3 Die Philosophie von PROJECT

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1 3 Die Philosophie von PROJECT Ziele dieses Kapitels: Sie kennen die Datenstruktur von PROJECT. Sie können PROJECT starten. Sie lernen den Bildschirmaufbau von PROJECT kennen. Sie kennen verschiedene nsichten von PROJECT. Sie kennen den Unterschied von optischer und inhaltlicher Information. Microsoft Project 2000 Einführung 21

2 Vielleicht haben Sie vor der Verwendung von PROJECT Ihre Projekte bereits mit dem Computer verwaltet. Nützlich können dabei ein Tabellenkalkulationsprogramm, eine Datenbank, eine Textverarbeitung, ein Graphikprogramm und/oder ein Kalender gewesen sein. Da viele Funktionen dieser Programme bei der Projektarbeit gute Dienste leisten, sind sie auch in PROJECT vorhanden. Für ein besseres Verständnis wollen wir die grundlegenden Strukturen ein wenig betrachten. Dabei lernen wir PROJECT erst einmal als Datenbank kennen. 3.1 Die Datenstruktur Um ein Projekt sinnvoll zu verwalten, muss es in Teileinheiten zerlegt werden. Je nach Größe und Struktur des Projekts handelt es sich dabei um Teilprojekte, rbeitspakete, Tätigkeiten oder Ähnliches. Diese können ohne weiteres in einer Liste zusammengefasst werden. Dabei besitzt jeder einzelne Vorgang eine Vielzahl von Informationen. Das sind mindestens Nummer, Name und Dauer sowie weitere notwendige und interessante Details. uch die bhängigkeiten der einzelnen Vorgänge voneinander werden in dieser Liste verwaltet. Dabei ist unter Liste nicht einfach ein Stück Papier mit vielen Einträgen zu verstehen, sondern eine spezifische Datenstruktur, in der zeilenweise verschiedene Elemente (unsere Vorgänge) mit unterschiedlichen Eigenschaften (in den Spalten) eingetragen sind. Liste der Vorgänge Name Dauer nfang Ende... Vorgänger Vorgang 1 0t keine Vorgang 2 2w V Vorgang x 4t V 12 Intern werden alle Vorgänge mit einer Schlüsselnummer verwaltet, die jeden Vorgang eindeutig identifiziert. PROJECT stellt damit sicher, dass alle Vorgänge voneinander zu unterscheiden sind. Damit sind auch identische Namen für Vorgänge möglich. 22 Ikon 2001

3 Die Spaltenüberschriften sind intern ebenfalls eindeutig definiert, so dass PROJECT zu jedem Vorgang den zugehörigen Spalteneintrag finden kann. Unabhängig davon können die Spaltenüberschriften nach eigenen Wünschen umbenannt werden, das heißt beispielsweise, dass die Spalte Dauer von Ihnen mit dem Namen Zeitdauer versehen wird. Beim Drucken wird dann Ihre Überschrift verwendet. ußer den Vorgängen werden auch die Ressourcen in einer Liste verwaltet. Diese Liste enthält als Informationen zum Beispiel den Namen oder den Stundenlohn. uch hier gilt, dass Spaltenüberschriften umbenannt werden können, intern aber eine eindeutige Bezeichnung verwendet wird. Liste der Ressourcen Ressourcenname Kürzel... Standardsatz Ressource 1 R ,00 DM/Std. Ressource 1 R ,00 DM/Std Ressource x Rx... 90,00 DM/Std. Beide Tabellen enthalten neben Zellen, die vom Benutzer gefüllt werden können, auch Felder, die von PROJECT berechnet werden. Jeder Vorgang hat zum Beispiel die Felder nfang, Ende und Dauer. Tragen Sie die Dauer ein, so errechnet PROJECT aufgrund der Lage und bhängigkeiten den nfang und das Ende dieses Vorgangs. Ändern Sie die Dauer, wird das Ende entsprechend angepasst. Nun können die Ressourcen auch einzelnen Vorgängen zugewiesen werden. Diese Zuweisungen werden in einer dritten Tabelle gespeichert. Jedes Mal, wenn eine Ressource einem Vorgang zugewiesen wird, kommt ein neuer Eintrag in die Zuweisungsliste. Dieser Eintrag enthält Vorgang, Ressource und Informationen über die rt der Zuweisung (zum Beispiel die Menge). Microsoft Project 2000 Einführung 23

