MS OUTLOOK 2000 SCHULUNG IM WISSENSCHAFTLICHEN SEKRETARIAT FÜR DIE STUDIENREFORM IM LAND NRW VERA LOHRBACHER

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1 MS OUTLOOK 2000 SCHULUNG IM WISSENSCHAFTLICHEN SEKRETARIAT FÜR DIE STUDIENREFORM IM LAND NRW 2003 VERA LOHRBACHER

2 EINFÜHRUNG IN OUTLOOK 2000 Diese kurze, auf einige wesentliche Funktionen beschränkte Anleitung hat das Ziel, einen schnellen Einstieg in die für die Arbeit im Wissenschaftlichen Sekretariat erforderlichen Anwendungen des Programms Outlook 2000 zu geben. Mit diesen ersten Schritten ist es möglich, den Kalender zu führen, Aufgaben zu verwalten, ein Adressbuch anzulegen, s zu verschicken und Outlook an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Es gibt für viele Einstellungen mehrere Verfahrensweisen, hier wird i.d.r. nur eine genannt. Oft ist es auch möglich, Änderungen oder Einstellungen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zu bearbeiten, dabei kommt es natürlich darauf an, wo der Cursor steht, wenn Sie die rechte Maustaste drücken. Ein allgemeines Handbuch finden Sie in der A-Z Liste unter "Outlook Bedienungsanleitung" (Word Dokument). Folgende Funktionen von Outlook werden hier vorgestellt: NAVIGATIONSLEISTE 3 STARTSEITE 5 KONTAKTE 6 NACHRICHTEN 8 -Einstellungen für s 10 KALENDER 12 -Arbeitszeiten und Feiertage 14 -Optionen für die Anzeige im gemeinsamen Kalender 15 AUFGABEN 15 WEITERE OPTIONEN 16 2

3 NAVIGATIONSLEISTE Outlook-Leiste Die Navigationsleiste von Outlook bietet einen schnellen Zugriff auf die Standardtools wie Kalender, Posteingang, Aufgaben etc., aber auch auf selbsterstellte Ordner mit z.b. allen s zu einem bestimmten Thema; sie befindet sich auf der linken Seite und ist voreingestellt. Die Navigationsleiste kann den eigenen Wünschen angepasst werden. Durch das Kontextmenü (den Mauszeiger auf der Fläche der Navigationsleiste positionieren und die rechte Maustaste drücken) kann die Darstellung geändert werden. Die Reihenfolge der Ordner kann durch Drag&Drop mit der linken Maustaste verändert werden. Ordnerliste Über das Menü Ansicht 'Outlook- Leiste' (s. links) kann die Leiste aus- und eingeblendet werden. Es ist auch möglich, eine 'Ordnerliste'(s. links) wahlweise oder zusätzlich einzublenden. 3

4 Ein neuer Ordner, z.b. für die Archivierung wichtiger s oder zur Verwaltung von Kontakten, wird über das Menü (Datei) Neu 'Ordner' eingerichtet. Für den Ordner wird ein Name eingegeben. Die Art des Ordners wird aus der Liste "Ordner enthält Elemente des Typs" gewählt. Der Ordner wird über die Auswahl im Feld "Ordner soll angelegt werden unter" einem vorhandenen Ordner zugeordnet. Beim Speichern fragt Outlook, ob der Ordner auf der Navigationsleiste angezeigt werden soll, wenn Sie diese Anfrage bestätigen, blinkt die Verknüpfung, unter der der Ordner abgelegt wurde, auf. Ein Ordner wird mit der Maus in die gewünschte Verknüpfung verschoben. Den Ordner per Drag&Drop auf die Verknüpfung ziehen. Die Verknüpfung öffnet sich und der Ordner wird bis zum gewünschten Platz gezogen. Die Standardeinstellung von Outlook gibt auf der Navigationsleiste drei Verknüpfungen vor. 4

