Pflichten gegenüber dem Finanzamt 9. Darlehen, Versicherungen, Miete, Arbeitszimmer 29. Bewirtung, Geschenke, Telefon, Abschreibung 57

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2 Inhalt Vorwort 7 Pflichten gegenüber dem Finanzamt 9 Einkommensteuer und Umsatzsteuer 10 Umsatzsteuer abführen (Teil 1 Rechnungen) 13 Gewinn ermitteln was sind Betriebsausgaben? 24 Vergleich steuerlicher Gewinn und Kassenbestand 28 Darlehen, Versicherungen, Miete, Arbeitszimmer 29 Ihre Belege vorbereiten (ohne Buchführungsprogramm) 30 Darlehen Zins und Tilgung 32 Versicherungen 36 Miete 38 Arbeitszimmer 40 Umsatzsteuer abführen (Teil 2) 44 Bewirtung, Geschenke, Telefon, Abschreibung 57 Zurück zu Ihren Belegen 58 Bewirtung 62 Geschenke 65 Telefon Kosten und Privatnutzung 68 Anlagevermögen und Abschreibung 73 Geschäftswagen, Geschäftsreisen, Privatentnahmen 83 Geschäftswagen Kosten und Privatnutzung 84 Privatentnahmen Waren 103 Geschäftsreisen Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung 104 Privatentnahmen durch Unternehmer/-in 114

3 Inhalt 5 Steuern, Personalkosten und Werbekosten 119 Steuern zurücklegen fürs Finanzamt 120 Personalkosten 127 Werbekosten 132 Vergleich steuerlicher Gewinn und Kassenbestand 133 Wahl der Gewinnermittlungsart 135 Die Gewinnermittlungsarten 136 Einnahme-Überschussrechnung 138 Gewinn-und-Verlustrechnung mit Bilanz 147 Umsatzsteuer abführen Zeitpunkt 155 Varianten für Umsatz und Umsatzsteuer 157 Schneller geht s mit einem Buchführungsprogramm 161 Was heißt Buchführungspflicht? 162 Belege richtig sortieren 164 Belege für die Eingabe vorbereiten (kontieren) 167 Firma anlegen im Programm Lexware buchhalter 175 Belegnummern im Programm erfassen 180 Die laufende Buchführung mit dem Lexware buchhalter 183 Anfangsbestände eingeben 184 Buchen der Kasse 185 Weitere Buchungen EÜR 190 Weitere Buchungen - Bilanz 193 Auswertungen der Buchführung 204 Allgemeines über den Lexware buchhalter 216

4 6 Inhalt Lösungsteil für die Übungsaufgaben 219 Checklisten Nützliches noch einmal zusammengefasst 223 Bewirtungskosten 223 Geschenke 224 Kauf Anlagevermögen 225 Abschreibung 226 Verkauf Anlagevermögen 228 Reisekosten 229 Privatnutzung Kfz, Fahrtenbuch 231 Umsatzsteuer-Voranmeldung 232 Antrag auf Dauerfristverlängerung 233 Literaturempfehlungen 234 Stichwortverzeichnis 235

5 9 Pflichten gegenüber dem Finanzamt Hier lernen Sie nicht nur viele Begriffe kennen, die Ihnen beim Gespräch mit Steuerberatern oder Sachbearbeitern des Finanzamts begegnen. Sie werden auch Schritt für Schritt an Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt herangeführt. Zahlen Sie Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer? Oder beides? Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer? Was sind Betriebsausgaben? Wie kann es passieren, dass der Steuerberater von Gewinnen spricht, während Ihr Bankkonto einen ziemlich niedrigen Stand ausweist?

6 10 Pflichten gegenüber dem Finanzamt Einkommensteuer und Umsatzsteuer Als Unternehmer/-in hat man plötzlich mehr Pflichten gegenüber den Finanzbehörden als eine Privatperson. Das Finanzamt sieht Ihr Unternehmen wie einen neuen zusätzlichen Steuerzahler. Es hat jetzt sozusagen zwei Zahlungspflichtige. Sie, die Privatperson und Ihr Unternehmen Privatpersonen müssen am Jahresende in der Einkommensteuererklärung angeben, was sie verdient haben und zahlen dafür Einkommensteuer. Jedes Unternehmen muss am Jahresende zunächst den Gewinn ermitteln. Und wer welche Steuern zahlt, ist abhängig von der Unternehmensform. Einzelfirma Ist Ihr Unternehmen eine Einzelfirma zählt der Gewinn Ihres Unternehmens zum Verdienst, den Sie in der Einkommensteuererklärung angeben. Personengesellschaft (GbR, OHG, KG) Sind an Ihrem Unternehmen mehrere Personen beteiligt, ist es also eine Personengesellschaft, zählt Ihr Gewinnanteil zum Verdienst, den Sie in der Einkommensteuererklärung angeben. Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, Ltd., UG haftungsbeschränkt) Ist Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft gibt das Unternehmen zunächst eine eigene Steuererklärung ab und zahlt für Gewinne Körperschaftsteuer. In diesem Fall sind Sie für das Finanzamt lediglich ein Beteiligter des Unternehmens. Und obwohl Sie das Unternehmen führen und mitarbeiten, sind Sie für das Finanzamt kein Unternehmer, sondern ein Arbeitnehmer. Als Arbeitnehmer erhalten Sie Gehalt, als Beteiligter erhalten Sie Gewinnausschüttungen oder Dividenden. Das sind die Einkünfte, die Sie in der Einkommensteuererklärung angeben.

