Datenschutz bei Vormundschaftsbehörden

Transkript

1 Datenschutz bei Vormundschaftsbehörden 1

2 Inhalt Datenschutzstelle SZ - OW - NW Grundsätze und Begriffe Datenschutz bei der Vormundschaftsbehörde Zusammenarbeit aus Sicht der Helfer Datenweitergabe Fälle / Fragestellungen 2

3 Datenschutzstelle SZ -OW -NW Organisation 250 Stellenprozente Stao: Gotthardstr. 21, 6414 Oberarth Administrativ dem FD SZ unterstellt Stellung Kantonales und kommunales Kontrollorgan im Sinne des Bundesgesetzes über den Datenschutz Verwaltungsunabhängig Gewählt für Amtsperiode Eigenes Budget Kann proaktiv tätig werden Untersteht dem Amtsgeheimnis 3

4 Gesetzlicher Auftrag (Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz vom 23. Mai 2007; ÖDSG) Überwachung der Anwendung der Vorschriften über das Öffentlichkeitsprinzip und den Datenschutz Beratung der Behörden Mitwirkung bei der Gesetzgebung Vermittlung zwischen öffentlichen Organen und Privaten Information 4

5 Aufgaben Aufsicht und Kontrolle in den Verwaltungen (Kantone/Gemeinden) Beratung und Unterstützung in den Verwaltungen & Private Sensibilisierung und Schulung der Verwaltungen Sensibilisierung und Information der Privaten Rechenschaftsablage 5

6 Instrumente Datenschutz-Reviews Stellungnahmen in Gesetzgebungsverfahren Überprüfung geplanter Datenbearbeitungen Empfehlungen und Anträge Beratung und Schulungen Leitfäden und Merkblätter Informationsangebote auf Webseite Jährlicher Tätigkeitsbericht 6

7 Arbeitsweise - Grundsätze Unabhängig Partnerschaftlich Dienstleistungsorientiert 7

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9 Grundsätze und Begriffe Personendaten Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche oder juristische Person beziehen. Bearbeiten JederUmgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, wie das Beschaffen, Aufbewahren, Verändern, Verknüpfen, Bekanntgeben, Veröffentlichen, Archivieren oder Vernichten. Betroffene Person natürliche oder juristische Person, über die Personendaten bearbeitet werden. 9

10 Öffentliche Organe 4 Bst. a ÖDSG Regierungsrat Erziehungsrat Behörden (gerichtliche ausgenommen!) Kommissionen Verwaltungsstellenund Anstalten des Kantons, der Bezirke und Gemeinden Personen und Organisationen des öffentlichen und privaten Rechts, (nur) soweit sie mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben betraut sind Privatpersonen (Ärzte, Schulpsychologen, ) 10

11 Besonders schützenswerte Personendaten 3 Bst. d ÖDSG religiöse, weltanschauliche oder politische Ansicht, Zugehörigkeit und Betätigung persönlicher Geheimbereich, insbesondere den seelischen, geistigen oder körperlichen Zustand Rassenzugehörigkeit Massnahmen der Sozialhilfe polizeiliche Ermittlungen, Strafverfahren, Straftaten und die dafür verhängten Strafen oder Massnahmen 11

12 Gegenüberstellung Personendaten Gesetzliche Grundlage Erforderlichkeit für die Aufgabe Gesetzestext Normale Personendaten -gesetzliche Grundlage gefordert -von Legislative od. Exekutive: Gesetz, Verordnung, Regle- ment, Weisung, - Aufgabe trotz Datenbearbeitung noch erfüllbar (da sie sich aus der allgemeinen Aufgabenerfüllung ableiten lässt) - Interpretationsspielraum - notwendig - 9 Abs. 1 ÖDSG Besonders schützenswerte Personendaten -ausdrückliche gesetzliche Grundlage gefordert -von Legislative:Gesetz im formellen Sinn (z.b. Ge- meindeordnung auf Stufe Gemeinde) - Aufgabe ohne Datenbearbeitung nicht erfüllbar - Kein Interpretationsspielraum - zwingend erforderlich - 9 Abs. 2 ÖDSG 12