5 STARTSEITE Im WSS wird der Ordner "Outlook Heute" die Startseite sein. Der Ordner "Outlook heute" bietet eine gute Übersicht über mehrere Anwendungen, das Layout kann im begrenzten Rahmen gestaltet werden. Die Ansicht des Ordners "Outlook Heute" wird wie folgt geändert: über den Link 'Outlook heute anpassen' ist es möglich, den Start, die Nachrichten, den Kalender, und die Aufgaben anzupassen und ein Format für das Layout von "Outlook heute" auszuwählen. Wenn Sie das Kästchen "beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln" anklicken, ist "Outlook heute" die Startseite von Outlook und Sie können mit einem Blick die neuen Nachrichten, die Termine der folgenden Tage und Ihre Aufgaben sehen. In der Rubrik 'Nachrichten' können Sie über die Schaltfläche "Ordner zeigen" die Ordner auswählen, die in der Ansicht "Outlook heute" angezeigt werden sollen. Die Kästchen vor den gewünschten Ordner werden angeklickt. Die Ordner "Posteingang", "Entwürfe" und "Postausgang" sind voreingestellt, können aber deaktiviert werden und werden dann nicht angezeigt. Hier müssen Sie darauf achten, dass Sie den "Posteingang" des Ordners "mail.wss.nrw.de" aktivieren!! 5

6 In der Rubrik 'Kalender' können Sie einstellen, wie viele Tage Sie in der Ansicht "Outlook heute" sehen können, die Auswahl liegt zwischen 1-7 Tagen. In der Rubrik 'Aufgaben' können Sie bestimmte Typen von Aufgaben und die Sortierung der Aufgaben auswählen, die in der Ansicht "Outlook heute" angezeigt werden sollen. In der Rubrik 'Formate' können einige vorgegebene Layouts für "Outlook heute" ausgewählt werden. KONTAKTE Das Icon für die Kontakte liegt auf der linken Navigationsleiste. Über das Menü (Datei) Neu 'Kontakt' werden alle relevanten Daten zu einer Person gespeichert. 6

7 Geben Sie hier alle bekannten Daten zu einer Person ein und ordnen Sie den Kontakt einer Kategorie zu (z.b. 'Geschäftlich'). Zusätzlich können Sie einen Kontakt als 'privat' kennzeichnen, wenn Sie das Kästchen 'Privat' in der unteren rechten Ecke aktivieren. Jeder eingegebene Kontakt wird mit "Speichern und Schließen" beendet. Sie können auch eigene Kategorien zum Verwalten Ihrer Kontakte einführen. Gehen Sie über das Menü Bearbeiten 'Kategorien' auf die Schaltfläche "Hauptkategorienliste" und geben dann einen Namen für eine neue Kategorie ein (z.b. 'Kommission XY'). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und bestätigen Sie den Vorgang. Kontakte können auch z.b. für das Versenden einer Mail an eine bestimmte Gruppe zusammengeführt werden. Über das Menü (Datei) Neu 'Verteilerliste' wird ein Fenster geöffnet, in dem die Kontakte über die Schaltfläche "Mitglieder auswählen" aus dem Adressbuch in einer Verteilerliste zusammengefasst werden. Die Verteilerliste wird benannt und die fähigkeit der Kontakte wird über die Schaltfläche "Jetzt aktualisieren" aktiviert (s. Abbildungen)! Die einzelnen Kontakte bleiben erhalten, ein Kontakt kann auch mehreren Verteilerlisten zugeordnet werden. Über den Ordner 'Kontakte' können Sie sich jederzeit eine Liste Ihrer Kontakte ansehen. Diese Ansicht ändern Sie über das Menü Ansicht 'Aktuelle Ansicht'. 7

