Elektronische Verwaltungsarbeit Führungsaufgabe und organisatorische Herausforderung.

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1 Elektronische Verwaltungsarbeit Führungsaufgabe und organisatorische Herausforderung. Das neue Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Josephine Burth Referentin, Referat O 1 6. März 2012

2 Ausgangspunkt Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden. Romain Gary ( ), Schriftsteller

3 Ausgangspunkt Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden. Romain Gary ( ), Schriftsteller

4 Ausgangspunkt Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht Wasser, sondern Papier verwenden. Romain Gary ( ), Schriftsteller Warum hat sich die E-Akte (noch) nicht durchgesetzt?

5 Kernthesen Die Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit ist in erster Linie ein Organisationsprojekt.

6 Kernthesen Die Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit ist in erster Linie ein Organisationsprojekt. Es gibt nicht eine optimale Lösung für alle.

7 Kernthesen Die Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit ist in erster Linie ein Organisationsprojekt. Es gibt nicht eine optimale Lösung für alle. Eine entscheidende Rolle nimmt das Veränderungsmanagement ein.

8 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse

9 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren

10 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption

11 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Ergänzung Scan-Prozess E-Poststelle und Signatur E-Langzeitspeicherung Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen

12 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren E-Langzeitspeicherung Projektleitfaden Begleitung und Unterstützung Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Ergänzung Scan-Prozess E-Poststelle und Signatur Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen

13 Aufbau des Konzeptes Grundlagen + Bedarfsanalyse Auswahl oder Kombination Grundbausteine E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Fachverfahren Führungskräfteleitfaden Projektleitfaden Begleitung und Unterstützung Erstellung Bedarfsgerechte Sollkonzeption Ergänzung Scan-Prozess E-Poststelle und Signatur E-Langzeitspeicherung Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen

14 Beispielinhalte E-Akte Fachliche und funktionale Anforderungen an E-Akten Grundlagen der Schriftgutverwaltung

15 Beispielinhalte E-Akte Fachliche und funktionale Anforderungen an E-Akten Grundlagen der Schriftgutverwaltung Prozessunterstützung mittels

16 Beispielinhalte E-Akte Fachliche und funktionale Anforderungen an E-Akten Grundlagen der Schriftgutverwaltung Prozessunterstützung mittels Spezialthemen in knapper Form als Anlage Aktenrelevanz Beweiswert elektronischer Unterlagen Hinweise zum ersetzenden Scannen Hinweise zur Langzeitspeicherung

17 Beispielinhalte E-Vorgangsbearbeitung Fachliche und funktionale Anforderungen Speicherung der Schriftgutobjekte in der E-Akte Funktionen, z. B. Weiterleiten von Objekten, Rechte- und Rollen, Fristverwaltung, Wiedervorlagen, Vertretung, Protokollierung

18 Beispielinhalte E-Vorgangsbearbeitung Fachliche und funktionale Anforderungen Speicherung der Schriftgutobjekte in der E-Akte Funktionen, z. B. Weiterleiten von Objekten, Rechte- und Rollen, Fristverwaltung, Wiedervorlagen, Vertretung, Protokollierung Prozessunterstützung durch E-Vorgangsbearbeitung Elektronische Behandlung von Postein- und -ausgängen Zeichnungsverfahren

19 Beispielinhalte E-Zusammenarbeit Fachliche und funktionale Anforderungen Fokussierung auf dokumentbezogene Werkzeuge Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit virtuelle Arbeitsräume Wissensmanagement Wiki, Blog, Diskussionsforum, anwendungsübergreifende Recherche

20 Beispielinhalte E-Zusammenarbeit Fachliche und funktionale Anforderungen Fokussierung auf dokumentbezogene Werkzeuge Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit virtuelle Arbeitsräume Wissensmanagement Wiki, Blog, Diskussionsforum, anwendungsübergreifende Recherche Prozessunterstützung mittels E-Zusammenarbeit Zeichnungsverfahren

21 Beispielinhalte Projektleitfaden Managementinstrumente Projektmanagement, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Veränderungsmanagement

22 Beispielinhalte Projektleitfaden Managementinstrumente Projektmanagement, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Veränderungsmanagement Phasenmodell für das Einführungsprojekt Darstellung der Projektphasen mit erforderlichen Aktivitäten Handlungsempfehlungen

23 Beispielinhalte Projektleitfaden Managementinstrumente Projektmanagement, Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Veränderungsmanagement Phasenmodell für das Einführungsprojekt Darstellung der Projektphasen mit erforderlichen Aktivitäten Handlungsempfehlungen Unterstützungshilfen zur konkreten Projektumsetzung Checklisten zur Ist-Analyse und Sollkonzeption

24 Beispielinhalte Führungskräfteleitfaden Elektronische Verwaltungsarbeit Ziele Vorteile Erfolgskritische Faktoren

25 Beispielinhalte Führungskräfteleitfaden Elektronische Verwaltungsarbeit Ziele Vorteile Erfolgskritische Faktoren Die Rolle der Führungskraft/ des Entscheiders Die Führungskraft als Motor von Veränderungen (Promotor) Aufgaben der Führungskraft im Projektverlauf

26 Noch Fragen?

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