Erste Schritte im telebanking MBS

Transkript

1 Erste Schritte im telebanking MBS

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3 Einleitung 04 Bedieneranmeldung 05 Datenübertragung 06 Weitere Funktionen 06 Kontoinformationen 07 Kontoübersicht 07 Kontoauszug 08 Umsatzübersicht 08 Export von Bankdaten 09 Weitere Funktionen 09 Zahlungsverkehr 10 Aufträge erfassen 11 Aufträge unterschreiben 14 Aufträge senden 15 Erledigte Aufträge 17 Import von Aufträgen 18 Weitere Funktionen 18 Favoriten Favoriten anlegen 19

4 Einleitung Mit der Software telebanking MBS können Sie Konten abfragen, Zahlungsaufträge erstellen und an die Bank senden. Zusätzlich bietet telebanking MBS eine Vielzahl weiterer Informationsdienste, die in der ONLINE-Hilfe ausführlich beschrieben werden. Diese Ersten Schritte sollen Ihnen die grundlegenden Funktionen wie Datenübertragung, Kontoinformationen und Zahlungsverkehr näherbringen. In dieser Anleitung gehen wir von einer bereits installierten telebanking MBS Version aus. Hinweise zum Setup finden Sie in der Installationsanleitung telebanking MBS für Einzelplatz und Netzwerk im Download-Bereich zu telebanking MBS auf unserer Website. Optional können Sie hier Ihre Favoriten anlegen.

5 Bedieneranmeldung Beim Einstieg in das Programm müssen Sie sich mit Bedienernamen und Passwort anmelden. Welche Funktionen Sie im telebanking MBS ausführen können, ist von den Rechten abhängig, die Sie als Bediener besitzen. Der telebanking MBS Systemadministrator muss diese Rechte jedem einzelnen Bediener erteilen. Datenübertragung starten Starten Sie zu Beginn die Datenübertragung, um aktuelle Kontoumsätze vom Bankrechner abzuholen. Kontoinformationen Die Umsätze der einzelnen Konten können Sie auf drei unterschiedliche Arten einsehen: Kontoübersicht Kontoauszug Umsatzübersicht Zahlungsverkehr Der telebanking MBS Zahlungsverkehr besteht im Wesentlichen aus drei Schritten: Aufträge erfassen unterschreiben senden Favoriten In diesem Abschnitt der Navigationsleiste können Sie die Funktionen festlegen, welche Sie persönlich am häufigsten benötigen. Sie können für jeden Bediener bis zu 10 Einträge speichern. Beenden Beim Beenden von telebanking MBS werden alle Einstellungen einzelner Fenster und Tabellen in der Datenbank gespeichert und je Bediener abgelegt. Je nach Einstellung in den Systemeinstellungen werden weitere Aktionen ausgeführt: Erinnerung an die Sicherung Datenarchivierung (Kontoauszüge, Kurse, erledigte Aufträge...) Auf den folgenden Seiten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen.

6 Datenübertragung Starten Sie den Bankenrundruf im Menüpunkt Datenübertragung >> Rundruf starten. Damit werden der Reihe nach alle Banken angewählt, für die Sie Zugänge im telebanking MBS eingerichtet haben. Bei der Datenübertragung werden bestimmte Daten angefordert sowie fertiggestellte Pakete mit Aufträgen an den jeweiligen Bankrechner übertragen. Im Gegenzug erhalten Sie vom Bankrechner die angeforderten Umsatzdaten für die einzelnen Konten sowie Statusantworten auf gesendete Aufträge. Im Menüpunkt Datenübertragung >> Einzelruf starten können Sie Daten von einem bzw. an einen ausgewählten Bankrechner übertragen. Damit wird die übertragene Datenmenge reduziert. Weitere Funktionen Neben der automatischen Anforderung von Umsatzdaten gibt es auch die Möglichkeit, sämtliche Daten manuell anzufordern. Über den Menüpunkt Extras >> Daten anfordern sind folgende Anforderungen möglich: Kontoauszug Retour-/Exportdaten Images SWIFT-Auszüge Währungskurse Service-Daten Weitere Informationen dazu finden Sie in der ONLINE-Hilfe!

