Best Practise Beispiel: E-Rechnung

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1 Best Practise Beispiel: E-Rechnung Andrea Leutgeb, Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Stefan Roggatz, DIG 07. März 2013, E-Day, WKO

2 Tätigkeitsfelder der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Beschaffung Bereitstellung von rund Produkten für alle öffentlichen Auftraggeber 12 Produktfamilien von IT über Büroausstattung bis Reinigung Beratung Projekte im besonderen Auftrag (PibA) Beratung im Bereich Vergaberecht, Beschaffungsorganisation und in spezifischen Produktbereichen E-Procurement Entwicklung, Betrieb und Verwendung elektronischer e-procurementplattformen Erweiterung um Services für BBG Lieferanten und Kunden rund um die E-Rechnung

3 Gesetzliche Rahmenbedingungen Änderungen bezüglich elektronischer Signatur Bis Ende 2012 war die elektronische Signatur Pflicht Seit kann diese durch sogenannte Business Controls (innerbetriebliche Steuerungsmaßnahmen) ersetzt werden IKT-Konsolidierungsgesetz* und e-rechnungsverordnung Ab dem sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen verpflichtet BBG kann die Transformation und Einlieferung an Bundesdienststellen entsprechend der Rechtsgrundlagen übernehmen *Quelle:

4 E-Rechnung Gateway E-Rechnung Gateway E-Rechnung: Lösungsvariante in der BBG Rechnungsdaten (Signierte) elektronische Rechnung BBG Lieferanten XML PDF XML BBG Kunden ERP System Übermittlung: XML Formularbasierte Erstellung im e-shop BBG e-shop Übermittlung: XML Übermittlung: PDF Download aus e-shop ERP System Archivierung Übermittlung: Original Archivierung

5 E-Rechnung: Funktionalitäten für BBG Lieferanten und Kunden im Überblick Funktionalitäten für BBG Lieferanten Einlieferung über das E-Rechnungsgateway (ERP Integration, div. Formate und Transportwege) Formularbasierte Erstellung im e-shop Ggf. Signaturanbringung Bereitstellung der E-Rechnungen Funktionalitäten für BBG Kunden Empfang von E-Rechnungen Rechnungsprüfung im e-shop Bereitstellung von E-Rechnungen über das E-Rechnungsgateway (ERP Integration, div. Formate und Transportwege)

6 E-Rechnungsservices für BBG Lieferanten ERP Integration oder formularbasierte Erstellung im e-shop Verschiedene Transportwege: sftp, SMTP, Https etc. Verschiedene Formate: ebinterface 3.02 und 4.0, UBL 2.0 (PEPPOL) etc. Prüfung auf Pflichtfelder Datenformatierung Any-to-Any d.h. Versender und Empfänger können ein beliebiges Rechnungsformat verschicken bzw. erhalten, der Dienstleister konvertiert Weiterleitung der elektronischen Rechnung an den Kunden und den Lieferanten (zur Archivierung des Originals) E-Rechnung ersetzt die Controllingmeldungen an die BBG

7 Einlieferung von strukturierten Rechnungsdaten (ERP Integration) Einlieferung von strukturierten E-Rechnungen aus dem eigenen ERP System

8 E-Rechnungserstellung im e-shop Rechnungserstellung im e-shop auf Basis der Bestellung

9 Download der E-Rechnungen im e-shop Download der PDF und strukturierten E-Rechnungen im e-shop

10 Leistungsumfang E-Rechnungsdienstleister PDF XML Zustellung: EDI, XML, CSV EMPFÄNGER 1 VERSENDER ERP-SYSTEM ARCHIV PDF XML Strukturierter Datensatz: EDI, XML, CSV Zustellung: PDF PDF GATEWAY Anlagenhandling Portal Filtern Zusammenfassen Fallback-Szenario Sammeln Mergen Portooptimierung Archiv Individ. Absprachen Zustellung: Postalische Zustellung: DRUCK Portal-Download EMPFÄNGER 2 EMPFÄNGER 3 EMPFÄNGER X ERP-SYSTEM ARCHIV

11 Kontaktdaten Andrea Leutgeb Senior Projektmanager e-procurement Projekte, BBG Stefan Roggatz CEO, DIG AG

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