Programm GEVER Bund: Vorstoss ins Unbekannte oder machbare Herausforderung?

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1 Bundeskanzlei BK Delegierte des Bundesrates für das Programm GEVER Bund Programm GEVER Bund: Vorstoss ins Unbekannte oder machbare Herausforderung? Swiss egovernment Forum vom Dienstag, 3. März 2009 Programm GEVER Bund: Auftrag und Zeitplan Bericht & Aktionsplan Programm GEVER Bund (Auftraggeber: BR - Steuerung: GSK) Parlamentarische Vorstösse weitere BR- und Parlamentsgeschäfte Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte auf elektronischer Basis M1 M2 laufende GEVER-Projekte GEVER-Projekte in den Departementen und in der Bundeskanzlei M3 Führungsleitfaden Anforderungsmanag. M4 M5 Realisierung der digitalen Archivierung Einführung Startphase Vorstudie Betrieb der digitalen Archivierung Konzept M6 zentrales Verzeichnis der Akten, Daten und Dokumente 1

2 egovernment Schweiz: die Strategie Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab Die Behörden haben ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch Die Bevölkerung kann die wichtigen/häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln Fazit: egovernment ist eine grosse Herausforderung für die Behörden, und zwar vor allem in den Bereichen: - Modernisierung der Geschäftsprozesse - Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und - Standardisierung der Schnittstellen Eine Herausforderung für Gemeinden und Kantone Beispiel Winterthur: einheitliche Handhabung der Geschäftsfälle Beispiel Kanton Aargau: organisationsübergreifendes Informatik Führungsinstrument Die Herausforderung ist Realität geworden Jetzt sind wir in der Umsetzung 2

3 Detertiarisierung im öffentlichen Sektor Neue Technologien in den öffentlichen Verwaltungen Produktivitätssteigerung in den klassischen Verwaltungstätigkeiten Rücklauf der Beschäftigung im öffentlichen Sektor? GEVER -Landschaft in der BV: ein buntes Bild GEVER-Erhebung im November 2008: Bundeskanzlei und 7 Departemente 60 Organisationseinheiten Departementale Strategie vorhanden? ja in 3 Departementen, teilweise in 2, keine in 3 Grundlagen für GEVER (Regiplan, Geschäftsprozesse und -kontrolle): in mehr als 70% der Fälle vorhanden Einsatz eines GEVER-Produkts : ca. 50% der OE, aber fast nie flächendeckend und oftmals mit tiefer Benutzerakzeptanz 3

4 GEVER-Produkte -Landschaft in der BV: Ergebnisse aus der Erhebung: 15 Produkte 1 Standard, aber mit 5 Versionen 1 Ausnahme gemäss IKT-Teilstrategie GEVER 5 Produkte decken die GEVER-Funktionalitäten ab 8 Produkte erfüllen sie nicht Das Programm GEVER-Bund ist kein technisches, sondern primär ein organisatorisches Programm! Dennoch, die Produktefrage muss rasch beantwortet werden! Die Geschäftsverwaltung beim Bund: eine lückenhafte Landkarte Eingang: Post, Fax, s mit vielen Medienbrüchen die Anforderungen der Gesetzgebung (RVOG, Archivierungsgesetz, i Öffentlichkeitsprinzip, it i i Datenschutz, Informationsschutz) sind nur teilweise erfüllt verschiedene Ablagen: Archivierung (Papier), gemeinsame und individuelle elektronische Ablagen lückenhafte Nachvollziehbarkeit fehlendes Wissens-Management (Abwesenheiten, Nachfolgeregelung, Stellvertretung) die Geschäftsverwaltung er entspricht den Bedürfnissen der neuen Arbeits- und Führungsmodelle nicht mehr veraltete Systeme 4

5 GEVER: viele Vorurteile Angst vor der Technik? Unsere Antwort: GEVER ist ein Organisationsprojekt! Personal-Abbau? Unsere Antwort: neue Arbeitsweise, mehr Zeit für andere Aufgaben (Dienstleistungen, Kontakte mit der Oeffentlichkeit, etc.) Monster -Projekt? Unsere Antwort: das Programm erlaubt eine differenzierte und etappenweise Einführung Kontrollitis? Unsere Antwort: Führungsinstrument, aber auch mehr Transparenz, Flexibilität und Erfahrungsaustausch Revolution in den Geschäftsprozessen? Unsere Antwort: nein, sondern eine Kulturänderung! Organisationslandschaft vor dem Start des Programms GEVER Bund: Einführung von GEVER in den Departementen und Ämtern Rahmenbedingungen GEVER IKT Einsatz IRB Standardisierung von GEVER-Lösungen IRB (Antrag ISB) Überdepartementale Geschäfte BK (EXE, KAV ) ARELDA Elektronische Archivierung EDI / BAR Erweiterung der Austauschformate EFD / ISB Untersützung GEVER EDI (BAR), EFD (ISB und CC GEVER BIT) usw. 5

6 Organisation Programm GEVER Bund Generalsekretärenkonferenz GSK steuert / überwacht das Programm Delegierte Programm GEVER BUND Programmausschuss Delegierte, BAR, ISB, BIT Vertretung der 7 Departemente und der BK Projekte mit direktem Einfluss (immer mit einer Federführung und einem Projektausschuss) Einführung GEVER in den Departementen und OE Rahmenbedingungen GEVER IKT Einsatz ARELDA Elektronische Archivierung 2. (und weitere?) GEVER Standard- Lösung(en) Erweiterung der Austauschformate Einführung der überdepartementalen Geschäfte Führungsleitfaden GEVER Anforderungs- Management Lösungsansatz Zentrales Verzeichnis SPO Motto vom Programm GEVER Bund: auf schon existierende Strukturen bauen! Grundlagen: Registraturpläne, Organisationsvorschriften Geschäftsprozesse und Organisationsvorschriften von OE, die GEVER schon eingeführt haben Prioritär: die Prozesse vorantreiben, anstatt die Produkte. Die Schnittstellenproblematik ist eine der Hauptaufgaben des Programms mehr als ein Bundesstandard: notwendig, um Monopolsituation zu vermeiden Notwendigkeit einer raschen Umsetzung der Mehr-Produkte- Strategie. Bedingungen: Berücksichtigung von anerkannten Anforderungen und Applikationen in der Bundesverwaltung Einbezug der schon existierenden Ressourcen (z.b. BAR, BIT) für die Dauer des Programms Ausbau eines Kompetenzennetzes (Personen/Homepage) einheitliche und zertifizierte Ausbildung 6

7 Programm GEVER Bund: Prioritäre Massnahmen (bis Mitte 2009) Programmorganisation und Planung des Programms Gemeinsame Homepage für alle GEVER-Angelegenheiten: er Verfahren für die Standardisierung eines 2. Produktes bzw. eines zusätzlichen Produktes Führungsleitfaden auf der Homepage Organisation des Anforderungsmanagements Finanzierung der gemeinsamen Aufgaben Überdepartementale Prozesse: Projektorganisation, Definition und Prioritäten Neues Projekt im Rahmen des Programms: Erschliessung und Aussonderung Zertifizierung der Ausbildung Danke für Ihre Aufmerksamkeit Nathalie Falcone-Goumaz Delegierte des Bundesrates für das Programm GEVER-Bund Gurtengasse 3, 3003 Bern 2. Stock, Büro 204 Phone: Mobile: Homepage: 7

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