Inventurleitfaden der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau v1.0

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1 Inventurleitfaden 1 Allgemeine Grundlagen Geltungsbereich Zweck des Leitfadens Gesetzliche Grundlagen Begriffsbestimmungen und Ablauf Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit und Willkürfreiheit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung und Einzelbewertung Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit - Vereinfachungsverfahren Zuständigkeiten Inventurplanung Inventurrahmenplanung Sachliche Planung Zeitliche Planung Personelle Planung Durchführung der Inventur Körperliche Inventur Buch- oder Beleginventur Umfang der Inventur und Wertgrenzen Grundstücke und Gebäude Kunst und Historie, Sakrales Kulturgut Historische Buchbestände Aufstellung des Inventars Besonderheiten und Vereinfachungen bei der erstmaligen Inventur... 9 Anlagen... 9 Anlage 1: Prozessbeschreibung Inventur... 9 Anlage 2: Inventur Erfassungsbogen... 9 Anlage 3: Hinweise zum Erfassungsbogen... 9 Anlage 4: Inventur Erfassungsprotokoll... 9 Anlage 5: Aufnahmebogen Bewegliches Kunstgut... 9 Anlage 6: Checkliste zur Inventurplanung... 9 Anlage 7: Aufbau Eröffnungsbilanzordner Allgemeine Grundlagen 1.1 Geltungsbereich Dieser Inventurleitfaden gilt organisatorisch für die Gesamtkirche, die Dekanate, die Kirchengemeinden, die kirchlichen Verbände und die von ihnen gebildeten Einrichtungen (Regionalverwaltungen) und Zusammenschlüsse im Kirchengebiet der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau. Die geltenden Bereiche werden im Weiteren als Inventurbereiche bezeichnet. 1.2 Zweck des Leitfadens Dieser Leitfaden bildet die Grundlage für künftig durchzuführende Inventuren in den kirchlichen Körperschaften und für die Ersterfassung der Vermögensgegenstände im Hinblick auf eine Eröffnungsbilanz. Der Leitfaden soll sicherstellen, dass die Erfassung des Vermögens der kirchlichen Körperschaften einheitlich, vollständig und nach gleichen Kriterien erfolgt. Er richtet sich vorrangig an die mit der Organisation und Durchführung der Inventur in den jeweiligen Inventurbereichen betrauten Personen. EKHN, FFC 1

2 Die Kapitel 1 bis 3 beschreiben allgemein die Durchführung einer Inventur. Diese Bestimmungen dienen gleichzeitig auch als Leitfaden für die Inventarisierung. Ergänzend hierzu sind die Anlagen 1-6. Um auch bei der Inventarisierung mittelfristig für einheitliche Bestandslisten sorgen zu können, empfehlen wir den Inventur Erfassungsbogen (Anlage 2) künftig als Muster-Bogen zu verwenden. Für die bis 2016 durchzuführenden Ersterfassungen des beweglichen Anlagevermögens gelten diverse Vereinfachungsregeln, um den Aufwand leistbar zu halten. Diese sind im Kapitel 4 verankert. Um zunächst einen Überblick über das Thema Inventur und die damit verbundenen Begrifflichkeiten zu bekommen, empfehlen wir den Inventurleitfaden chronologisch durch zu lesen. So werden auch Sinn und Zweck der Vereinfachungen bei der Ersterfassung klarer. 1.3 Gesetzliche Grundlagen Gesetzliche Grundlage für Inventuren in der EKHN ist die Kirchliche Haushaltsordnung (KHO) in Verbindung mit der Rechtsverordnung für Erfassung, Bewertung und Bilanzierung des Vermögens in der EKHN (EBBVO). 