Es kann jeden treffen Prüfpraxis der Datenschutzaufsichtsbehörde

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1 Alexander Filip 1 Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht Es kann jeden treffen Prüfpraxis der Datenschutzaufsichtsbehörde Vortrag im Rahmen der Veranstaltung Pragmatischer Datenschutz im Unternehmensalltag, , Altdorf Alexander Filip Referent im Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht

2 Alexander Filip 2 2 Agenda 1. Datenschutzaufsicht in Bayern und Deutschland 2. Prüfungsaktivitäten des BayLDA Prüfungsaktivitäten Allgemeine schriftliche Prüfaktion bei über 150 stichprobenmäßig ausgewählten Unternehmen in Bayern Weitere Prüfungsaktivitäten 2012/2013 (schriftliche Prüfungen oder Vor-Ort-Prüfungen): Arztpraxen, Fitness-Studios, Google Analytics 2.2. Prüfungsaktivitäten Allgemeine schriftliche Prüfaktion in 111 Unternehmen verschiedener Branchen (Schwerpunkt bei Banken/Finanzinstitute) Allgemeine schriftliche Prüfaktion zur Datenschutzorganisation zuzüglich einiger spezieller Fachthemen bei rd. 100 Autohäusern sog. fokussierte Prüfungsaktionen, insb. zur Datensicherheit: Authentifizierung auf Websites, STARTTLS bei Mailservern, HTTPS,

3 Alexander Filip Datenschutzaufsicht in Bayern und bundesweit Aufsichtsbehörden Bayern: nichtöffentlicher Bereich (Unternehmen, Vereine ): Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht ( BayLDA ),Sitz Ansbach öffentlicher Bereich (Verwaltung): Bayerischer Landesbeauftragter für Datenschutz ( BayLfD ), Sitz München

4 Alexander Filip Datenschutzaufsicht in Bayern und bundesweit Gemeinsame Arbeitsgremien der Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland: Datenschutzkonferenz Düsseldorfer Kreis (für Fragen aus dem nicht-öffentlichen Bereich) für die einzelnen Themenbereiche (öffentlich wie nichtöffentlicher Bereich): ständige Arbeitsgruppen und Arbeitskreise (z.b. AG Kreditwirtschaft, AG Internationaler Datenverkehr, AG Telemedien) sowie Ad-hoc-Arbeitsgruppen (z. B. AG Werbung und Adresshandel, AG Internet und am Arbeitsplatz, AG Videoüberwachung)

5 Alexander Filip 5 2. Prüfungsaktivitäten des BayLDA Was erwartet das BayLDA vom betrieblichen Datenschutzmanagement?

6 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten Allgemeine schriftliche Prüfungsabfrageaktion bei über 150 stichprobenmäßig ausgewählten Unternehmen in Bayern Start: Januar 2013, verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen

7 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Ablauf Anschreiben mit Erläuterung, Fragenkatalog + Infoblättern 6-Wochen-Antwortfrist

8 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Inhalt der Prüfung -1- Zwecke und Rechtsgrundlagen (Rechtsvorschrift? Einwilligung) der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten Erfordernis eines Datenschutzbeauftragten und dessen Aufgabenerfüllung öffentliches Verfahrensverzeichnis Verpflichtung auf das Datengeheimnis

9 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Inhalt der Prüfung -2- Auftragsdatenverarbeitung (ADV), Anforderung der ADV-Verträge Beschäftigtendatenschutz: - Regelungen zur privaten Nutzung von Internet und im Betrieb - Regelungen zur Verwendung privater Kommunikationsmittel

10 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Inhalt der Prüfung -3- Videoüberwachung (VÜ): Umfang (wo? Zweck, Dauer der Speicherung, zugriffsberechtigte Personen), VÜ-Konzept Regelungen zur Sperrung bzw. Löschung von Daten technische und organisatorische Maßnahmen nach 9 BDSG + Anlage, Datensicherheitskonzept Vorkehrungen zum Umgang mit eventuellen Datenpannen

11 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Allgemeine Prüfungsfeststellungen Bei etwa 5 % der Geprüften war unser Schreiben erst der Anstoß, die gesetzlichen Anforderungen aus dem BDSG anzugehen. Bei einem Großteil war Grundlegendes organisiert, es gab aber noch deutliche Lücken bei der BDSG- Umsetzung. Bei wenigen Geprüften gab es überhaupt keine Anmerkungen.

