SEPA-Umstellung im Verein.

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1 SEPA-Umstellung im Verein.

2 Vorwort Inhalt Änderungen Kontodaten Änderungen Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von Einzugsermächtigungen Checkliste SEPA-Umstellung SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr. SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr). Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und wird den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale als auch internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-Format möglich. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gern zur Verfügung. Ihre Stadtsparkasse Hameln 2

3 SEPA Änderungen Änderungen durch SEPA. Mit der Ablösung des bisherigen Inlandzahlungsverkehrs-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar Änderungen Kontodaten. B IBAN ersetzt Kontonummer. IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen in internationale Kontodaten angepasst. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält ebenfalls die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl. BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: NOLADE21HMS B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Nach dem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich Änderungen Zahlungsverkehr. B SEPA-Lastschrift. Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Wichtigster Bestandteil jeder SEPA-Lastschrift ist für Sie als Zahlungsempfänger der Besitz einer Gläubiger-ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank erhalten. Nähere Informationen finden Sie auf Seite 4. B SEPA-Überweisung. Für eine SEPA-Überweisung sind, im Vergleich zur heutigen Überweisung, die Nutzung der IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind nationale und internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Eine Umstellung der internen Prozesse in Vereinen ist für einen reibungslosen Zahlungsprozess bis zum Stichtag notwendig. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Nationale und internationale Überweisungen sind identisch. B Beträge werden in voller Höhe gutgeschrieben. B Währung ist immer Euro. B Ohne Betragsgrenze. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag). B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Leicht zu verarbeiten im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bei internationalen Überweisungen auf die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung, sobald der Überweisungsbetrag mehr als Euro beträgt.

4 Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen. Um SEPA-Lastschriften von Ihren Mitgliedern und Kunden einziehen zu können, müssen Sie im Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragsstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. 3. Sie werden automatisch auf die Beantragungsseite für die Gläubiger-ID geleitet. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihres Vereins sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. und im anschließend erscheinenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 7. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Filialen oder Gruppen) B Nationales Identifikationsmerkmal 4

5 SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift. Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung gleichzusetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen sind durch eine einfache Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 6). Unterschiede SEPA-Lastschrift Einzugsermächtigungen B Für die SEPA-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Mitglieder vorliegen bzw. es muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch den Verein. B 8 Wochen Rückgabemöglichkeit ohne Angabe von Gründen, 13 Monate bei fehlendem Lastschrift-Mandat. B Unterrichtung des Zahlungspflichtigen einmalig mindestens 14 Tage vor Einzug der ersten Lastschrift über Betrag, Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Bei wiederkehrenden Lastschriften ist die Information um zukünftige Fälligkeiten zu ergänzen. Hinweis: SEPA-Lastschriften können ausschließlich online per Datenfernübertragung eingereicht werden. Beleghafte Beitragseinzüge sind nicht mehr möglich. SEPA-Lastschrift-Mandat. Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. B Mandatsreferenz (kann nachgetragen werden) und Gläubiger-ID. B Autorisierungstext des Vereins mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen. B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug. B Das Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn kein Einzug vorgenommen wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC 5 Datum und Ort Unterschrift

6 SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen. Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschrift- Mandat sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank erhalten. B Sie haben mit uns, der Stadtsparkasse Hameln, eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. Diese wird durch uns rechtzeitig an Sie versandt. B Eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat wird durch den Verein vergeben. B Ihre Mitglieder sind mindestens 14 Kalendertage vor dem ersten Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift über den Einzug zu informieren. B Es muss eine schriftliche Benachrichtigung Ihrer Mitglieder über die Umstellung auf SEPA- Basis-Lastschrift unter Angabe des Umstellungstermins, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer vor dem ersten Einzug als Vorabinformation erfolgen (z. B. in Form eines Zahlplans, im Einladungsschreiben zur nächsten Mitgliederversammlung, im letzten Lastschrifteinzug). B Das Datum der Unterrichtung ist als Datum der Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen im Datensatz anzugeben. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: CB Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): Stadtsparkasse Hameln (NOLADE21HMS) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster-Verein Musterstadt, den Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Lastschrift. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking sind die SEPA-Funktionen bereits eingebunden. Auch die von uns angebotene Banking-Software SFirm (mit SEPA-Modul) sowie das Mitgliederverwaltungsprogramm SPG- Verein sind bereits SEPA-fähig. Nähere Informationen zur Umstellung dieser Programme auf SEPA erhalten Sie rechtzeitig mit einer separaten Information. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. Hier finden Sie weitere Informationen: 6

