beim Hochladen zugeordneten Metainformationen und den Dateinamen. Zusätzlich kann nach der Ressource Assign ID (RAID) bzw. der Ressource ID (RID) gesucht werden. Die Eingabe erfolgt in der Form [RAID=123] bzw. [RID=123]. 123 steht für die jeweilige Nummer. Die Suche über die RAID ist hilfreich, wenn nicht bekannt ist, wo die Ablage eines 29

32 Das Redakteurshandbuch auf einer Webseite angezeigten Bildes erfolgte bzw. wie die Datei benannt wurde. Auf der Webseite ist im Quelltext nur diese RAID verfügbar, kein Dateiname oder Pfad. Filterfunktion Um sich bei einer größeren Anzahl von Ressourcen die Übersicht zu behalten, können Sie in das Feld "Filter" (A) ein Filterkriterium eingeben. Es werden dann nur Elemente angezeigt die diesem Kriterium entsprechen. Ein Doppelklick auf eine Datei öffnet ein Vorschaufenster. Ordnerstrukturen Sie haben die Möglichkeit, Ordnerstrukturen im Ressourcenmanager anzulegen. Wechseln Sie dazu in der Symbolleiste auf Ordner und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Neu. Die Wahl einer für Sie passenden Ablagestruktur ist eine wichtige Entscheidung. Dabei sind Aspekte wie Zugriffsrechte und Organisationsstruktur zu beachten. Empfohlen wird die Vergabe separater Verzeichnisse für verschiedene Rollen. Für vertrauliche Inhalte sollten separate Ordner benutzt werden. Die Objekte erhalten dann über Sicherheitsrichtlinien bereits bei der Erstellung die passenden Zugriffsrechte. Ordner, auf die ein Redakteur keinen Zugriff hat, werden farbig gekennzeichnet. Ressourcen Um eine neue Ressource hinzuzufügen, wechseln Sie mit der Schaltfläche Ressource (L) in die Ressourcen-Modus. Klicken Sie anschließend rechts oben auf die Schaltfläche Neu (M). Der Datei-Upload Dialog wird geöffnet. Wählen Sie zuerst das Verzeichnis aus, in dem die neue Ressource gespeichert werden soll. 30

33 3. Der Sitemanager Wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem lokalen Rechner oder im Netzwerk und geben Sie eine Bezeichnung ein. Zusätzlich können Sie noch eine kurze Beschreibung der Datei hinzufügen. Klicken Sie nun auf Speichern Nun ist die ausgewählte Datei im Ressourcenmanager zu sehen. Bitte beachten Sie, dass der Upload von großen Dateien in Abhängigkeit der zur Verfügung stehenden Bandbreite, eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine Fortschrittsanzeige ist ohne die Installation zusätzlicher Software nicht möglich. Verwendungsnachweis Im Ressourcenmanager wird ein Verwendungsnachweis über die Veröffentlichungen der Ressource geführt. Die Anzahl der Verwendungen finden Sie in der tabellarischen Übersicht der Ressourcen. Wo genau die Ressource verwendet wird finden Sie in den Eigenschaften der Ressource. Klicken Sie dazu auf die Editierschaltfläche der gewünschten Ressource. Um eine Ressource in das aktive Dokument einzufügen klicken Sie im Ressourcenmanager einfach auf dieses Symbol (E). Nun wird die gewählte Ressource an die Stelle in das aktive Dokument eingefügt, an der sich der Eingabecursor befindet. Ressourcen verschieben Natürlich können Sie auch im nachhinein Ordnung in Ihre Dateien bringen. Wählen Sie dazu eine oder auch mehrere Dateien (STRG Taste und gleichzeitig linke Maustaste) in der Liste aus. Diese erscheinen markiert. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Zielverzeichnis und wählen Einfügen. Keine Angst: contentxxl regelt die richtige Verlinkung auf der Webseite verwendeter Ressourcen automatisch für Sie. Im Dialog Ressource bearbeiten können Sie nicht mehr benötigte Ressourcen entfernen, indem Sie den Schaltfläche "Löschen" rechts oben betätigen. Das Löschen noch verwendeter Ressourcen wird dabei vom System verhindert. Im Feld "eingebunden in" erhalten Sie auch einen Verwendungsnachweis für die Ressource. In Form von Links werden alle Seiten angezeigt, für die die Ressource benötigt wird. 31