7 Kontoinformationen Bei der Datenübertragung werden die Umsätze zu allen Konten vom Bankrechner angefordert und auf Ihrem Rechner abgelegt. In der Folge können Sie Ihre Kontodaten im telebanking MBS abfragen. Drei Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, die die Kontoinformationen unterschiedlich präsentieren: Kontoübersicht Kontoauszug Umsatzübersicht Kontoübersicht Öffnen Sie die Kontoübersicht in der Menü- oder Navigationsleiste Kontoinformationen >> Kontoübersicht. Sie erhalten eine Zusammenstellung aller Konten, auf die Sie zugreifen dürfen. Im unteren Bereich der Kontoübersicht werden für das in der Liste markierte Konto die Umsätze der letzten 10 Tage angezeigt. Sie können diese Kontostandsentwicklung auch grafisch in einem Linienchart ansehen.

8 Kontoauszug Öffnen Sie den telebanking MBS-Kontoauszug im Menüpunkt Kontoinformationen >> Kontoauszug in der Navigationsleiste. Die Daten im elektronischen Kontoauszug sind weitgehend mit dem Kontoauszug identisch, den Sie in gedruckter Form von der Bank oder am Kontoauszugsdrucker erhalten: Kontonummer Umsätze Alter Kontostand/Kontostand zum gewünschten Stichtag Summe der Gutschriften/Lastschriften Auszugsnummer Der Hinweis, ob Umsatzdetails wie Belegdaten oder Images zur Verfügung stehen, wird in der linken Spalte angezeigt (diese Buchungen sind mit einem Pfeil gekennzeichnet). Umsatzübersicht Öffnen Sie die Umsatzübersicht im Menüpunkt Kontoinformationen >> Umsatzübersicht in der Navigationsleiste. In der Umsatzübersicht haben Sie die Möglichkeit, nach bestimmten Umsätzen zu suchen. 1. Wählen Sie das gewünschte Konto aus. 2. Tragen Sie die gewünschten Suchkriterien ein: Datum (von bis); zusätzlich bestimmen Sie, ob das Buchungs- oder das Valutadatum relevant ist Suchtext (damit werden alle Umsätze ausgewählt, die im Buchungstext den angegebenen Suchtext enthalten) Betrag (von bis) Währungskennzeichen 3. Klicken Sie auf <Aktualisieren> ( ). In der darunterliegenden Tabelle werden nun jene Umsätze des ausgewählten Kontos angezeigt, die allen Auswahlkriterien entsprechen. Hinweis: Es werden im Suchergebnis auch Umsätze angezeigt, bei denen der Suchbegriff in den Umsatzdetails (Notizfeld und Belegdaten) aufscheint.

9 Export von Bankdaten Unter dem Menüpunkt Stammdaten >> Auftraggeber können Sie definieren, welche Daten vom Bankrechner angefordert und als Datei auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Die Detaileinstellungen dazu finden Sie unter System >> Exportdaten und auch noch unter <Konfiguration...>. Die Dateien werden mit folgender Bezeichnung exportiert: Beispiel Kontoauszug im Format MT940: je MT940 je Konto: JJJJMMTT_mt940_KontonummerBankleitzahlWährung.dat alle MT940 je Kontogruppe: JJJJMMTT_mt940_Gruppenname.dat alle MT940 in einer Datei: JJJJMMTT_mt940.dat An jedem Tag wird eine neue Datei zusätzlich im Export- Verzeichnis abgelegt Weitere Funktionen Weiters bietet telebanking MBS folgende Funktionen für Kontoinfor mationen: Zuordnung von telebanking MBS-Aufträgen Buchungsnotizen Images/Belegdaten Export von Umsatzdaten Retourdatenträger CREMUL/DEBMUL SWIFT-Auszüge Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der ONLINE-Hilfe (Taste <F1>)!