4 Liste der Zuweisungen Name Ressourcenname... Menge Vorgang 1 Ressource % Vorgang 2 Ressource 2 50 % Vorgang x Ressource 1 75 % Damit wird die Verbindung zwischen den Vorgängen und den Ressourcen hergestellt. Beim Export von Informationen, zum Beispiel in das SCII-Format, müssen Sie diese Dreiteilung der Daten kennen. Bildlich kann man sich das auch folgendermaßen vorstellen: bb. 3.1: Verbindung zwischen Vorgängen und Ressourcen 24 Ikon 2001

5 3.2 Einführung in die Oberfläche von PROJECT Bevor wir damit beginnen, eigene Projekte zu planen, möchten wir Ihnen das Handwerkszeug von PROJECT vorstellen, das Ihnen zur Verfügung steht. Dazu gehören der Bildschirmaufbau und seine Symbolleisten genauso wie die Möglichkeit, Projekte auf den Bildschirm in unterschiedlichen nsichten darzustellen PROJECT starten Bevor Sie mit PROJECT arbeiten können, müssen Sie das Programm starten. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie möchten PROJECT starten. PROJECT starten 1. Nach dem Starten von Windows klicken Sie auf die Schaltfläche in der Windows Task-Leiste. 2. Wählen Sie den Ordner Programme. 3. Klicken Sie auf das Symbol Microsoft Project. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, nach dem Klicken auf die Schaltfläche aus dem Ordner Dokumente eine PROJECT-Projektdatei auszuwählen. Hierdurch geschehen zwei Dinge: PROJECT wird gestartet, und die gewählte Projektdatei wird geöffnet. ußerdem können Sie über den Windows-Explorer eine Project-Datei über Doppelklick auswählen. Dadurch wird das Programm gestartet, und Ihre Projektdatei wird geöffnet. Wenn Sie immer mit demselben Projekt arbeiten, können Sie sich den ufruf der dazugehörigen Datei auch als Verknüpfung auf den Desktop legen. Microsoft Project 2000 Einführung 25

6 3.2.2 Der Bildschirmaufbau Nach dem Start präsentiert sich PROJECT mit folgendem Bildschirm: bb. 3.2: Der PROJECT-Bildschirm Im Folgenden möchten wir diese Elemente erläutern: Titelleiste Sie enthält den Namen der nwendung und des aktuell geöffneten Projekts. In der bbildung heißt das Projekt Projekt1, da wir noch kein bestehendes Projekt aufgerufen haben. Hinzu kommen das Systemmenü und die bekannten Schaltflächen, um die Größe des Fensters zu steuern. Menüleiste Sie stellt verschiedene Menüs zur Verfügung, unter anderem die bekannten Menüs Datei, Bearbeiten und Fenster. Funktionsleiste Hier finden Sie Symbole für die Befehle, die oft gebraucht werden, zum Beispiel Öffnen, Speichern und Drucken eines Projekts. Formatierungsleiste Für das einfache Ändern von Schriftart und -format sowie zum Ein- und usblenden der Projektstruktur stehen hier weitere Symbole und Listen zur Verfügung. 26 Ikon 2001

7 Bearbeitungsleiste Hier können Felder aus den Tabellen bearbeitet werden. Wenn mehrere Wahlmöglichkeiten für einzelne Felder vorhanden sind (zum Beispiel Dauer), können diese per Liste direkt im Feld ausgewählt werden. nsichtsleiste Die nsichtsleiste wird entlang des linken Randes des Project-Fensters angezeigt und bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf die verschiedenen nsichten. Sie müssen auf der nsichtsleiste lediglich auf das Symbol für die gewünschte nsicht klicken, um diese anzuzeigen. rbeitsbereich Zwischen Bearbeitungsleiste und Statusleiste befindet sich der Bereich von PROJECT, der die Projektinformationen enthält. Beim ufruf wird der aktuelle Projektplan in der nsicht Balkendiagramm (Gantt) gezeigt. Diese nsicht enthält einen linken Tabellenbereich und einen rechten Balkenbereich. Der Tabellenbereich enthält die Spaltenüberschriften der einzelnen Tabellenspalten, zum Beispiel Vorgangsname, Dauer, nfang und Ende. Der Balkenbereich ist mit der Zeitskala überschrieben. Sowohl den Tabellen- als auch den Balkenbereich kann man mit der Bildlaufleiste verschieben. Die Trennung zwischen den beiden Bereichen lässt sich ebenfalls verändern. Statusleiste Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand des Bildschirms. Sie enthält viele Informationen über den aktuellen Status von PROJECT sowie Kurzinformationen über den aktuell gewählten Befehl. Microsoft Project 2000 Einführung 27