34 Das Redakteurshandbuch HINWEIS: Die Ressourcen werden in Dateiverzeichnissen am Webserver verwaltet. Ein FTP-Zugang ist dafür nicht erforderlich. Die Metainformationen zu den Ressourcen werden hingegen in der Datenbank gespeichert. Ordner, für die Sie keine Schreibrechte besitzen sind rot dargestellt. Ordner für die Sie keine Leserechte besitzen (und deren Unterordner) werden nicht dargestellt. 32

35 3.8 Beziehungen zwischen Objekten herstellen An vielen Stellen ist es sinnvoll, Beziehungen zwischen den einzelnen Inhaltsobjekten herzustellen, um z.b. 3. Der Sitemanager von einem Artikel auf weitere Artikel zu diesem Thema zu verweisen Links auf Websites einem Artikel zuzuordnen Kontaktinformationen, z.b. zum Autor eines Artikels oder Ansprechpartner des beschriebenen Produktes zu hinterlegen Auf die Adresse bei einer Veranstaltung zu verlinken Einem Artikel Downloads, z.b. PDF - Dokumente zuzuordnen Das Herstellen von Beziehungen zwischen verschiedenen Inhaltsobjekten wird Content Relationship Management genannt. Es gibt unterschiedliche Verfahren, um diese Beziehungen herzustellen. Verwandte Objekte Für bestimmte Inhaltsobjekte (z.b. News) besteht die Möglichkeit, andere Inhaltsobjekte (z.b. Links) zuzuordnen (z.b. verwandte Links). Diese Zuordnung kann über Kategorien erfolgen, d.h. Objekte mit übereinstimmenden Kategorien werden automatisch einander zugeordnet. Verknüpfte Objekte Zusätzlich ist eine manuelle Zuordnung von Objekten möglich. Diese erfolgt über die Seite verknüpfte Objekte. Dazu wird zunächst der zu verknüpfende Objekttyp (z.b. Links) ausgewählt. Danach werden die zu verknüpfenden Objekt aus der Liste ausgewählt (z.b. aus einem Modul Alle Links. Alternativ kann auch die Suchfunktion zur Auswahl zu verknüpfender Objekte verwendet werden. In der den gleichnamigen Auswahllisten finden Sie manuell zugeordnete Objekte bzw. automatisch zugeordnete Objekte. Die Reihenfolge der manuell zugeordneten Objekte können Sie per Drag & Drop ändern. Danach müssen Sie die Sortierung speichern. Darstellung von zugeordneten Objekten Zur Darstellung dieser Objekte werden spezielles Module Related Objekts verwendet (z.b. Related Links ). Diese Module werden in geeigneten Contentbereichen auf der Seite platziert, z.b. rechts in einem Marginalbereich oder auch unterhalb des Contentbereiches. Sie werden dann bei Detailansicht eines Objektes (z.b. der Artikeleinzelansicht) automatisch mit den zugeordneten Objekten gefüllt. Die verknüpften Objekte werden dabei zuerst dargestellt. Die Darstellung kann auf einen bestimmten Objekttyp (z.b. Hinweise oder Datenblätter ) beschränkt werden. Sehr praktisch ist es, die Related Objekts fest im Seitentemplate zu platzieren. Dann sind sie auf allen Seiten verfügbar, die das entsprechende Template benutzen. Automatisch wird dann immer der jeweils zugeordnete Content angezeigt. Ist kein 33

36 Das Redakteurshandbuch Content zugeordnet entfällt die Anzeige. Es werden nur die zugeordneten Objekte angezeigt, die zum Zeitpunkt der Anzeige auch veröffentlicht und freigegeben sind. Natürlich werden auch die Zugriffsrechte des jeweiligen Benutzers sowie ggf. die Sprachvariante berücksichtigt. Weiterhin können nur Objekte mit bestimmten Attributen (z.b. nur Referenzen) angezeigt werden. 34

37 3.9 Der Objektbrowser 3. Der Sitemanager Der Objektbrowser bietet zusätzlich zum intuitiven Zugang direkt über die Webseite - eine systematische Sicht auf alle Objekte eines Portals geordnet nach Modultypen und Modulen in Form einer Baumstruktur. Zusätzlich werden nicht zugeordnete (unveröffentlichte) Objekte ausgewiesen. HINWEIS: Dieser Zugang ist vor allem dann nützlich, wenn man nicht genau weiß, auf welcher Seite sich ein Objekt befindet. Nach Auswahl eines Moduls werden alle enthaltenen Objekte tabellarisch angezeigt. Der Status des Objektes ist anhand von Symbolen sofort erkennbar. 35