8 Es ist möglich, einen Kontakt zu duplizieren, wenn Sie z.b. Kontakte mit sehr ähnlichen Angaben eingeben müssen. Gehen Sie im Menü Ansicht 'Aktuelle Ansicht' auf die Ansicht 'nach Kategorie'. Öffnen Sie die Kategorie, aus der Sie einen Kontakt kopieren möchten. Klicken Sie auf die kleine Visitenkarte am Beginn der Zeile, in der der Kontakt steht. Gehen Sie jetzt auf das Menü Bearbeiten und klicken Sie 'Kopieren' an. Dann klicken Sie auf die Kategorie, in die sie den kopierten Kontakt einfügen möchten und klicken im Menü Bearbeiten auf 'Einfügen'. Sie können sich Ihre Kontakte auch ausdrucken. Dazu stehen Ihnen im Menü Datei Drucken 'Druckformat' verschiedene Formate zur Verfügung, die Sie auch bearbeiten können. NACHRICHTEN Die funktion von Outlook wird über das Icon "Posteingang" auf der Navigationsleiste gesteuert. Für alle Mitarbeiter/innen des WSS wird ein "mail.wss.nrw.de-posteingang" eingerichtet, der dann alle s enthält, die an die gesendet wurden. Über das Menü (Datei) Neu ' -Nachricht' kann eine neue verfasst werden. 8

9 Über die Adressbuchschaltfläche "An" wird ein Name aus dem Adressbuch ausgewählt. Durch einen Doppelklick auf den bzw. die gewünschten Namen werden die Personen ausgewählt, an die die versandt werden soll. Nachdem im weißen Feld der Text eingegeben wurde, wird die Nachricht über die Schaltfläche "Senden" verschickt. Über die Schaltfläche "Senden/Empfangen" werden neue Nachrichten abgerufen, wenn Sie diese Funktionen nicht automatisiert haben (s.u.). Es wird empfohlen, s aus den Kontakten heraus zu senden; das hat den Vorteil, dass Sie im Adressfeld die vollständige adresse sehen. Gehen Sie auf den Ordner 'Kontakte', klicken Sie den gewünschten Kontakt in der Liste an und aktivieren Sie die Schaltfläche "Neue Nachricht an Kontakt" in der Menüleiste. Wenn Sie für einen Kontakt mehrere adressen haben, werden alle Adressen in der Adresszeile der angezeigt. Sie müssen hier die unerwünschten Adressen von Hand löschen. Wenn Sie eine an mehrere Personen senden wollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie alle gewünschten Kontakte nacheinander an. Outlook bietet auch eine Rechtschreibprüfung. Im Menü Extras finde Sie die "Rechtschreibung", die Ihren text überprüft. Wenn Sie mit der eine Datei versenden wollen, können Sie diese mit dem Einfügen-Icon möglich. einfügen. Diese Funktion ist auch bei Aufgaben und Terminen 9

10 -Einstellungen für s Für Ihre dienstlichen Post ist es sinnvoll, eine Signatur automatisch in alle s einfügen zu lassen. Über das Menü Extras Optionen klicken Sie auf der Registerkarte ' -Format' in der Rubrik 'Signatur' auf "Signaturauswahl". Dann wählen Sie eine Signatur aus oder klicken auf die Schaltfläche "Neu". Jetzt geben Sie einen Namen ein, z. B. WSS. Klicken Sie dann auf "Weiter" und geben einen Signaturtext ein. Dann bestätigen Sie die Signatur und kehren zurück zur Registerkarte ' -Format'. Hier können Sie in der Rubrik Signaturauswahl bestimmen, ob Ihre Signatur auch beim Antworten und Weiterleiten eingefügt werden soll oder nicht. Dort wo Sie den Signaturtext eingegeben haben können Sie auch eine v-card (Visitenkarte) anlegen, die an alle s angehangen wird. Sie können das Programm "Word" als -Editor benutzen. Über das Menü Extras 'Optionen' auf der Registerkarte ' -Format' können Sie das Kästchen " mit Microsoft Word bearbeiten" aktivieren und wählen, ob Sie im "nur-text" oder "Html" Format senden wollen. Wenn Sie sich für Word als -Editor entscheiden, legen Sie Ihre Signatur in Word an. Im Menü Extras Optionen auf der Registerkarte 'Allgemein' klicken Sie auf die Schaltfläche " -Optionen". Auf der Registerkarte ' -Signatur' können Sie eine neue Signatur eingeben und formatieren. Im Menü Extras Optionen finden Sie die Registerkarte ' -Übertragung'. Dort können die Intervalle eingestellt werden, in denen neue Nachrichten abgefragt werden. 10

