AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS

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1 22 AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS Projektmanagement Hans Peter Gächter

2 Vorwort der Herausgeber Liebe Leserin, lieber Leser Dies ist nun bereits die vierte Auflage der Publikation «Projektmanagement». Die nach wie vor hohe Nachfrage zeigt, dass der Bedarf nach einem handlichen, theoretisch fundierten und praxisnahen Wegweiser zu diesem Thema ungebrochen vorhanden ist. Das darf nicht verwundern, nimmt doch die Bedeutung des Projektmanagements ständig zu. Projekte sind heute ein fixer Bestandteil des Berufslebens in allen Fachbereichen und auch des Privatlebens, nicht mehr nur in der IT- und Bauindustrie. Projektmanagement hat sich zu einem eigenständigen Wissensgebiet entwickelt. Jede Veränderung in Unternehmen, jede neue Entwicklung und Markteinführung wird in Form von Projekten realisiert, und dafür wird mitunter viel Zeit, Wissen und Geld eingesetzt; Projekte sind immer Investitionen in die Zukunft. Entsprechend grosse Bedeutung kommt der Projektarbeit zu, sie muss kompetent geführt und gut in die Organisationskultur eingebettet werden. Effizienz und Wirtschaftlichkeit sind nur mit gutem Projektmanagement möglich. Projektverantwortliche agieren in verschiedenen Umwelten, so dass ihr Projekterfolg zunehmend von Fähigkeiten im Umgang mit Komplexität und ganzheitlichem Systemdenken abhängig wird. 1 Nicht jedes Projekt ist aber erfolgreich. Erfolgreich sind Projekte dann, wenn sie über eine realistische Planung mit klaren Anforderungen verfügen, bei denen die Betroffenen einbezogen werden und die über eine kompetente Leitung verfügen. Die vorliegende Publikation bietet Ihnen die wichtigsten theoretischen Grundlagen und praxiserprobten Instrumente für das erfolgreiche Planen, Durchführen und Auswerten eines Projektes. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr nächstes Projekt. Daniel H. Friederich, Geschäftsleiter aeb Schweiz

3 Inhaltsverzeichnis Was ist Projektmanagement? 5 Projektbegriff 5 Charakterisierungen von Projekten 6 Projektmanagement 7 Matrix-Organisation 7 Projekthandbuch 8 3 Die Phasen eines Projektes 9 Phase «Start» 10 Personalentscheide 10 Stakeholder 12 Projektantrag, Projektauftrag 13 Projekt-Portfolio 14 Phase «Hauptstudie» 14 Situation/Problembeschreibung 15 Vorgaben/Rahmenbedingungen 15 Zielsetzung/Resultate 15 Vorgehen/Projektstrukturplan (PSP) 16 Projektorganisation 16 Genereller Zeitplan/Meilensteine 17 Finanzen/Wirtschaftlichkeit 18 Risiken, Machbarkeit, Nutzen 19 Kick-off 19 Phase «Detailplanung» 20 Phase «Ausführung» 22 Phase «Einführung» 23 Phase «Abschluss» 24 Methoden und Hilfsmittel in der Projektarbeit 26 Personalsuche 26 Stakeholder-Analyse 27 Projektantrag, -auftrag 28 Portfolio 29 Ziele 31 Projektstrukturplan 32 Projektorganisation 33 Genereller Plan, Meilenstein 33 Wirtschaftlichkeit 35 Risikoanalyse 36 Kick-off-Veranstaltung 37

4 AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS 4 Planung in vier Schritten 37 Systematische Problemlösung 39 Nutzwertanalyse 39 Statusbericht 40 Projektjournal 42 Widerstand 42 Projektdokumentation 45 Projektevaluation 46 Führen im Projekt 49 Führungsfunktionen 49 Führungsstil, Motivation 50 Kontrolle 50 Aufträge 51 Projekte «verkaufen» 52 Checkliste 54 Literaturverzeichnis 60 Projektübersicht 61 Stichwortverzeichnis 62