8 3.3 nsichten von PROJECT PROJECT verwendet nsichten, um Teilmengen der Projektinformationen in Formaten darzustellen, die überschaubar und leicht zu verstehen sind. nsichten enthalten Informationen, die PROJECT für Sie berechnet hat sowie Informationen, die Sie eingegeben haben. PROJECT füllt zum Beispiel automatisch das Feld nfang für jeden Vorgang aus. Wenn Sie zugehörige Projektinformationen ändern, aktualisiert PROJECT die berechneten Informationen. Wenn Sie beispielsweise einem Vorgang Ressourcen hinzufügen, berechnet PROJECT standardmäßig die Vorgangsdauer neu. In einigen Fällen können Sie die von PROJECT berechneten Informationen nicht bearbeiten. In anderen Fällen berechnet PROJECT die Informationen zwar standardmäßig, doch Sie können diese Berechnungen ignorieren und Ihre eigenen Werte eingeben. Jedes Mal, wenn Sie mit PROJECT arbeiten, verwenden Sie eine bestimmte nsicht. Es gibt drei nsichtsarten: Diagramme stellen Informationen grafisch dar. Beispiele hierfür sind die nsichten Balkendiagramm (Gantt), Netzplandiagramm (PERT), Ressource: Grafik und Kalender. Tabellen stellen Daten in Zeilen und Spalten dar. Jede Zeile enthält Informationen über einen bestimmten Vorgang oder eine bestimmte Ressource. Jede Spalte enthält ein Feld, in dem Sie besondere Informationen über Vorgänge und Ressourcen eingeben können. Masken stellen Informationen in einem Format ähnlich einem Papierformular dar. Eine Maske enthält nur Informationen zu einem einzigen Vorgang beziehungsweise zu einer einzigen Ressource. In den meisten nsichten können Sie Informationen ansehen, eingeben und bearbeiten. In der Standardeinstellung und in den meisten Fällen wird die nsicht Balkendiagramm (Gantt) verwendet, in der die wichtigsten Informationen zu den Vorgängen eines Projekts in einer leicht zu bearbeitenden Tabelle sowie in Form von schnell auffindbaren Vorgangsbalken dargestellt werden. In der folgenden ufzählung werden die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten beschrieben, die in der nsichtsleiste zu finden sind und die auch im Projektmanagement erfahrene Personen einsetzen (zum Beispiel das Balkendiagramm oder das Netzplandiagramm). 28 Ikon 2001