2 KHO in Verbindung mit 2 EBBVO bestimmt, dass Grundstücke, Gebäude, Forderungen und Schulden, die liquiden Mittel sowie die sonstigen Vermögensgegenstände der kirchlichen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen bis zum Schluss eines Haushaltsjahres genau zu erfassen und mit ihrem Einzelwert auszuweisen sind. Zudem wird auf die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verwiesen. Die für die Inventur und Bewertung geltenden Grundsätze orientieren sich an den 238 ff (Erster Unterabschnitt) und 252 ff (Zweiter Unterabschnitt, Dritter Titel) HGB. 1.4 Begriffsbestimmungen und Ablauf Die Begriffe Inventarisierung, Inventur und Anlagenbuchhaltung sind klar voneinander zu trennen. Bei der Inventarisierung werden alle beweglichen Vermögensgegenstände einer Einrichtung systematisch in ein Inventarverzeichnis aufgenommen. Bei der Inventur hingegen findet neben der Erfassung auch eine Bewertung der aufgenommenen Vermögensgegenstände sowie auch der Schulden statt. Das Ergebnis der Inventur ist das Inventar. Es weist das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert aus. Schwerpunkt dieses Leitfadens ist die Erfassung des für die Anlagenbuchhaltung relevanten beweglichen Vermögens, das auch später Eingang in das Sachanlagevermögen der Bilanz findet. Die Bilanz ist eine zusammengefasste Gegenüberstellung von Vermögensverwendung (Aktiva) und Vermögensherkunft (Passiva) in Kontenform. Schematisch lässt sich der Ablauf folgendermaßen darstellen: Inventarisierung Mengenmäßige Erfassung aller beweglichen Vermögensgegenstände einer Einrichtung Inventur Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden zum Stichtag Anlagenbuchhaltung Verwaltung (Aktivierung und Abschreibung) der aufgenommenen Vermögensgegenstände Inventarverzeichnis (Bestandsverzeichnis) Inventar Sachanlagevermögen Bilanz EKHN, FFC 2

3 Große Teile des Vermögens sind körperlich vorhanden und können durch Zählen, Wiegen, Messen und Schätzen ermittelt werden. Die körperliche Bestandsaufnahme (=körperliche Inventur) ist notwendiger Bestandteil einer ordnungsmäßigen Buchführung. Rechte und Lizenzen sind Beispiele für nicht körperliche (= immaterielle) Wirtschaftsgüter und müssen anhand der Unterlagen buchmäßig geprüft werden. Im Rahmen der Inventur findet für diese Vermögensgegenstände eine buchmäßige Bestandsaufnahme (=Buchinventur) statt. Dasselbe gilt beispielsweise für Finanzanlagen, das Umlaufvermögen und die Verbindlichkeiten bzw. das Fremdkapital. 1.5 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Die Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten) wie auch das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss daher die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen (vgl. 238 ff. HGB). Aus diesem Grunde gelten für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur: - Vollständigkeit der Bestandsaufnahme - Richtigkeit und Willkürfreiheit der Bestandsaufnahme - Einzelerfassung und Einzelbewertung - Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme - Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Vollständig bedeutet zum einen die Erfassung aller Vermögensgegenstände und zum anderen die Erfassung der vollständigen Mengen dieser Vermögensgegenstände. Die einzelnen Inventurposten sind durch eine genaue Bezeichnung inhaltlich klar zu definieren und von anderen Vermögensgegenständen eindeutig abzugrenzen. Es ist daher zwingend erforderlich, dass alle Angaben im Inventar gewissenhaft, sorgfältig und vollständig erfolgen. Bereits bei der Planung der Inventur sind Doppelerfassungen und Erfassungslücken auszuschließen. Im Rahmen der Erfassung der Vermögensgegenstände müssen alle bewertungsrelevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen, Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) aufgeführt werden. Sowohl die Inventurangaben, als auch das Inventar sind verständlich, übersichtlich und somit auch für Dritte nachvollziehbar darzustellen. Aus diesem Grund ist hierfür der Inventur Erfassungsbogen (Anlage 2) zu nutzen, welcher auch bei der Inventarisierung als Bestandsverzeichnis verwendet werden kann. Es empfiehlt sich bereits vorhandene Bestandsverzeichnisse in dieses Format zu übertragen. Eigene Listenformate