13 Besonderheiten (für bes. schützenswerte Personendaten) Per definitionem höhere Anforderungen für das Bearbeiten solcher ( 9 Abs. 2 ÖDSG) normale Personendaten Bearbeitung notwendig spielraum Klassenliste [ohne Geburtstage] möglich) besonders geschützte Personendaten Bearbeitung Erfüllung (der Aufgabe es) zwingend erfordert Zweck: im Gesetz normiert, kein Interpretationsspielraum Bsp.: Informationen über Straffällige od. die Gesundheit bedürfen zwingender gesetzl. Grundlage od. Aufgabenerfüllung ohne Information wäre Aufgabe nicht erfüllbar Einwilligung (weniger praxisrelevant) Zweck: indirekt aus Aufgabenerfüllung ableitbar Bsp.: Organisation einer Schule kann viel enthalten (Interpretations- 13

14 Grundsätze des Datenschutzes Gesetzliche Grundlage (Rechtmässigkeit) Verhältnismässigkeit Zweckbindung Datensicherheit (auch technische Massnahmen) Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität Transparenz (Erkennbarkeit) 14

15 Gesetzliche Grundlagen Verfassung des eidgenössischen Stands des Kantons Schwyz Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz des Kantons Schwyz (ÖDSG) Einführungsgesetz zum schweizerischen Zivilgesetzbuch (inkl. schweizerisches Zivilgesetzbuch) Verordnung über die Volksschule Gesetz über die Sozialhilfe Gesundheitsverordnung des Kantons Schwyz u.u. schweizerisches Strafgesetzbuch weitere (z.b. Disziplinarverfahren nach kant. Recht) 15

16 Verhältnismässigkeit Erforderlichkeit ultima ratio (kein anderes, schonenderes Mittel möglich) Geeignetheit zur Erfüllung des angestrebten Zwecks/Ziels Abwägung privates öffentliches Interesse was wiegt schwerer (Schutz Privatsphäre Aufgabe/Schutzzweck)? Datensparsamkeit / Datenvermeidung nur so viel wie notwendig so wenig wie möglich Zweckbindungsgebot 16

17 Datensparsamkeit 17

18 Zweckbindungsgebot Daten über Personen dürfen grundsätzlich nur zum Zweck, zu dem sie beschafft werden, bearbeitet werden (keine Weitergabe). für spezielle (z.b. psychologische) Behandlung wahllose/r Weitergabe/Austausch von Daten (Begriff Behörde ) dienen der Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe Kettentelefon-Liste Schule, Geburtsdatum nicht notwendig Begutachtung (rein körperl. Leiden) Sozialamt gibt Daten an Arzt (nur die er benötigt) keine Daten betr. Sozialhilfe, Straftaten od. Sozialhilfemissbrauch in Vergangenheit begründetes Interesse Schulpsychologe Aufgabe: psychologische Abklärung dazu braucht er gewisse Angaben (jedoch keinen Komplettdatensatz ) Achtung: Zweck nicht immer klar / genau ersichtlich! 18

19 Datensicherheit technische Absicherung der bearbeiteten Daten Firewalls, Virenschutz, geschütztes Netz... Richtigkeit / Transparenz Wer Daten bearbeitet, ist auch für deren Richtigkeit und entsprechend dem Zweck Vollständigkeit verantwortlich Berichtigungsrecht ersichtlich für betroffene Person, keine Geheimsammlungen 19

20 Vormundschaftsbehörden(Beteiligte/Helfer) Ärzte Sozialarbeiter Weitere Schulpsychologen Vormundschaftsbehörde der Gde. Sozialpsychiatrischer Dienst Kinder-und Jugendpsychiatrischer Dienst Politische Behörden 20