7 Checkliste Checkliste zur Umstellung von SEPA-Lastschriften. 1. Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung im Verein. 2. Beantragen Sie die Gläubiger ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 4 erklärt. Die Gläubiger ID ist die Voraussetzung für den Abschluss der Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Lastschrift mit der Stadtsparkasse Hameln. Diese Vereinbarung werden wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zusenden. 3. Legen Sie fest, wie sich die Mandatsreferenznummer für die Lastschriftmandate zusammensetzen soll. Sie kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und beispielsweise Kundensowie Vertragsnummer und weitere Zusätze beinhalten. Weitere Informationen zu den SEPA-Lastschrift-Mandaten finden Sie auf Seite Stellen Sie Ihre Vordrucke und Formulare von bisherigen Einzugsermächtigungen/ Abbuchungsaufträgen auf SEPA-Lastschriftmandate um. Zusätzlich zu beachten bei SEPA-Basis-Lastschrift (alte Einzugsermächtigung): Berücksichten Sie, dass Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung der ersten Buchung schriftlich über die Lastschrift bzw. über die Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat informieren müssen. Diese Information können Sie z. B. in einer Rechnung oder per separatem Anschreiben vornehmen. Wichtige Bestandteile hierbei müssen sein: B Ihre Gläubiger-ID B Datum der ersten und zukünftigen SEPA-Lastschrifteinzüge B Vergebene Mandatsreferenznummer Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA Einreichungsfristen an: B Einreichung Erstlastschriften spätestens 6 Werktage vor Fälligkeit B Einreichung Folgelastschriften spätestens 3 Werktage vor Fälligkeit Bitte beachten Sie, dass eine Umdeutung bestehender Abbuchungsaufträge nicht möglich ist und neu als SEPA-Firmen-Lastschriftmandat eingeholt werden. Weiterhin sind SEPA-Firmen-Lastschriften nur noch zwischen Unternehmen zulässig und können nicht mehr mit Privatpersonen abgeschlossen werden. Sie können in diesem Fall auf SEPA- Basis-Lastschriften umsteigen. Weitere wichtige Hinweise zur SEPA-Umstellung in Ihrem Verein: 1. Überprüfen Sie, wann Ihre Vereinssoftware SEPA-fähig ist. Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Softwarelieferanten/-hersteller. Ihre Sparkasse/Landesbank, bei der Sie das Mitgliederverwaltungsprogramm SPG-Verein/Verein2000 erworben haben, wird Sie automatisch über die Umstellung des Programms informieren. Sollten Sie eine andere Banking- Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. 2. Erweitern Sie in Ihren Korrespondenzformularen die Bankverbindung(en) um die entsprechende IBAN und BIC (siehe Seite 3), damit Ihre Mitglieder und Kunden problemlos den Zahlungsverkehr mit Ihnen durchführen können. 3. Stellen Sie Ihre vorhandenen Zahlungsvordrucke für Überweisungen auf das SEPA-Format um. Lastschriften können ab dem nur noch online per Datenfernübertragung eingereicht werden. Hier finden Sie zusätzliche Informationen und Hilfen wie z. B. einen IBAN-Rechner: 7 Erledigt

8 e-liberate GmbH, Lüneburg Stadtsparkasse Hameln Telefon: Telefax: Internet:

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