10 Zahlungsverkehr In der Auftragsübersicht erledigen Sie die gesamte Bearbeitung von Zahlungsaufträgen. Hier können Sie: Aufträge erfassen Aufträge unterschreiben Aufträge an die Bank senden erledigte Aufträge abfragen

11 Aufträge erfassen Wählen Sie in der Navigationsleiste den Menüpunkt Zahlungsverkehr >> Übersicht >> Erfasste Aufträge oder Zahlungsverkehr >> Erfasste Aufträge. Damit gelangen Sie in die Auftragsübersicht >> Erfasste Aufträge Es gibt zwei Wege, einen neuen Auftrag zu erstellen: 1. über die Schaltfläche <Neu> in der Auftragsübersicht: Dabei wird ein neuer Beleg jener Auftragsart geöffnet, die in der Auftragsübersicht ausgewählt ist. Bei Auswahl <Alle> (im Feld Auftragsart) wird ein Überweisungsauftrag für den Inlands zahlungsverkehr geöffnet. 2. über einen der folgenden Menüpunkte in der Navigationsleiste: Überweisung >> Einzelauftrag... Überweisung >> Ausland...

12 Erfassen eines Auftrags am Beispiel einer Inlandsüberweisung 1. Wählen Sie den Menüpunkt Überweisung >> Einzelauftrag. Die Belegansicht für einen Einzelauftrag wird in einem neuen Fenster geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Auftragsart: Überweisung SEPA-Überweisung Eilüberweisung Finanzamtszahlung Einzug SEPA-Einzug Einzugsermächtigung

13 2. Tragen Sie die Empfängerdaten ein. Sie werden im telebanking MBS automatisch gespeichert und können beim nächsten Auftrag in der entsprechenden Dropdownliste ausgewählt werden. 3. Wählen Sie das Auftraggeberkonto. Name und Anschrift werden von den Stammdaten übernommen. 4. Füllen Sie den Betrag aus. 5. Ergänzen Sie den Verwendungszweck und eventuelle Kundendaten. Die Kundendaten sind am Originalzahlschein in der Lesezone ablesbar und werden am telebanking MBS-Beleg in gleicher Weise angezeigt. 6. Wählen Sie das Durchführungsdatum. 7. Speichern Sie den Auftrag mit <Auftrag Speichern>. Mit der Schaltfläche <Als Vorlage speichern> können Sie die Auftrags daten jederzeit als Vorlage ablegen. Über die Schaltfläche <Aus Vorlage laden> können Sie die Daten einer vorhandenen Vorlage in den Beleg übernehmen Hinweis: Im Sinne der Übersichtlichkeit empfehlen wir, mit Stammdaten zu arbeiten und nicht für jeden Auftrag (oder Zahlungsempfänger/-pflichtigen) eine Vorlage anzulegen.

14 Aufträge unterschreiben Wählen Sie den Menüpunkt Zahlungsverkehr >> Übersicht >> Fällige Aufträge hier werden alle Aufträge angezeigt, die innerhalb der nächsten Tage fällig sind. Markieren Sie jene Aufträge in der Spalte Ausgabe auf Leitung, die Sie unterschreiben möchten. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Unterschreiben>. Es erscheint der Dialog für die TAN-Eingabe. Alternativ zur TAN-Eingabe können Sie auch mittels ELU (Elektronischer Unterschrift oder Digitaler Signatur) zeichnen. 2. Wählen Sie aus der obigen Liste den Verfüger aus, der den Auftrag/die Aufträge unterschreiben soll. In der darunter angeführten Liste können Sie anhand der farbigen Kennzeichen feststellen, welche Aufträge Sie mit dem gewählten Verfüger unterschreiben können. grün >> Auftrag kann gezeichnet werden. gelb >> Auftrag kann gemeinsam mit einem anderen Verfüger gezeichnet werden. rot >> Auftrag kann nicht gezeichnet werden.