11 Das "mail.wss.nrw.de-konto" überträgt die Nachrichten per IMAP (Internet Message Access Protocol). Die s verbleiben auf dem Mailserver und Sie sehen sich in Ihrem Posteingang nur eine Kopie an. Dadurch ergeben sich einige Besonderheiten. s, die im Posteingang gelöscht werden, werden in der Ansicht nur durchgestrichen, solange Sie die Standardeinstellungen belassen. Wenn Sie gelöschte s im Posteingang nicht sehen wollen, müssen Sie im Menü Ansicht 'Aktuelle Ansicht' die Option "zum Löschen markierte Nachrichten ausblenden" aktivieren. Sollten Sie die 'gelöscht' markierten s dann doch noch einmal ansehen wollen, können Sie hier wieder die Option "IMAP" aktivieren. Die Nachrichten sind nur auf dem Mailserver, nicht in den Ordnern "Postausgang" oder "Trash" oder "Sent" gespeichert! Gesendete Nachrichten sind immer im Ordner "Gesendete Nachrichten" gespeichert, der unter dem Ordner "Outlook Heute" voreingestellt ist. Sie können neue Nachrichten in einen anderen Ordner per Drag&Drop verschieben, z.b. Nachrichten, die Sie für einen Vorgang aufheben möchten. Diese Nachrichten werden dann im "Posteingang" durchgestrichen gekennzeichnet. Sie sollten Ihre gelöschten Mails regelmäßig ganz entfernen, damit das Öffnen des Posteingangs nicht unendlich lange dauert. Über das Menü Bearbeiten 'Gelöschte Nachrichten permanent löschen' werden alle als gelöscht markierten Nachrichten endgültig aus dem Posteingang und vom Mailserver gelöscht. 11

12 KALENDER Das Icon für den Kalender liegt auf der linken Navigationsleiste. Der Kalender kann in einer Tagesansicht, einer 5-Tage-Woche Ansicht, einer 7-Tage- Woche Ansicht und einer Monatsansicht gezeigt werden. Über das Menü Ansicht 'aktuelle Ansicht' stehen noch mehr Ansichten zur Verfügung. Es gibt unterschiedliche 'Termintypen'. Das Ereignis ist z.b. ein Termin, der sich auf keine bestimmte Uhrzeit bezieht, z.b. ein Geburtstag. Ereignisse werden in Balken angezeigt, Termine ohne Balken mit Uhrzeit. Eine Variante des Termins ist die Besprechungsanfrage, bei der Sie direkt Teilnehmer/innen einladen können (s.u.). 12

13 Wenn Sie einen neuen Termin eintragen wollen, können Sie das Eingabefenster ganz einfach über das Kontextmenü auswählen, wenn Sie mit einem Mausklick einen Tag markiert haben. Geben Sie hier alle relevanten Daten zu einem Termin ein. Jeder Termintyp kann auch als Wiederholungstermin eingegeben werden. Dazu werden über die Schaltfläche "Serientyp" die Bedingungen für die Wiederholung festgelegt. Sie können über die Schaltfläche "Teilnehmer einladen" Personen einladen, deren adresse in den Kontakten gespeichert ist. Über das Adressfeld "An" wird das Adressbuch aufgerufen, die gewünschten Teilnehmer/innen durch Doppelklick ausgewählt und mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Senden" wird dieser Termin den ausgewählten Kontakten mitgeteilt. 13