21 Allgemeines zum Umgang mit s s grundsätzlich unsicher (Abfangen, Auslesen, ) Versand von s schützenswerte Dokumente/ Informationen nicht per (Post) Netzschutz z.b. innerhalb eines Kantons (von kant. Informatik gesichert) nicht aus Kantonsnetz zu Privaten (z.b. zu einem privaten Arzt) Verschlüsselung umständlich teuer 21

22 Fallbeispiele aus der Praxis Diskussion unter Helfern bei einem Problem (z.b. in einer Schule) ohne Zensur möglich? Verwendung einer schulpsycholog. Gefährdungsmeldung als Begründung gegenüber den Eltern (mit Quellenangabe)? Gemeinde erhält Gefährdungsmeldung -> Kontaktaufnahme mit anderen Beteiligten -> Austausch von Wissen & Verhaltensmustern (z.b. schlussendlich auch als Begründung einer Verfügung) 22

23 Diskussion unter Helfern (öff. Organe) Problem mit Kind an Schule Beteiligte: Schulleitung, Lehrer, Schulpräsident, VM-Sekretär, Schulpsychologe, Psychiater, u.u. Tagesfamilie, keine Zensuren zur Diskussion? Verwendung dieser Infos in anderem Zusammenhang? (z.b. bei Elterngespräch)? Aufhebung Schweigepflicht? Politische Aufsicht (z.b. Kommission, Gemeinderat): je nach Aufgabe (Verhältnismässigkeit) -> Gemeindeordnung definiert Kompetenzen (reine Controllingfunktion od. Entscheidkompetenz) Mitglieder unterstehen Schweigepflicht (z.b. Infos nicht an Parteiversammlung weitergeben od. nicht zweckwidrig verwenden) 23

24 Verwendung einer Gefährdungsmeldung Schulpsychologie erstellt Gefährdungsmeldung besser schriftlich Vormundschaftsbehörde erhält diese und darf sie weiterverwenden (auch gegenüber Eltern verwendet) denn Gefährdungsmeldung darf nur erfolgen, wenn sie berechtigt ist verfolgt Vormundschaftsbehörde diese nicht weiter, kann sie ihre gesetzliche Aufgabe nicht erfüllen 24

25 Verwendung einer Gefährdungsmeldung Vormundschaftsbehörde erhält Gefährdungsmeldung nimmt Kontakt auf mit anderen Beteiligten Schema X: Gesetzliche Grundlage Verhältnismässigkeit Weitergabe begrenzt auf die Aufgabe gegenüber dem Steueramt z.b. keine medizinische Äusserungen dem Sozialamt nur Informationen mitteilen, die es zur Erfüllung seiner Aufgabe benötigt Beispiel: auffälliges Kind in der Schule 25

26 Allgemein: Weiterverwendung einer Information? Vormundschaftsbehörde erhält Information Weiterverwendung in 2 Fällen möglich: bei Vorliegen gesetzlicher Grundlage bei Vorliegen der Zustimmung der betroffenen Person 26

27 Dossiereinsicht für wissenschaftlichen Zweck? Person möchte gewisse Informationen für eine wissenschaftliche Arbeit (z.b. Student für seine Dissertation) 19 ÖDSG Bearbeitung von Personendaten für nicht personenbezogene Zwecke meist statistische Zwecke (z.b. Studie über Verding-Kinder, deshalb Akten vom Sozialamt) Anonymisierung bestimmter Positionen und Person nicht mehr bestimmbar Verschwiegenheitsverpflichtung unterschreiben lassen 27

28 Verletzung / Aufhebung Schweigepflicht Spezialbestimmungen (diverse Gesetze) Berufs- oder Amtsgeheimnis (StGB) Spezielle Berufsgattungen (wie Ärzte, Psychologen, ) Behördenmitglieder und Angestellte (z.b. der Verwaltung) 28