15 3. Geben Sie die laufende zweistellige TAN-Nummer ein. 4. Erfassen Sie die TAN. 5. Durch Klicken auf <OK> werden alle grün gekennzeichneten Aufträge in einem Paket verpackt. Bei Gemeinschaftszeichnungsberechtigung (gelbe Kennzeichnung) muss im Bereich Verfüger 2 der zweite Zeichnungsberechtigte ausgewählt werden. Aufträge, welche dieser Verfüger gemeinsam mit dem Verfüger 1 unterzeichnen darf, werden nun grün gekennzeichnet und in dem Paket verpackt. Aufträge, die rot gekennzeichnet sind, verbleiben auf jeden Fall in den Fälligen Aufträgen. Alternativ zur TAN kann ein telebanking MBS-Auftrag auch digital signiert werden. Voraussetzung ist eine Signaturkarte mit qualifiziertem Zertifikat, z. B. auf der Bankkarte, e-card oder Signaturkarte der A-Trust Aufträge senden Auf der Registerkarte Paketierte Aufträge erhalten Sie einen Überblick über alle Aufträge, die bereits unterschrieben und somit für den Versand vorbereitet sind. Die Aufträge sind dabei in Bestände zusammengefasst. Mehrere Bestände können zu einem Paket gruppiert sein. Ein Paket enthält alle Aufträge, die mit ein und derselben TAN unterzeichnet wurden.

16 Bevor Sie ein Paket senden, können Sie über die Schaltfläche <Details> die einzelnen Bestände in der Detailansicht kontrollieren. Mit <Drucken> können Sie zur Kontrolle alle Aufträge auf Listen ausgeben. Wenn Sie bei der Kontrolle bemerken, dass ein Auftrag nicht gesendet werden soll, können Sie das Paket über die Schaltfläche <Paket auflösen> aufschnüren. Die darin enthaltenen Aufträge werden wieder zur Bearbeitung freigegeben. Wenn alle Aufträge in Ordnung sind, klicken Sie auf die Schaltfläche <Senden>. Damit wird die Datenübertragung gestartet und alle Pakete werden an den Bankrechner übertragen. Zum Abschluss der Daten übertragung wird ein Protokoll angezeigt, welches Sie mit <Schließen> beenden können. Nach dem Ende der Übertragung wird automatisch eine Aufforderung zum Listendruck ausgegeben. Mit diesen Listen kann nochmals eine Kontrolle der gesendeten Aufträge durchgeführt werden. Auf der Auftragsliste wird der Status der einzelnen Bestände ausgegeben. Status positiv : Die enthaltenen Aufträge werden zur Durchführung weitergeleitet. Status negativ : Am Bankrechner wurde ein Fehler festgestellt (z. B. eine ungültige TAN). Die Aufträge werden im telebanking MBS wieder zur Bearbeitung freigegeben. ACHTUNG: Bitte kontaktieren Sie bei Datenübertragungsproblemen vor dem erneuten Senden Ihren telebanking MBS- Betreuer, da es sonst vorkommen kann, dass die gespeicherten Aufträge zweimal gebucht werden.

17 Erledigte Aufträge Die gesendeten Aufträge werden im telebanking MBS für eine gewisse Zeit gespeichert und können im Register Erledigte Aufträge abgefragt werden. Hier können Sie Aufträge nach mehreren Kriterien suchen und nachträglich Auftragslisten oder Einzelbelege ausdrucken. Für die Suche nach bestimmten Aufträgen erfassen Sie die einzelnen Suchkriterien, indem Sie auf die Schaltfläche klicken: Auftraggeberkonto Durchführungsdatum (von bis) Suchbegriff im Auftrag (Begriff muss in den Empfängerdaten, im Verwendungszweck oder Zusatztext enthalten sein) Betrag (von bis) Auftragswährung Klicken Sie anschließend auf <Aktualisieren> ( ). In der Folge werden jene Bestände angezeigt, welche den gewählten Suchkriterien entsprechen Mit <Details> gelangen Sie in die Detailansicht, wo Sie über die Schaltfläche <Drucken> eine Auftragsliste ausgeben können. Mit <Einzelbelegdruck> erhalten Sie einen Beleg für jeden einzelnen Auftrag.