sollten nicht weitergeführt werden Richtigkeit und Willkürfreiheit der Bestandsaufnahme Das Inventar muss die Überprüfung der Art und Menge sowie der angesetzten Werte ermöglichen. Hierzu bedarf es einer eindeutigen Identifizierung und der Erfassung sämtlicher Informationen, die für die Bewertung dieser Bestände notwendig sind. Es ist daher erforderlich, dass die Aufnahme des Vermögens sorgfältig erfolgt und die Erfassungslisten vollständig ausgefüllt werden. Bei der Bestandserfassung sollte daher mindestens ein/e Mitarbeiter/in eingesetzt werden, der/die über die notwendige Sachkunde verfügt. EKHN, FFC 3

4 1.5.3 Einzelerfassung und Einzelbewertung Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art, Menge und Wert aufzunehmen. Von dieser Vorgabe soll bei der Durchführung der erstmaligen Inventur für die erstmaligen Eröffnungsbilanzen abgewichen werden. Um den Aufwand leistbar zu halten, wurden hier diverse Vereinfachungen festgelegt. (siehe Kapitel 4) Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Der Grundsatz der Klarheit ist gewahrt, wenn die Dokumentation der Inventurergebnisse übersichtlich ist, d.h. eine schnelle und zuverlässige Auswertung der Ergebnisse möglich ist, verständlich ist, d.h. dass die Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache erfolgen sowie Abkürzungen und Symbole zweifelsfrei festliegen und glaubwürdig und nachvollziehbar dargestellt ist, d.h. dass keine Radierungen und Überklebungen vorgenommen wurden, wodurch der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festgestellt werden kann. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Vorgehensweise der Inventur und das Inventar verschaffen können. Die Unterlagen sind analog 257 HGB sicher und geordnet zehn Jahre aufzubewahren Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit - Vereinfachungsverfahren Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit muss der Aufwand für die Inventur in einem wirtschaftlich vertretbaren Rahmen stattfinden. Insbesondere der Aspekt der Genauigkeit findet damit teilweise seine Grenzen. Bereits bei der Inventurplanung sind zulässige Vereinfachungen von der regionalen Inventurleitung zu prüfen und entsprechend vorzugeben. Folgende Vereinfachungsverfahren sind grundsätzlich zulässig: Festbewertung (gemäß 4 Abs. 2 EBBVO) Für Vermögenswerte des Sachvermögens, die zum betriebsnotwendigen Vermögen gehören die regelmäßig ersetzt werden und deren Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung ist, können Festwerte gebildet werden, sofern der Bestand in seiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt. Bei der Festbewertung werden die Vermögensgegenstände mit gleich bleibenden Mengen- und Wertansätzen erfasst. Grundlage dafür ist, dass Abgänge und Abschreibungen der in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände durch Zugänge in annähernd gleicher Höhe und Zusammensetzung wieder ausgeglichen werden. Beispiele: Geschirr in Kantinen, Wäsche in Tagungshäusern und Diakoniestationen u.ä.. Es soll vermieden werden, dass solche Gegenstände einzeln gezählt werden. Aus diesem Grund können die Positionen mit einem gemeinsamen Wert erfasst werden. Dieser Wert ist durch eine sachgerechte Schätzung zu ermitteln. Die Festwerte sind alle 6 Jahre auf Ihre Werthaltigkeit zu prüfen und ggf. anzupassen. Gruppenbewertung ( 4 Abs. 3 EBBVO) Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens bzw. andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände können jeweils zu einer Gruppe zusammengefasst werden und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden. Die Gruppenbewertung eignet sich für größere Verwaltungseinheiten um beispielweise Standard- Werte für eine Arbeitsplatzausstattung vorzunehmen. Für Kirchengemeinden und Dekanate ist das Verfahren aufgrund der geringen Anzahl an Büro-Arbeitsplätzen pro Verwaltungseinheit jedoch nicht geeignet. Für Detailfragen zur Thematik ist die zentrale Inventurleitung zu kontaktieren. EKHN, FFC 4

