BITMARCK Kundentag 2013 Präsentation Wilken GKV-Kontenabstimmung online V 1.0

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1 BITMARCK Kundentag 2013 Präsentation Wilken GKV-Kontenabstimmung online V 1.0

2 WILKEN UNTERNEHMENSGRUPPE UNTERNEHMENSPROFIL Ganzheitliche ERP Anwendungen für betriebswirtschaftliche Kernprozesse Softwarehersteller, Berater und Integrator mit eigener Entwicklungsplattform Mittelständisch geprägtes Familienunternehmen mit hoher finanzieller Solidität 1977 in Ulm gegründet Mehr als 480 Mitarbeiter in Deutschland und der Schweiz Unternehmensgruppe an fünf Standorten mit der Wilken GmbH als operative Holding Wachstumsstark: Über 50 Millionen Euro Umsatz in 2012 und Kunden als installierte Basis Philosophie der nachhaltigen Kundenbeziehung Anerkannter Experte und Softwarepartner in unterschiedlichen Fokusbranchen 2

3 MOTIVATION DER ENTWICKLUNG Die Kontenabstimmung ist aktuell zwei geteilt in den Aufruf eines Reports, der zu bestimmten Parametern Buchungen selektiert und einer online-funktion, über welche Buchungen mit 4G- Sätzen in ihren Buchungsmerkmalen bearbeitet werden können Die neue Kontenabstimmung löst den Medienbruch zwischen Report-Druck und Bearbeitungs- Maske ab und ermöglicht die Analyse und Bearbeitung der Abstimmungsfälle online Die klare Definition der Anwendungsfälle und der strukturierte Aufbau der Maske führt den Anwender in der Analyse und Bearbeitung Die Ergebnisse der Analyse werden durch Einführung eines neuen Abstimmungs-Status persistent Die Navigation der Kontenabstimmung wird durch Anlage eines gleichlautenden Ordners im Modul Finanzbuchhaltung mit allen zugehörigen Funktionen erleichtert 3

4 GESAMTPROZESS Abstimmungsfälle konfigurieren Datenbereitstellung Abstimmungsfall analysieren und bearbeiten 4

5 ABSTIMMUNGSFÄLLE KONFIGURIEREN Ein Abstimmungsfall definiert, welche(s) Hauptkonto(en) betrachtet werden sollen und nach welchem Buchungsmerkmal ausgewertet werden soll Ein Sachkonto ist genau einem Abstimmungsfall zugeordnet, so dass eine Buchung folglich auch nur einem Abstimmungsfall angehören kann Konfigurierte Abstimmungsfälle können geändert oder gelöscht werden. Neuanlage und Änderung werden protokolliert 5

6 ABSTIMMUNGSFÄLLE KONFIGURIEREN Beispiel 1 6

7 ABSTIMMUNGSFÄLLE KONFIGURIEREN Beispiel 2 7

8 ABSTIMMUNGSFÄLLE KONFIGURIEREN 8

9 DATENBEREITSTELLUNG Die abstimmungsrelevanten Daten werden per Programmanforderung generiert Über die Checkbox Nur Keine Berücksichtigung in Kontenabstimmung werden nur Buchungen berücksichtigt, die dieses Buchungsmerkmal (4G-Merkmal F4GKZREP) tragen Über die Checkbox Bei Saldenausgleich Status ändern kann eingestellt werden, dass Buchungen, die in ihrer Gruppierung einen Nullsaldo ausweisen, automatisch in den Status abgestimmt gesetzt werden Über die Checkbox Auch bereits abgestimmte Fälle berücksichtigen werden zusätzlich die Buchungen berücksichtigt, deren Status bereits auf den Wert abgestimmt gestellt wurden Die Programmanforderung wird je Mandant angelegt Die Programmanforderung kann online oder per Aufgabensteuerung angestartet werden 9

10 DATENBEREITSTELLUNG 10

11 DATENBEREITSTELLUNG Die Ausgabe wird durch den zu ermittelnden Buchungszeitraum eingeschränkt. Das Feld Buchungszeitraum bis wird nach jedem Programmlauf um einen Tag hochgesetzt. Dadurch wird für die tägliche Aktualisierung der vorgehaltenen Daten eine manuelle Anpassung der PA überflüssig. Die Einschränkung auf einen Wertstellungszeitraum ist optional. Es können entweder alle oder einzelne bestehenden Abstimmungsfälle selektiert werden. 11

12 DATENBEREITSTELLUNG 12

13 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN In der Kontenabstimmung kann der Bearbeiter die bereitgestellten Buchungsdaten einsehen. Die Analyse und Bearbeitung beziehen sich auf die zugehörigen Buchungsmerkmale. Die Suche wird unter Angabe folgender Felder gestartet : - Abstimmungsfall - Status nicht abgestimmt oder abgestimmt - Saldenausgleichs-Angabe nicht ausgeglichen oder ausgeglichen 13