18 Import von Aufträgen Mit telebanking MBS können Sie bei Bedarf externe Zahlungsverkehrsdaten (aus einer Finanzbuchhaltungs-Software) importieren. Den Datenträgerimport starten Sie im Menüpunkt Zahlungsverkehr >> Import. Im Dialog Import können Sie eine bestehende Datei auswählen und mit wenigen Schritten einlesen. Für den Import von Daten, die immer wieder in gleicher Form vorliegen (z. B. Lohndatenträger), können Sie ein Importprofil anlegen. Folgende Dateien sind importfähig: Normdatenträger : Derartige Datenträger entsprechen einer in Österreich festgelegten Norm. Dazu zählen PAYMUL (Überweisungen), DIRDEB (Einzüge) und XML-Bestände (SEPA-Zahlungen). Freiformat-Dateien : Dabei handelt es sich um beliebige Textdateien. Die einzelnen Daten müssen entweder in einer fixen Feldlänge definiert oder durch fixe Zeichen getrennt sein. Für den Import ist ein Import filter zu erstellen. Die Dateien können als Pakete, Aufträge oder Vorlagen importiert werden. Weitere Funktionen Weiters bietet telebanking MBS folgende Funktionen für den Zahlungsverkehr an: Sammelaufträge Sonderformate Ausgabe von Datenträgern in eine Datei Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der ONLINE-Hilfe (Taste <F1>)!

19 Favoriten Favoriten anlegen Jeder Bediener kann individuell bis zu zehn Menüpunkte festlegen, die er danach in der Navigationsleiste aufrufen kann. Dadurch entfällt die Suche der gewünschten Menüpunkte über die normale Menüleiste. Über den Menüpunkt Extras >> Favoriten verwalten rufen Sie den Dialog Favoriten verwalten auf. In der linken Tabelle sind alle Menüpunkte aufgelistet, für die der angemeldete Bediener berechtigt ist. In der rechten Spalte befinden sich jene Menüpunkte, die bereits als Favoriten definiert sind. Funktionsweise 1. Markieren Sie in der linken Spalte einen Eintrag, den Sie als Favoriten aufrufen möchten. Bei gedrückter [STRG]-Taste können Sie auch mehrere Zeilen gleichzeitig markieren Klicken Sie auf <Hinzufügen>. Die markierten Menüpunkte werden in der Tabelle Ausgewählte Menüpunkte gespeichert. Die Einträge der rechten Spalte können von nun an in der Navigationsleiste Favoriten >> Menüpunkt aufgerufen werden. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre E-Banking Hotline.

20 E Rechtlicher Hinweis Alle Werknutzungsrechte sind der Erste Bank der oesterreichischen Sparkassen AG sowie den österreichischen Sparkassen vorbehalten, sofern nachstehend nicht explizit anderes geregelt ist. Dieses Handbuch sowie die darin beschriebene Software werden unter Gewährung einer Lizenz bereitgestellt und dürfen nur entsprechend den Bedingungen der Lizenz verwendet oder vervielfältigt werden. Der Inhalt des Handbuchs dient lediglich zu Informationszwecken, kann jederzeit ohne Vorankündigung geändert werden und stellt keinerlei Verpflichtung seitens der Erste Bank der oesterreichischen Sparkassen AG oder der österreichischen Sparkassen dar. Die Erste Bank der oesterreichischen Sparkassen AG sowie die österreichischen Sparkassen übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für Fehler oder Ungenauigkeiten in den Informationen in diesem Handbuch. Beachten Sie, dass der Inhalt dieses Handbuchs urheberrechtlich geschützt ist, auch wenn dieser nicht zusammen mit der Software vertrieben wird, die eine Endbenutzer-Lizenzvereinbarung umfasst. Alle Verweise auf Personen oder Firmennamen in Beispieldateien dienen nur der Veranschaulichung. Übereinstimmungen mit tatsächlichen Unternehmen oder Organisationen sind rein zufällig. Microsoft, Windows, Explorer, Word und Excel sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Apple, Mac und Macintosh sind eingetragene Marken oder Marken von Apple Computer, Inc. in den USA.