5 1.6 Zuständigkeiten Im Folgenden werden die Zuständigkeiten für die Durchführung einer Inventur und die Aufstellung des Inventars beschrieben und festgelegt Zentrale Inventurleitung (Kirchenverwaltung / Projekt Doppik, Leitung Teilprojekt Vermögen, Kontakt: Controlling@EKHN-KV.DE) Die Aufgaben der zentralen Inventurleitung umfassen: Pflege/Aktualisierung des Leitfadens und der Anlagen Ansprechpartner für die regionalen Inventurleitungen auf RV-Ebene Schulung der regionalen Inventurleitungen auf RV-Ebene Regionale Inventurleitungen (Regionalverwaltungsebene) Auf RV-Ebene gibt es je eine regionale Inventurleitung, der folgende Aufgaben obliegen: Sachliche, zeitliche, personelle Planung und Koordination der Inventuren im RV-Gebiet Beratung bei der Bildung von Inventurteams (mind. aus zwei Personen bestehend, dem/der Ansager/in und dem/der Aufschreiber/in: Vier-Augen-Prinzip) Veranlassung und Durchführung von Inventurkontrollen Ansprechpartner für Inventurteams bei Detailfragen Schulung der Inventurteams Veranlassung der Übernahme der Inventurdaten im Erfassungsprogramm Verantwortung für die gemeldeten Daten Optional: Unterstützung bei der Durchführung der Inventur vor Ort als Inventurbeobachter 2. Inventurplanung Alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit der Inventur stehen, werden im Rahmen einer Inventurplanung identifiziert und beschrieben. Die Abfolge der Vorgänge sowie der zeitliche und personelle Bedarf für die Durchführung der Vorgänge werden festgelegt. Doppelerfassungen und Erfassungslücken von Vermögensgegenständen sind bei der Planung auszuschließen. Als Orientierung dient die Prozessbeschreibung Inventur (Anlage 1). Um eine termingerechte, vollständige und reibungslose Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens zu gewährleisten, ist möglichst frühzeitig mit den erforderlichen Vorarbeiten zu beginnen. Eine Entrümpelung im Vorfeld der Inventur ist empfehlenswert. 2.1 Inventurrahmenplanung In der Checkliste zur Inventurplanung (Anlage 6) werden sowohl der sachliche Umfang (was wird erfasst) als auch der zeitliche Umfang (wann wird erfasst) der Inventur sowie der für die Inventur zuständige Personenkreis festgelegt. Der regionalen Inventurleitung obliegt die Gesamtplanung für den jeweiligen Inventurbereich. Die Anzahl der geplanten Inventurteams ist in diesem Zusammenhang ebenfalls von der regionalen Inventurleitung festzulegen. 2.2 Sachliche Planung Die sachliche Planung legt den Umfang der Inventurfelder fest (örtlich und sachlich) um einen möglichst optimalen Ablauf der Inventur zu gewährleisten. Sie ist die Grundlage für einen zweckmäßigen Personaleinsatz, eine genaue Zeitplanung und eine Sicherung dafür, dass bei der Inventur alle Inventurobjekte lückenlos erfasst und Doppelerfassungen ausgeschlossen werden. Die örtliche Abgrenzung der Inventurbereiche kann mit Gebäude-, Raum- und Lagerverzeichnissen, Ortsplänen, Straßen- und sonstigen Verzeichnissen erfolgen. EKHN, FFC 5