14 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN 14

15 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN Gruppen, die mindestens eine Buchung im Status nicht abgestimmt oder ohne Status (ohne 4G- Satz) beinhalten, werden mit einem roten Punkt vor dem Gruppennamen gekennzeichnet. Gruppen, die nur Buchungen im Status abgestimmt beinhalten, werden mit einem grünen Punkt vor dem Gruppennamen gekennzeichnet. Wird auf der linken Seite eine Gruppe mit Mausklick markiert, werden auf der rechten Seite alle Buchungen angezeigt, die dieser markierten Gruppe zugeordnet sind. Über die Kopfspaltenverwaltung können bestimmte Spalten ein-/ausgeblendet werden und die Reihenfolge der Spalten kann individuell festgelegt werden. Die Buchungen sind sortiert nach: - Sachkonto aufsteigend - Buchungsdatum aufsteigend - Belegnummer aufsteigend 15

16 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN Die Sortierung im Ergebnis erfolgt aufsteigend nach Gruppe. Buchungen, die keinen 4G-Satz besitzen oder nicht das angegebene Gruppierungsmerkmal tragen, werden am Ende in einer Gruppe zusammengefasst. Buchungen, die keinen 4G-Satz und somit keine Buchungsmerkmale besitzen, werden gelb hervorgehoben. 16

17 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN 17

18 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN Im Suchergebnis kann der Kontenabstimmer eine einzelne Buchung markieren und in die Feinanzeige (CF34) abspringen, um diesen Buchungssatz im Detail zu betrachten Im Suchergebnis kann der Kontenabstimmer eine einzelne Buchung ohne 4G-Satz markieren und einen 4G-Satz zu dieser anlegen. Um einen 4G-Satz anlegen zu können, muss dabei mindestens eines der Buchungsmerkmale angegeben werden Im Suchergebnis kann der Kontenabstimmer eine Buchung mit 4G-Satz markieren, die Buchungsmerkmale zu diesem Buchungssatz einsehen und bearbeiten 18

19 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN 19

20 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN Der Wechsel in den Status abgestimmt wird über den Button Statuswechsel vorgenommen. Es sind zunächst die Buchungen zu markieren (Doppelklick für Einzelbuchungen oder Rechtsklick- Menü für alle Buchungen), die im Status geändert werden sollen. Der Status wechselt nur dann, wenn die markierten Buchungssätze einen Nullsaldo ergeben. Über den Button Statuswechsel kann der Status abgestimmt auch wieder zurück in den Status nicht abgestimmt geändert werden. Eine Statusänderung bei Mehrfachmarkierung ist nur für Buchungen mit dem jeweils gleichen Status (entweder abgestimmt oder nicht abgestimmt ) möglich. Werden Buchungen mit unterschiedlichen Stati markiert, bricht die Statusänderung ab. Bei Nullsaldo öffnet sich nach Klick auf den Button ein fortführender Dialog. Es besteht die Möglichkeit im Rahmen des Statuswechsels eine manuelle Bemerkung (50 Stelle) mitzugeben. Die Angabe einer solchen Bemerkung ist keine Pflicht. Über OK wird der ggf. angegebene Kommentar an allen Buchungen gespeichert und der Status der Buchungen auf abgestimmt geändert. Bei Buchungen ohne 4G-Satz wird dieser neu angelegt. 20

21 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN Aus der neuen Kontenabstimmung kann in den bestehenden Controller FBGK abgesprungen werden, um einen bestimmten Abstimmungsfall im Detail zu analysieren (z.b. Wurde das Merkmal auf ein falsches Konto gesetzt? Wurde in den falschen Zeitraum gebucht?) Die Suche wurde um das Feld Betrag erweitert 21

22 ABSTIMMUNGSFALL ANALYSIEREN UND BEARBEITEN 22

23 FACHMODELL Die Buchungsinformationen werden in der Datenbanktabelle CSF40 gespeichert CSF40 1 : 1 CSF4G Magicnumber Buchungstag Belegnummer Magicnumber ZVK Kontennummer Vorgangsmerkmal ZVK Belegnummer Ursprung Belegart Ursprung FiBu Vorbelegnummer Referenznummer Grund für Erfassung / Änderung Keine Berücksichtigung Kontenabstimmung Status Abstimmung Kommentar NEU NEU 23

24 ADRESSEN WILKEN Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese 5 CH-9306 Freidorf TG Telefon Telefax Wilken Entire AG Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf 24

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