14 Es ist möglich, sich an einen Termin erinnern zu lassen. Dazu werden folgende Felder ausgefüllt: Diese Erinnerungsfunktion gibt es auch bei den Aufgaben, s.u. Wenn ein gemeinsamer Kalender im Netzwerk benutzt wird, ist es wichtig, die privaten von den dienstlichen Terminen zu unterscheiden. Termine, die als 'privat' markiert sind, werden im gemeinsamen Kalender nicht angezeigt; das gilt auch für 'privat' markierte Aufgaben und Ereignisse. Als 'privat' werden Termine mit einem Häkchen an der unteren rechten Ecke des Terminfensters markiert. Davon unabhängig können Sie Termine auch in Kategorien einteilen. -Arbeitszeiten und Feiertage Über das Menü Extras 'Optionen' wählen Sie auf der Registerkarte 'Einstellungen' die "Kalenderoptionen" aus. In der Rubrik 'Arbeitswoche' können Sie Ihre Arbeitstage durch Anklicken der Kästchen neben den Wochentagen auswählen. Die Arbeitszeit kann nur für alle Tage gemeinsam festgelegt werden; sie wird in der Tages- und der 5-Tage-Ansicht farbig gekennzeichnet. Über die Schaltfläche "Feiertage hinzufügen" können Sie die Feiertage mehrere Länder in Ihren Kalender hochladen. 14

15 -Optionen für die Anzeige im gemeinsamen Kalender Über das Menü Extras 'Optionen' wählen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" die "Kalenderoptionen" aus. In der Rubrik 'Frei/Gebucht-Optionen' wählen Sie die gleichnamige Schaltfläche. Hier können Sie einstellen, für wie viele Monate im voraus Ihre Termine im gemeinsamen Kalender angezeigt werden und wie oft die Informationen auf der Server aktualisiert werden sollen. AUFGABEN Das Icon für die Aufgaben liegt auf der Navigationsleiste. Für die Arbeitsplanung ist es möglich, in Outlook eine Aufgabe zu definieren und sie z.b. zur weiteren Bearbeitung an eine/n Mitarbeiter/in zu senden. Über die Schaltfläche (Datei) Neu 'Aufgabe' wird ein Fenster für die Eingabe einer neuen Aufgabe geöffnet. 15

16 Wenn die wichtigsten Angaben zur Aufgabe eingetragen wurden (Betreff, Fällig am, Beginnt am usw.), kann die Aufgabe über die Schaltfläche "Aufgabe zuordnen" an eine/n Mitarbeiter/in weitergeleitet werden. Eine Kopie dieser Aufgabe verbleibt in Ihrem Aufgabenordner, wenn Sie das Kästchen "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern" aktivieren. Wenn Sie das Kästchen "Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist" aktivieren, bekommen Sie Nachricht, wenn die/der Mitarbeiter/in die Aufgabe in der Statusangabe als 'erledigt' gekennzeichnet hat. WEITERE OPTIONEN Outlook bietet eine Suchfunktion an. Die Schaltfläche der Suche liegt auf der Menüleiste. Die Suche wird immer passend zu dem Ordner geöffnet, in dem Sie sich gerade befinden. Sind Sie z. B. im Kalender und klicken die Schaltfläche "Suchen" an, erscheint "Elemente suchen in Kalender" oberhalb des Kalenders. 16

17 Über die Schaltfläche "Erweiterte Suche" stehen weitere Optionen zur Verfügung, z.b. die Suche nach Kategorien. Hier können Sie auch in die Suche eines anderen Ordners, z.b. Aufgaben, wechseln. Wenn Sie noch weitergehende Fragen haben, die diese Anleitung nicht abdeckt, nutzen Sie bitte die Microsoft Outlook Hilfe oder wenden Sie sich an mich. Wenn Sie Ergänzungen zu dieser Anleitung beitragen können, dann schreiben Sie sie bitte in die Datei "Tipps&Tricks" im Ordner "Outlook" auf Laufwerk 'J'! Diese Outlook-Anleitung finden Sie auch als PDF im Intranet unter A-Z. 17

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