6 Die sachliche Abgrenzung legt fest, welche Vermögensteile von welchem Inventurteam aufzunehmen sind. 2.3 Zeitliche Planung Mit Hilfe eines Zeitplans kann die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (Aufbereitung und Auswertung der Inventurdaten) der Inventur sowie die Abfolge der Einzelvorgänge der Inventur geregelt werden. Die regionale Inventurleitung gibt in Absprache mit der zentralen Inventurbeauftragten die Rahmenbedingungen der Inventur vor. Auf dieser Basis wird die Detailplanung von den Inventurbeauftragten vorgenommen. 2.4 Personelle Planung Der/die regionale Inventurbeauftragte legt die Zusammensetzung der Aufnahmeteams fest und weist den Teams die aufzunehmenden Inventurbereiche zu. Bei der Zuordnung der Teams zu den Inventurbereichen sollte die notwendige Sachkenntnis der Teammitglieder über die Vermögensgegenstände sowie Ortskenntnis ausschlaggebend sein. Die Inventurbeauftragten sind für Ihren Inventurbereich für Kontrollen und Prüfungen, die Aufbereitung der Zähllisten, die Ermittlung der Werte und die Übergabe der vollständigen Daten in das System zuständig. 3. Durchführung der Inventur 3.1 Körperliche Inventur Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen (zählen, wiegen, messen) und zu erfassen. Der Prozess der Erfassung kann wie folgt ablaufen: Digitale Erfassung: Voraussetzung ist, dass das Inventurteam für die Erfassung der Vermögensgegenstände Laptops oder andere geeignete EDV-Ausstattung zur Verfügung hat. Die erhobenen Daten werden direkt im Inventur Erfassungsbogen (Anlage 2) im Excel-Format erfasst. Handschriftliche Erfassung: Die Daten werden während der Inventur vor Ort zunächst in Papierform in gedruckte Inventur Erfassungsbögen (Anlage 2) aufgenommen. Anschließend findet ein Übertrag in Excel statt, der dann elektronisch an die regionale Inventurleitung weitergeleitet wird. Die handschriftlich erstellten Listen sind im Original zu unterzeichnen. Folgeinventur: Eine Folgeinventur ist nach sechs Jahren durchzuführen (idealerweise bei der Neuwahl des Kirchenvorstands). Für die Bilanzen müssen die sogenannten fortgeführten Anschaffungs- und Herstellungswerte ermittelt werden, d.h. der Restwert einer Anschaffung zu einem bestimmten Stichtag. Daher ist die Erfassung des Kaufdatums unbedingt erforderlich, sofern mit vertretbarem Aufwand noch ermittelbar. Nach der Aufnahme der Vermögensgegenstände in einem Inventurbereich ist durch Unterzeichnung des Inventur Erfassungsprotokolls (Anlage 3) die Richtigkeit der Inventur zu bestätigen. Der/die Inventurbeauftragte hat Veränderungen während der Inventur zu beachten. Zu- und Abgänge in einem bereits erfassten Inventurbereich sind umgehend zu korrigieren. Der Grundsatz der Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme (siehe 1.5.4) ist dabei zu wahren. 3.3 Buch- oder Beleginventur Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände, wie z. B. Rechte und Lizenzen, ist die Buch- oder Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Hierbei ist der Beleg aus der Buchführung die Grundlage zur Ermittlung von Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände. Auch EKHN, FFC 6

7 Rücklagen, Rückstellungen, Sonderposten, Verbindlichkeiten, und sonstige finanzielle Verpflichtungen werden durch Buchinventur erfasst. 3.4 Umfang der Inventur und Wertgrenzen Grundsätzlich unterscheidet man Vermögensgegenstände in Verbrauchsgegenstände und Gebrauchsgegenstände. Verbrauchsgegenstände (Vorräte) dienen dem Verbrauch (z.b. Lebensmittel, Reinigungsmittel, etc.) oder Verkauf (Kataloge) und werden möglichst erst kurzfristig vor Erstellung der Eröffnungsbilanz und später jährlich zum Jahresende in das Inventar aufgenommen. Dies betrifft hauptsächlich den Bereich der Tagungsstätten. Grundsätzlich sind bei der Inventur alle Gebrauchsgegenstände zu erfassen, die zum mehrjährigen Gebrauch bestimmt sind. Bei Anschaffungen innerhalb der kirchlichen Rechtsträger, ist der Bruttopreis der Rechnung zugrunde zu legen. Bei Anschaffungen in Betrieben gewerblicher Art ist es der Nettopreis, da hier die Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden kann. Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche entgeltlich erworbenen Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, die sich im Eigentum der Kirchengemeinde bzw. der Einrichtung befinden selbständig nutzbar sind in der Anschaffung mehr als 150 Euro ohne Mehrwertsteuer gekostet haben. Sachgesamtheiten, deren Wert insgesamt über Euro liegt, werden mit ihrem Anschaffungswert, sowie Anschaffungsdatum und Menge in das Inventar aufgenommen, auch wenn der einzelne Anschaffungswert unter 150 Euro liegt. Sachgesamtheiten sind Einzelsachen oder technisch oder wirtschaftlich miteinander verbundene Wirtschaftsgüter, die nach ihrer Nutzung oder Zweckbestimmung in einem engen Zusammenhang stehen. Als Sachgesamtheiten können in folgenden Fällen vorliegen: Bestuhlung in einem Veranstaltungsraum -.Sitzgruppe, bestehend aus einem Tisch und 2 Sesseln - Bestuhlung in einem Sitzungssaal, bestehend aus 20 Stühlen Büroregalsystem Schreibtischarbeitsplatz - Schreibtisch, Rollcontainer, Schrank/Regal EDV-Standardausstattung - PC- Arbeitsplatz, bestehend aus PC, Monitor sowie Maus und Tastatur Einzelfälle sind im Dialog mit der regionalen Inventurleitung zu erörtern. Büromaterialien sind Verbrauchsmaterialien und werden nicht in das Inventar aufgenommen. Dies gilt auch für Gegenstände, die aus Privatbeständen mitgebracht wurden (z.b. Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Pflanzen). Vermögensgegenstände die geleast oder per Mietkauf beschafft wurden (z.b. der Kopierer) werden nicht aufgenommen. Gespendete oder geschenkte Vermögensgegenstände, (Finanzierung durch Dritte) können aufgenommen werden, sind jedoch deutlich als solche zu kennzeichnen. Zudem ist der marktübliche Anschaffungspreis des Gegenstandes mit anzugeben. 3.5 Grundstücke und Gebäude Die flächendeckende Erfassung und Bewertung der Liegenschaften erfolgt zentral durch die Kirchenverwaltung. EKHN, FFC 7

8 3.6 Kunst und Historie, Sakrales Kulturgut Auch bewegliches Kunst- und Kulturgut im Sinne der Kunst- und Kulturgutverordnung der EKHN (EKHN Recht Ordnungsziffer 802) ist in das Inventar aufzunehmen. Ein Versicherungswert kann im Erfassungsbogen hinterlegt werden. Der Ausweis in der Bilanz erfolgt mit 1 Euro Erinnerungswert. Für die Aufnahme von Kunst- und Kulturgut ist zusätzlich der Aufnahmebogen Bewegliches Kunstgut (Anlage 4) zu verwenden. Dieser ist digital oder in Kopie an die Kirchenverwaltung weiterzuleiten (Aktenzeichen ). Als bewegliches Kunstgut zählen alle Kunst- und Kulturgegenstände, nicht fest mit einem Gebäude verbunden sind, insbesondere Abendmahls- und Taufgeräte, Altar- und Vortragekreuze, Leuchter, Lesepulte, Opferstöcke, plastische Einzelbildwerke, Gemälde, Schrifttafeln, Antependien, als Einzelstücke erhaltene Architekturglieder und Ausgrabungsgegenstände, andere historische Gegenstände (Möbel, Gefäße, Uhrwerke, Turmhähne, Wetterfahnen, Teile von Orgeln, Werkzeuge und Beschläge) nach Entfernung von ihrem ursprünglichen Anbringungsort. Einzelfälle sind im Dialog mit der regionalen und/oder zentralen Inventurleitung zu klären. 3.7 Historische Buchbestände Nicht zum beweglichen Kunstgut zählt das Bibliotheks- und Archivgut, dessen Behandlung gesondert geregelt ist. Sollten im Rahmen der Inventur historische Buchbestände auftauchen, ist dies der regionalen Inventurleitung mitzuteilen. Diese nimmt dann Kontakt mit dem Zentralarchiv in Darmstadt auf um das weitere Vorgehen abzustimmen. 