7 Umsatzsteuer abführen (Teil 1 Rechnungen) 11 Mehr zu den Unterschieden von Personenfirmen und Kapitalgesellschaften erfahren Sie später in den Kapiteln Steuern, Personalkosten, Werbekosten ab S. 120 und Wahl der Gewinnermittlungsart ab S In den folgenden Beispielen wird zunächst von einer Einzelfirma bzw. Personengesellschaft ausgegangen und immer dann, wenn bei Kapitalgesellschaften Besonderheiten zu beachten sind, wird darauf hingewiesen. Ich zeige Ihnen nun, was das Finanzamt über alle Unternehmen wissen möchte. Gewinne machen, das ist Ihr langfristiges Ziel. Dazu brauchen Sie Kunden, die Ihre Produkte kaufen. Bevor Sie Geld für die verkauften Produkte bekommen, haben Sie erst einmal Kosten, da Sie z. B. Material bei Lieferanten einkaufen. Alle Ausgaben, wie etwa eine Zahlung an Ihre Lieferanten, und Einnahmen, etwa eine Zahlung von Kunden, fließen durch die Kasse oder werden auf den Bankkonten Ihres Unternehmens verbucht. Zur besseren Übersicht verfügt Ihr Unternehmen in den folgenden Beispielen nur über eine Kasse. Ein Bereich Ihres Unternehmens ist die Buchhaltung. Hier werden alle Belege bzw. Rechnungen sortiert und aufgelistet. Wenn Ihr Unternehmen noch kleiner ist, übernimmt diese Funktion häufig auch der von Ihnen mit Belegen bestückte Schuhkarton. Die Buchhaltung (oder Sie oder Ihr Steuerberater) ermittelt Ihren Gewinn/Verlust für das Finanzamt.

8 12 Pflichten gegenüber dem Finanzamt Für das Finanzamt? Ja, es möchte jedes Jahr wissen, wie es um Ihr Unternehmen steht. Das Finanzamt ist von Vater Staat ermächtigt, Steuern einzutreiben. Dies geschieht oft unerbittlich und mit Nachdruck, was Sie vielleicht schon am eigenen Leib erfahren haben. Wenn Sie selbstständig sind, haben Sie es in der Regel mit zwei Abteilungen des Finanzamts zu tun: eine zuständig für die Steuern vom Gewinn (s. Abb. 2. Stock) eine zuständig für Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer (s. Abb. 5. Stock) 2. Stock 5. Stock

9 Umsatzsteuer abführen (Teil 1 Rechnungen) Finanzamt, Steuern vom Gewinn In der Steuerabteilung wird die Steuer für den Gewinn des Unternehmens festgesetzt. Personenfirmen zahlen Einkommensteuer, Kapitalgesellschaften GmbH, AG, Ltd., UG (haftungsbeschränkt) zahlen zunächst Körperschaftsteuer, wobei die Beteiligten für alles, was sie von der Kapitalgesellschaft erhalten (Gehalt, Gewinnausschüttung), Einkommensteuer bezahlen. Viele Unternehmen müssen zusätzlich für ihren Gewinn Gewerbesteuer abführen. In diesem Fall meldet diese Abteilung des Finanzamts die Höhe Ihres Gewinns an die Gemeinde, die dann die Gewerbesteuer verlangt. 2. Finanzamt, Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer Unternehmen, die ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen Sie in regelmäßigen Abständen mit dem Finanzamt abrechnen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich). Umsatzsteuer abführen (Teil 1 Rechnungen) Es gibt zwei Pflichten, die Sie als Unternehmer/-in bzw. das Unternehmen gegenüber den Finanzbehörden haben: Umsatzsteuer abführen Gewinn ermitteln (für die Steuern vom Gewinn) Zunächst zum Thema Umsatzsteuer abführen. Was heißt das genau? Umsatzsteuer in Rechnung stellen Sicher sind Ihnen die Begriffe Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer schon begegnet. Hier wird nicht Ihr Verdienst besteuert, sondern der Verkauf von Waren und Dienstleistungen (sofern diese nicht von der Mehrwertsteuer befreit sind). Verkaufen Sie Ihrem Kunden Waren, müssen Sie ihm zusätzlich zum Warenwert die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Rechnung stellen. Eine Rechnung muss folgende Inhalte haben:

10 Stichwortverzeichnis 1-%-Regelung 93, 99 Abgeltungsteuer 125 Abschreibung 73 - Anlagevermögen 73 - Anschaffungsnebenkosten 75 - Betriebs- und Geschäftsausstattung 73 - degressive 76 - Geschäftswagen 86 - GWG 77 - immaterielles Anlagevermögen 79 - Kurzfassung lineare 75 - nach Leistungseinheiten 77 - Neuwagen 86 - Pool~ 77 - ~sliste 80 - Software 75 - Tabellen 74 - Wahl der ~sart 78 Abschreibungsarten 227 Abschreibungstabellen 74 Absetzung für Abnutzung (AfA) 74 AfA-Liste 80 AG 10 - GuV mit Bilanz 137 Aktiva 149 Anlagegüter, Anschaffungswert 77 Anlagevermögen 73 - abnutzbares 74 - abnutzbares, unbewegliches 78 - Abschreibungsarten 75 - Kauf (Kurzfassung) nicht abnutzbares 73 - Verkauf (Kurzfassung) 228 Anschaffungsnebenkosten 75 Anzahlungen 159 Arbeitszimmer 32, 40 - Einrichtung 43 - häusliches 40 - Mietwohnung 41 - Privatwohnung 40 Autokauf 84 Barbelege 166 Belege sortieren 30 Belegnummernkreis 177, 181, 191 Beschäftigungsarten 128 Betreuungskosten 113 Betriebsausgaben 25 - Beispiele 26 - Bewirtungskosten 63 - Fahrten Whg. - Arbeitsstätte 95 - Löhne und Gehälter Personalkosten Reisekosten Telefonkosten 71 - Übernachtungskosten Verpflegungskosten Arbeitnehmer Verpflegungspauschale 105, Versicherungen 36 - Vorsteuer Werbekosten 132

11 236 Stichwortverzeichnis Betriebseinnahmen 25 Betriebsergebnis 136 Betriebsvermögen, Pkw 100 Betriebsvermögensvergleich 175 Bewirtungskosten 62 - Aufteilung 63 - Kunden und Geschäftspartner 62 - Kurzfassung 223 Bilanz 136, 147, Aktiva Passiva Zusatzarbeiten 215 Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) 152 Buchführung, Auswertungen 204 Buchführungspflicht 137, 162 Buchführungsprogramm - Anfangsbestände eingeben Ausgaben Auswertungen Bankkonten Belege vorbereiten 164, Belegnummern erfassen Buchen der Kasse Buchungsmasken Buchungsvorlagen Büromaterialbelege Debitoren Dialogbuchen Einnahmen Firma anlegen Kontenplan Kontoauszüge 164, Kreditoren Kundenkonto anlegen Kundenrechnungen Lieferantenkonto anlegen Lieferantenrechnungen Mahnwesen Ordner Stapelbuchen Umsatzsteuer Umsatzsteuer-Voranmeldung Vorsteuer Zahlungsverkehr 198 Buchhaltung 11 Buchungsdatum 191 Buchungsmaske 202, 217 Buchungsvorlage 188, 190 Budgetverwaltung 179 Darlehen 20, 32, 33, Rückzahlung 32 - Tilgung 33 - Zinsen 33, 58 Darlehenszinsen 54 DATEV 179 Dauerfristverlängerung 53 - Kurzfassung 233 Debitoren 166, 193 Debitorenkonto 194 Dialogbuchen 216 Einkommensteuer 10, 120, 123 Einnahme-Überschussrechnung 136, 137, Beispiel Belege 164 Einzelfirma 10 Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte, 20-km-Grenze 93