5 Was ist Projektmanagement? Vereinfacht gesagt ist Projektmanagement das Gestalten von Veränderungen, denn Projekte beinhalten Neues, Unbekanntes, Einzigartiges. Projektmanagement ist zunehmend bedeutungsvoller geworden, was u.a. zusammenhängt mit > der zunehmenden Komplexität verschiedener Probleme und Fragestellungen > der Schnelllebigkeit von Produkten und Dienstleistungen, weil in immer kürzerem Rhythmus neue Produkte und Dienstleistungen entwickelt und auf den Markt gebracht werden müssen > der Unmöglichkeit, für die Bearbeitung jeder neuen Fragestellung die bestehende Organisation anzupassen > der wachsenden Notwendigkeit, verschiedene Fachbereiche oder Disziplinen an einer gemeinsamen Problemlösung zu beteiligen. 5 Mit der Zunahme der projektorientierten Arbeit entwickelte sich auch die Theorie und Praxis des Projektmanagements. Heute ist Projektmanagement eine umfassende Führungsdisziplin, deren vordringlichste Aufgabe es ist, die Risiken mit geeigneten Management-Massnahmen zu minimieren und das Projekt geplant und sicher zum Ziel zu führen. Im Bildungsbereich wimmelt es von Projekten; die Arbeit in Projektform hat schon immer eine grosse Bedeutung gehabt. Umso mehr ist es an der Zeit, auch hier vermehrt die Frage nach einer wirkungsvollen und den besonderen Gegebenheiten dieses Bereichs angepassten Form von Projektmanagement zu stellen. Grundsätzlich unterscheidet sich das Leiten eines Projektes im technischen Bereich nicht von einem Projekt im sozialen Bereich. Es gibt ja ohnehin keine rein technischen Projekte, denn jegliches menschliches Tun spielt sich im Rahmen von sozio-technischen Systemen ab. Und nicht von ungefähr scheitern viele sogenannt technische Projekte nicht an technischen Problemen, sondern am sozialen Unvermögen der Beteiligten. Projektbegriff Der Begriff «Projekt» wird nicht einheitlich verwendet. In der Literatur finden sich sehr unterschiedliche Definitionen. Hier drei Beispiele: «Wenn ein einmaliges, bereichsübergreifendes Vorhaben zeitlich begrenzt, zielgerichtet, interdisziplinär und so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbei-

6 AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS 6 tet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen, dann handelt es sich um ein Projekt.» (Kuster et al 2011) «Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.» (DIN- Norm Deutsches Institut für Normung e.v.) «Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.» (PMI Project Management Body of Knowledge) Charakterisierungen von Projekten Der Projektbegriff kann anhand von verschiedenen für Projekte typischen Aussagen besser erfasst werden: > Projekte sind komplex. Projekte überschreiten oft die ordentlichen, bestehenden Organisationsstrukturen. > Projekte sind häufig innovative Aufgabenstellungen. > Projekte sind einmalige Anstrengungen und keine Wiederholungen früherer Aufgaben. > Projekte sind zielgerichtete Vorhaben. > Projekte sollen bestimmte Resultate bringen. > Projekte sind zeitlich begrenzt. Sie haben einen vorbestimmten Anfangs- und Endzeitpunkt. > Projekte durchlaufen verschiedene Phasen. Der Projektcharakter ändert von Phase zu Phase. > Projekte haben eine eigene Organisationsform. > Projekte haben eine Auftraggeberin. > Projekte verfügen in der Regel über begrenzte Ressourcen (Arbeitskraft, Maschinen, Finanzen usw.). > Projekte sind mit Unsicherheiten bezüglich Zeit, Erfolg und Kosten verbunden. > Projekte sind immer mit Kosten verbunden. > Projekte können im Projektumfeld als bedrohlich wahrgenommen werden, weil oft nicht vollständig einschätzbar ist, mit welchen Konsequenzen ein Projekt verbunden ist. > Projekte sind integral (umfassend, bereichsübergreifend und interdisziplinär) und führen deshalb oft zu Kollisionen zwischen Projektleitung und bestehender Organisation resp. Hierarchie.

7 Projektmanagement Der Begriff «Projektmanagement» setzt sich aus zwei Teilen zusammen und meint alle Formen, wie ein projektartiges Vorhaben auf ein Ziel hin gesteuert wird: Projekt einmaliges Vorhaben komplexe Aufgabe zielgerichtetes Vorhaben zeitlicher Rahmen limitierte Ressourcen Management planen überwachen koordinieren vernetzen steuern 7 = Projektmanagement Matrix-Organisation Anbindung Die weitaus meisten Projekte werden innerhalb einer Organisation realisiert. Das führt dazu, dass eine Matrix-Organisation entsteht. D.h. neben der bestehenden Linienorganisation bestehen kleine, für die Dauer der Projekte angelegte, eigenständige Organisationen, die jedoch mit der Linienorganisation in Verbindung stehen. Diese Form der «doppelten» Organisation wird immer bedeutungsvoller, weil immer mehr Organisationen ihre Aufgaben sowohl in der Linie strukturiert als auch projektartig lösen. Dabei ist die Linienorganisation der Teil, bei dem die repetitiven Tätigkeiten erledigt werden, während die Projektorganisation für die neuen, einmaligen Anstrengungen zuständig ist. Das führt oft zu Doppelbelastungen einzelner Mitarbeiter und erfordert klare Absprachen zwischen der Projektleitung und den Linienvorgesetzten. Projekt XYZ Projektleiterin

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