3.8 Aufstellung des Inventars Sobald die Inventur abgeschlossen ist, sind die erfassten Daten von den in der Checkliste zur Inventurplanung (Anlage 6) festgelegten Personen zu prüfen und ggf. zu ergänzen. Der vollständige Erfassungsbogen (Anlage 2) ist anschließend zeitnah an die regionale Inventurleitung weiterzuleiten. Die Inventurbereiche haben den ordnungsgemäßen Ablauf der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden sicherzustellen und in diesem Rahmen Kontrollen durchzuführen. Darüber hinaus sind die zentrale Inventurleitung und das Rechnungsprüfungsamt ermächtigt, sich die richtige und vollständige Inventur nachweisen zu lassen. Die Inventurbereiche haben alle erforderlichen Unterlagen hierfür auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. Die regionale Inventurleitung erstellt zu diesem Zweck einen sogenannten Eröffnungsbilanzordner. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen beträgt zehn Jahre. Aufbau und Inhalte des Eröffnungsbilanzordners zeigt Anlage 7. Inventargüter sind nur für dienstliche Zwecke zu benutzen und pfleglich zu behandeln. Sie sind so aufzubewahren, dass sie vor Schäden bestmöglich geschützt sind. Besondere Schutzvorkehrungen sind zu treffen, wenn dies wegen des Wertes des Inventargutes oder eines oder mehrerer Teile des Inventargutes geboten ist. Die dezentralen Inventarverantwortlichen sind verpflichtet, auf die Instandhaltung der ihrem Bereich zugehörigen Inventargüter zu achten. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen und ggf. auf erforderliche Wartungs- oder Instandhaltungsarbeiten hinzuweisen. EKHN, FFC 8

9 Der dezentrale Inventarverantwortliche prüft im Benehmen mit der für Versicherungen zuständigen Stelle der Kirchenverwaltung, ob und inwieweit eine Versicherung des Inventars oder von Teilen des Inventars notwendig ist. Für Beschädigungen am und für den Verlust von Inventargut haften die Mitarbeitenden nach den hierfür bestehenden Vorschriften. 4. Besonderheiten und Vereinfachungen bei der erstmaligen Inventur Um den Aufwand bei der flächendeckenden Durchführung der erstmaligen Inventuren leistbar zu halten, gelten diverse Vereinfachungsmöglichkeiten. So gilt bei der erstmaligen Erfassung eine höhere Wertaufgriffsgrenze von Euro brutto pro Vermögensgegenstand. Der relevante Betrachtungszeitraum für die Aufnahme von Anschaffungen beträgt 3 Jahre. Dies führt zu einem erheblich geringeren Verwaltungsaufwand bei der Ersterfassung und dient sowohl der Entlastung der Regionalverwaltungen sowie auch der Kirchengemeinden und Dekanate. Ein langwieriges Durchforsten von Altbeständen entfällt. Es finden lediglich die Vermögensgegenstände Eingang in die erstmalige Eröffnungsbilanz, die - sich im Eigentum der kirchlichen Einrichtung befinden, - selbstständig nutzbar sind, - beim Kauf mehr als Euro brutto pro Vermögensgegenstand gekostet haben und - innerhalb der der vergangenen 3 Haushaltsjahre angeschafft wurden. Das bedeutet: Für die Pilot-Regionalverwaltungsgebiete sind alle Anschaffungen von beweglichen Vermögensgegenständen ab dem 1. Januar 2012 von Relevanz. In allen anderen Regionalverwaltungsgebieten ab dem 01. Januar Voruntersuchungen im Projekt zur Einführung der Doppik sowie Erkenntnisse aus dem Vorgängerprojekt zur Modernisierung des Rechnungswesens haben gezeigt, dass mit diesen Regelungen die Mehrheit des beweglichen Vermögens von Kirchengemeinden und Dekanaten bei der Ersterfassung nicht mehr relevant ist. Damit ist auch der Abschreibungsaufwand in der Startphase geringer. Vor-Ort-Termine bzw. Begehungen wie in den vorangegangenen Kapiteln beschrieben, sind bei der Ersterfassung nicht nötig. Eine Buchinventur reicht aus. Einzelfragen sind von der regionalen Inventurleitung im Dialog mit Kirchengemeinden bzw. Dekanaten abzustimmen. Folgende Anlagen sind dieser Handreichung als Vorlagen und Arbeitshilfen beigefügt: Anlagen Anlage 1: Prozessbeschreibung Inventur Anlage 2: Inventur Erfassungsbogen Anlage 3: Hinweise zum Erfassungsbogen Anlage 4: Inventur Erfassungsprotokoll Anlage 5: Aufnahmebogen Bewegliches Kunstgut Anlage 6: Checkliste zur Inventurplanung Anlage 7: Aufbau Eröffnungsbilanzordner EKHN, FFC 9