12 Stichwortverzeichnis 237 Fahrtenbuch 94 - elektronisches 94 - Kurzfassung 231 Fahrtenbuchmethode 99 Finanzamt 12 - Abgeltungsteuer Abteilungen 12 - Einkommensteuer 13 - Gewerbesteuer 13 - Körperschaftsteuer 13 - Umsatzsteuer 13 Freiberufler, EÜR 137 Fremdarbeiten 110 Frühstück 116 GbR 10 Gehaltsabrechnung 129 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) 77 Geschäftsanschluss 68 - Privatnutzung 68 - Telefonkosten 68 Geschäftsführergehalt 126 Geschäftsräume 38 - Eigentum 39 - Miete 38 Geschäftsreisen Reisenebenkosten Übernachtungskosten Verpflegungsmehraufwand Verpflegungspauschalen Vorsteuer 105 Geschäftswagen - 1%-Regelung 91 - Anschaffung 85 - Aufzeichnungen 94 - Fahrtenbuch 94 - Kfz-Kosten 88 - Privatnutzung 90 - Sachbezüge Arbeitnehmer 99 - Umsatzsteuer 97 Geschenke 26, 65 - Beleg 66 - Höchtsgrenze 66 - Kurzfassung Pauschalversteuerung 67 Gewerbesteuer 120, Höhe Mieten Schuldzinsen 122 Gewinn - geldmäßiger 35 - steuerlicher 28, 35, 133 Gewinn/Verlust 11 Gewinnausschüttung 126 Gewinnermittlung 24 Gewinnermittlungsarten Einnahme-Überschussrechnung Gewinn-und-Verlust-Rechnung mit Bilanz 136 Gewinn-und-Verlust- Rechnung Beispiel mit Bilanz 136, 137, 147 GmbH 10 - GuV mit Bilanz 137 Günstigerprüfung, Abgeltungsteuer 125 Halbeinkünfteverfahren 126

13 238 Stichwortverzeichnis Haushaltsnahe Dienstleistungen 112 Haushaltsnahe Handwerksleistungen 114 Istversteuerung 156, 178, 211 Jahresabschluss 214 Journal 204, 205 Kapitalgesellschaften 10 - Gewinnermittlung 24 - Steuerberechnung 24 Kasse 11, 33 Kassenbericht 166 Kassenbestand 28, 133 KG 10 Kinderbetreuungskosten 111 Kleinbetragsrechnung 16 - Inhalt 16 - Muster 16 Kleinunternehmerregelung 53 Kontenplan 167, 177, Kategorien Steuerberater 168 Kontonummern 167, 168, 174 Körperschaftsteuer 10, 120, 126 Kostenstellenerfassung 179 Kreditoren 166, 193 Kreditorenkonto 196 Kundenrechnungen 166, 193 Laufende Buchführung 214 Lexware Buchhalter 163, 175 Lieferantenrechnungen 148, 166 Lohnabrechnung 129 Lohnsteuer 129 Ltd. 10 Mahnwesen 198 Mehrwertsteuer 17 Miete 58 - Geschäftsräume 38 Mini-GmbH 127 Offene Posten-Verwaltung 193 OHG 10 Passiva 149 Pauschalen für Verpflegung 105 Personalkosten 119, 127 Personenfirmen, Schuldzinsenabzug 35 Personengesellschaften 10 - Gewinnthesaurierung 124 Pflegekosten 113 Pkw, Kauf 84 Poolabschreibung 77 Privatanschluss - Geschäftsgespräche 71 - Telefonkosten 71 Private Versicherungen 36 Privatentnahme Betriebsvermögen Einzelfirma Kapitalgesellschaft Pauschale Personengesellschaft Waren 103 Privatgespräche 68 Privatnutzung Kfz - Kurzfassung 231

14 Stichwortverzeichnis 239 Privatnutzung Telefon 69 Privatvermögen 115 Privatwagen Fahrtenbuch Geschäftsfahrten 102 Quittung siehe Kleinbetragsrechnung Rechnung 13 - Inhalte 14 - Mehrwertsteuer 13 - Umsatzsteuer 13 Reisekosten Kurzfassung 229 Rentenversicherungspflicht 37 Rückstellungen 149 Sachbezüge Verpflegung 106 Schnellbuchungsmaske 217 Selbstständige, Rentenversicherungspflicht 37 Skonto 200 SKR Software 79 Sollversteuerung 156, 177, 178, 213 Sozialversicherungsabgaben 130 Stapelbuchen 216 Steuerberater 179, 215 Steuern vom Gewinn 120 Summen- und Saldenliste 204, 207 Teileinkünfteverfahren 126 Telefonkosten, Geschäftsanschluss 68 Übernachtungskosten 108 UG (haftungsbeschränkt) 10, 13, 90, 127 Umsatzsteuer 10, 16, 17, 44, 58, 120, 140, 148, abführen 16, 44 - Abrechnung 47 - Materialeinkäufe 59 - Warenverkäufe 59 Umsatzsteuerfreiheit 44 Umsatzsteuerpflicht 44 Umsatzsteuersatz 192 Umsatzsteuer-Voranmeldung 48, 179, Abgabefrist 48 - Formular 49 - Kurzfassung 232 Vermögensgegenstände - abnutzbare 73 - nicht abnutzbare 73 - immaterielle 152 Verpflegungsmehraufwand 104 Versicherungen 36, 58 Vorsteuer 17, 49, 58, 140, 148, 158, 192, 204 Wachstumsbeschleunigungsgesetz 7, 36, 46, 78, 131 Werbekosten 119, 132 Wirtschaftsgüter, geringwertige (GWG) 77 Zahlungsverkehr 198, 200 Zinsen 54 Zinsschranke 35