12 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Festgestellte Mängel 1 Bestellung und Tätigkeit des DSB - nicht vertretbare Interessenkollision wie DSB gleichzeitig Vorstand, DV-Administrator, Personalleiter etc. - kaum Aktivität als DSB Videoüberwachung ohne schriftliches Konzept (BDSG: für konkret festgelegte Zwecke, siehe dazu aktuell BGH v , V ZR 220/12)

13 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Festgestellte Mängel 2 Gestattung der privaten Internet- und - Nutzung am Arbeitsplatz ohne Rahmenregelung Erstellung des im BDSG vorgesehenen öffentlichen Verzeichnisses der DV-Verfahren fehlte Fehlende bzw. unzureichende Verträge zu outgesourcten Datenverarbeitungsvorgängen (Auftragsdatenverarbeitung gem. 11 BDSG)

14 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/2013 Festgestellte Mängel 3 kein Konzept zu den Sicherheitsmaßnahmen nach 9 BDSG, nur punktuelle Maßnahmen kein Konzept für den Umgang mit eventuell auftretenden Datenpannen nach 42a BDSG (praktisch jeder kann davon betroffen sein, siehe unsere Praxisfälle)

15 Alexander Filip Prüfungsaktivitäten 2012/ Weitere Prüfungsaktivitäten 2012/2013 (schriftliche Prüfungen oder Vor-Ort-Prüfungen) Arztpraxen, Zahnärzte App-Analysen Fitnessstudios (93 aus einem Reg.bezirk) Prüfung des Einsatzes von Tracking-Software (Google Analytics, Adobe Analytics/Omniture) Prüfung der Videoüberwachung in Filialen von Bäckereiketten in einem Reg.bezirk

16 Alexander Filip Schriftliche Prüf-Abfrage zur Datenschutzorganisation zuzüglich einiger ausgewählter Fachthemen in 111 Unternehmen verschiedener Branchen (Schwerpunkt bei Banken/Finanzinstituten)

17 Alexander Filip 17 Mitte Februar 111 Unternehmen angeschrieben, davon etwa 50 Banken bzw. Finanzinstitute als Schwerpunkt, Frist für die Beantwortung: 5 Wochen (bis Ende März 2014). Ca. 20 % der Unternehmen benötigten Terminverlängerung.

18 Alexander Filip 18 (Nur) fünf Unternehmen mussten wegen Nicht-Reaktion angemahnt werden. Ein Unternehmen davon hat auch die Mahnung ignoriert und hat einen förmlichen Auskunftsanforderungsbescheid mit Zwangsgeldandrohung erhalten.

19 Alexander Filip 19 Etwa 5 % der Unternehmen hatten im datenschutzorganisatorischen Bereich (DSB, Verpflichtung nach 5 BDSG, Verfahrensverzeichnis) noch nichts veranlasst und wurden erst infolge der Aktion überhaupt tätig.

20 Alexander Filip 20 Häufigste Problempunkte insgesamt (ähnlich wie bei Großprüfung 2013): Interessenkollision DSB mit anderen Funktionen fehlendes Verfahrensverzeichnis, fehlende Regelung zur Videoüberwachung

21 Alexander Filip 21 Mängel im Bereich Datensicherheit, z. B. unverschlüsselte Versendung personenbezogener Informationen per ungeregelte private Nutzung von E- Mail und Internet am Arbeitsplatz Mängel bzgl. ADV-Verträgen nach 11 BDSG

22 Alexander Filip 22 Durch ein Fragebogen-Ankreuzsystem und dem gegenüber der Großprüfung 2013 reduzierten Themenumfang war eine deutlich schnellere Bearbeitung möglich.

23 Alexander Filip 23 Bei einigen der schriftlich geprüften Unternehmen erfolgte zusätzlich eine Vor-Ort-Kontrolle, um nicht nur auf schriftliche Aussagen vertrauen zu müssen. Der Schwerpunkt der Abfrageaktion lag aber in der allgemeinen Sensibilisierung für Datenschutz und dem Hinweis auf wichtige Regelungen.

24 Alexander Filip Schriftliche allgemeine Prüfung zur Datenschutzorganisation zuzüglich einiger spezieller Fachthemen beird. 100 Autohäusern

25 Alexander Filip 25 im Mai 2014 rund 100 Autohäuser angeschrieben Frist zur Beantwortung rd. 5 Wochen Fragen z.b.: Datenschutzbeauftragter vorhanden? Verfahrensverzeichnis vorhanden? Datenerhebungen auf Grundlage von Einwilligungen? ADV-Verträge? Videoüberwachung? Verschlüsselungstechnik -Server(Perfect Forward Secrecy; STARTTLS)? Website mit Login-Bereich? Google Analytics auf Website? Datenträgerentsorgung (z.b. Papieraktenvernichtung) Werden Personalausweise kopiert?

