Digitale personenbezogene Unterlagen. Konzepte und Erfahrungen des Landesarchivs Baden-Württemberg

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1 Digitale personenbezogene Unterlagen. Konzepte und Erfahrungen des Landesarchivs Baden-Württemberg Expertenworkshop Bewertung und Übernahme elektronischer Unterlagen Business as usual? Münster 12. Juni 2013 Dr. Christian Keitel

2 Wann sind Unterlagen personenbezogen? Wann sind Unterlagen digital? 2

3 (Fiktives) Bsp.: Baumdatenbank zum Stuttgarter Schlossgarten Baumpaten Schmitt Kunze Bauer Einzelbäume Baum # 1 Baum # 2 Baum # 3 Baumarten Platane Kastanie Ahorn 3

4 4

5 Archivierte digitale personenbezogene Unterlagen Kriegsgräberlisten Dokumentation der jüdischen Grabsteine in Baden- Württemberg Personalverwaltungssystem PLUS Volkszählungen 1970 und 1987 Geburtenstatistik Eheschließungsstatistik Sterbefällestatistik Daten aus ADV-Vollzug (Fachverfahren zum Strafvollzug) 5

6 Bewertungsmodelle (1) Seit ca DOT-Modell Entwickelt für massenhafte Personalakten Angewandt auch auf personenbezogen und nach Personenbetreffen organisierte Unterlagen (z.b. Versicherungsfälle nach Großbränden) >>>>>>>>>>>>>>> Zu große Mengen Aufkommen von konkurrierenden digitalen Unterlagen >>>>>>>>>>>>>>> 2006 AG zur Bewertung personenbezogener Unterlagen 6

7 Bewertungsmodelle (2) Gemeinsame Bewertung von konventionellen und digitalen Unterlagen Vorgehen: Zunächst Bestimmung der anzunehmenden Nutzungsziele, dann Bezug auf die bestehenden Unterlagen Nutzungsziele: 1. Grundsicherung aus der Gesamtheit 2. Statistisch auswertbare Teilmenge 3. durchschnittliche (typische) Einzelfälle 4. Herausragende Einzelfälle 5. Evidenz/Dokumentation des Behördenhandelns Archivar 61 (2008), S Hinweise zur Anwendung des Bewertungsmodells 7

8 Begrifflicher Exkurs Durch Preserving Digital Information: Report of the Task Force on Archiving of Digital Information (1996) wurden zahlreiche Begriffe zur digitalen Archivierung in die internationale Fachdiskussion eingeführt: Archival Information Package Archival Information Collection Archival Information Unit Designated Community Dissemination Information Package Open Archival Information System Preservation Description Information Representation Information Representation Network Submission Information Package Bei der Task-Force haben - wie später auch bei OAIS - Archivare mitgearbeitet Die begriffliche Grundlegung der digitalen Archivierung erfolgte weitgehend interdisziplinär. 8

9 Datenbank personenbezogene Bewertung (DpB) Aufbau einer Datenbank berühmt-berüchtigter Persönlichkeiten Datenquellen Wikipedia Landesbibliographie Anwendung bei personenbezogenen digitalen Abgabelisten Anwendbar für konventionelle und digitale Unterlagen Franz-Josef Ziwes, Überlieferungsbildung und die Intelligenz im Web. Digitale Hilfsmittel bei der Bewertung personenbezogener Unterlagen 9

10 10 Sollten in die DpB auch nichtberühmte/ durchschnittliche Personen eingetragen werden?

11 ADV-Vollzug (Fachverfahren zum Strafvollzug) System generiert Gefangenenbücher Zahlreiche weitere Metadaten, da allgemeines System zur Verwaltung des Strafvollzugs Zentrale Datenhaltung für Baden-Württemberg >>>>>>> Zentrale Anbietung/Übernahme (einmal/jahr seit 2009) Zwei Exporte Einige Angaben zu allen Gefangenen ( Grundsicherung, entspricht etwa den Gefangenenbüchern) Mehr Angaben von einigen ausgewählten Strafvollzugsanstalten 11

12 Elektronische Personalakte Einführung 2014 in der gesamten Landesverwaltung (außer Universitäten) Basiert auf dem Personalverwaltungssystem DIPSY (bereits im Einsatz) Dezentrale Dateneingabe Pro Person nur noch eine PA >>> keine Hauptund Nebenpersonalakten; gleichzeitige Eingabe in eine PA durch unterschiedliche Dienststellen Zentrale Datenhaltung beim LBV >>> zentrale Anbietung ans Landesarchiv LBV weiß nicht ob und wo noch ältere Papierakten liegen 12

13 Elektronische Personalakte: Anbietung Manche Dokumente müssen nach 2,3,5 Jahren gelöscht werden Urlaub, Dienstreisen >>> keine Anbietung ans LABW Disziplinarverfahren >>> Anbietung als Teilakte ans Landesarchiv Anbietung von Akten und Teilakten >>>> LABW muss Teilakten bewerten und deren Bezug auf später zu übernehmende Akten wahren (Identifier) Mengen: 2014 nur wenige (Teil-)Akten, steigt bis auf knapp /Jahr 13

14 Elektronische Personalakte: Einstufiger Anbietungsprozess Das LBV übermittelt dem Landesarchiv einmal jährlich alle im kommenden Jahr zu löschenden Akten und Teilakten Das Übergabepaket besteht aus drei Teilen: Eine Übergabedatei mit allgemeinen Informationen zur Übergabe (1 XML-Datei). Eine Aussonderungsliste mit zentralen Metadaten aus DIPSY (1 XML-Datei). Akten(teile) (1 TAR-Container pro Akte). Landesarchiv bewertet die Liste datenbankunterstützt und nach Bewertungsmodell Vernichtung der nicht archivwürdigen (Teil-Akten) durch das Landesarchiv Offen: Ermittlung der älteren Papierbestandteile 14

15 Aussonderungsliste (1) Akten-ID (= Personen-ID) Kennzeichen Akte oder Dokumente mit Verwertungsverbot Name Vorname(n) Geburtsdatum Sterbedatum Namenszusatz/Akademischer Grad Geschlecht Staatsangehörigkeit Amts-/Dienstbezeichnung Funktion [0..n] 15

16 Aussonderungsliste (2) Letzte Beschäftigungsdienststelle mit Adresse Amtskennziffer Existiert Papierakte? Erstelldatum Akte Löschdatum Akte Austrittsdatum Aufzählung der Identifier aller enthaltenen Dokumente Aufzählung der Dateinamen aller enthaltenen Dokumente Zahl der Dokumente Aktenhinweis 16

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