9 Hinweis: In dieser ufzählung sind nicht alle nsichten von PROJECT enthalten. Es werden nur die nsichten beschrieben, die standardmäßig auf der nsichtsleiste angezeigt werden. Balkendiagramm (Gantt) Eine Liste mit Vorgängen und zugehörigen Informationen sowie ein Diagramm, das über einen Zeitraum verteilte Vorgänge und Dauern anzeigt. In dieser Vorgangsansicht können Sie eine Liste mit Vorgängen eingeben und berechnen. Balkendiagramm: Überwachung Eine Liste mit Vorgängen und zugehörigen Informationen sowie ein Diagramm, das für jeden Vorgang geplante und berechnete Gantt-Balken anzeigt. In dieser Vorgangsansicht können Sie den geplanten Terminplan mit dem aktuellen Terminplan vergleichen. Kalender Ein Monatskalender, der Vorgänge und die Dauer anzeigt. Diese Vorgangsansicht wird verwendet, um berechnete Vorgänge einer bestimmten Woche oder über einen Zeitraum von einigen Wochen zu zeigen. Netzplandiagramm Ein netzartiges Diagramm, in dem alle Vorgänge und nordnungsbeziehungen angezeigt werden. In dieser Vorgangsansicht können Sie Ihren Terminplan als Flussdiagramm erstellen und abstimmen. Vorgang: Einsatz Eine Liste mit Vorgängen, die zugeordnete Ressourcen unter jedem Vorgang gruppiert anzeigt. In dieser Vorgangsansicht können Sie ersehen, welche Ressourcen bestimmten Vorgängen zugeordnet sind und rbeitsprofile für Ressourcen festlegen. Ressource: Einsatz Eine Liste mit Ressourcen, die Informationen über Zuordnung, Kosten und rbeit für jede Ressource über einen Zeitraum aufführt. In dieser Ressourcenansicht können Sie Informationen über die Zuweisung von Kosten und rbeit für jede Ressource anzeigen und Ressourcenprofile festlegen. Ressource: Grafik Eine Grafik, in der die Ressourcenzuteilung, Kosten oder rbeit über einen Zeitraum angezeigt werden. In dieser Ressourcenansicht können Sie Informationen zu einer einzelnen Ressource oder einer Ressourcengruppe über einen Zeitraum anzeigen. Microsoft Project 2000 Einführung 29

10 Ressource: Tabelle Eine Liste mit Ressourcen und zugehörigen Informationen. In dieser Ressourcenansicht können Sie Ressourceninformationen in einem Tabellenformat eingeben und bearbeiten. Projektdaten lassen sich in PROJECT in Vorgangsansichten oder in Ressourcenansichten darstellen. Verwenden Sie eine Vorgangsansicht, wenn Sie Vorgangsinformationen eingeben, ändern oder anzeigen lassen möchten. Öffnen Sie eine Ressourcenansicht, wenn Sie Ressourceninformationen eingeben, ändern oder anzeigen lassen möchten. Sie können die vordefinierten nsichten verwenden oder eigene nsichten für besondere Situationen erstellen. Durch Einrichten von benutzerdefinierten nsichten werden keine Projektinformationen verändert. Wenn Sie sich zum Beispiel auf die Vorgänge konzentrieren, die in dieser Woche abgeschlossen werden müssen, blendet PROJECT zwar vorübergehend einige Vorgänge aus, löscht jedoch keinen einzigen Vorgang. 3.4 Optische versus inhaltliche Information PROJECT verwaltet nicht nur alle für das Projekt wichtigen Daten, sondern visualisiert sie auch. Das bedeutet, dass Sie nicht mit mehreren nüchternen Tabellen arbeiten, sondern dass die Informationen in den Tabellen grafisch dargestellt werden. Die Zeiten und bhängigkeiten von Vorgängen führen zu Balken- und Netzplänen; die uslastung der Ressourcen kann in einem Histogramm dargestellt werden und vieles mehr. Mit seinen vielen Möglichkeiten, sowohl zur Verwaltung als auch zur Darstellung von Informationen, ist PROJECT natürlich ein sehr umfangreiches Programmpaket. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, teilen wir die Operationen, die Sie in PROJECT durchführen können, in zwei Klassen ein: Operationen, durch die Sie am Projekt selbst etwas ändern, nennen wir inhaltliche Operationen. Durch sie wird Ihr Projekt zum Beispiel teurer oder dauert länger, verwendet andere oder neue Ressourcen, wird gekürzt oder erweitert. Operationen, die am Projekt selber nichts ändern, aber das ussehen beeinflussen, wollen wir optische Operationen nennen. Diese Operationen ändern die Farbe der Balken im Gantt-Diagramm, bestimmen die Reihenfolge der Spalten oder filtern Informationen. Sie werden lernen, dass Sie die Einstellungen, die das ussehen beeinflussen, für mehrere Projekte verwenden können. Damit ist es möglich, einheitliches ussehen für alle Bildschirmansichten und usdrucke zu verwenden, ohne bei jedem Projekt dieses ussehen neu zu definieren. 30 Ikon 2001

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