26 Alexander Filip 26 bis auf 2 Unternehmen haben inzwischen alle Auskünfte erteilt häufigste Mängel: kein Verfahrensverzeichnis vorhanden; unzureichende Partikelgröße bei Aktenvernichtung; ADV-Verträge mit IT- Wartungsunternehmen z.t. nicht vorhanden genereller Eindruck: im Detail durchaus Datenschutzmängel vorhanden

27 Alexander Filip sog. fokussierte Prüfungsaktionen anlassbezogen / anlasslos schriftliche und Vor-Ort Prüfungen auch: Onlineprüfungen rechtliche, technische, organisatorische Prüfungen angekündigte / unangekündigte Prüfungen

28 Alexander Filip 28 Typische anlasslose fokussierte Prüfung: in der Regel schriftliche Vorfragen zur IT-Sicherheit Prüfmitteilung meist 4-6 Wochen vor Prüftermin Mitteilung Prüfpunkte (10 Stück) 2 Wochen vor Prüfung Prüfdauer vor Ort rd. 1-1,5 Stunden Prüfbericht innerhalb von 2 Wochen

29 Alexander Filip 29

30 Alexander Filip 30

31 Alexander Filip 31

32 Alexander Filip 32

33 Prüfbeispiel: HTTPS-Verschlüsselung HTTPS ist immer notwendig (bei personenbez. Daten) z.b. bei Bestellungen z.b. bei Kontaktformular Z.B. beim Einloggen Alexander Filip 33

34 Alexander Filip 34 HTTPS nach Stand der Technik TLS 1.2, eine Zeitlang SSL3.0, TLS1.1, kein SSL2.0 Perfect Forward Secrecy Keine schwachen Schlüssel (mind. 128 Bit) Keine schwachen Chiffren (z.b. RC4 bei modernen Browsern) Kein Heartbleed Vertrauenswürdige und gültige Zertifikate (mind. RSA 2048 Bit) HSTS (Strict Transport Security), HttpOnly OCSP Heften

35 Alexander Filip 35 Prüfbeispiel: STARTTLS bei Mailserver 1. STARTTLS vorhanden? (Transportverschlüsselung) 2. Perfect Forward Secrecy unterstützt? (Folgenlosigkeit bei TLS) 3. Heartbleed-Bug geschlossen? (kritische Sicherheitslücke) 2236 Verantwortliche Stellen wurden geprüft: 1464 ok; 772 nicht ok

36 Alexander Filip 36 Prüfbeispiel: Authentifizierung auf Website - Benutzername und Passwort (Variante 1)

37 Alexander Filip 37 Prüfbeispiel: Authentifizierung auf Website - Benutzername und Passwort (Variante 2)

38 Alexander Filip 38 Prüfbeispiel: Authentifizierung auf Website: Speicherung des Passwortes: Klartext ( geht gar nicht ) Standardhash (z.b. SHA-256) Standardhash mit Salt (z.b. SHA-256) Guter Hash (z.b. bcrypt, PBKDF2) verschlüsselt (z.b. AES-256) Länge des Passwortes hängt ggf. vom Kryptoverfahren ab

39 Alexander Filip 39 Prüfbeispiel: Authentifizierung auf Website: Bei erhöhtem Schutzbedarf: 2-Faktor- Authentifizierung - SMS-Token - Neuer Personalausweis - Hardware-Token - Browser-Client-Zertifikate - Passwortkarten (?) - itan, (?)

40 Alexander Filip 40 Prüfbeispiel: Onlineprüfung von -Servern

41 Alexander Filip Prüferfahrungen Unternehmen sind teils über Prüfankündigung überrascht Manche Unternehmen kannten uns noch gar nicht Große Spannbreite im Bereich IT-Sicherheit Problemfeld Gesundheitsdaten Problemfeld Passwortspeicherung Problemfeld Dienstleister bzw. Auftragsdatenverarbeitung Das BayLDA lernt die Datenschutz- Probleme in der Unternehmenspraxis noch besser kennen Datenschutz geht ohne IT-Sicherheit nicht Datenschutz kann Sicherheit schaffen

42 Alexander Filip Diskussion Ihre Fragen? Ihre Hinweise? Ihre Anregungen?

43 Alexander Filip Vielen Dank für Ihre Interesse Alexander Filip Tel. 0981/ Referent beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht

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